Programvara för automatisering av arbetsflöden har blivit ett absolut måste för alla företag som hanterar en stor mängd viktiga dokument. Bland de bästa verktygen för att leverera robust automatisering som rör dokument, utmärker sig airSlate.
Hantering av dokumentflöden innefattar ofta manuella och repetitiva uppgifter, vilket ökar risken för fel. Dessa uppgifter bör snarare skötas av ett automatiserat verktyg än av mänsklig arbetskraft. Med tanke på detta behov av produktiva och effektiva metoder, har många verktyg för automatisering av dokumentflöden dykt upp på marknaden. Det är dock viktigt att inte välja det första bästa verktyget.
Vi inbjuder dig att följa med när vi granskar airSlates programvara för automatisering av arbetsflöden för att avgöra om verktyget är en värdefull investering för just ditt företag.
Vad innebär automatisering av arbetsflöden?
Automatisering av arbetsflöden handlar om att utforma, utföra och automatisera affärsprocesser baserat på specifika interna regler för arbetsflödet. Företag som hanterar stora mängder kontrakt, dokument, filer, media och annat innehåll använder oftast arbetsflödesautomatisering för att styra uppgifter, filer och dokument mellan människor och maskiner, baserat på förutbestämda affärskriterier.
I dagsläget används ofta online-arbetsytor där alla teammedlemmar loggar in för att ta del av sina uppgifter. Chefer kan granska dokument som skapats under dagen, antingen skicka dem vidare i processen för godkännande, eller skicka tillbaka dem till upphovsmannen för justeringar.
Varför är automatisering av arbetsflöden viktigt för företag?
Minskar risken för mänskliga fel
Människor tenderar att göra misstag när de utför repetitiva uppgifter. Inom datoranvändning är repetitiva uppgifter idealiska för automatisering. Därför är det viktigt att automatisera dokumenthanteringsflödet för att undvika fel.
Ökar precisionen i innehållet
Med maskiner och mallar blir innehållet i företagets dokument mer exakt och professionellt. Detta gäller både under upprättandet och slutförandet av en dokumenthanteringscykel.
Ökar dokumentens enhetlighet
Genom att använda ett automatiserat system för avtalshantering kan man undvika att flera offerter med olika värden skickas till kunder, vilket bidrar till ökad enhetlighet i dokumentationen.
Stärker varumärkesprofilen
Företag påverkar sina kunder genom att använda unika varumärkeselement. Med automatiserad programvara för att skapa affärsdokument säkerställs att varje fil har rätt varumärkesprofil.
Ökar den operativa produktiviteten
Ett företag kan producera hundratals kontrakt, innehåll och dokument och skicka dem för godkännande, e-signering och andra processer på bara några sekunder. Om du bearbetar stora volymer viktiga affärsdokument är programvara för automatiserade dokumentflöden en nödvändighet.
Ökar processeffektiviteten
När du kan balansera mängden och kvaliteten på dokument med ett automatiserat system, blir företagets innehållsflöde betydligt mer effektivt.
Möjliggör skalbarhet
Om företaget hanterar en ökad dokumentvolym säsongsvis är det nödvändigt att använda ett verktyg för automatisering av arbetsflöden för att skala upp verksamheten. Detta eliminerar behovet av att anställa tillfällig personal.
Vad är airSlate?
airSlate är en molnbaserad applikation som hanterar varje steg i dokumentflödesprocessen, från skapande till analys. Det är ett verktyg som inte kräver någon kodning. Det innebär att du inte behöver anlita en kodningsspecialist för att hantera eller felsöka verktyget. Inte heller behöver du lägga tid på att utbilda personalen i kodning.
Verktyget levereras med en mängd integrationsbotar och mallar för automatisering utan kod. Om du använder applikationen fullt ut kan du potentiellt halvera den manuella arbetskraften på din dokumenthanteringsavdelning. Det frigör resurser som kan omplaceras till försäljning och marknadsföring, vilket kan ge ökade intäkter.
airSlate är fullt molnkompatibelt. Det innebär att du inte behöver lagra data eller programvara på din arbetsplats. Du kan även ansluta airSlate till andra molnapplikationer som företaget använder, som till exempel NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce och Microsoft Power Automate.
Dessutom har airSlate ett stort bibliotek med tusentals mallar för dokumentautomatisering som täcker de flesta branscher. Det gör att du kan automatisera arbetsflöden genom att enkelt använda mallar, även utan särskild kompetens.
airSlates kärnprodukter
airSlate erbjuder alla nödvändiga verktyg som ingår i en komplett programvara för dokumentautomation. Här är några av de viktigaste produkterna från denna molnbaserade applikation som du kan använda regelbundet:
#1. Flödesskapare
Med Flödesskaparen kan du skapa en visuell representation av dokumentflödet genom ett användarvänligt gränssnitt med dra-och-släpp-funktion. Dessutom kan du automatisera live villkorlig routing och stegtilldelning för att bygga och lansera diverse strömlinjeformade arbetsflöden på bara några minuter.
#2. E-signatur
Du kan snabbt och enkelt skapa juridiskt bindande e-signaturer för digitala formulär, undersökningar, dokument och annat innehåll. Det finns över 100 ”no-code” bots tillgängliga för stegtilldelning, automatisering, integration med CRM och aviseringar.
#3. Robotisk processautomation
airSlates bots underlättar robotisk processautomation utan att du behöver skriva en enda rad kod. Dessa bots kan hantera de flesta arbetsflödesuppgifter för dokumenthantering, som att skapa dokument, dirigera, skicka för godkännande, samla in e-signaturer, skicka meddelanden och utföra dataanalys.
#4. Kontraktsförhandling
Med det här verktyget kan du automatiskt skapa kontrakt i olika format och med olika regulatoriska krav. Kontraktsdokument kan också förfyllas med data från företagets lokala servrar, molnapplikationer, kalkylblad, CRM-system och SQL-databaser.
Modulen skickar kontrakt till dina kunder, låter dig göra ändringar med ett enda klick och slutligen underteckna avtalet, utan att vänta flera veckor.
#5. Dokumentgenerering
Denna airSlate-produkt gör det möjligt att skapa formulär, kontrakt, avtal, rapporter etc. nästan omedelbart. Vissa bots kan även fylla i dokumenten med företagets data och varumärkeselement.
#6. Onlineundersökningar
Du kan använda verktyget för onlineundersökningar för att skapa omröstningar, frågeformulär, frågesporter, offentliga undersökningar, testformulär för beta-applikationer etc. Du kan dessutom integrera olika molnbaserade CRM-system, ERP-system, kunskapsdatabaser med mera, för att dela data mellan undersökningarna och maskinen.
#7. Webbformulär
Webbformulären hjälper dig att samla in feedback och data från anställda eller kunder i realtid. Dessa onlineformulär är responsiva och fungerar utan problem på datorer, surfplattor och mobiler.
#8. Betalningar
Det här verktyget ger möjlighet att automatisera betalningssystemet genom att integrera betalningsplattformen i fakturor, kontrakt, avtal och redovisningsflöden.
#9. Processanalys
Analysmodulen ger dig de verktyg du behöver för att genomföra arbetsflödesrevisioner, skapa affärsrapporter och analysera arbetsflöden i syfte att optimera produktiviteten.
#10. PDF-redigering
PDF-redigeraren gör det möjligt för dig, ditt team och dina kunder att utföra både grundläggande och avancerade PDF-modifieringsuppgifter. Det innefattar att redigera innehåll, lägga till signaturer, framhäva, lägga till anteckningar, infoga bilder och redigera dokument.
#11. Programvara för arbetsflödesautomatisering
Detta ger dig möjlighet att installera steg i ett automatiserat arbetsflöde, underlätta villkorlig routing, automatisera repetitiva uppgifter och integrera data med CRM.
#12. Avtalshantering
Verktyget för avtalshantering är utformat för att hantera inköps- och säljprocesser. Det låter dig skapa beställningar, offerter, kontrakt och fakturor. Du kan även ta emot betalningar och övervaka avtalsprocessen med samma verktyg.
airSlate som verktyg för arbetsflödesautomatisering
I grunden är airSlate ett verktyg för automatisering av dokumentflöden. Med det här verktyget kan du skapa ett stort antal dokumentflöden och automatisera processerna med hjälp av bots. Du kan också tilldela personal att övervaka flödena.
Med airSlate kan du bygga följande:
- Användbara affärsdokumentmallar för framtida bruk.
- Effektivisera integrationer, aviseringar och rutinmässig automatisering.
- Ett integrerat verktyg för e-signaturer för processen med godkännande av dokument.
Men det är inte allt! Du kan också samarbeta med både externa och interna parter för dokumentproduktion. När innehåll, filer och dokument är klara, kan de enkelt delas via QR-koder, SMS med mera.
Fördelar med airSlates programvara för automatisering av arbetsflöden:
- Verktyget erbjuder både grundläggande och avancerade arbetsflöden.
- Du kan också skapa anpassade arbetsflöden för mer ovanliga affärsfall.
- De flesta arbetsflöden som används av etablerade branscher finns redan i airSlates mallbibliotek.
- Du kan använda villkorlig routing utan kodning.
- Appen för arbetsflödesautomatisering sparar dokumentet i varje steg. Det gör det enkelt att hämta en tidigare version utan komplikationer.
Funktioner i airSlates programvara för arbetsflödesautomatisering
- Grundläggande arbetsflöden för små och medelstora företag.
- Avancerade arbetsflöden för nystartade företag och företag.
- Villkorlig routing utan kodning.
- Anpassade arbetsflöden.
- Anpassad botutveckling.
- Innehållsversionskontroll i varje steg av livscykeln.
- Mottagarroller i kontrakt, dokument, formulär med mera.
- Integrerade arbetsflöden.
- Automatisering av arbetsflöden i flera moln och datasynkronisering.
- Tilldela uppgifter online.
- E-signatur.
Hur fungerar airSlates arbetsflödesautomatisering?
I grunden replikerar det alla manuella och repetitiva uppgifter som du utför i ett dokumenthanteringsprojekt. När du skapar ett arbetsflöde eller återanvänder en mall från biblioteket, skapar verktyget ett dokument när det mottar en utlösande signal.
Sedan fyller den i dokumentet, till exempel en företagsoffert, med information från dina molnapplikationer eller servrar. Verktyget skickar sedan utkastet till försäljnings-, marknadsförings- eller förhandlingschefen för godkännande. När offerten är godkänd skickas den antingen till en säljares e-post eller direkt till kundens inkorg.
I varje steg i den här processen sparar verktyget en version av offerten. Om du behöver granska en offert, behöver du därför inte börja om från början.
Hur använder man airSlate?
- Registrera dig för ett kostnadsfritt konto med Google, Facebook eller Apple.
- När du ser airSlates instrumentpanel klickar du på ”Skapa nytt flöde”.
- I skärmen ”Lägg till dokument och formulär” kan du skapa ett anpassat flöde via ”Importera dokument” eller ”Ladda upp dokument”.
- Om du vill skapa ett nytt flöde från en befintlig process kan du välja något av de 9 alternativen i avsnittet ”Skapa”.
- När du har laddat upp ett dokument kan du välja ”Arbetsflöden” och ”Bots” för automatisering.
- I ”Arbetsflöden” kan du infoga en autostartutlösare från alternativet ”Lägg till autostart”.
- Dessa kan vara från SharePoint, Google Sheets Update, Schemalagd start med mera.
- Du kan nu lägga till ett nytt steg för att tilldela en mottagare i arbetsflödet.
- Om du behöver godkänna ett dokument från flera chefer kan du lägga till en ny filial och sedan lägga till nya steg.
- Börja sedan lägga till några bots för automatisering av uppgifter som att fylla i SharePoint-filer, exportera till PostgreSQL, spara i Dropbox etc.
- Klicka på ”Fortsätt” för att skicka flödet till de mottagare som du har lagt till i avsnittet ”Arbetsflöde”.
Användningsområden för airSlates arbetsflöde
Du kan behöva airSlate om ditt företag är verksamt inom någon av följande branscher:
- Utbildning: Kursansökningar, ansökningar om studiemedel, önskemål om programändring med mera.
- Myndigheter: Registrering av klagomål, korrigering av klagomål, förfrågningar från medborgare, utfärdande av intyg med mera.
- Försäkring: Ansökan om försäkringar, behandling av skadeanspråk, granskning av avtal med mera.
- Hälsovård: Patientregistrering i RCM-systemet (Enterprise Revenue Cycle Management), hantering av journaler med mera.
Det här är inte en fullständig lista över branscher. Ytterligare branscher inkluderar bygg, bemanning, IT-tjänster, konsultverksamhet, bank, finansiella tjänster, juridik, resor, e-handel med mera.
Prissättning för airSlate
En utvärdering av de olika prisplanerna för programvara för arbetsflödesautomatisering visar att airSlate är det mest kostnadseffektiva verktyget för arbetsflödesautomatisering som finns. För det första är en nästan fullständig version tillgänglig för dig och ditt team helt kostnadsfritt i 30 dagar.
Efter utvärderingsperioden kan du, om du gillar produkten, teckna antingen ett ”Basic”-abonnemang (36 USD/flödesskapare per månad) eller ett ”Business Cloud”-abonnemang (50 USD/flödesskapare per månad). Du kan spara pengar med en årlig prenumerationsplan.
Vi rekommenderar ”Business Cloud”-abonnemanget, eftersom det ger dig obegränsad tillgång till alla funktioner, produkter, bots och integrationer.
Alternativ till airSlate
En utvärdering av en företagsapplikation är inte komplett utan att jämföra den med liknande applikationer. Låt oss därför ta en titt på följande alternativ till airSlate, för att avgöra hur robust airSlate är jämfört med sina konkurrenter:
Avocaado
Avokaado är ett verktyg för livscykelhantering av kontrakt, tillsammans med vissa funktioner för automatisering av dokumentflöden. Det ger teamet en delad arbetsyta för alla dokument, vilket gör samarbete, godkännanden och e-signering enklare. Verktyget erbjuder en gratis användningsplan, men den är inte effektiv för företag.
Document360
Document360 är en kunskapsbasplattform för självbetjäning med vissa funktioner för automatisering av dokumentflöden. Med det här verktyget kan du bygga en robust intern eller extern kunskapsbas som hjälper företagets kundtjänstrepresentanter.
Dessutom kan du automatisera vissa delar av kunskapsbashanteringsprocessen med tredjepartsintegrationer. Du kan använda verktyget gratis för upp till 5 team för kunskapsbasändamål, men för dokumentautomatisering behöver du fortfarande airSlate.
Slutord
Här har du fått en genomgång av grunderna för automatisering av arbetsflöden och dess betydelse för din verksamhet. Du har också fått detaljerad information om airSlates programvara för arbetsflödesautomatisering för verksamheter som hanterar stora mängder dokument.
Vår slutsats är att airSlate är en komplett programvara för automatisering av dokumentflöden för alla typer av företag, oavsett om det handlar om små, medelstora, nystartade eller stora företag. Den har dessutom de moduler och den kapacitet som krävs för verksamheter på företagsnivå.
Du kanske också är intresserad av de bästa plattformarna för automatisering av arbetsflöden och integration för företag eller personligt bruk.