Känner du dig osäker på flödesschemasymboler? Denna omfattande guide kommer att göra dig till en expert på att skapa flödesscheman på nolltid!
Ofta använder företag eller akademiska grupper flödesscheman för att visualisera komplexa procedurer i en lättförståelig struktur.
Flödesscheman har varit en del av affärs- och akademiska system sedan 1921, då Lillian Gilbreth och Frank Gilbreth introducerade detta verktyg för processvisualisering för American Society of Mechanical Engineers (ASME).
En vanlig utmaning för alla som skapar flödesscheman är användningen av olika symboler. Dina flödesscheman kommer inte att hålla professionell standard om du inte använder standardiserade symboler.
Denna artikel kommer att utforska de vanligaste flödesschemasymbolerna som du kommer att stöta på i olika diagram- och processvisualiseringsprojekt. Du kommer även att lära dig grunderna, inklusive definition och arbetsprocess. Låt oss dyka in direkt!
Vad är ett flödesschema?
Ett flödesschema är ett grafiskt diagram som illustrerar ett system, affärsflöde, datoralgoritm eller process. Du kanske redan använder flödesscheman för att dokumentera, planera tekniska eller icke-tekniska system, skapa studieplaner, förbättra befintliga metoder eller kommunicera idéer.
Det är ett populärt verktyg för att presentera komplexa metoder eller vägar i lättfattliga diagram som kan förstås av både de inom och utanför området.
Flödesscheman använder sig huvudsakligen av ovaler, rutor, diamanter, rektanglar och många andra former för att markera olika steg i processen eller arbetsflödet. Tillsammans med dessa symboler behövs även flödeslinjer eller pilar som sammanbinder symbolerna för att definiera en ordning eller ett flöde.
Precis som flödesscheman använder flera symboler och sekvenskonventioner kan de också variera i design, från datorgenererade komplexa scheman med flera sekvenser till enkla handritade enkelsekvensscheman.
En intressant aspekt med flödesscheman är att de är vanliga inom både icke-tekniska och tekniska områden. Till exempel kan en bildkonstnär och en mjukvaruutvecklare använda flödesscheman för att planera sina projekt.
Vanliga flödesschemasymboler
Start/slut
För att markera början och slutet av ett flödesschema använder du en terminator-symbol. Den ser ut som en oval eller en kapsel. Ofta finns orden Start och Slut inuti terminator-formen.
Denna form representerar också resultatet av ett flödesschema. I ett komplext flödesschema kan det finnas flera start- och slutsymboler.
Inmatning/utmatning
Symbolen för datainmatning och -utmatning är i grunden ett parallellogram. Den används för att representera data som går in i och ut ur systemet.
Exempelvis är en kund som köper en produkt indata, och leveransen av produkten från lagret är utdata. Ibland kan Ja/Nej och Sant/Falskt användas för att skriva datoralgoritmer.
Manuell inmatning
Om din process eller algoritm kräver att användaren matar in data för att processen ska fortsätta, ska du använda symbolen för manuell inmatning.
En trapetsform kan användas för detta. Denna symbol är lämplig när kunder behöver ange inloggningsuppgifter eller betalningsinformation.
Pilar
Pilar eller flödeslinjer binder samman alla steg, som start, åtgärd, inmatning, utmatning, manuell inmatning, beslut, loop, dokument etc., i ditt flödesschema.
Heldragna linjer indikerar att data flödar från en symbol till en annan. Streckade linjer används för alternativa vägar. Parallella linjer kan användas för att specificera att data flyter synkront från ett steg till ett annat.
Åtgärd/process
En rektangel representerar varje åtgärd eller process i ett flödesschema. Du kan använda olika fyllningsfärger för att organisera olika processer i undergrupper.
Processymbolen innebär att en viss uppgift kommer att utföras i detta steg, och därefter fortsätter flödeslinjen till nästa symbol, vilket indikerar flödesschemats fortskridande.
Beslut
Beslutssymbolen är en diamantformad knapp i flödesschemat. Flödeslinjen från föregående steg leder in i en spets, och tre andra flödeslinjer utgår från andra spetsar till olika processer. Detta betyder att en annan processflödeslinje aktiveras beroende på beslutet.
Beslut kan vara Ja/Nej eller Sant/Falskt om det rör sig om en algoritm. Oftast finns det frågor som behöver besvaras för att komma fram till ett beslut.
Dokumentera
Dokumentsymbolen ser ut som en rektangel med en vågig kurva på ena sidan. Det är en annan typ av I/O-symbol för flödesscheman. Denna form används i processkartor för att ange inmatningen av ett dokument eller en rapport som leder till ett specifikt resultat.
Flera dokument
Denna symbol liknar den ovanstående dokumentsymbolen. Den enda skillnaden är att denna symbol representerar flera dokument staplade som mappar i ett arkivskåp.
Du kan använda den när det krävs inmatning av flera dokument. Alternativt kan du använda den när en process genererar många dokument.
Anslutning
Om ditt flödesschema är komplext och behöver fler sekvensanslutningar för att fortsätta, ska du använda kopplingssymbolen. Det är en enkel cirkel. Den används ofta som en kontakt på samma sida eftersom den kopplar samman symboler och sekvenser på samma sida.
För att koppla samman symboler eller sekvenser från olika sidor kan du använda en likbent, rätvinklig femhörning, även känd som länksymbolen.
Förberedelse
Förberedelse- eller initialiseringssymbolen skiljer mellan steg som utför arbetet och de som förbereder inför kommande arbete.
Denna hexagon-symbol används när ett inställningssteg behövs innan arbetsflödet fortsätter. Till exempel kan ett DevOps-projekt behöva distribuera ett nytt mjukvarupaket innan testfasen kan börja.
Sammanfoga
Sammanslagningssymbolen används för att ange steget där två eller flera listor och processer sammanförs. Den ser ut som en upp och nedvänd triangel eller en tratt där flera arbetsflödesgrenar kombineras till en.
Sortera
Sorteringssymbolen, som liknar en diamantform, används för att ange behovet av att ordna information i en specifik ordning enligt förutbestämda kriterier.
Använd den till exempel för att sortera produktfärg baserat på kundernas efterfrågan innan tillverkningssteget.
Subrutin
Symbolen för en fördefinierad process eller subrutin ser ut som en rektangel. Du kan använda den för att beteckna en procedur som är fullständigt dokumenterad i ett annat flödesschema.
Även om underprocessen är välkänd för dina teammedlemmar, använd inte denna symbol om inte processen är definierad någon annanstans.
Slingor
Det finns två typer av loop-symboler som kan användas i flödesschemat: manuell loop (rektangulär) och loop-limit (husliknande). Den första indikerar en kommando-sekvens som upprepas tills den stoppas manuellt, medan den andra anger var en loop ska stanna.
Dröjsmål
Du kan infoga en eller flera fördröjningssymboler om du förväntar dig en fördröjning i processarbetsflödet. Fördröjningssymbolen är en halvoval symbol. En fördröjning mellan två åtgärder eller symboler indikerar att vissa uppgifter behöver utföras under fördröjningen innan flödesschemat kan fortsätta.
Förråd
Det finns två lagringsrelaterade symboler i flödesscheman. Symbolen för datalagring ser ut som en cylinder som är skuren på mitten och indikerar ett steg där data lagras.
Symbolen för intern lagring ser ut som en kvadrat och används mest i flödesscheman för mjukvaruutveckling. Den betyder att data lagras i minnet under programmering.
Databas
Den liknar en magnetisk disk, som är en globalt erkänd databassymbol. Använd den för att indikera data som lagras i en lagringsenhet som stöder sökning, sortering och filtrering för användare.
Nu när du har lärt dig flödesschemasymbolerna, låt oss se hur detta visuella diagramkoncept fungerar.
Hur fungerar ett flödesschema?
Ett flödesschema fungerar genom att visualisera vilken process som helst på en tvådimensionell yta, oavsett om det är på papper eller digitalt. Diagrammet börjar vanligen med en start-symbol.
Därefter lägger du till symboler enligt din process, sammanbinder symbolerna med flödeslinjer och slutar slutligen med en besluts- eller stoppsymbol.
Om flödesschemat beskriver en enkel process är det ett enkelt flödesschema. De flesta verkliga flödesscheman som företag använder är dock komplexa eftersom det finns många sammanlänkade sekvenser innan det slutgiltiga beslutet.
Detta är en förenklad beskrivning av hur ett flödesschema fungerar. Det finns mer koncept och logik bakom. Till exempel ändras ritkonventionerna och hur man läser flödesschemat om man ändrar typ av flödesschema.
För att få en tydligare bild, låt oss först titta på de populäraste typerna av flödesscheman nedan:
- Flödesschema för skapande, godkännande, bearbetning och arkivering av dokument
- Flödesschema för data eller bearbetning
- Systemflödesschema
- Programflödesschema
- Flödesschema för beslutsfattande eller motivation
- Logiskt flödesschema för riskhantering
- Flödesschema för produktutveckling
- Flödesschema för processresultat
Låt oss nu ta dokumentflödesschemat som exempel. Det fungerar genom att visualisera flera kontroller över ett dokumentbearbetningsarbetsflöde med hjälp av olika flödesschemasymboler som Start, Inmatning, Utmatning, Manuell inmatning, Åtgärder, Förberedelse, Sammanfoga, Sortera, Loopar, Dröjsmål, Lagring och Slut.
Det slutliga diagrammet ritas från vänster till höger och läsaren ska också läsa det i denna riktning.
Dessutom gör flödesschemat följande när du skapar det genom att följa standardkonventioner för flödesscheman:
#1. Uppgiftsidentifiering
Det kräver att du identifierar alla uppgifter och skriver ner dem i ett anteckningsblock innan du börjar med flödesschemat. Utöver att rita en visuell process av en teknisk eller icke-teknisk idé får du också en grov projekttidslinje.
#2. Organisera processelement
Flödesschemat organiserar också alla material och resurser som ditt team kommer att använda när projektet startar.
#3. Sammanställning av information
Dessutom hjälper det dig att sammanställa all data du behöver för att rita processen i flödesschemaverktyget.
#4. Granska processflödet
Det ger dig, teamet och affärsintressenterna möjlighet att granska alla steg, kontroller, flöden, sekvenser etc. innan det första utkastet ritas.
#5. Översätta uppgifter till former
I grund och botten handlar ett flödesschema om att översätta processteg till visuella element. Relevanta former används för att representera steg som kunder som köper en produkt, ordergenerering, orderinmatning, ordergranskning, lagerkontroll etc.
#6. Improvisation
Efter det första utkastet kan ditt team ha ett nytt möte för att improvisera hela flödesschemat. I detta skede kommer ni också att upptäcka eventuella flaskhalsar i projektet.
#7. Kommunikation
Slutligen kommunicerar det planen kortfattat och visuellt till mottagaren.
Att manuellt rita ett flödesschema kan vara en utmaning och fördröja projektet. Det är praktiskt att använda onlineverktyg för att skapa flödesscheman. De flesta av dessa verktyg innehåller alla flödesschemasymboler som du kan behöva.
Webbappar för att skapa flödesscheman
Miro
Miro är ett verktyg för att skapa flödesscheman som kombinerar snabbhet och enkelhet. Plattformen har en mall för varje användningsfall, oavsett om du vill skapa ett flödesschema för dagliga rutiner eller projektarbetsflöden.
Med hjälp av dess ikonuppsättning, färgkodsberoenden och länkfunktioner kan du skapa diagram som ett proffs.
Creately
Creately är ett pålitligt alternativ för att visualisera processer och arbetsflöden. Det har funktioner som automatisk ritning och ett dra-och-släpp-gränssnitt för snabb flödesschemabyggnation.
Du kan välja bland över 1000 anpassningsbara mallar för att starta projektet. Dessutom erbjuder det videokonferenser och live musspårning för samarbete i realtid.
Lucidchart
Lucidchart hjälper dig att skapa flödesscheman med olika funktioner, inklusive anpassade former, dataimport och mer. Utöver ett enkelt gränssnitt har det också ett dynamiskt flödesschema-formbibliotek som består av alla nödvändiga former, symboler och simbanor.
Användare får också tillgång till avancerade flödesschemafunktioner som villkorlig formatering, åtgärdsknappar, datalänkar och externa länkar.
Slutord
Att använda rätt symboler i ett flödesschema visar att du behärskar konceptet fullt ut. Om du misslyckas med att infoga rätt symboler kanske affärsintressenten, klienten eller mottagaren inte uppskattar processflödesschemat.
Nu har du en komplett lista över flödesschemasymboler som du kommer att behöva använda framöver när du skapar flödesscheman. Denna artikel har också förklarat hur ett flödesschema fungerar så att du kan rita professionella flödesscheman som publiken kommer att uppskatta.
Du kan även vara intresserad av start-stopp-fortsätt-retrospektiv för processförbättringar.