Excels text till kolumner-funktion delar upp text i en cell i flera kolumner. Denna enkla uppgift kan spara en användare hjärtesorgen att manuellt separera texten i en cell i flera kolumner.
Vi börjar med ett enkelt exempel på att dela upp två dataexempel i separata kolumner. Sedan kommer vi att utforska två andra användningsområden för den här funktionen som de flesta Excel-användare inte är medvetna om.
Innehållsförteckning
Text till kolumner med avgränsad text
För det första exemplet kommer vi att använda Text till kolumner med avgränsade data. Detta är det vanligaste scenariot för att dela text, så vi börjar med detta.
I exempeldatan nedan har vi en lista med namn i en kolumn. Vi skulle vilja dela upp för- och efternamnet i olika kolumner.
I det här exemplet vill vi att förnamnet ska finnas kvar i kolumn A för att efternamnet ska flyttas till kolumn B. Vi har redan en del information i kolumn B (avdelningen). Så vi måste infoga en kolumn först och ge den en rubrik.
Välj sedan cellintervallet som innehåller namnen och klicka sedan på Data > Text till kolumner
Detta öppnar en guide där du ska utföra tre steg. Steg ett är att specificera hur innehållet separeras. Avgränsad betyder att de olika textstyckena som du vill dra isär är åtskilda av ett specialtecken som mellanslag, kommatecken eller snedstreck. Det är den vi ska välja här. (Vi kommer att prata om alternativet för fast bredd i nästa avsnitt.)
I det andra steget anger du avgränsningstecknet. I våra enkla exempeldata är för- och efternamnen avgränsade med ett mellanslag. Så vi kommer att ta bort bocken från ”fliken” och lägga till en bock i alternativet ”Mellanslag”.
I det sista steget kan vi formatera innehållet. För vårt exempel behöver vi inte tillämpa någon formatering, men du kan göra saker som att ange om data är i text- eller datumformat, och till och med ställa in det så att ett format konverterar till ett annat under processen.
Vi kommer också att lämna destinationen som $A$2 så att den delar namnet från sin nuvarande position och flyttar efternamnet till kolumn B.
När vi klickar på ”Slutför” i guiden separerar Excel för- och efternamnen och vi har nu vår nya, fullt ifyllda kolumn B.
Text till kolumner med text med fast bredd
I det här exemplet kommer vi att dela upp text som har en fast bredd. I data nedan har vi en fakturakod som alltid börjar med två bokstäver följt av ett variabelt antal siffror. Koden på två bokstäver representerar kunden och det numeriska värdet efter det representerar fakturanumret. Vi vill separera de två första tecknen i fakturakoden från siffrorna som efterträder den och sätta in dessa värden i kolumnerna Client och Invoice No som vi har ställt in (kolumnerna B och C). Vi vill också behålla hela fakturakoden intakt i kolumn A.
Eftersom fakturakoden alltid är två tecken har den en fast bredd.
Börja med att välja cellintervallet som innehåller texten du vill dela och klicka sedan på Data > Text till kolumner.
På guidens första sida väljer du alternativet ”Fixed Width” och klickar sedan på ”Next”.
På nästa sida måste vi ange position(er) i kolumnen för att dela upp innehållet. Vi kan göra detta genom att klicka i förhandsgranskningsområdet.
Obs! Text till kolumner ger ibland föreslagna pauser. Detta kan spara lite tid, men håll ett öga på det. Förslagen är inte alltid korrekta.
I området ”Data Preview”, klicka där du vill infoga brytningen och klicka sedan på ”Nästa”.
I det sista steget skriver du cell B2 (=$B$2) i rutan Destination och klickar sedan på ”Slutför”.
Fakturanumren har framgångsrikt separerats i kolumnerna B och C. De ursprungliga uppgifterna finns kvar i kolumn A.
Så vi har nu tittat på att dela upp innehåll med hjälp av avgränsare och fasta bredder. Vi har också tittat på att dela text på plats och dela upp den på olika platser på ett kalkylblad. Låt oss nu titta på två extra speciella användningsområden för Text till kolumner.
Konvertera amerikanska datum till europeiskt format
En fantastisk användning av Text to Columns är att konvertera datumformat. Till exempel konvertera ett amerikanskt datumformat till europeiskt eller vice versa.
Jag bor i Storbritannien så när jag importerar data till ett Excel-kalkylblad lagras de ibland som text. Detta beror på att källdata är från USA och datumformaten inte matchar de regionala inställningarna som konfigurerats i min installation av Excel.
Så, det är text till kolumner till undsättning för att få dessa konverterade. Nedan finns några datum i USA-format som min exemplar av Excel inte har förstått.
Först ska vi välja cellintervallet som innehåller datumen som ska konverteras och sedan klicka på Data > Text till kolumner.
På den första sidan i guiden lämnar vi den som avgränsad och i det andra steget tar vi bort alla avgränsningsalternativ eftersom vi faktiskt inte vill dela upp något innehåll.
På den sista sidan, välj alternativet Datum och använd listan för att ange datumformatet för de uppgifter du har tagit emot. I det här exemplet kommer jag att välja MDY—formatet som vanligtvis används i USA.
Efter att ha klickat på ”Slutför” konverteras datumen framgångsrikt och är redo för vidare analys.
Konvertera internationella talformat
Förutom att vara ett verktyg för att konvertera olika datumformat kan Text to Columns även konvertera internationella talformat.
Här i Storbritannien används en decimalkomma i talformat. Så till exempel är siffran 1 064,34 lite mer än tusen.
Men i många länder används istället ett decimalkomma. Så det numret skulle misstolkas av Excel och lagras som text. De skulle presentera numret som 1.064,34.
Tack och lov när vi arbetar med internationella talformat i Excel kan vår gode vän Text to Columns hjälpa oss med att konvertera dessa värden.
I exemplet nedan har jag en lista med siffror formaterade med ett decimalkomma. Så mina regionala inställningar i Excel har inte känt igen dem.
Denna process är nästan identisk med den vi använde för att konvertera datum. Välj värdeintervallet, gå till Data > Text till kolumner, välj det avgränsade alternativet och ta bort alla avgränsningstecken. I det sista steget i guiden, den här gången ska vi välja alternativet ”Allmänt” och sedan klicka på knappen ”Avancerat”.
I inställningsfönstret som öppnas anger du det tecken du vill använda i rutorna Tusen avgränsare och decimaler. Klicka på ”OK” och klicka sedan på ”Slutför” när du kommer tillbaka till guiden.
Värdena konverteras och känns nu igen som siffror för vidare beräkning och analys.
Text till kolumner är kraftfullare än vad folk inser. Dess klassiska användning för att separera innehåll i olika kolumner är otroligt användbar. Speciellt när vi arbetar med data vi får från andra. De mindre kända förmågorna att konvertera datum och internationella talformat är magiska.