Microsoft Excel är ett verktyg som flitigt används för att hantera och analysera information. Om du ofta använder Word och Excel på din dator, har du förmodligen samlat på dig en hel del filer.
Hur ser du till att dessa filer är säkra? Om säkerhet är en prioritet för dig, är lösenordsskydd ett effektivt sätt att skydda känslig och konfidentiell information.
Därför är det viktigt att du lär dig att lösenordsskydda dina Excel-dokument, inklusive kalkylblad och hela arbetsböcker.
Här följer en guide som visar hur du lösenordsskyddar en Excel-fil, så att ingen kan komma åt den utan din tillåtelse.
Varför är lösenordsskydd av Excel-filer viktigt och hur fungerar det?
Excel-dokument kan innehålla mycket känslig information. Om du använder programvaran i jobbet kan det röra sig om kundinformation, kortuppgifter, personnummer och information om kollegor.
Tyvärr händer det ibland att filer delas oavsiktligt. Det kan leda till läckor och dataintrång.
Obehöriga kan komma över känslig information som kan missbrukas för bedrägeri eller identitetsstöld, eller till och med skadas. Därför är lösenordsskydd en avgörande säkerhetsåtgärd för Excel-filer.
Här är fler anledningar till varför lösenordsskydd av Excel-filer är viktigt:
- Lösenordsskydd skyddar känslig information.
- Det begränsar möjligheten att redigera, kopiera, radera eller skriva ut filen.
- Det garanterar att data är skyddad mot skadlig manipulation och potentiella intrång.
- Det förhindrar att känslig information delas utan samtycke.
- Det skyddar användare från skadlig aktivitet som virus och hackförsök.
Läs också: Återställ lösenord i Excel enkelt med dessa verktyg
Olika skyddsnivåer
Det finns tre olika nivåer av skydd: filnivå, kalkylbladsnivå och arbetsboksnivå.
#1. Filnivå
Genom att använda den här skyddsnivån kan du förhindra att obehöriga öppnar eller ändrar dina filer.
- Säker filåtkomst: Ett lösenord krävs för att öppna Excel-filen.
- Lösenord för att öppna eller ändra filen: Filer kan vara synliga utan lösenord men kräver lösenord för att redigeras.
- Markera som slutgiltig: Förhindrar ytterligare ändringar.
- Åtkomstbegränsningar: Dokumentbehörigheter via företagets Information Rights Management System (IRM).
- Digitala signaturer: En digital signatur med certifikat bevisar identiteten.
#2. Arbetsboksnivå
Med ett lösenord kan du hindra andra användare från att lägga till, flytta, ta bort, dölja eller byta namn på kalkylblad inom arbetsboken.
#3. Kalkylbladsnivå
Med den här funktionen kan du begränsa åtkomsten till informationen i ett specifikt kalkylblad, så att din viktigaste data inte påverkas.
Metoder för att lösenordsskydda ett Excel-ark
Microsoft Excel har flera metoder för att aktivera lösenordsskydd. Du kan skydda din Excel-fil på två olika sätt.
Metod 1 – Använd fliken Info
Genom att klicka på fliken ”Info” kan du skydda ditt kalkylblad genom att skapa ett nytt dokument eller öppna ett befintligt.
Steg 1 – Starta Microsoft Excel och skapa en tom arbetsbok.
Steg 2 – Välj ”Arkiv” i menyn. En lista med alternativ visas. Klicka på ”Info” till vänster.
Steg 3 – Under ”Info” kan du redigera säkerhetsinställningar, se versionshistorik och hantera alternativ för din arbetsbok.
Steg 4 – Klicka på ”Skydda arbetsbok” i rullgardinsmenyn. Menyn expanderas när du klickar på ikonen.
Steg 5 – Genom att använda alternativet ”Skydda arbetsbok” kan du styra vem som har behörighet att visa och redigera kalkylbladet.
Steg 6 – Klicka på ”Kryptera med lösenord”. Du kommer att bli ombedd att ange ett lösenord. Spara lösenordet på ett säkert ställe så att du kommer ihåg det.
Steg 7 – Om du tappar bort lösenordet kommer du inte längre att kunna öppna det skyddade dokumentet.
Steg 8 – Ange lösenordet igen för att bekräfta det du skrev tidigare.
- Klicka på ”OK” längst ner för att aktivera lösenordsskyddet.
Nästa steg är att ange lösenordet igen och klicka på OK. Därefter måste lösenordet anges varje gång du vill öppna arbetsboken. Den här metoden visar hur du lösenordsskyddar en Excel-fil med hjälp av fliken ”Info”.
Metod 2 – Använd fliken Granska
Denna metod är ett snabbt sätt att lösenordsskydda ditt ark. Se till att du följer stegen noggrant när du krypterar ditt kalkylblad.
Steg 1 – Öppna det kalkylblad du vill skydda med lösenord, eller skapa en ny tom arbetsbok.
Steg 2 – Klicka på fliken ”Granska” och sedan på alternativet ”Skydda”.
Steg 3 – Klicka på alternativet ”Skydda ark” i avsnittet ”Skydda”.
Steg 4 – Dialogrutan ”Skydda ark” visas. Ange ditt lösenord och kryssa i rutan ”Skydda låsta celler och kalkylblad”.
Steg 5 – Som standard är två kryssrutor markerade: ”Välj låsta celler” och ”Välj olåsta celler”. Du kan skydda rader och kolumner genom att välja ”Infoga kolumner” och ”Infoga rader”.
Steg 6 – Se till att du markerar rätt rutor för att skydda ditt ark. När du är klar klickar du på ”OK”.
Skydd för Excel-arbetsbok
Du bör använda skydd på arbetsboksnivå om du vill hindra andra användare från att redigera kalkylblad i din arbetsbok.
Anta att din arbetsbok innehåller flera kalkylblad, där varje blad representerar en specifik person eller avdelning. Då kan du begränsa åtkomsten till kalkylbladen inom arbetsboken.
Du kan följa stegen nedan:
Steg 1 – Öppna en arbetsbok.
Steg 2 – Du kan skydda en arbetsbok i Excel genom att klicka på fliken ”Granska”.
Om användaren väljer Windows kan arbetsboksfönstret inte ändra storlek, stängas, flyttas, döljas eller visas.
Steg 3 – Ange ditt lösenord.
Om en arbetsbok inte är lösenordsskyddad kan vem som helst ändra informationen eller ta bort skyddet.
Steg 4 – Klicka på ”OK” för att bekräfta lösenordet.
Ytterligare tips för att skydda Excel-filer
Förutom lösenordsskydd finns det fler sätt du kan skydda dina Excel-dokument och se till att informationen förblir säker:
✅ Definiera vilka delar av ditt kalkylblad som inte ska kunna ändras eller redigeras. Det bidrar till att säkerställa att informationen förblir konsekvent. Var extra försiktig om ditt kalkylblad är länkat till ett annat blad som använder sig av formler och uppdateras löpande.
✅ Använd en lösenordshanterare och ändra dina lösenord regelbundet. Ett företag bör uppdatera lösenord så snart personalens tillgång till filerna ändras, för att säkerställa att endast nuvarande anställda kan se och komma åt filerna.
✅ Se till att behörighetsnivåerna ”visa” och ”redigera” är rätt inställda, beroende på vem som behöver göra ändringar och vem som bara ska kunna se dokumentet. Om du delar en fil endast som referens är ”visa” det korrekta alternativet, eftersom personen eller gruppen inte behöver redigera informationen.
Avslutande ord
Att lösenordsskydda dina Excel-dokument är en enkel och effektiv metod för att skydda information. Det kan förhindra skadliga attacker och obehörig åtkomst, och hålla dina data säkra.
Genom att använda starka lösenord och säkerhetsåtgärder som tvåfaktorsautentisering kan du skydda känslig affärsinformation och förhindra dataintrång.
Läs sedan om hur du lösenordsskyddar en PDF-fil.