Projektledare har ett enkelt uppdrag: att leda projektet och teamet till slutet med 100 % framgång.
De måste ta detta ansvar genom att hålla alla inblandade i kretsen och kommunicera projektets mål som en berättelse. Här kommer mallen för projektets färdplan!
En projektfärdplan hjälper en projektledare att leverera en fågelperspektiv över projektet till intressenterna i ett lättförståeligt format. Det slutliga målet är att få alla intressenter ombord utan några tvivel i deras sinnen relaterade till projektets milstolpar, komponenter, budget och det slutliga målet.
Det är helt enkelt storytelling där man förenklar det tekniska materialet med verkliga exempel. I slutet av presentationen bör det finnas en tydlig förväntningsinställning bland intressenterna, cheferna eller de verkställande teammedlemmarna.
Som projektledare har du många saker att oroa dig för, och en projektplan bör inte vara en annan. Det är därför olika veteranprojektledningsbyråer och yrkesverksamma förlitar sig på färdiga projektmallar för färdplanen. Fortsätt läsa för att hitta en djupgående diskussion om projektets färdplan och några av de professionella mallar du kan använda.
Innehållsförteckning
Vad är en färdplan i projektledning?
Projektets färdplan är en lättförståelig, hög nivå och detaljerad översikt över viktiga komponenter i alla projekt. Det är en icke-konfidentiell och allmänt ögonvänlig resurs som projektledare kan dela med en offentlig eller professionell grupp för att snabbt förklara följande:
- En liten ögonblicksbild av syftet med projektet.
- Nyckelprojektleveranser.
- Beroende av projektets uppgifter.
- Avgörande projektmilstolpar.
- Projektrisker.
Använd den för att förmedla projektets historia före och under projektstart. De gör det möjligt för dig att dela planer på hög nivå, sätta rätt förväntningar och framhäva de viktiga komponenterna i de kommande arbetena i projektet.
Vikten av att skapa en projektfärdplan
En projektfärdplan är ett enkelt sätt att uttrycka målen eller målen för ett projekt. Ibland kan sådana rapporter justeras för att förklara projektstatus och framstegstakt. Nedan kan du se betydelsen av att ha en projektfärdplan för alla projekt:
#1. Hantera förväntningar hos intressenter
En mall för projektets färdplan hjälper dig att ställa rätt förväntningar bland projektägarna och intressenterna. När du visualiserar kostnader, resurser och tidslinje kortfattat kommer dina handledare att kunna hjälpa dig hitta dina projektbehov.
#2. Förmedla mål och planer enkelt
Projektets färdplaner är vanligtvis i visuella format med en överblick på hög nivå. Därför är det ett viktigt dokument för att snabbt vidarebefordra viktig information till intressenter.
#3. Uppmuntra snabbare beslut
Din projektfärdplan beskriver tydligt de väsentliga leveranserna och målen. När du stöter på en konflikt med uppgiftsprioritering under projektet, se det ursprungliga projektets färdplansdokument för att förstå vilken uppgift som bör påskyndas.
#4. Hantverksuppdateringar av projektögonblicksbilder
En viktig uppgift för projektets färdplan är att skapa olika uppdaterade versioner allt eftersom projektet fortskrider. Du kan använda de uppdaterade rapporterna för att ge en enkel presentation om projektets status som alla nivåer av publiken kan förstå.
#5. Kommunicera med externa team
Projektets färdplaner innehåller vanligtvis inte konfidentiell information om arbetet. Därför kan du också kommunicera dokumentet med externa parter som är involverade i projektet.
#6. Fungerar som en påminnelse
Alla projekt innebär en risk att gå av banan under vanliga aktiviteter. Du bör dock instruera ditt team att hänvisa till projektets färdplan för att få statusen tillbaka på rätt spår.
Fördelar med en projektfärdplan
Projektets färdplan har varit underskattad eller underskattad under lång tid, men nu betonar projektledare denna resurs. Om du tar med en projektplan i din projektplanering får du följande fördelar gentemot dina konkurrenter:
- Upprätta projektansvar
- Prioritera och anpassa
- Koordinera effektivt
- Visualisera roller tydligt
- Förtydliga projektmål
Komponenter i en typisk projektfärdplan
Din projektplan bör rymmas på en sida. Därför måste du välja komponenter för projektets färdplan smart. Du bör inkludera följande i mallen för din projektfärdplan:
- Till att börja med, inkludera en översikt över projektschemat med icke förhandlingsbara deadlines.
- Hoppa inte över de viktiga milstolpar ditt team strävar efter att uppnå.
- Färdkartan bör också belysa fördelningen av budget och personalresurser i ett visuellt format.
- Eventuella uppgiftsberoenden som du förväntar dig bör också markeras här.
- Projektets färdplansdokument bör innehålla viktiga kontakter, särskilt för externa konsulter och leverantörer.
- Beskriv målen, målen och prioriteringarna som en översikt på hög nivå i några få meningar.
Nedan är några av de bästa gratis projektplanmallarna du kan använda.
Smartsheet
Smartsheet är en välkänd programvara-som-en-tjänst (SaaS)-leverantör för arbetsledning och fjärrsamarbete i projekt. Ett av dess senaste erbjudanden är en intuitiv och redigerbar projektfärdplan för professionella projektledare.
Du kan använda vilken som helst av mallarna på den här webbappen och behålla den under hela projektet för uppdateringsändamål. Dessa format är lättillgängliga eftersom Smartsheet låter dig ladda ner den redigerade mallen i olika format som Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets och Slides.
Några av de färdiga mallarna som är relevanta idag är:
- Exempel på projektfärdplan för informationsteknologi (IT)
- Exempeldokument för färdplan för flera projekt
- Exempel på 3-årigt projekt
- Agil Project Roadmap Mall
Dessutom är mallarna gratis för åtkomst eftersom du kan prova plattformen som en testversion och ladda ner det dokument du behöver. Om du tycker att plattformen är värdefull för dina projekt kan du också få en full prenumeration.
Office tidslinje
Office tidslinje är ett annat populärt resmål för kvalitetsprojektmallar som du kan ta tag i gratis. Verktyget hjälper dig att omvandla komplexa projektledningsdata till tydliga projektplaner på Microsoft PowerPoint.
Du kan enkelt presentera färdplansdokumentet inför en högvärdig publik med fullt självförtroende. Den genomtänkta visuella strukturen i projektets färdplan på detta verktyg är lätt att komma ihåg.
Tillgängliga mallar för färdplansdokument inkluderar:
- Exempel på projektdokument
- Produkt färdplansmall
- IT-färdplansmall
- Mall för strategi/affärsfärdplan
- Teknik färdplansmall
Från och med nu erbjuder Office Timeline inte direkt nedladdning av projektplanmallar för Google Workspace-filer som Kalkylark, Dokument och Presentationer. Men du kan enkelt öppna mallarna på Googles plattform eftersom den är mycket kompatibel med Microsoft Office-filer.
A ha!
A ha! mallar för produktfärdplan minskar den tidskrävande personaliseringen av mallar. Du kan komma igång med att presentera projektplaner, mål och översikter på hög nivå på några minuter när du använder dessa mallar. För närvarande finns det 16 gratis nedladdningsbara projektdokument som du kan anpassa efter ditt projekt.
Alla exempel på projektets färdplan är inte desamma, så du måste använda dem på ett klokt sätt. Till exempel är några av dem lämpliga för att presentera affärsmål på hög nivå för ett projekt. Å andra sidan är vissa mer lämpade för produktsläpp, förklaring av projektfunktioner, etc.
Aha låter dig ladda ner färdplansfilerna i Microsoft PowerPoint- och Excel-format. Men om du behöver ett dedikerat verktyg för utveckling och visualisering av projektplaner kan du prenumerera på Aha-verktyget.
Template.net
Template.net är ännu en pålitlig källa för projektdokument för färdplansexempel. Du kan använda dess kostnadsfria exempel för att skapa en effektiv strategisk projektplan för ditt företag. Det ger tillgång till olika typer av projektdokument, från kreativa infografiska konstruktioner till agil projektledning.
Men den här webbplatsen kanske inte är idealisk för dig om du letar efter högkvalitativa mallar för färdplaner gratis. För närvarande erbjuder webbportalen bara två grundläggande projektmallar för färdplaner.
Slide
Om du inte vet var du ska börja för att skapa en professionell projektplan för ditt kommande projekt kan du besöka Slide och kolla in dess gratis mallar. Mallarna ser bra ut visuellt och är lätta att anpassa. Dessutom kan du använda webbappen Slite för att redigera en mall online med en fjärrsamarbetspartner.
Till skillnad från andra mallwebbplatser låter den dig inte bara ladda ner ett Word- eller Docs-format för självredigering. Istället öppnar den den kostnadsfria mallen i Slite-appredigeraren, där du kan använda olika komponenter för anpassning av projektdokument.
Den kostnadsfria mallen som visas på skärmen har olika segment som färdplansrubrik, teamuppdrag, projektbakgrund, kvartalsvisualisering av färdplanen via ett Gantt-diagram och färdplansöversikten. Därför kan du enkelt anpassa dessa avsnitt eftersom de är självförklarande.
Dessutom kan du också bifoga filer från Google Drive för att komplettera ditt färdplansdokument med extra projektfiler från molnet. När du är klar med redigeringen kan du antingen skriva ut dokumentet eller exportera det som en PDF-fil.
Slutord
Projektets färdplan som du presenterar ska ge en stor bild av projektet. Det bör inte bara vara en detaljerad uppdelning av projektresurser, uppgifter eller kostnader. Intressenterna har fått Gantt-diagrammen eller annan projektledningsprogramvara för att visualisera dessa detaljer.
Du kan använda vilken som helst av projektmallarna ovan för att skapa en professionell färdplan som kommer att bli en följeslagare till den ursprungliga projektplanen. Din projektplan blir också enkel och koncis när du använder mallarna istället för att skapa en från grunden.
Du kan titta på dessa verktyg för att skapa vackra Gantt-diagram för dina projekt och ligga före schemat.