Microsoft Teams ger användare möjlighet att kommunicera direkt, enskilt, med kollegor inom teamet eller i gruppkonversationer i specifika kanaler. Oavsett kommunikationssätt, är det värt att notera att kontaktytan begränsas till personer inom den egna organisationen.
För att inkludera externa parter erbjuder Microsoft Teams två olika alternativ: gäståtkomst och extern åtkomst. Båda dessa funktioner kräver aktivering genom Microsoft Teams administrationscenter av en administratör eller teamägare.
Kommunikation med externa parter i Microsoft Teams
Med externa användare avses personer med e-postadresser som inte tillhör den domän som är kopplad till Microsoft Teams.
Om organisationen exempelvis använder e-postadressen @ditteamdoman.se, kan endast användare med adresser på denna domän adderas direkt till teamet. Samtliga e-postadresser utanför detta domännamn kategoriseras som ”externa”, vilket gör deras innehavare till externa användare.
Aktivering av extern åtkomst i Microsoft Teams
För att tillåta extern åtkomst i Microsoft Teams krävs följande:
- Administratörsbehörighet för teamet.
- Domännamnet för den externa användaren som ska läggas till.
Vi kommer nedan att använda domänen ’gmail.com’, vilket ger oss möjligheten att lägga till alla med en Gmail-adress som extern användare i Microsoft Teams.
Börja med att besöka Microsoft Teams administrationscenter.
Navigera i menyn till vänster och välj ”Organisationsomfattande inställningar” > ”Extern åtkomst”.
Klicka därefter på ”Lägg till domän”.
Ange önskat domännamn.
Bekräfta genom att klicka på ”Klar”.
Lägg till extern användare
Nu är du redo att bjuda in externa användare till Microsoft Teams. Om Microsoft Teams-appen är öppen, rekommenderas det att avsluta och starta om den.
Öppna Microsoft Teams-appen.
Gå till fliken ”Chatt”.
Klicka på knappen för ny konversation.
Ange den externa användarens e-postadress.
Välj alternativet ”Sök externt”.
Skicka sedan ett meddelande.
Viktigt: Den externa användaren måste ha ett Microsoft Teams-konto. Hen kan registrera ett gratis konto, men det är ett krav för att kunna kommunicera. Genom att skicka meddelandet skickas automatiskt en inbjudan till den externa användaren.
Extern användare kontra gästanvändare i Microsoft Teams
En extern användare har avsevärt mindre tillgång till ett Microsoft Teams-team jämfört med en gästanvändare.
En gästanvändare kan:
- Delta i möten.
- Se kanaler inom teamet.
- Skicka meddelanden i kanaler.
- Kommunicera med övriga teammedlemmar.
En extern användare kan:
- Endast chatta med den teammedlem som lagt till dem.
- Endast delta i direkta, enskilda chattar.
- Inte delta i möten eller se teamkanaler.
Sammanfattning
Extern åtkomst erbjuder färre funktioner jämfört med gäståtkomst. En administratör kan aktivera extern åtkomst för att underlätta kommunikation med personer utanför organisationen. Om funktionen däremot är inaktiverad av administratören, finns ingen möjlighet att kringgå detta. Det går alltså inte att kommunicera med externa användare om denna funktion inte är aktiverad.