Ställs du regelbundet inför många frågor och tvivel gällande din onlinebaserade mjukvara?
Om svaret är JA, kan det vara så att du har användare som ännu inte fullt ut förstår din produkt och därmed inte utnyttjar dess potential fullt ut.
Att ständigt motta frågor om din programvara kan ta upp en stor del av supportens tid och resurser, vilket i sin tur kan leda till utbrändhet hos supportpersonalen. För att underlätta för ditt supportteam och undvika detta scenario, kan du överväga att utveckla en onlinebaserad dokumentation för din mjukvara.
Vad innebär onlinebaserad dokumentation?
Onlinebaserad dokumentation fungerar som en manual eller guide som hjälper användare att förstå vad produkten är avsedd för och beskriver dess funktioner steg för steg. Den kan även ge användarna insikt i de olika sätt som produkten kan hjälpa dem att maximera dess potential.
Du har möjlighet att inkludera bilder, videoklipp, produkt-GIF:er och annat för att illustrera hur olika funktioner aktiveras och används. Omfattningen av dokumentationen kan variera beroende på komplexiteten hos mjukvaran. För vissa produkter kan dokumentationen fungera som en FAQ-sektion, medan det för andra kan likna en djupgående genomgång av produkten.
Hur fungerar onlinebaserad dokumentation?
Det finns flera sätt på vilka ett verktyg för onlinebaserad dokumentation kan fungera. Här följer en sammanfattande lista som hjälper dig att utvärdera hur detta kan vara till hjälp när det väl implementerats.
- Fungerar som ett centraliserat lagringssystem: Du kan säkert lagra all produktrelaterad information och ge både kunder och supportteam central tillgång till denna, som de kan använda när de har frågor om en specifik funktion eller dess användning.
- Sparar tid och kraft: Genom att skapa ett centralt lager av produktinformation hjälper du både kunder och supportrepresentanter att spara tid och energi i sökandet efter rätt lösning. Du kan också minska risken för frekvent utbrändhet och låta supportteamet fokusera på mer akuta ärenden.
- Ökar engagemang och bibehållning: Verktyg för mjukvarudokumentation kan även hjälpa till att öka kundernas engagemang i varumärket under hela deras användarresa. Kunder slipper söka efter svar gällande produkten eller dess funktioner på andra ställen på internet. De återvänder till den resurs du har skapat och behåller kontakten med varumärket. Detta är ett effektivt sätt att hålla kunderna engagerade och bibehålla dem.
- Erbjuder djupgående produktkunskap: Från installationsprocessen till alla funktioner, kan du hitta allt i den onlinebaserade dokumentationen. Du kan även se när den senaste versionen släpptes och hur den skiljer sig från tidigare utgåvor. Detta kan vara till hjälp för potentiella kunder i deras beslutsprocess, då det även kan innehålla användarfall och fallstudier från olika branscher.
- Förbättrar kundsupportupplevelsen: En av de största fördelarna med att ha en onlinebaserad dokumentation är den förbättrade kundsupportupplevelsen. Du kan hjälpa ditt team att spara tid genom att direkt guida kunder till en lösning som besvarar deras frågor utan väntetid eller förväntan på ett e-postmeddelande.
Hur väljer man rätt lösning för onlinebaserad dokumentation?
Att ha en förståelse för vad onlinebaserad dokumentation innebär och hur det gynnar en organisation är inte tillräckligt för att välja det mest lämpliga verktyget. Följande kriterielista kan vara till hjälp. Här är några aspekter som ett företag bör fokusera på när de väljer ett verktyg för onlinebaserad dokumentation.
#1. Intuitiv redigerare
En enkel, men ändå funktionsrik, redigerare är ett måste när du letar efter verktyg för mjukvarudokumentation. Det är inte ovanligt att flera personer redigerar en och samma artikel samtidigt. Därför är det avgörande att alla kan se vem som gör vilka ändringar i artikeln.
#2. Intelligent sökfunktion
Sökfunktionen är en central del av alla dokumentationsplattformar. Inget är mer frustrerande än en besökare som lämnar din onlinebaserade dokumentation besviken efter bara några minuter, på grund av att de inte hittar rätt information eller produkt, trots att du har den tillgänglig. En intelligent sökfunktion kan spara tid för användarna och hjälpa dem att snabbt finna svar. Sökfunktionen bör stödjas av taggar, relaterade sökord och andra relevanta funktioner.
#3. Djupgående analys
Det är viktigt för alla företag att utvärdera hur väl deras onlinebaserade dokumentation tas emot av kunder/potentiella kunder. Därför är det viktigt att undersöka om din kunskapsbasprogramvara möjliggör spårning av följande mätvärden:
- Sidvisningar
- Mest besökta artiklar
- Misslyckade sökningar
- Återkoppling på varje artikel
- Avvisningsfrekvens
- Genomsnittlig tid spenderad på artiklar
- Nya kontra återkommande kunder
Listan kan göras lång. Men om en mjukvarulösning erbjuder dessa typer av mätvärden, bör du definitivt överväga den.
#4. Säkerhet
De tillgångar som läggs till i en kunskapsbas, som till exempel produktinformation, videor och bilder, är av stor betydelse för alla organisationer. Att skydda dessa tillgångar bör därför vara prioritet när du letar efter den bästa mjukvaran för onlinebaserad dokumentation. Här är några frågor du kan ställa till tjänsteleverantören innan du fattar ett beslut:
- Vilken strategi har ni för att skydda mot obehörig åtkomst?
- Använder ni brandväggar eller tvåfaktorsautentisering för att skydda data?
- Hur säkerställer ni datakonfidentialitet?
Dessa frågor hjälper dig att få klarhet i hur tjänsteleverantören hanterar datasäkerheten för sina användare.
#5. Versionshantering
Har plattformen stöd för versionshantering?
Som ett produktföretag är det viktigt att du har möjlighet att dokumentera produktutvecklingen. Användare kan ansluta till din produkt i olika utvecklingsstadier. De kan behöva gå tillbaka till äldre dokumentation för att få en bättre förståelse för en specifik produktfunktion. Versionshantering är inte bara värdefullt för slutanvändare, utan även för produktutvecklingsteamet.
Plattformen bör därför stödja versionshantering med en tidsstämpel.
#6. Arbetsflödeshantering
Din kunskapsbas bör ge dig fullständig åtkomstkontroll för att möjliggöra effektiv arbetsflödeshantering. Som administratör bör du till exempel kunna tilldela olika roller till de personer som har tillgång till programvaran för att skriva och redigera. De som skriver artiklarna bör ha begränsad åtkomst, medan de som redigerar artiklarna bör ha mer kontroll.
#7. Anpassningsmöjligheter
Som vi vet bidrar anpassningsmöjligheter till användarnas tillfredsställelse och förtroende för ditt varumärke. Detta gäller även din dokumentationssida. När en användare hamnar på din dokumentationswebbplats ska de känna att det är en del av ditt varumärke. Plattformen bör ge dig möjligheten att anpassa dokumentationswebbplatsen, inte bara med logotyp och favicon, utan även med egen domän, anpassad URL och design.
Här är några av de mest effektiva verktygen för onlinebaserad dokumentation.
Även om tipsen för att välja mjukvara för onlinebaserad dokumentation är bra att ha, är det även bra att ha några alternativ för att snabbare komma igång med sökandet efter det bästa verktyget. I detta avsnitt presenteras de bästa lösningarna som kan hjälpa dig att skapa en komplett onlinebaserad mjukvarudokumentation utan problem.
Låt oss ta en titt!
Document360®
Document360 erbjuder en komplett lösning för onlinebaserad dokumentation, vilket inkluderar funktioner som enkel sökning, kategorihanterare, tagghantering, artikelmallar och mycket mer. Genom sitt dra-och-släpp-gränssnitt kan du enkelt ordna kategorier och underkategorier i den önskade ordningen.
Det är inte allt. Document360 har även AI-driven sökning, privat hosting, versionshantering, säkerhetskopiering och återställning, m.m. Den rika redigeraren är även värd att utforska, där du kan välja mellan en Markdown- och en WYSIWYG-redigerare.
Det ger dig fullständig anpassning av din dokumentationswebbplats och med hjälp av artikelbeskrivningar kan du lägga till kärnan i artikeln, vilket underlättar för snabb sökning och SEO. Plattformen stödjer samarbete mellan redaktörer, medarbetare och utgivare. Du kan även konfigurera aviseringar för att ta bort eller uppdatera inaktuella artiklar.
Document360 kan integreras med ett brett spektrum av helpdesk-, chatbot- och CRO-tekniker, såsom Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack och många fler. Du kan även integrera med andra plattformar med hjälp av JavaScript-kodavsnitt.
Prisplanerna börjar på $99/månad.
Clickhelp
Clickhelp är ett verktyg för att skapa hjälpdokumentation som hjälper dig att skapa mjukvarudokumentation utan problem. Denna molnbaserade lösning är känd för att effektivisera samarbetet mellan dokumentationsteam. Det gör att teamet kan spåra ändringar och göra ytterligare förbättringar efter godkännande av den som skriver och redigerar dokumenten.
Plattformen hjälper dig även att förbättra innehållet genom att ge detaljerad insikt om hur artiklar presterar med hjälp av rapporter. De som är osäkra på datamigrering från plattformar som MS Word, HTML, CHM m.fl. kan lägga sina farhågor åt sidan. Clickhelp specialiserar sig på datamigrering från dessa och andra plattformar. Dessutom gör det användarvänliga gränssnittet konfigurationen enkel.
Prisplanerna börjar på $55/månad.
Confluence
Confluence hjälper, likt andra onlinebaserade dokumentationslösningar, användare att skapa mjukvarudokument som kan organiseras i olika kategorier. Denna sidstruktur möjliggör avancerad sökning och hjälper därför kunderna att snabbare hitta relevanta artiklar.
Utöver detta kan du samarbeta internt med andra team för att säkerställa att innehållet är korrekt och av hög kvalitet. Detta ger även möjlighet att dela kontoåtkomst med de team som är en del av skriv- och redigeringsprocessen.
Den betalda planen börjar på $55/månad.
Nuclino
Nuclino är ytterligare ett mjukvarudokumentationsverktyg som kan vara värt att överväga när du letar efter den bästa lösningen på marknaden. Denna tjänsteleverantör påstår sig hjälpa sina användare att göra innehållet mer levande med kreativa tillgångar som bilder, videor m.m. Nuclino har även funktioner som automatisk sparning, vilket hjälper dig att spara ditt innehåll medan du bygger din mjukvarudokumentation.
Utöver detta hittar du även funktioner som snabbsökning, vilket hjälper kunderna att snabbt hitta relevanta artiklar. Deras över 40 integrationer kan också vara mycket användbara, då de kan effektivisera ditt arbete och hjälpa dig att planera framtida artiklar kring produktuppdateringar och funktionsförbättringar.
Prisplanerna börjar på $5/användare/månad.
DocuWare
DocuWare är känt för sina framstående funktioner som Optical Character Recognition (OCR), vilket hjälper användarna att konvertera bildtext till data. Detta hjälper användarna att lägga till relevant data snabbare och göra den tillgänglig för sina kunder.
Du kan även spåra versioner av befintliga dokument. Detta hjälper dig att övervaka det faktiska innehållet som publiceras i den ursprungliga versionen samt de ändringar som görs i samband med varje ny produktuppdatering.
Read the Docs
Read the Docs är en teknisk dokumentationslösning som möjliggör skapande och lagring av supportartiklar kring din mjukvara helt kostnadsfritt. Leverantören påstår sig erbjuda sina dokumentationstjänster kostnadsfritt. Du kan hantera flera versioner av dina dokument på ett effektivt sätt.
Du behöver heller inte oroa dig för att betala per användare. Du kan ha hur många användare som helst för att hantera din mjukvarudokumentation. Det enda som kan vara negativt är att plattformen visar annonser. För att erbjuda kostnadsfria tjänster, finansieras plattformen av annonser. Användare som väljer den kostnadsfria versionen kan därför stöta på flera annonser, eftersom deras konton inte är reklamfria. De som föredrar att slippa annonser kan betala 5 USD/projekt.
GitHub
GitHub är mest känt för att hjälpa utvecklare att logga sina programmeringsdagar i sina profiler. Om en profil mestadels är grön, betyder det att utvecklaren har kodat regelbundet och uppdaterat sina framsteg. Dock är det inte alla som vet att samma plattform även erbjuder mjukvara för dokumentation.
GitHub erbjuder GitHub Pages och till och med en wikiplattform för att skapa ditt centrala arkiv. Om du integrerar det med plattformar som Jekyll, kan GitHub Pages hjälpa dig att skapa komplett produktdokumentation utan problem. Notera dock att dokumentationen mestadels kommer att vara publik och inte privat. Dessutom krävs goda utvecklingskunskaper för att hålla dokumentationen igång.
Den betalda planen börjar på $19/månad.
Whatfix
Whatfix hjälper dig att skapa en komplett digital genomgång av din produkt. Med denna lösning kan du erbjuda interaktiv guidning om hur produkten fungerar. Du kan skapa komplett dokumentation, vanliga frågor m.m. med hjälp av programvaran.
Whatfix erbjuder även en detaljerad analysplattform. Den hjälper dig att mäta hur varje läsare interagerar med artiklarna i arkivet, vilket ger dig möjlighet att förbättra dessa för bättre resultat och konverteringar.
Dropbox Paper
Om du trodde att Dropbox endast var för lagring, är det dags att tänka om. Deras dokumentationsverktyg, Dropbox Paper, är välkänt som ett verktyg för samredigering. Det möjliggör både skapande och koordinering. Det är idealiskt för att skapa arkiv för både internt och externt bruk.
Det som är intressant är möjligheten att inkludera bilder, ljudfiler, videor och andra typer av media i artiklarna. Det som gör det svårt för många att välja detta verktyg är dess begränsade mappfunktion. Verktyget är gratis för de som redan har ett Dropbox-konto. Om du vill ha ett separat abonnemang rekommenderas du att kontakta deras team.
HelpDocs
HelpDocs är också ett av våra toppval. Precis som de andra verktygen i listan, erbjuder HelpDocs dig möjligheten att skapa dokumentation, lagra den med hjälp av deras tjänster och till och med övervaka hur väl de olika artiklarna presterar.
Denna programvara har även en dra-och-släpp-funktion, som hjälper dig att rangordna artiklarna baserat på deras relevans och sekvens i produkten. Det hjälper dig även att markera vissa artiklar separat i redigeraren, för författare eller produktteam. Dessa markeringar hjälper dem att identifiera vilka artiklar som behöver uppdateras för att förbättra prestandan och kundupplevelsen.
Prisplanerna för detta verktyg börjar på $46/månad.
Är du redo att välja det bästa verktyget för onlinebaserad dokumentation?
Är du orolig för att dina kunder inte förstår din produkt? Varför inte skapa en mjukvarudokumentation som hjälper dem att förstå dess syfte, funktioner och möjligheter?
Genom att bygga en komplett mjukvarudokumentation kan du se till att kunderna hittar alla svar om din produkt på ett och samma ställe. De slipper även kontakta supportteamet, vilket sparar både tid och energi. Att bygga dokumentation från grunden kan vara en utmanande uppgift och kräva många resurser från din sida. I sådana fall kan det vara en bra idé att använda en programvara för onlinebaserad dokumentation för att skapa hjälpdokument för dina kunder.
För att hjälpa dig att komma igång har vi listat de bästa alternativen som hjälper dig att påbörja din resa mot att välja det bästa verktyget för onlinebaserad dokumentation för ditt företag. Vi hoppas att detta är till hjälp!
Du kan också ta en titt på hur du skapar vacker API-dokumentation.