Om jag skulle framhäva en enskild händelse inom Scrum som ofta underskattas, skulle det absolut vara sprintplaneringen.
Detta möte är tänkt att vara en samarbetsinsats där Scrum-teamet förbereder sig inför kommande sprint. Tiden som ägnas åt detta bör inte överstiga två timmar för en tvåveckorssprint. Tyvärr leder det ofta till osäkerhet och betydande extraarbete för att fastställa vad nästa sprint faktiskt ska omfatta.
Sprintplaneringens betydelse inom agil utveckling
Under detta evenemang går teamet igenom produktbackloggen, en lista över epics och funktioner som innehåller krav och acceptanskriterier för produkten. Teamet väljer sedan de högst prioriterade objekten från backloggen för att bearbeta under nästa sprint. Dessa objekt delas sedan upp i enskilda uppgifter, vilka tillsammans utgör det fullständiga arbete som utvecklingsteamet måste utföra för att framgångsrikt slutföra och leverera sprinten.
Vikten av sprintplanering ligger i att skapa en gemensam förståelse för det arbete som teamet åtar sig att leverera. Det fastställer också vilka objekt som har störst värde för tillfället, vilket innebär att sprintplaneringen maximerar kundvärdet. Dessutom bidrar denna process till att skapa en känsla av delaktighet och engagemang hos hela teamet, vilket naturligt leder till ökad produktivitet.
Beståndsdelar i sprintplanering
Varje sprintplaneringsmöte inom Scrum bör innehålla ett antal grundläggande delar.
1. Produktbacklogg
Innan sprintplaneringen påbörjas bör produktägaren ha finjusterat produktbackloggen för att säkerställa att den är uppdaterad och prioriterad. Under själva sprintplaneringsmötet går teamet igenom produktbackloggen och diskuterar de poster som ligger överst i listan.
2. Sprintmål
Teamet formulerar gemensamt ett sprintmål, utifrån produktägarens vision för sprinten. Detta mål är en sammanfattande beskrivning av hur teamets inkrementella värde kommer att se ut vid sprintens slut. Sprintmålet ska vara specifikt, mätbart och uppnåbart inom en sprintperiod.
3. Sprintinnehåll
De poster från backloggen som valts ut för kommande sprint utgör sprintinnehållet. Teamet bör vara säkra på att allt inom detta innehåll kan levereras i sin helhet inom sprintperioden. Därför behöver teamet uppskatta den ansträngning som krävs för varje enskilt objekt i sprintinnehållet.
Delar av sprintplaneringsmötet
Dessa beståndsdelar bildar tillsammans de specifika aktiviteter som förväntas äga rum under sprintplaneringen.
Teamet finjusterar backloggen i en diskussion mellan produktägaren, som äger innehållet, och utvecklingsteamet, som strävar efter att förstå syftet och acceptanskriterierna för objekten. Ett objekt (eller en berättelse) anses finjusterat först när hela teamet är överens om att berättelsen är tydlig nog för utvecklingsaktiviteter.
Vad som ska uppnås
Det slutgiltiga målet med sprintplaneringsmötet är att definiera ett sprintmål och enas om det sprintinnehåll som teamet kommer att arbeta med under den kommande sprinten.
För att detta ska vara möjligt måste teamet ha tillräckligt många berättelser och funktioner redo som kan utgöra detta innehåll i backloggen. Produktägarens uppgift är att prioritera berättelserna inför mötet, så att utvecklingsteamet vet vilka ämnen som har högst affärsmässig prioritet. Utvecklingsteamets uppgift är att bekanta sig med dessa poster och anstränga sig för att uppskatta dem i backloggen.
Hur det ska uppnås
Sprintplaneringsmötet handlar om kommunikation och samarbete mellan produktägaren och utvecklingsteamet. Tillsammans arbetar de för att tydliggöra omfattningen av de högst prioriterade posterna i backloggen. När teamet har finjusterat tillräckligt många berättelser med högsta prioritet, definierar produktägaren målet för nästa sprint. Detta meddelas till alla externa intressenter och anger vad den kommande sprinten huvudsakligen kommer att handla om, eller vad huvudsyftet och målet är för leveransen av denna sprint.
Utvecklingsteamet beräknar sedan teamets kapacitet för sprinten och fyller på sprintinnehållet med de högst prioriterade objekten som utgör sprintmålet.
Teamet kan slutligen lägga till ytterligare berättelser i sprintinnehållet som inte direkt matchar sprintmålet, men gör det för att fylla den återstående kapaciteten. Sprintmålet är dock det huvudsakliga inkrementella värde som laget kommunicerar.
Beroende på hur väl förberett teamet är, kan sprintplaneringsmötet antingen bli en lång diskussion eller ett snabbt beslutstillfälle. Om teamet är erfaret kan det redan finnas ett tillräckligt antal väl förberedda berättelser i backloggen för de kommande två eller tre sprinterna.
I sådana fall handlar mötet mest om att fastställa sprintmålet och välja ut relevanta poster från backloggen. Om dessa berättelser inte är redo innan sprintplaneringsmötet, måste de göras klara vid mötet, vilket kräver interaktiv diskussion mellan produktägaren och utvecklingsteamet.
Roller och ansvar
Tre huvudroller är involverade i varje sprintplaneringsmöte: produktägaren (PO), utvecklingsteamet och Scrum Master (SM). Varje roll har specifika ansvarsområden under sprintplaneringsmötet.
Produktägaren ansvarar för det faktiska innehållet i backloggen och för att se till att den är uppdaterad och prioriterad. Produktägaren äger i slutändan sprintplaneringsmötet och ansvarar för att underlätta diskussionen kring produkternas backlog, vilket hjälper teamet att förstå affärsvärdet av varje artikel. PO kommunicerar också och samarbetar med utvecklingsteamet för att fastställa sprintmålet, och säkerställer att sprintinnehållet är i linje med den övergripande produktvisionen.
Utvecklingsteamet ansvarar för att välja de produktbacklog-objekt som de kommer att arbeta med under sprinten och för att effektivt utforma sprintinnehållet. Endast utvecklingsteamet kan åta sig de specifika objekten från backloggen. Utvecklingsteamet är också ansvarigt för att uppskatta den insats som krävs för varje uppgift och tilldela dem till teammedlemmarna.
Scrum Mastern ansvarar för att orkestrera sprintceremonierna och underlätta sprintplaneringsmötet, för att säkerställa att allt går som planerat. Scrum Mastern hjälper också teamet att förstå syftet med sprintplaneringsmötet och vikten av att skapa en gemensam förståelse för arbetet. Det innebär även att lära teamet de bästa agila metoderna under arbetets gång.
Alla (inom ramen för sina respektive roller) samarbetar för att skapa en gemensam förståelse för arbetet inför kommande sprint och hur teamet ska leverera det. Teammedlemmarna är ansvariga för att ställa frågor, dela med sig av sina perspektiv och arbeta tillsammans för att utforma sprintinnehållet. Det slutgiltiga målet är att leverera högkvalitativa resultat inom sprintperioden.
Hur man förbereder sig för sprintplanering
Största delen av förberedelsearbetet vilar på produktägaren. Produktägaren är ansvarig för backloggens beredskap och förberedelse. Det innebär inte att PO måste definiera varenda berättelse och funktion i backloggen, men ansvaret och ägandet ligger hos PO. Det är också PO:s uppgift att äga mötet och styra innehållsdiskussionen.
Utvecklingsteamet bör studera backloggen i god tid före sprintplaneringen, så att själva mötet kan flyta smidigt. Om teammedlemmarna läser objekten för första gången under sprintplaneringen kommer det uppenbarligen att ta mycket längre tid att få klarhet i dem.
Varje punkt som ska diskuteras under sprintplaneringen bör även ha definierade acceptanskriterier. Detta är också PO:s ansvar. Det faktiska innehållet och acceptanskriterierna är de två viktigaste ingångarna för sprintplaneringen. Om dessa saknas eller är vagt definierade (t.ex. en berättelse som bara innehåller rubriken utan något innehåll) kan teamet inte förbereda sig för dem på ett ordentligt sätt.
Att fastställa målet på rätt sätt
Den mest effektiva metoden för att fastställa mål under sprintplaneringsmötet är att använda en iterativ process. Här följer några steg som förklarar mer om hur man definierar effektiva mål:
- Gå igenom produktbackloggen innan planeringen, så vet du vad du ska diskutera och slipper slösa bort tid på mötet.
- Formulera sprintmålet tillsammans, när det finns möjliga berättelser för nästa sprint som teamet kan ta sig an.
- Välj ut backlog-objekt som utgör det överenskomna sprintmålet, och se till att de är möjliga att genomföra inom sprinten.
- Finjustera sprintmålet vid behov, när sprintinnehållet har utformats med hjälp av backlog-objekten. Anpassa det som behövs för att säkerställa en korrekt och tydlig kommunikation av sprintinkrementen till alla utanför teamet.
- Granska och revidera sprintmålen även under själva sprinten, särskilt om det uppstår oväntade komplikationer. I dessa fall kan det behövas en omdefiniering av sprintmålen och ju snabbare det sker desto bättre.
Kom ihåg att varje sprintmål ska återspegla den faktiska sprintkapaciteten (hur mycket teamet kommer att vara tillgängligt under nästa sprint), och det måste finnas uppskattningar för varje objekt som ingår i sprintinnehållet.
Bästa metoder för sprintplanering
För att lyckas med detta möte, förbered er alltid i förväg. Detta meddelande riktar sig främst till produktägarna, men det utesluter inte utvecklingsteamet. Alla bör granska den aktuella statusen för produktbackloggen i god tid innan mötet.
Då behöver du inte fråga teamet om det verkligen är första gången de ser en viss berättelse. I idealfallet bör några av de enklaste berättelserna redan vara uppskattade, även om det inte alltid är realistiskt.
Scrum Mastern bör göra allt för att hålla mötet fokuserat på agendan och de ämnen som ska tas upp. Detta kan vara svårt, särskilt om teamet inte är erfaret. Det finns en tendens att vilja diskutera allt in i minsta detalj och ifrågasätta grundläggande fakta som annars skulle anses självklara. Då är det viktigt att bryta av och uppmana teamet att gå vidare.
Samarbete och kommunikation är grunden för alla framgångsrika Scrum-team. Alla har möjlighet att ställa frågor när som helst, så använd den möjligheten på ett bra sätt. Inget är sämre än en sprintplanering där man bara hör produktägaren (eller, ännu värre, bara Scrum Mastern).
Sprintplaneringsmötet ska ha fasta tidsbegränsningar. Överskrid inte den överenskomna tiden och skapa absolut inte en (ytterligare) andra del av sprintplaneringen, för att den första inte var tillräcklig. Lär er av det och gör det bättre nästa gång.
Ett absolut nej
Lämna inte sprintplaneringen utan att ha delat upp objekten i berättelser. Det är ett vanligt misstag att tro att detta är något som teamet kan göra i efterhand. För det första påverkar det direkt noggrannheten i uppskattningarna för sprintinnehållet.
Dessutom flyttar du en del av sprintplaneringens aktiviteter till den tid som är avsedd för själva utvecklingen av objekten. Du förkortar därmed utvecklingstiden för sprintinnehållet utan att ens ge det en tidsgräns.
Det är aldrig en bra idé att öka antalet, förlänga eller lägga till flera sprintceremonier. Ändå är det precis vad som händer för det mesta. Följ inte den trenden.
Låt oss nu kort titta på några planeringsverktyg som du kan använda under sprintplaneringen. Dessa kan hjälpa dig att uppnå högre effektivitet, även om jag skulle vilja påstå att det mest effektiva sättet fortfarande är ett erfaret team utan extra verktyg.
1. Tara
Källa: tara.ai
Tara.ai är ett sprintplaneringsverktyg som använder artificiell intelligens (AI) för att planera och hantera sprintar mer effektivt. Verktyget är utformat för att automatisera manuella uppgifter som ingår i sprintplaneringen, som till exempel att uppskatta insatser och tilldela uppgifter till teammedlemmarna. Tara.ai ger också teamen insikter och analyser i realtid, så att de kan följa sina framsteg och identifiera områden där de kan göra förbättringar.
En av de viktigaste skillnaderna mellan Tara.ai och andra liknande verktyg är användningen av AI. Tara.ai använder algoritmer för maskininlärning för att analysera data från tidigare sprintar och ge rekommendationer om hur man kan förbättra processen inför nästa sprint. Verktyget kan också hjälpa till att skapa mer exakta och detaljerade användarberättelser.
En annan specifik aspekt är hur anpassningsbar Tara.ai är. Verktyget kan konfigureras för att passa varje teams specifika behov, och kan integreras med andra verktyg och plattformar på ett enkelt sätt.
2. ClickUp
Källa: clickup.com
ClickUp är ett sprintplaneringsverktyg som erbjuder en omfattande plattform för projekthantering, inklusive sprintplanering. Verktyget har många funktioner och stöder en rad möjliga integrationer.
Den största skillnaden mellan ClickUp och andra verktyg är flexibiliteten. ClickUp kan anpassas mer, vilket gör det möjligt att skapa skräddarsydda arbetsflöden och processer för att uppfylla kraven för just ditt projekt. Verktyget erbjuder en rad mallar och färdiga arbetsflöden som du kan anpassa ytterligare.
Ytterligare en skillnad är att ClickUp stöder integration med en rad andra verktyg och plattformar. Verktyget kan integreras med populära verktyg som Slack, Trello och Google Drive, vilket gör det lättare för team att effektivisera sitt arbete och samarbeta.
ClickUp ger teamet en mängd funktioner för att planera och hantera sina sprintar, inklusive uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering. Verktyget ger realtidsinsikter och analyser, för att studera teamets framsteg över tid och identifiera områden där förbättringar kan göras.
3. Lucidspark
Källa: lucidspark.com
Lucidspark är ett sprintplaneringsverktyg som ger en virtuell whiteboard för team att samarbeta och planera sina sprintar. Verktygets syfte är att hjälpa team att generera nya idéer och skapa ordning i informationskaos, vilket gör att de kan planera sitt arbete mer effektivt.
En viktig skillnad som utmärker Lucidspark är dess fokus på visuellt samarbete. Verktyget tillhandahåller en rad mallar och visuella element som team kan använda för att organisera sina idéer och planera sina sprintar. Den virtuella whiteboarden gör det möjligt för teamen att samarbeta i realtid, vilket minskar nackdelarna med att vara på olika platser.
En annan egenskap hos Lucidspark är de breda integrationsmöjligheterna med andra verktyg och plattformar. I likhet med ClickUp kan det enkelt integreras med verktyg som Slack, Google Drive och Trello.
Lucidspark stöder flera funktioner för att planera och hantera teamets sprintar, som uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering. Lucidspark ger också realtidsinsikter och analyser, så att teamen kan följa sina framsteg och identifiera områden där de kan förbättra sig.
4. Wrike
Källa: wrike.com
Wrike är ett sprintplaneringsverktyg som ger en omfattande plattform för projekthantering, inklusive sprintplanering.
En av de största skillnaderna mellan Wrike och andra liknande verktyg är dess fokus på samarbete i realtid. Wrike har infört en rad samarbetsfunktioner, inklusive redigering i realtid, kommentarsfunktioner och uppgiftstilldelning. Verktyget stöder även kommunikationsfunktioner som chatt, e-post och videokonferenser.
Wrike kan integreras med liknande verktyg som nämnts tidigare (Slack, Google Drive), men också med Microsoft Teams, vilket kan vara en fördel för vissa företag.
Wrike stöder också funktioner som hjälper team att planera och hantera sina sprintar, som uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering.
5. Zoho
Källa: zoho.com
Zoho Sprint är ytterligare ett planeringsverktyg som ger en omfattande plattform för agil projekthantering.
En av de viktigaste egenskaperna hos Zoho Sprint är dess fokus på enkelhet. Verktyget ger ett enkelt och intuitivt gränssnitt som är lätt att använda, även för team som är nya inom agil projekthantering. Verktyget erbjuder även en stor mängd mallar och färdiga arbetsflöden som kan anpassas för att uppfylla de specifika kraven för just ditt projekt.
Precis som övriga verktyg på listan erbjuder Zoho Sprint uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering. Det ger också insikter och analyser i realtid, så att teamen kan mäta och identifiera områden där förbättringar kan göras.
Slutsats
Att genomföra sprintplaneringen på ett bra sätt är en process som du bara kan lära dig genom erfarenhet. Även om du känner till teorin, kommer människors första instinkt under ett möte vara att tappa fokus.
Ett team med mycket teknisk erfarenhet är inte alltid det mest effektiva. Teamets mognad mäts i det här fallet snarare genom förståelsen för tankesättet, än genom erfarenheten av de tekniska färdigheterna. Det är därför det är så viktigt att veta var du kan förbättra och (ännu viktigare) hur du kan göra det.
Ta en titt på de ohälsosamma processer som kan förstöra din sprint.