Ett ostrukturerat sinne kan stå i vägen för dina målsättningar. GTD-metoden, ”Getting Things Done”, är en effektiv och systematisk teknik för att flytta alla dina uppgifter och åtaganden till ett externt system. Detta underlättar hanteringen av uppgifter med ökad klarhet. Många brottas med stress och överväldigande att-göra-listor, men GTD-metoden kan ge dig ett praktiskt grepp om din produktivitet och hjälpa dig att ta kontroll över din arbetsdag. Genom att eliminera mentalt brus och distraktioner kan du koncentrera dig på det som verkligen spelar roll i ditt liv.
Vad är GTD-metoden?
Getting Things Done (GTD), utvecklad av produktivitetsexperten David Allen, är ett effektivt system som syftar till att optimera din tidsanvändning. Kärnan i GTD-metoden är att skapa klarhet och fokus genom att spara alla dina uppgifter och idéer i ett säkert externt system, i stället för att förlita sig på minnet.
Mameraman / Shutterstock
Detta är grundläggande eftersom din energi, koncentration, kognitiva förmåga och tid – alla viktiga för produktivitet – är begränsade resurser. Med hjälp av GTD-metoden kan du släppa oron över att minnas varje liten sak på din oändliga att-göra-lista. Detta hjälper till att reducera mentalt brus och stress, vilket frigör ditt sinne för att fokusera på det faktiska arbetet. Dessutom gör dess anpassningsbarhet den lämplig för att hantera alla typer av åtaganden, vare sig det rör sig om privata, professionella eller studierelaterade mål.
GTD-metoden bygger på fem huvudsakliga steg: Fånga, Förtydliga, Organisera, Reflektera och Utföra. Dessa steg samverkar för att hjälpa dig att hantera dina uppgifter och åtaganden på ett effektivt sätt. Låt oss granska varje steg i detalj.
Steg 1: Fånga allt i ett pålitligt system
Det första steget i ”Getting Things Done”-metoden är att samla in allt – uppgifter, tankar och åtaganden – från alla delar av ditt liv i ett externt system du litar på. Det innebär att notera allt som behöver din uppmärksamhet eller kan vara användbart i framtiden, så snart det dyker upp. Det kan röra sig om allt från slumpmässiga tankar, påminnelser om att betala räkningar, svara på ett e-postmeddelande från en kollega eller ringa en vän.
Att samla in handlar inte om att direkt bestämma om något är genomförbart eller organiserat, utan om att få ur det ur ditt huvud. Jag har märkt att försöken att komma ihåg alla mina uppgifter ofta leder till utmattning. I stället skriver jag ned allt utan att värdera, med vetskapen om att jag ska gå igenom och strukturera det senare.
Det finns många verktyg du kan använda för att samla in dina uppgifter, inklusive e-post, programvara för uppgiftshantering eller traditionella papperslistor. Det viktiga är att ha ett pålitligt externt system som alltid är tillgängligt. Eftersom jag mestadels arbetar vid min Mac samlar och organiserar jag mina att-göra-listor i Apple Påminnelser, som även synkroniseras med min iPhone. På så sätt kan jag snabbt notera uppgifter och idéer när jag är på språng, trygg i vetskapen om att de lagras säkert i mitt betrodda system.
Steg 2: Förtydliga dina uppgifter
Nästa steg i GTD-metoden är att bearbeta varje insamlad punkt. Det betyder att granska allt du har samlat in, identifiera vad det är och avgöra om det är genomförbart eller inte. Jag börjar med att bearbeta varje uppgift genom att fastställa dess önskade resultat. Det hjälper mig att förstå vad jag behöver göra och varför.
Därefter frågar jag mig själv: ”Är den här punkten genomförbar?”. Denna fråga hjälper mig att snabbt avgöra vad som kräver min uppmärksamhet och vad som inte gör det. Om svaret är nej, det vill säga om uppgiften inte är genomförbar, hanterar jag den på ett av tre sätt:
- Kassera om den inte längre är relevant eller behöver min uppmärksamhet. Till exempel, att avboka ett möte med en klient om jag inte längre jobbar med projektet.
- Parkera om det är en framtida uppgift eller idé som jag inte behöver jobba med just nu. Till exempel, att planera en semester nästa år.
- Referera om det är något jag behöver spara, som citat från en artikel.
Om svaret är ja (dvs. punkten är genomförbar) finns det tre möjliga åtgärder efter att ha definierat vad jag behöver göra:
- Gör om uppgiften kan slutföras på mindre än 2 minuter.
- Delegera om någon annan kan utföra uppgiften.
- Skjut upp punkten om jag är den mest lämpade personen att göra det, och det tar mer än 2 minuter.
Steg 3: Organisera uppgifter effektivt
När jag började använda GTD-metoden insåg jag att effektiv organisering av uppgifter handlade om mer än att bara skapa en lista med att-göra-punkter – det handlade om att bygga ett strukturerat system för att hålla reda på alla åtaganden, projekt och idéer.
Det är viktigt att notera att vissa insamlade uppgifter kan kräva flera steg för att slutföras. I GTD-metoden kallas dessa objekt för Projekt. Projekt är resultatinriktade och kräver flera åtgärder för att slutföras. Till exempel kräver skrivande av en artikel flera steg som research, skrivande och redigering.
Så, första steget är att skapa relevanta listor för att organisera både genomförbara och icke-genomförbara uppgifter. Här är hur du organiserar genomförbara objekt i relevanta listor:
- Använd Projekt för att samla flera relaterade åtgärder som måste slutföras för att uppnå ett specifikt resultat. Till exempel, en marknadsföringskampanj i sociala medier för en produktlansering.
- Använd en Kalender för tidsspecifika åtgärder, som att boka ett möte på måndag klockan 9, och dagspecifika åtgärder, som att hämta tvätten på lördag.
- Använd en Nästa Åtgärder-lista för de återstående uppskjutna uppgifterna (som inte kan delegeras och tar mer än två minuter) som du kan utföra så snart som möjligt. Till exempel, skissa idéer inför kundmötet eller se över nästa månads budget.
Jag använder separata listor för icke-genomförbara objekt. Här är hur du organiserar icke-genomförbara objekt i relevanta listor:
- Använd en ”Någon gång/Kanske”-lista för att spåra uppgifter du vill göra senare, men som inte är brådskande nu, till exempel att lära dig ett nytt språk.
- Använd en ”Väntar på”-lista för att spåra uppgifter du har delegerat.
- Använd en Referens-lista för att spara icke-genomförbara objekt som artiklar, mötesanteckningar och kvitton.
Steg 4: Reflektera regelbundet
Att regelbundet granska uppgifter är ett avgörande steg i GTD-metoden som säkerställer att jag håller koll på min att-göra-lista och bibehåller ett tydligt, organiserat sinne. Denna process hjälper mig att samla in nya uppgifter, utvärdera befintliga uppgifter, se vad jag har åstadkommit och prioritera om uppgifter om det behövs. GTD-systemet rekommenderar två typer av genomgångar:
Daglig genomgång
Detta är en snabb genomgång jag gör en gång per dag, antingen på kvällen eller på morgonen. Denna genomgång ger mig en överblick över alla mina att-göra-punkter och gör att jag kan lägga till eller ta bort uppgifter från mina listor vid behov.
Veckovis genomgång
Detta är en mer omfattande genomgång jag gör en gång i veckan. Jag avsätter en till två timmar för denna genomgång för att samla in uppgifter inför den kommande veckan och utvärdera alla mina listor. Jag gör min veckovisa genomgång på söndagar, eftersom det hjälper mig att inleda veckan med ett tydligt sinne och fokuserade mål.
Slutligen hjälper den dagliga och veckovisa genomgången mig att upprätthålla ett klart sinne och en organiserad plan. Genom att reflektera regelbundet håller jag mitt system anpassat efter mina mål och säkerställer att jag alltid är förberedd på att hantera det som kommer härnäst.
Steg 5: Utför och få saker gjorda
Det sista steget i David Allens GTD-metod är att utföra. Det är nu all förberedelse ger resultat när jag tryggt agerar enligt min plan. För att fatta bästa möjliga beslut om vad jag ska göra vid en given tidpunkt finns det fyra viktiga kriterier att ta hänsyn till:
Kontext
Här bedömer jag min omgivning för att avgöra om den är lämplig för en viss åtgärd. Vissa uppgifter kan bara utföras i specifika sammanhang – som att ringa telefonsamtal när jag sitter vid mitt skrivbord, eller svara på e-post när jag har min dator. Jag använder etiketter i Påminnelser för att hjälpa mig att sortera uppgifter efter kontext, så det blir enklare att avgöra vad jag kan göra just nu.
Prioritet
Vad är det viktigaste jag kan göra just nu? Vissa uppgifter är viktiga men inte brådskande. I det här fallet kan det vara mer fördelaktigt att fokusera på de uppgifter som är både viktiga och brådskande.
Tillgänglig tid
Innan jag påbörjar en uppgift funderar jag på hur mycket tid jag har. Om jag har ett möte om 10 minuter väljer jag en snabb uppgift, som att svara på ett kort e-postmeddelande, i stället för att starta ett djupt fokuserat projekt.
Tillgänglig energi
Min energinivå vid en given tidpunkt hjälper mig att avgöra om jag har den mentala och fysiska kapaciteten för en viss uppgift. Att hitta din sömns kronotyp kan hjälpa dig att fastställa dina mest produktiva tider på dagen och anpassa dina uppgifter därefter. Till exempel är jag en morgonmänniska (lejonkronotypen), så jag planerar mina mest utmanande uppgifter tidigt på dagen.
Denna strukturerade metod gör att jag kan hålla mig engagerad och produktiv under dagen, vilket säkerställer att jag alltid gör framsteg i det som är viktigast.
GTD-metoden är ett pålitligt system för den som ofta hanterar en mängd uppgifter och behöver definiera tydliga åtgärder och prioriteringar. Även om det kan verka överväldigande till en början, kan tillämpningen av den här metoden hjälpa dig att behålla fokus och organisera dina uppgifter, vilket i slutändan leder till ökad produktivitet.