I bästa fall är det irriterande att få ett mejl som innehåller oläsbara tecken. I värsta fall kan det hindra dig från att överhuvudtaget läsa mailet. Ibland visas de saknade tecknen om du ändrar kodningen i Outlook och du kan läsa meddelandet. Så här gör du.
Innehållsförteckning
Vad är teckenkodning?
Om du inte är säker på vad ”teckenkodning” är, har vi en omfattande förklaring till dig. Den mindre omfattande förklaringen är att en karaktär är en glyf som visas på skärmen när du skriver något. Så varje bokstav i den här artikeln är en glyf som representerar en bokstav – a, b, c och så vidare. Bakom kulisserna representerar din dator dessa glyfer med hjälp av en kod som tolkas av ett program – som en webbläsare eller en ordbehandlare – och sedan återger dem på skärmen som en karaktär.
Hittills så enkelt, speciellt om du tror att det bara finns 26 tecken i alfabetet, tio siffror och några grammatiska tecken som ! eller @.
Men det finns också 26 versaler och mycket mer grammatiska tecken som du kanske inser (ditt tangentbord visar bara en liten delmängd möjliga grammatiska tecken, även för engelska). Och detta täcker bara ett språk, engelska, som finns i ett alfabet, latin (även känt som det romerska alfabetet). Det latinska alfabetet inkluderar de flesta västeuropeiska språk och har ett stort antal diakritiska symboler som inte används på engelska. Diakritiska symboler är saker som accenter, omljud, cedillasoch andra märken som ändrar uttalet av en bokstav eller ett ord.
Sedan finns det många andra alfabet, såsom kyrilliska (mest känt för att innehålla det ryska språket), grekiska, kanji (japanska) och kinesiska, av vilka många innehåller mer än ett språk.
Nu kan du börja se skalan av tecken som måste kodas som glyfer. Det finns över 70 000 kinesiska glyfer ensam. En teckenkodning innehåller ett antal kodpunkter, som var och en kan koda ett tecken. ASCII, som du säkert har hört talas om, var en tidig latinsk alfabetkodning som hade 128 kodpunkter, inget nära nog för att täcka alla möjliga tecken som folk använder.
W3:s rekommenderad kodning för HTML kallas UTF-8, som har 1 112 064 kodpunkter. Detta räcker för att täcka i stort sett alla tecken på alla språk i alla alfabet (men inte alla), och används på 93 % av alla webbplatser. UTF-8 är också kodning rekommenderas av Internet Mail Consortium.
Varför skulle jag bry mig om att ändra det?
Outlook, tillsammans med alla andra moderna e-postklienter, kodar och avkodar UTF-8.
Men om Outlook stöder UTF-8 och UTF-8 är den rekommenderade kodningen, varför skulle du se ett oläsligt tecken? Detta kan hända av flera anledningar, men de primära är att du ser e-postmeddelandet i vanlig text (antingen för att du uttryckligen ville göra det eller för att en virusskanner hade konverterat det till vanlig text innan det kom till dig) eller kodningen du använder är inställd på något annat än UTF-8.
Kodningen av ett inkommande e-postmeddelande bestäms av avsändaren, så om de använder ASCII, till exempel, kommer Outlook att återge e-postmeddelandet med ASCII-kodningen. Om dina Word-inställningar är inställda på att ersätta ”raka citattecken” med ”smarta citattecken” (de som pekar i en vinkel för att visa om de är öppnande eller avslutande citattecken) kommer du att se ”oläsbara” tecken i posten istället för smarta citattecken, eftersom ASCII inte innehåller de lämpliga tecknen för smarta citattecken.
Så om du ändrar kodningen på ett meddelande kan du se de förvrängda karaktärerna som de ska visas.
Okej, hur ändrar jag det?
Lyckligtvis är det ganska enkelt att ändra kodningen av ett meddelande i Outlook. Dubbelklicka på meddelandet för att öppna det. På fliken Hem i meddelandets fönster klickar du på Åtgärder > Andra åtgärder > Kodning för att se vilken kodning som används.
Det här är ett mejl från Microsoft om att Clutter flyttar saker från min inkorg. Som du kan se använder Microsoft västeuropeiskt för att koda sina e-postmeddelanden. För att ändra det, klicka på ”Mer” och välj sedan den kodning du vill ha, till exempel UTF-8.
Det är allt som behövs – du bör nu kunna läsa e-postmeddelandet.
Om du vill veta hur dina utgående e-postmeddelanden är kodade, gå till Arkiv > Alternativ > Avancerat och scrolla ner till Internationella alternativ. Du letar efter alternativet ”Önskad kodning för utgående meddelanden”.
Standard är västeuropeiskt, och de skarpögda bland er kanske undrar varför detta är, när, som nämnts ovan, rekommendationen för e-postformat är UTF-8. Svaret är att västeuropeiskt är en delmängd av UTF-8, och som sådan kan läsas med UTF-8. Om du köper en kopia av Outlook som är designad för Grekland, till exempel, kommer standardkodningen att vara Windows-1253, som också är en delmängd av UTF-8.
Du kan ändra standardutgående kodning till vad du vill. Om du vill att folk ska kunna läsa dina meddelanden är det bäst att behålla det som västeuropeiskt eller byta till en globalt använd kodning som UTF-8.