Att hyra ett molnredovisningssystem hjälper till att hantera, bokföra och skydda dina finansiella data med bättre effektivitet, kostnadseffektivitet och skalbarhet.
Saken är den att sättet som små och medelstora företag (SMB) hanterar sin ekonomi har förändrats drastiskt under åren. En stor del av denna förändring åstadkoms av molnredovisning.
Molnbokföring har inte bara hjälpt företag att avstå från gamla och eftersläpande redovisningssystem, utan det kan också motverka många ekonomiska problem förknippade med traditionella metoder.
Nuförtiden integrerar många företag långsamt molnredovisning för att dra maximal nytta av det och effektivisera sitt finansiella system.
Det hjälper dig att hantera allt online, inklusive alla ekonomiska aspekter som typiska små och medelstora företag arbetar med.
I den här artikeln kommer jag att diskutera molnredovisning och dess fördelar för små och medelstora företag.
Innehållsförteckning
Vad är molnredovisning?
Cloud accounting är en onlinebokföringstjänst som hjälper dig att komma åt och hantera all din ekonomi över internet. Istället för att ha bokföringsprogram på din dator kommer du att ha programvaran i en molnplattform.
Molnredovisning är i grunden ett Software as a Service (SaaS)-program som erbjuds som en prenumerationsmodell, och du behöver bara betala en månatlig prenumerationsavgift. Denna programvara liknar alla populära traditionella bokföringsprogram som används på din dator för att hantera din ekonomi.
Därför kommer du inte att stöta på problem under bokföringen eller kämpa med processen efter övergången. Den enda skillnaden från den traditionella är att molnredovisningssystem finns på en fjärrserver, och du kan enkelt komma åt dem från vilken som helst av dina webbläsare.
Som ett resultat befriar det dig från besväret med att installera dem på varje dator för dina anställda och riskerna att förlora data i händelse av fel. Molnredovisning erbjuder mer flexibilitet och säkerhet eftersom redovisningsinformationen lagras i molnet och du kan komma åt den var som helst.
Dessutom hjälper det dig också att skapa en distribuerad arbetsstyrka; din anställde skulle bara behöva internet för att fungera med samma programvara som alla andra.
Fördelar med Cloud Accounting
Många små och medelstora företag drar nytta av molnredovisning eftersom det hjälper dem att ta itu med många problem relaterade till traditionell redovisning. Några av de många fördelarna med molnredovisning inkluderar följande:
#1. Enkel tillgänglighet
Det fina med molnredovisning är att du kan komma åt all din företagsekonomi från var som helst i världen, bara via ditt internet. Det är en av de största förmånerna eftersom du och ditt team inte kommer att vara begränsade till datorer för att komma åt dina ekonomiska data.
Det bästa är att mjukvara för molnredovisning är utformad för att tillgodose distribuerade anställda och distansarbete. Med delad åtkomst kan alla dina anställda komma åt den information som krävs när som helst utan att behöva öppna en kontorsdator.
Den enkla tillgängligheten säkerställer också en flexibel arbetsmiljö, och du behöver inte förlita dig enbart på en enhet för att arbeta.
#2. Kostnadseffektivitet
Molnredovisning kan vara kostnadseffektivt för små och medelstora företag med sin prenumerationsmodell. Du behöver bara betala ett standardbelopp på månadsbasis för att använda programvaran, och priset kommer att variera beroende på tilläggsfunktionerna och antalet åtkomster.
För traditionell bokföringsprogram, skulle du behöva betala en betydande kostnad i förskott. Dessutom måste du spendera mer för att hårdvaran ska köra den programvaran snabbt. Men molnredovisning löser detta problem och hjälper små och medelstora företag att välja ett redovisningsprogram och planera enligt deras budget.
#3. Sparar tid
När du integrerar molnredovisning i din verksamhet kan du spara mycket tid jämfört med traditionell programvara. All din ekonomiska information, som försäljning, transaktioner, köp och inkomst, kommer automatiskt att uppdateras från ditt konto till böckerna.
Du behöver inte manuellt lägga all information för bokföring eller spendera på Excel, manuellt pappersarbete och andra repetitiva uppgifter. På så sätt kan du spara tid och fokusera mer på framtida mål.
#4. Skalbarhet
Med manuellt ekonomiskt pappersarbete och klumpiga program var det utmanande för småföretag att skala upp eller ner. Molnbokföring löser dock problemet genom att anpassa och anpassa tjänster efter dina behov.
Så när verksamheten växer behöver du inte spendera mycket på att ta emot fler användare eller integrera ytterligare funktioner för att möta den ökade arbetsbelastningen.
Skalbarhet är lätt med SaaS-programvara eftersom du inte behöver spendera extra mycket på servrar och hårdvara.
#5. Användarvänlighet
Du kan vara en utmärkt företagare, men du kanske inte har goda kunskaper i redovisning och ekonomiarbete. Det är därför de flesta molnredovisningssystem är användarvänliga så att alla kan använda dem utan problem.
Dessa SaaS-program och deras intuitiva system och sömlösa design kan göra allt enkelt. Viktigt är att du inte oroar dig för att felaktigt mata in data när du exporterar ekonomisk data till din programvara eftersom dessa arbeten är automatiserade. Molnbokföring mildrar all obalans, redundans och andra ekonomiska problem och gör bokföringen problemfri.
#6. Gör systemet smart och organiserat
Mjukvara för redovisning i molnet är känd för att tillföra automatisering till din verksamhet, och den hjälper verksamheten att bli smart och organiserad. Den här programvaran organiserar alla dina finansiella data ordentligt och strukturerar dem så att det är lätt för dig och ditt team att komma åt dem.
Till skillnad från det traditionella tillvägagångssättet behöver du inte förlita dig på information som är registrerad på papper delvis, och det hjälper dig att göra kontoret smutsigt eftersom allt är tillgängligt i molnet. Oavsett om det är försäljnings-, transaktions- eller köpinformation kommer allt automatiskt att uppdateras på servern och återspeglas i din programvara.
#7. Förbättrad säkerhet
När du väl har flyttat din affärsstruktur till molnredovisning får du extra säkerhet för all din finansiella data. Dessa mjukvarusystem är laddade med olika säkerhetsfunktioner som kryptering vid källan, multifaktorautentisering, automatisk säkerhetskopiering, säker betalning och många andra funktioner.
Till skillnad från traditionell programvara är molnprogramvara mindre benägen för dataintrång och attacker från hackare, vilket säkerställer att din finansiella data är ordentligt skyddad. Dessutom förblir den här programvaran alltid uppdaterad med de senaste säkerhetsuppdateringarna och branschsäkerhetsstandarderna, vilket gör att du slipper säkerhetsrisker.
#8. Utökar räckvidden
En viktig anledning till att många små och medelstora företag använder molnredovisning är att det hjälper dem att utöka sin räckvidd och skapa strömlinjeformad kommunikation mellan medlemmarna eftersom alla har tillgång till realtidsdata.
Detta hjälper också till att bygga upp en god relation mellan revisorer och teammedlemmar och hitta sätt att nå dina mål. Det låter dig också integrera olika verktyg i din programvara, som CRM, projektorhantering och många andra.
#9. Att förbli konkurrenskraftig
När molnredovisning automatiserar många uppgifter ger det dig tid att fokusera på ditt företags tillväxt och ta hänsyn till andra frågor.
Dessutom låter det dig investera pengar och resurser i olika uppgifter, vilket hjälper organisationen att konkurrera med andra. Eftersom det effektiviserar många uppgifter, hjälper det dig att växa ditt företag och växa ifrån dina konkurrenter.
Funktioner att leta efter i Cloud Accounting Software
När du bestämmer dig för att integrera molnredovisningsprogramvara i ditt affärsekosystem måste du vara vaksam på den du väljer. Här är några funktioner du bör tänka på när du väljer en:
#1. Användarvänlighet
Användarvänlig programvara hjälper dig att arbeta med lätthet. Förutom din revisor kommer programvaran att användas av andra teammedlemmar, så det blir viktigt att ha en plattform som är lätt för dem att förstå och använda.
#2. Integration med andra verktyg
När du utökar din verksamhet måste du integrera andra finansiella verktyg för att effektivisera ditt arbete och hantera arbetsbelastningar. Så välj den programvara som hjälper dig att integrera de flesta viktiga verktyg som behövs för ditt arbete.
#3. Tillgänglighet för mobilappar
Välj den molnredovisningsprogramvara som kan ge dig en mobilapp för sömlös åtkomst.
Att ha en mobilapp för din programvara kommer att öka användarvänligheten eftersom du kan komma åt varje uppdatering med ett tryck. För att leta efter kostnadsuppdateringar behöver du inte öppna din bärbara dator och logga in på ditt konto via din webbläsare.
#4. Lagerhantering i realtid
Programvaran ska inte bara ge dig tillgång till lager som har beställts utan ska ge dig tillgång i realtid till det återstående lagret på lagret.
Att ha tillgång i realtid är mycket viktigt eftersom du kan uppskatta din efterföljande försäljning och ackumulera lager i enlighet därmed. Det sparar mycket av ditt företags resurser och hjälper dig att effektivisera din lagerhantering.
#5. Teknisk support
Få människor anser det, men att ha programvara med bra teknisk support spelar en bra roll för att upprätthålla ditt arbetsflöde.
När du har en teknisk expert tillgänglig för all hjälp behöver du inte oroa dig för något fel eller problem du möter under arbetstid. Teknisk support bör vara tillgänglig 24/7, så alla användare som stöter på problem kan omedelbart få expertvägledning för att lösa problemet.
Låt oss nu prata om några populära molnredovisningsprogram som du kan välja för din organisation.
FreshBooks
När snacket om molnbokföringsprogram kommer kan du inte fortsätta utan att överväga FreshBooks. Det är ett populärt bokföringsprogram designat för frilansare och små och medelstora företag för att tillgodose deras ekonomiska krav. Den är också lämplig för andra branschtyper med betydande resurser för affärstillväxt.
Du kommer att ha tillgång till mycket forskning och rapporter från FreshBooks, vilket ger dig en djup inblick i marknaden och det aktuella scenariot. Detta molnredovisningsprogram ger dig tillgång till många funktioner, inklusive redovisning, bokföring, fakturering, kunder, uppskattningar, körsträcka, rapporter, förslag, projektledning, löner, etc.
För att göra programvaran överkomlig att prenumerera på har varumärket också kommit med fyra olika prenumerationsscheman – Lite, Plus, Premium och Select.
QuickBooks
Oavsett om du driver en tillverkning, ideell, detaljhandel, restaurang, juridisk eller någon professionell tjänst, kan QuickBooks förenkla din ekonomiska hantering. Det är en annan välkänd molnredovisningsprogramvara bland företagsägare som hjälper dig att spåra inkomster och beräkna din skatt i förväg.
Dessutom kan du hantera e-handel, räkningar, köra rapporter, hantera projekt, få skattededikation och göra många fler saker. QuickBooks ger dig också tillgång till många praktiska verktyg som fakturageneratorer, tidrapportkalkylatorer, lönekalkylatorer, resultaträkningsmallar, etc. Du kan till och med integrera dem i programvaran för att minska manuellt arbete.
Du får fyra prenumerationsplaner – enkel start, väsentlig, plus och avancerad för detta program, tillsammans med en 30-dagars gratis provperiod.
Salvia
Den populära mjukvaran för molnredovisning bland små och medelstora företag är Sage som har fått utmärkelser från många topporganisationer. Även om den huvudsakligen är utformad för att tillgodose nystartade företag och småföretag, kan programvaran användas inom olika branscher som kemi, grossistdistribution, konstruktion, mat och dryck, etc.
Till skillnad från andra erbjuder bokföringsprogramvaran några unika funktioner som:
- Sage Intact för avancerad ekonomihantering
- Sage X3 för operativ ledning
- Sage Fixed Assets för att spåra affärstillgångar
En bra sak med denna programvara är dess interaktiva instrumentpanel som låter dig förena all din data och bygga en ny instrumentpanel för dina krav och redigera dem från 200 förbyggda bilder.
Xero
Oavsett om du driver ett litet företag eller är bokhållare eller revisor är Xero redovisningsprogrammet du behöver för att förenkla ditt arbete. Xero är ett fullt utrustat molnbaserat bokföringsprogram som låter dig använda funktioner som spårprojektor, lönekörningar, bankavstämning och anspråk på utgifter för att utföra dina ekonomiska uppgifter.
Dessutom har varumärket utvecklat funktioner där du kan hantera kunder och reskontra, ordna efterlevnadsarbetsflöden och utföra många andra uppgifter. En av de stora fördelarna med Xero är dess förmåga att automatisera olika uppgifter och strikt datasäkerhet.
När du väljer Xeros prenumerationsmodell får du tre alternativ: Starter, Standard och Premium, där standarden anses vara värde för pengarna.
Slutord
Molnbokföringsprogram är framtiden; snart efter att ha lärt sig om dess fördelar kommer alla små och medelstora företag att börja använda den. Det är en klok investering eftersom du får fördelar som kostnadseffektivitet, skalbarhet, att utföra uppgifter effektivt, tillgänglighet och mer.
Så hyr en lösning för molnredovisning för ditt företag och njut av fördelarna själv. Välj också programvaran baserat på funktionerna, kostnaden och andra aspekter som diskuterats ovan.
Kolla sedan in redovisningsplattformen för onlinekurser för alla.