En detaljerad guide om prioriteringsmatris [4 Templates]

av

Att prioritera arbetet kan verka ganska enkelt. Fyll bara i det som din klient säger är brådskande. Men det är inte det professionella sättet att prioritera uppgifter och för affärsprojekt. Det ligger en hel del vetenskap bakom att betona vissa uppgifter. Denna vetenskap är känd som projektprioriteringsmatrisen.

För att få ditt företag att växa och konkurrera ut dina konkurrenter behöver du mer än bara ett briljant koncept, ett skickligt team och avancerade verktyg. Du behöver högkvalitativt utförande av uppgifter, oavsett om det gäller utveckling av appar eller produktion av konsumentvaror.

Du kan bara uppnå utmärkt kvalitet i utförandet när ditt team är disciplinerat och följer ett vetenskapligt sätt att tilldela uppgifter, slutföra och gå vidare till en annan uppgift. Prioriteringsmatrisen är ett sådant verktyg som gör projektuppgifter strömlinjeformade och får mer gjort på kortare tid genom det planerade utförandet av värdefulla uppgifter snabbare.

Fortsätt läsa den här artikeln om projektprioriteringsmatris, fördelar, användningsfall och mallar för prioriteringsmatriser.

Vad är prioriteringsmatris?

En prioritetsmatris är ett analysverktyg för projektuppgifter, som huvudsakligen används med andra verktyg för hantering av affärsprocesser. Den används också med Six Sigma-tekniker för att utvärdera val med hjälp av vissa kriterier och bestämma var affärsmän ska fokusera.

Oavsett om projektet är en enkel uppgift eller en komplex uppgift som kommer att ta år, kan du använda verktyget för båda scenarierna. Dessutom är det inte bara ett uppgiftsprioriteringsverktyg för företag. Frilansare, soloentreprenörer och proffs kan också använda det här verktyget för arbete eller personliga skäl.

Ibland kan projektintressenter ha en flaskhals när de ska bestämma vilken uppgift som ska prioriteras. För att lösa sådana frågor fungerar prioriteringsmatrisen som en vetenskaplig bas för att välja rätt uppgift med rätt värde och brådska.

En prioriteringsmatris kan ha olika former beroende på projektets komplexitet och bedömningskriterier. Till exempel är vissa så enkla som 2X2 rutnätskvadranter med ”Värde” plottat mot ”Kostnad”. Tvärtom, vissa kan vara mycket komplexa i design och utförande när du smälter samman prioritetsmatrisen med Six Sigma-metoden.

Six Sigma prioriteringsmatris

Six Sigma-hanteringsmetoden är ofullständig med prioritetsmatrisverktyget. Eftersom Six Sigma handlar om gapanalys, ständiga processförbättringar och eliminering av avfall, passar prioriteringsmatrisen perfekt i detta hanteringssätt.

I denna process jämför prioriteringsmatriserna mer än en datamängd, minst två, och använder viktade kriterier för att rangordna uppgifter för betoning. Eftersom Six Sigma-prioritetsmatrisen utvärderar flera datamängder, blir det slutliga verktyget mer än bara en 2X2-kvadrant.

Den består av:

  • Utdatavariabler som kolumnrubriker överst i diagrammet
  • Mata in variabler som rader på panelen till vänster
  • Viktad poäng, procentandel, rankning och status längst till höger i tabellen
  • Och ett beräknat viktat resultat längst ned i kolumnrubrikerna

När du använder den absoluta Six Sigma-metoden för prioritering av projektuppgifter kan du fatta lämpliga beslut logiskt. Alla intressenter kan också nå enighet när de använder Six Sigma.

Enligt Lynne Hambleton, en ledande affärskonsult, strategiutvecklare och författare, kan Six Sigma prioriteringsmatriser vara av tre olika typer. Författaren har nämnt följande i henne Skattkista med Six Sigma-tillväxtmetoder, verktyg och bästa praxis bok:

#1. När variabler med högre poäng är viktigare måste Consensus Criteria vara valet. Den tar hänsyn till alla lagmedlemmars input för att generera en konsensusbaserad modell med numeriska poäng.

#2. Kombinationsmatrisen är mer av ett orsaks- och effektdiagram samt en prioritetsmatris. Denna metod beräknar effekterna av alla variabler på den andra.

#3. Full Analytical Criteria är det mest komplexa Sig Sigma prioriteringsverktyget som huvudsakligen används av projektportföljförvaltare för att utvärdera flera projekt och deras inverkan på affärsinkomstmodellen och kundrelationer.

Fördelar med prioriteringsmatris

#1. Att organisera ett stort antal uppgifter efter deras betydelse och värde blir lättare med prioriterade matrisverktyg. Eftersom det inte är lätt att komma ihåg alla uppgifter i ett stort projekt, kan det bli gissningar att skilja viktiga föremål från de mindre viktiga om du inte använder det här verktyget.

#2. Till skillnad från annan programvara är detta verktyg anpassningsbart. Under ett projekt kan hela teamet sitta tillsammans och lägga till fler variabler eller ta bort några enligt uppgifterna. Därför hittar du många olika typer av prioritetsmatriser.

#3. Du kan använda ett befintligt projekts prioriteringsmatriser för nya projekt. Skapa helt enkelt en mall för detta verktyg och uppdatera vikter, kriterier, variabler, uppgifter etc. när projektet ändras.

#4. Det här verktyget är lätt att förstå för alla lagkamrater, även de som inte är tekniskt kunniga. Skriv bara in att-göra-listan, poäng och kriterier. Verktyget gör resten.

#5. Verktyget arbetar med objektivitet i centrum, och därför kan företag förlora det personliga bagage som följer med manuellt arbete.

#6. Projektledare och ägare kan effektivt delegera sina uppgifter till underordnade och maximera utnyttjandet av den tilldelade arbetsstyrkan genom att använda detta verktyg.

När ska man använda prioriteringsmatrisen

Du kan lita på det här verktyget när:

  • Prioritera komplexa uppgifter, biljetter eller problem som involverar flera variabler mot vilka dessa objekt måste bedömas.
  • Utvärdera indata för att rangordna buggar, biljetter, uppgifter, projekt, etc., för att tilldela rang.
  • Schemalägg affärs- eller personliga projektuppgifter på ett strömlinjeformat sätt med målet att slutföras i tid.
  • Utformning av ett dokument på en sida som visualiserar viktiga fokusområden i ett projekt.
  • Lämpligt delegera uppgifter till teammedlemmar utan att destabilisera projektschemat.
  • Främja samarbete inom projektgruppen.

Om du undrar för vem det här verktyget kommer att vara användbart:

  • Arbetar hemifrån personal som tar hand om kontorsuppgifter och hemsysslor.
  • Frilansare och entreprenörer måste värdera sina projekt och slutföra uppgifterna därefter.
  • Mikro-, små, medelstora och stora företag utvärderar projekt utifrån affärsvärde.
  • Projektledare som övervakar mer än ett projekt och projektteam.

Hur man använder prioriteringsmatris

Om du vill använda det här verktyget effektivt måste du förstå prioritetsmatriskvadranterna i sin helhet:

Kvadrant 1

  • Uppgifter med högt värde kräver låg ansträngning, men effekterna är högre än andra.
  • Uppgifterna i denna rektangel är brådskande och kritiska, så slutför dem tidigast.

Kvadrant 2

  • Stora projekt kräver mer ansträngning och den resulterande effekten är också stor.
  • Oftast kommer dessa uppgifter inte med en deadline.
  • Du bör sätta rimliga milstolpar för dessa projekt och uppnå en milstolpe regelbundet.

Kvadrant 3

  • Det handlar ofta om arbetsuppgifter med låg ansträngning och låg effekt.
  • När det är möjligt, delegera dessa uppgifter till dina underordnade eller kamrater.

Kvadrant 4

  • Dessa uppgifter tillför inte mycket till verksamhetens avkastning på investeringen (ROI) men kräver stor ansträngning.
  • Du bör slutföra dessa uppgifter senare än de andra kvadranterna.
  • Du kanske också vill improvisera din affärsprocess för att eliminera sådana uppgifter helt och hållet.

När du väl har förstått kvadranterna är det dags att använda prioritetsmatrisen:

#1. Välj projekt eller uppgifter från matrisen eftersom den väger efter variabler och valda kriterier.

#2. Objekt som väljs från matrisen kommer automatiskt att vara av verkligt värde för ditt företag. Kontrollera dock igen för att undvika ekonomiska förluster.

#3. Välj nästa uppgift från prioritetsmatrisen enligt uppgiftsrankningen. Detta verktyg fungerar utan ansträngning som en applikation för projektschemaläggning.

#4. Försök att använda en programvara eller prioriteringsmatrismall för att underhålla prioriteringsmatrisfiler. Dina intressenter kan snabbt se över dina arbetsprioriteringar. Dessutom kan du återanvända mallen i framtiden.

Bästa praxis för prioriteringsmatris

#1. Välj rankningskriterier för uppgift eller problem genom en lämplig brainstormingsession av projektägaren, chefen, teammedlemmarna och slutanvändarna.

#2. Använd Analytic Hierarchy Process (AHP) för att utveckla en tydlig och stark konsensus bland intressenterna. Sätt sedan upp de viktade kriterierna som alla kan lita på.

#3. Poängprocessen bör vara mycket samarbetsvillig. Du kan använda olika verktyg som onlineformulär och whiteboards för att nå enighet om subjektiv bedömning av prioritetsmatrisen.

Nu är det dags att ta en titt på några verktyg och mallar som kan hjälpa dig med prioriterade matriser:

Smartsheet

Smartsheet är ett globalt hyllat verktyg för arbetsyta och projekthantering som olika storlekar av företag använder med smidighet och framgång. Om din arbetsplats redan har en prenumeration på denna molnbaserade app kan du enkelt använda dess center för projektledningslösningar för att skapa en lättanvänd produktprioriteringstavla.

När du väl är på Smartsheet-appens lösningscenter hittar du olika projektstyrelser som ekonomi och redovisning, kunder och kunder, personal, etc. Inuti produktutvecklingsgruppen bör du hitta den nödvändiga prioriteringsmatrisen.

Om du inte använder något abonnemang från Smartsheet eller inte vill prova dess testplan, behöver du inte oroa dig. Smartsheet erbjuder också en grundläggande prioriteringsmatris som vem som helst kan ladda ner och använda av vilken anledning de än verkar lämpliga. Besök helt enkelt denna tjänsteman Smartsheet-mallar biblioteksportal. Du kommer att få 2 till 3 mallar som du kan ladda ner i Excel-, PDF- eller Word-filformat.

Miro Priority Matrix

Miro är ännu en pålitlig och pålitlig lösning som samlar flera affärsappar på ett ställe som en whiteboard, hybrid arbetsyta, fjärrmöte, flödesschemaritning, projektplanering, etc. Dessutom är det ett högkvalitativt arkiv för olika tids- och projektledningsmallar som tankekartor, Kanban-tavlor, serviceritningar, prioritetsmatriser, etc.

När du besöker dess mallbibliotek, sök efter ”Prioritering” och du kommer att upptäcka handlingsbara prioritetsmatrismallar som 2X2, 3X3 och RICE (räckvidd, effekt, förtroende och ansträngning) prioriteringsmetodmallar.

Du måste anpassa dessa mallar inom Miro-ritytan. Till skillnad från Smartsheet kan du inte bara ladda ner mallen för att använda i en Excel-arbetsbok. Istället kan du exportera kortet i olika delbara format som JPEG, PDF, CSV och JIRA-kompatibla filer.

Det är inte allt! Miro är mycket hyllad för onlinesamarbete kring projektplanering och brainstorming. Därför får du en mängd anslutningsverktyg på din Miro-prioritetsmatrismall, som röstning, presentationsläge, anteckningar i realtid, chatt, videochatt och delning av styrelser online.

Eisenhower matrismall: Evernote

Evernote är en av de ledande anteckningsapparna, som även har dokumentsynkronisering, dokumentskanning, organisering av kalenderscheman, effektivisering av uppgifter etc. I linje med de andra verktyg som nämnts hittills erbjuder Evernote även en mängd mallar för företag, hem, privatliv och arbetssyfte. En sådan mall är Eisenhower Matrix.

Eisenhower Matrix, liknande prioriteringsmatrisen, har länge använts i affärsprocesser för att prioritera uppgifter som betyder mest. Det är helt enkelt en 2X2-kvadrant där du rangordnar dina uppgifter baserat på deras rang eller betydelse och brådska.

Till exempel innehåller den vänstra kolumnen två staplade kolumnrubriker: Brådskande + Viktigt, och under den Brådskande + Inte viktigt. Nu har den högra kolumnen också två vertikala kolumnrubriker staplade på en annan: Viktigt + Inte Brådskande och Inte Viktigt + Inte Brådskande.

Du kan anpassa mallen på Evernote-appen genom en provperiod eller en betalprenumeration.

Google Workspace Priority Matrix

Om din organisationskod eller policy för användning av företagsappar begränsar dig inom Google Workspaces ekosystem måste du försöka Prioriterad matris, utvecklad av prioritymatrix.com. Det är en dedikerad Google Workspace Marketplace-app utvecklad med resurser från Google som Google Cloud-appmotorn och så vidare.

Dess intuitiva användargränssnitt (UI) ger ett ramverk för prioritering. Du kan också förmedla teamprioriteringar med samarbetsprojekt. Några av dess anmärkningsvärda funktioner är:

  • Uppgiftsdelegering
  • Uppgiftshantering
  • Leda flera projekt
  • Integreras med Gmail, Google Drive, Google Docs, etc.
  • Uppgiftssortering via avancerad filtrering

I ett nötskal hjälper verktyget dig och ditt team att fokusera på rätt uppgift. Det är dock en prenumerationsbaserad app. När den kostnadsfria provperioden är över måste du köpa en prenumerationslicens för att fortsätta använda verktyget.

Hittills har du lärt dig att prioriteringsmatrisen är ett populärt tidshanteringsverktyg för att fatta beslut. Många enkla och komplexa projekt använder detta verktyg för att vetenskapligt bestämma vilka uppgifter som behöver omedelbart fokus och vilka som kan hållas åt sidan för senare genomförande.

Konceptet och vetenskapen bakom denna teknik är solid. Det driver ditt team att maximera uppgiftens anpassning till dina projektmål. För att motivera det använder verktyget viktad poäng för att rangordna uppgifter. Men användningen av prioritetsmatrisen kan misslyckas på grund av:

  • Lär dig lämpliga kriterier för att tillämpa verktyget
  • Korrekt väga dessa kriterier genom att diskutera med kunder
  • Samarbete i realtid och vanan att arbeta tillsammans
  • Skapa den perfekta mallen som skulle kunna fungera i de flesta projekt

Med koncepten som förklaras i den här artikeln och de kostnadsfria prioriteringsmatrisverktygen blir det mycket lättare för dig att testa att implementera detta i solo- eller teamprojekt.

Du kanske också är intresserad av den bästa programvaran för processhantering som har potential att driva affärstillväxt.