Slösa inte tid och resurser på att skriva ut, scanna och faxa dokument när en digital signatur är en enkel lösning.
I en tid då distansarbete blir allt vanligare, har digitala signaturer blivit en viktig faktor för företag som verkar över nationsgränser. Digitala signaturer är både säkra och juridiskt bindande, vilket möjliggör för företag att snabbt och smidigt underteckna kontrakt digitalt.
Före e-signaturernas intåg lade företag världen över enorma summor tid och pengar på att hantera pappersdokument. Men fysiska dokument har fler nackdelar än bara hanteringskostnader; de är även osäkra. Pappersdokument kan lätt försvinna, skadas, förfalskas eller manipuleras.
Dessutom förändras våra affärsbehov i den digitala eran ständigt. Att ersätta pappershantering med effektiva och smidiga digitala alternativ verkar vara den enda framkomliga vägen.
Vad är e-signaturer?
E-signaturer är en digital motsvarighet till handskrivna underskrifter. Även om tidsbesparing är en av de främsta fördelarna med e-signaturer i dagens snabba tempo, är det inte den enda.
De är praktiska, säkra och har juridisk giltighet. Faktum är att de ger högre säkerhet än traditionella signaturer, vilket minskar risker och skyddar både individers och företags intressen.
Hur digitala signaturer fungerar
När du signerar ett dokument via en leverantör av digitala signaturer används en matematisk algoritm, baserad på PKI-protokollet (public key infrastructure), för att generera två nycklar: en privat och en offentlig.
Den digitala signaturen skapas med din privata nyckel när du signerar dokumentet, antingen genom att skriva eller rita. Hur skapas den privata nyckeln?
Den matematiska algoritmen bearbetar din information och skapar en så kallad hash. Denna information krypteras, och resultatet är din privata nyckel, vilket i princip är din e-signatur.
När mottagaren får dokumentet, har de tillgång till en kopia av din offentliga nyckel. Men hur kan de kontrollera att signaturen är din och giltig? Den offentliga nyckeln används för att jämföra hashvärden och avkryptera informationen för att bekräfta e-signaturens äkthet. Om värdena inte matchar, är e-signaturen ogiltig.
Digitala signaturer är också kopplade till elektroniska certifikat, som innehåller personuppgifter som namn, e-postadress och plats, för att säkerställa att e-signaturen verkligen är din.
Hur är digitala signaturer juridiskt bindande?
Leverantörer av e-signaturlösningar använder PKI-protokollet och datakryptering för att säkerställa integritet. För att uppfylla lagkrav följer de lagar om elektroniska signaturer, som till exempel Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.
De följer även flera branschstandarder, som General Data Protection Regulation (GDPR), International Standard for Information Security (ISO 27001) och System and Organizations Control (SOC) under AICPE.
Dessa regler och standarder gör digitala signaturer juridiskt bindande. Det är dock viktigt att notera att kraven kan variera från land till land.
Användningsområden för e-signaturer
Digitala signaturer använder flera lager av krypteringsteknik för att garantera minimal dataförlust och minska risken för förlust, manipulation eller förfalskning av dokument. Med dessa fördelar i åtanke, här är några exempel på hur e-signaturer kan öka produktiviteten i olika team:
| Team | Användningsområden |
| HR | Onboarding, medarbetarutvärderingar, sekretessavtal etc. |
| Sälj & Marknadsföring | Skatteunderlag, inköpsavtal, agentavtal etc. |
| Juridik | Sekretessavtal, kontrakt, regelefterlevnad, dispenser etc. |
| Redovisning | Skatteunderlag, inköpsavtal, agentavtal etc. |
| IT | Fakturor, utgiftsrapporter, godkännande av policyhantering etc. |
| Finans | Kontrakt, förslag, beställningar, offerter, specialerbjudanden, releaseformulär och PR-godkännanden etc. |
| Inköp | Överföring av tillgångar, godkännanden, systemändringar etc. |
E-signaturer är användbara för alla branscher och företag, oavsett storlek. Här är några branschspecifika exempel:
- Försäkring
- Fastigheter
- Tillverkning
- Sjukvård
- Högre utbildning
- Ideella organisationer
- Detaljhandel
- IT/Teknik
- Reklam
- Myndigheter
Alla dessa branscher kan dra nytta av e-signaturer för att effektivisera processer som onboarding, personalhantering, distribution, fakturering, offerter, förslag, sekretessavtal och kontrakt.
Digitala signaturer med PandaDoc
Det finns många leverantörer av e-signaturer på marknaden, så hur väljer man rätt? Om du inte väljer en leverantör som följer lagen, kan du riskera juridiska problem.
Ett alternativ är PandaDoc, en av de ledande leverantörerna av digitala signaturer, som används av över 50 000 användare. De uppfyller kraven för AICPE:s SOC, GDPR och PKI, vilket säkerställer att dina signaturer är säkra och juridiskt bindande.
PandaDoc erbjuder även avancerade funktioner för dokumenthantering, inklusive Contract Lifecycle Management (CLM), vilket skiljer dem från enklare verktyg.
Med deras omfattande programvara för dokumentautomatisering kan du minska tid och kostnader samtidigt som du bygger värdefulla relationer med dina kunder.
PandaDoc: Nyckelfunktioner
Förutom ett användarvänligt gränssnitt, utmärkt kundsupport och många integrationer, är PandaDoc känt för följande fördelar:
Obegränsade gratis signaturer
Med PandaDoc kan du e-signera dina dokument oavsett var du befinner dig. Du kan slutföra viktiga affärer med några få klick, samtidigt som du är säker på att din information är skyddad. De har även en mobilapp som hjälper dig att hålla koll på kontraktshantering.
PandaDoc påstår sig vara den enda e-signaturplattformen som låter dig ladda upp och signera ett obegränsat antal dokument med sitt kostnadsfria abonnemang.
Prioriterar integritet och säkerställer regelefterlevnad
PandaDoc uppfyller kraven i UETA, ESIGN och HIPAA. Detta innebär inte bara att dokument som undertecknas med PandaDoc är lagligt bindande i ditt land, utan också att din personliga integritet skyddas.
Dessutom är PandaDoc AICPA SOC 2 Type II-certifierat, vilket visar att de följer de kriterier som American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) har satt upp. Varför är det viktigt?
När företag hanterar konfidentiell och känslig information, måste de följa strikta regler för att garantera sekretessen, integriteten och säkerheten för sina kunders data.
Men det finns mer!
Avancerad säkerhet
När du signerar ett dokument med PandaDoc får du ett elektroniskt certifikat som bevisar dokumentets äkthet. Det elektroniska certifikatet innehåller information om mottagarens namn, signatur, verifierad e-postadress och IP-adress, samt en tidsstämpel för signeringen.
För PDF-filer erbjuder PandaDoc en extra säkerhetsnivå genom att tillhandahålla en privat krypteringsnyckel för att kontrollera dokumentets äkthet.
Stöd för olika filtyper
Om du behövde använda olika plattformar för varje filtyp du behövde signera, skulle du förlora mycket tid, helt i onödan!
Med PandaDoc kan du signera PDF-filer, JPG-filer eller DOCX och samordna dem i ett enda arbetsflöde. PandaDoc stödjer formaten Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG och PNG.
Automatisk spårning av e-signaturer
PandaDoc prioriterar datasäkerhet, vilket är varför de har en automatisk funktion för spårning av e-signaturer. För varje signerat dokument finns en inbäddad granskningslogg som gör att du kan se vem som har tittat på, öppnat eller signerat dokumentet, samt när.
Detta är särskilt användbart när du hanterar flera dokumentsigneringar samtidigt. En automatisk spårningsfunktion ger dig kontroll och en fullständig överblick över händelseförloppet.
Med PandaDocs versionshistorik kan du enkelt växla mellan olika versioner av dina dokument och hålla koll på vem som har gjort ändringar och var.
PandaDocs toppfunktioner
För företag som vill effektivisera sina dokumentflöden, minska tiden det tar att avsluta avtal och förbättra avkastningen på investeringen, är PandaDoc mer än bara en e-signaturplattform. Här är anledningen:
#1. Signering & Spårning
- Aktivera signeringsordning: Om dina kontrakt eller förslag kräver flera signaturer, är detta mycket användbart. Du kan välja mottagare, tilldela roller (avsändare, klient, undertecknare), placera dem i rätt ordning och automatisera hela processen. PandaDoc skickar e-post när det är dags för någon att skriva under. Och du behöver inte övervaka processen manuellt.
- Skicka en signeringsförfrågan: Vill du få en signatur från någon i ditt företag eller från en kund? Med PandaDoc kan du skicka ut förfrågningar och automatisera processen med några få klick.
- Spåra dokument: Vill du veta om någon har signerat ett dokument eller inte? Du får aviseringar när de gör det. Dessutom hjälper en granskningslogg dig att spåra vem som har sett eller signerat ett dokument du har skickat.
#2. Automatiserat innehåll
- Lägg till platshållare för smart innehåll: Med smart innehåll minimerar du fel och sparar tid när du skapar dokument. Använd platshållare som påminnelser för dig och ditt team om vad som behöver inkluderas. Du kan även välja färdiga element som dina kollegor kan lägga till i specifika dokument/förslag.
- Anpassa ditt innehåll: Ta ditt arbetsflöde till nästa nivå genom att använda villkorat innehåll. Du kan skapa mallar med regler som hjälper dina avsändare att skräddarsy innehållet efter kundernas behov.
- Ange regler för att förbättra datainsamling: Du kan även ange villkorliga fält för att hjälpa mottagarna att navigera i dokumentet och enkelt hitta det de söker. Detta förbättrar kvaliteten på din datainsamling och anpassning avsevärt.
#3. Avancerade offerter
- Skräddarsy offerter för dina kunder: Låt teamet skapa personliga offerter för kunder utan att missa viktig information med hjälp av offertskaparen.
- Ange specifik prissättning: Du kan välja mellan fast, återkommande eller volymbaserad prissättning. PandaDoc hjälper dig även att ta emot betalningar via ACH-nätverket.
- Bädda in produktkataloger: Skapa en produktkatalog och infoga den i dina offerter när du behöver.
- Gruppera produkter i ett paket: Du kan också skapa produktpaket för att effektivisera försäljningen och göra dem enkla att dela.
Du kan även skapa en arbetsyta i PandaDoc för att fördela arbetet mellan olika team och hantera deras medlemmar och rättigheter. Dessutom kan du använda versionshistoriken för att spåra dokument och söka efter dem med hjälp av specifika filter.
Alla dessa PandaDoc-funktioner är tillgängliga med Business- eller Enterprise-planen. De hjälper dig att modernisera din verksamhet och bli av med tidskrävande, ålderdomliga metoder.
Prisplaner
PandaDoc har en gratisversion där du kan ladda upp och e-signera ett obegränsat antal dokument.
Mer avancerade funktioner som smart innehåll eller offertskapare är endast tillgängliga i premiumplanerna. Låt oss se vilka prisplaner PandaDoc erbjuder:
- Essential: $19 per användare/månad, faktureras årligen, med funktioner som dra-och-släpp-redigerare, granskningsspår, över 750 mallar och 24/7 support.
- Business: $49 per användare/månad, faktureras årligen, med CRM- och Zapier-integrationer, godkännandeflöden, innehållsbibliotek och anpassat varumärke.
- Enterprise: Anpassad prissättning med förnyelser, upplåsningar, obegränsade arbetsytor, anpassade roller och tillgång till QES, den säkraste formen av e-signaturer.
Smart Content eller Advanced Quote Builder kan läggas till som tilläggstjänster till din plan.
Hur användarvänligt är PandaDoc?
Du kan prova PandaDoc med en 14-dagars gratis provperiod och se om det passar ditt företag. När du har registrerat dig får du välja mellan att testa e-signering eller att automatisera ditt arbetsflöde.
E-signeringen ger dig möjlighet att ladda upp och signera filer, medan automatiseringen hjälper dig med kontraktshantering, dokumentframtagning, fakturering och offerter.
Allt du behöver är nära till hands
Med ett användarvänligt gränssnitt, förenklar PandaDoc saker ytterligare med sin navigeringsmeny på vänster sida. Här hittar du det mesta du behöver – dokument, mallar, formulär, innehållsbibliotek, kontakter, tillägg och rapportering.
Under dokument kan du se kommande förnyelser och kontrakt som snart löper ut, eller skapa ett nytt dokument.
Mallgalleriet innehåller över 750 mallar i olika kategorier, från formulär och fakturor till förslag. Oavsett vilken bransch ditt företag tillhör, har PandaDoc mallar som du kan anpassa.
Du kan även hitta formulär i olika stilar: avslappnad, modern eller enkel. Att skapa ett formulär är lika enkelt som att skapa ett dokument, tack vare PandaDocs dra-och-släpp-redigerare, som gör att du kan vara både snabb och kreativ.
Under formulär hittar du också innehållsbiblioteket, produktkatalogen och rapporteringen, förutom inkorgen, tilläggsbutiken och kontakter. Innehållsbiblioteket innehåller block som hjälper dig att skapa egna mallar och snabbt ta fram nya dokument.
I katalogen kan du enkelt skapa en produktkatalog. Du kan även använda PandaDocs avancerade rapporteringsverktyg, som versionshistorik och granskningsspår, för att hålla koll på dina dokument.
Skicka felfria förslag på några minuter
På startsidan kan du hålla dig uppdaterad med din aktivitet och med vad som händer på din arbetsyta. Om du vill skicka ett snabbt förslag, dokument, kontrakt eller faktura, väljer du en mall, anpassar den och lägger till en mottagare. Så enkelt är det att använda PandaDoc.
Du kan lägga till olika typer av block med innehåll, från text och tabeller till rich media. Du kan också beskriva de fält som mottagaren ska fylla i direkt under. Om du vill lära dig hur du bäst använder verktyget, kan du boka en demo med PandaDoc-teamet.
Slutsats
Med sitt helhetsgrepp, användarvänliga gränssnitt och support via livechatt, har PandaDoc mycket att erbjuda. Dra-och-släpp-redigeraren är ett kreativt verktyg och, tillsammans med specialiserade signeringsordrar och anpassningsverktyg, bidrar PandaDoc till att öka avslutstiderna med 28%.
Om du är osäker, testa den kostnadsfria e-signaturfunktionen som är idealisk för nystartade företag, småföretag och privatpersoner. Om du är nöjd kan du alltid testa en premiumversion under 14 dagar och därefter byta till en mer passande plan.
Därefter kan du även titta på andra e-signaturlösningar för personliga och affärsdokument.