Tidrapporteringssystem är ovärderliga verktyg för att generera löner, utföra redovisning, budgetera projekt samt fakturera kunder.
Tidrapporter utgör en grundläggande del i en välfungerande verksamhet för alla typer av företag. De fungerar som dokumentation av anställdas arbetade timmar.
Att redovisa anställdas debiterbara timmar kan vara en komplex uppgift som kräver noggrannhet. Trots det är det förvånande många företag som fortfarande använder sig av föråldrade metoder för att hålla koll på betalda timmar för sina anställda, distansteam och frilansare.
Det är tydligt att manuell tidsspårning är ineffektiv. Här är några av nackdelarna med att använda pappersbaserade tidrapporter:
- Pappersbaserade tidrapporter är ofta otillförlitliga och bristfällig spårning av minuter kan leda till betydande intäktsförluster.
- Med pappersrapporter är det svårt att omvandla tidsåtgången till produktivitetsmått, vilket ger en osäker bild av medarbetarnas effektivitet.
- Att hantera manuella tidrapporter kan bli överväldigande, och att gå igenom stora pappershögar blir ett tidskrävande slöseri.
- Det tar lång tid att granska manuella tidrapporter för att kontrollera beräkningarna och att generera fakturor och löner.
- Traditionella metoder för tidsspårning är mottagliga för mänskliga fel. Automatiserade system ökar däremot produktiviteten och minskar risken för fel.
Nu när du känner till de nackdelar som traditionella tidrapporter medför, är det dags att överväga att använda en tidrapportsmall som effektivt kan spåra dina anställdas arbetstid och spara både tid och pengar.
Låt oss undersöka varför en tidrapportsmall kan vara att föredra framför ett onlinebaserat tidsregistreringsverktyg.
- Tidrapportmallar är ofta gratis att ladda ner, vilket gör dem idealiska för små företag och frilansare som inte har råd med betalda molnbaserade alternativ.
- Många filformat är tillgängliga för tidrapportmallar, vilket ger flexibilitet att använda dem på olika plattformar. De är användarvänliga och kräver ingen teknisk expertis.
- Excel-baserade mallar har inbyggda formler för att snabbt utföra beräkningar, vilket gör dem till ett bra val för frilansare som behöver summera betalda timmar och timpriser vid fakturering.
- Frilansare kan uppleva svårigheter att synkronisera med olika tidsspårningssystem hos sina kunder. En gratis tidrapportmall erbjuder en smidig lösning för att hålla reda på arbetade timmar.
Sammanfattningsvis är en gratis tidrapportmall ett utmärkt alternativ för frilansare och småföretag. Här följer åtta av de bästa tidrapportmallarna som kan hjälpa dig att registrera arbetade timmar och skapa transparens i ditt arbete.
Clockify
Clockify är ett praktiskt tidsregistreringsverktyg som lämpar sig för företag, frilansare och de med hybridarbetsplatser som har både anställda på kontoret och på distans.
Clockify erbjuder kostnadsfria, utskrivbara tidrapportmallar i format som Word, Excel, PDF och Google Docs. Gratisversionen har inga begränsningar på teamstorleken. Det innebär att du kan lägga till obegränsat antal medarbetare och spåra deras debiterbara arbetstimmar och produktivitet i olika projekt.
Chefer kan enkelt ladda ner och anpassa dessa mallar enligt företagets riktlinjer. Clockify erbjuder flera varianter av tidrapportmallar:
- Månadsvis
- Varannan månad
- Veckovis
- Tvåveckorsperioder
- Dagligen – per timme
- Dagligen för arbetsledare
- Projekttidrapport: Denna är användbar för att övervaka projektets utgifter och varaktighet, vilket behövs vid fakturering. Projektmallen hanterar flera projekt och fångar upp tid per uppgift, utgifter, debiterbara timmar med mera.
Du kan ladda ner Clockify tidrapportmall gratis från deras webbplats i önskat format.
måndag
måndag är ett molnbaserat operativsystem som erbjuder en mall för arbetsscheman för att fördela uppgifter under veckoskift. Mallen förenklar schemaläggning och ger en överskådlig bild av projektet.
Att skapa arbetsscheman med hjälp av måndags veckovisa tidrapportmall är ett bra sätt att effektivisera schemaläggningen i organisationen. Den molnbaserade mallen är skalbar och kan anpassas till företagets storlek och avdelningar. Den är också flexibel och kan anpassas till företagets standarder, arbetsflöden, projekt och uppgifter. Du kan skapa ett veckoschema i tre enkla steg:
Välj en passande schemaläggningsmall från de intuitiva mallar som är skräddarsydda för att möta organisationens behov. Anpassa mallarna efter företagets policy genom att lägga till konkreta uppgifter och prioritera dem utifrån projektets krav. Dela sedan upp uppgifterna mellan teammedlemmarna. Därefter kan du följa upp statusen för uppgifter och projekt i varje steg.
Måndags mall för veckoskiftarbete möjliggör följande uppgifter.
Importera och exportera Excel-ark: Exportera arbetsschemat till Excel-format för vidare användning. Du kan även importera Excel-scheman till instrumentpanelen för att utöka funktionaliteten.
Hantera behörigheter: Du kan ge dina teammedlemmar skrivskyddad behörighet så att de kan se tilldelade uppgifter utan att kunna ändra schemat.
Utför sökningar: Sökfunktioner och avancerade filter gör det möjligt att snabbt hitta detaljer om anställda som arbetar under ett visst skift. Ange bara anställdas namn eller skiftuppgifter för att hitta nödvändig information.
Måndagens tidrapportmall är gratis för team med upp till två medlemmar. Om ditt team är större kan du välja en av de fyra premiumplanerna Basic, Standard, Pro eller Enterprise, med priser från 24 dollar per månad. Enterprise-planen kan anpassas efter dina behov.
Office 365 Tidrapport
Office 365 Tidrapport är ett enkelt och effektivt verktyg som är kompatibelt med SharePoint 2013, SharePoint 2016 och SharePoint Online inom Office 365. Excel-tidrapporten ger chefer möjlighet att enkelt spåra teammedlemmarnas tidsåtgång på olika uppgifter och projekt i SharePoint.
Office 365 Tidrapport är en lämplig mall för tidsregistrering för små företag, kontraktsanställda och frilansare. Den ger dem möjlighet att registrera och hantera arbetade timmar och övertid. Handledare kan granska och godkänna tidrapporter varje vecka. Mallen kan också användas för att spåra och jämföra effektiviteten hos enskilda teammedlemmar i ett projekt.
Denna Excel-baserade mall är anpassningsbar och registrerar enkelt anställdas in- och utklockningstider samt lunchraster varje dag i veckan. Chefer kan enkelt beräkna det totala antalet fakturerbara timmar genom att automatiskt separera ordinarie timmar och övertid.
Office 365 Tidrapport är enkel att redigera och tillgänglig på olika plattformar och enheter. Du kan exportera tidrapportmallar i Excel-, CSV- och PSD-format. Dessa format är användbara vid granskning, analys och fakturagenerering i framtiden.
Office 365 Tidrapport lagrar data i säkra SharePoint-instanser, vilket säkerställer att endast behöriga användare kan få tillgång till företagets konfidentiella data. Tack vare Power BI-integrationen kan Office 365 Timesheet även integreras med databassystem för anställda och ge ledningen värdefulla insikter i medarbetarnas prestation.
Den SharePoint-baserade Office 365-tidrapporten ger företagens anställda följande fördelar:
- Möjlighet att registrera dagliga fakturerbara timmar som utkast
- Lämna in utkast av tidrapporter varje vecka till chefer eller administratörer
- Redigera eller ändra utkast av tidrapporter innan de laddas upp
- Markera slutförda uppgifter som fakturerbara eller icke-fakturerbara
- Rapportera enkelt fakturerbara och icke-fakturerbara uppgifter
Office 365 Tidrapport hjälper också ledningen på följande sätt:
- Granska, godkänn, avvisa och kommentera inskickade tidrapporter
- Tilldela flera medarbetare till en chef
- Lägg enkelt till anställda och deras chefer i mallen
- Anpassa tidrapporten efter företagets behov
Standardversionen av Office 365 Tidrapport är gratis och kan laddas ner från Microsoft Templates webbplats.
ActiveTIME
ActiTime är en Excel-baserad tidsspårningsmall som ger företag möjlighet att hantera tid och projekt centraliserat. Den underlättar tidsregistreringsprocessen och gör den felfri genom att möjliggöra granskning av medarbetarnas prestationer, alla aktiva projekt och annan relaterad data.
Tidrapportmallen bidrar till att förbättra arbetsflödet genom att tilldela projektuppgifter till teammedlemmar. ActiTIMEs mall kan integreras med över 200 appar, såsom Trello, Asana, JIRA och GitHub.
ActiTIME erbjuder följande fördelar för sina användare:
- En plattform för att hantera teammedlemmar, projekt, kunder och fakturerbara timmar
- Ger underlag för att generera fakturor genom att klassificera fakturerbara och icke-fakturerbara uppgifter, timpriser med mera
- Hjälper till att granska prestationer hos teammedlemmar på distans och på arbetsplatsen
- Tillräckligt flexibel för att anpassas till företagets standarder
ActiTIME har olika varianter av tidrapportmallar där du kan välja den som passar bäst för ditt företag. Mallarna finns i flera filformat och är kostnadsfria.
- Dagligen
- Veckovis
- Tvåveckorsperioder
- Månadsvis
Du kan ladda ner samtliga ActiTime tidrapportmallar gratis från deras webbplatser i tre format – Excel, Google Sheets och PDF.
Toogl-spår
Toggl spår är en populär tidrapportmall som ger företag ett snabbt och tillförlitligt sätt att spåra arbetstid. Mallen hjälper företag att hantera tiden effektivare och registrera medarbetarnas arbetstimmar mer exakt. Toogl Track gör det möjligt att övervaka distansarbetande medarbetare.
Toogl Tracks tidrapportmall finns i de flesta format som Google Docs, Google Sheets, Excel-kalkylblad, Word-dokument och PDF-filer. Mallarna är flexibla och kan anpassas till olika verksamheter. Därför är de populära bland administratörer, anställda, frilansare och rekryterare.
Toogl Track erbjuder fyra varianter av tidrapportmallar:
- Dagligen
- Veckovis
- Tvåveckorsperioder
- Månadsvis
Dessa varianter minskar behovet av manuell anpassning för att passa företagets schema.
Toogl Tracks tidrapportmall erbjuder följande funktioner:
Enkel tidsregistrering: Mallen är enkel att använda och kräver ingen omfattande konfiguration. Klicka på en ny rad för att göra en ny post. Du kan växla mellan manuellt läge och kalenderläge.
Noggrann rapportering: Toogl Track ger dig möjlighet att spåra medarbetarnas prestationer. Du kan exportera rapporterna till CSV- och PDF-format för senare användning.
Sömlös integration: Toggl Tracks tidrapport kan enkelt synkroniseras med över 100 appar, vilket ger all information samlad på ett ställe i ordnat format.
Automatiserad spårning: Den molnbaserade mallen gör det möjligt att spåra dina applikationer för korrekt tidsrapportering.
Samtliga Toggl Track tidrapportmallar är kostnadsfria och finns tillgängliga på deras webbplats.
Klocka Det
Klocka Det är en programvara för onlinebaserad tids- och platsspårning som erbjuder tidrapportmallar för att övervaka och registrera anställdas in- och utklockningstider. Detta är ett enkelt sätt för små och medelstora företag att registrera närvaro och arbetstid för både interna och distansarbetande medarbetare.
Tidrapportmallarna kan hjälpa ledningen att automatisera arbetsflödet, registrera närvaro och generera rapporter för vidare analys.
ClockIt erbjuder flera varianter av tidrapportmallar som kan laddas ner i Excel- eller PDF-format samt Google Sheets.
- Månadsvis
- Veckovis
- Tvåveckorsperioder
- Dagligen för arbetsledare
- Projekttidrapport
ClockIts tidrapportmall är gratis och kan laddas ner som Excel-ark, PDF-fil eller Google Sheets.
Dovico
Dovico är ett tidsspårningsverktyg som erbjuder kostnadsfria tidrapportmallar i format som Excel-kalkylblad, Word-dokument och Google Sheets. Mallarna hjälper små företag att spåra anställdas närvaro, övertidstimmar och den tid som läggs på att utföra olika uppgifter och projekt.
Dovico erbjuder följande tidrapportmallar för att övervaka och spåra tid:
- Att göra-lista för tidshantering
- Veckotidrapportmall
- Daglig tidrapportmall
- Veckovis projekttidrapportmall med uppgifter (lämplig för anställda som arbetar med flera projekt)
- Veckovis tidrapportmall för anställda
Mallarna kan spåra betalda timmar, övertid, sjukfrånvaro och semester. Anställda kan summera sina timmar och signera tidrapporten innan de skickar in den till sin chef.
Samtliga versioner av Dovicos tidrapportmallar kan laddas ner gratis i valfritt filformat.
Hubstaff
Hubstaff är en enkel programvara för tidsregistrering som erbjuder lättanvända tidrapportmallar för att spåra betalda timmar. Du kan ladda ner mallarna som PDF-fil, Excel-ark, Word-dokument och andra Google-filformat. Du lägger till dina uppgifter och fortsätter sedan att registrera dina timmar under arbetets gång.
Följande tidrapportmallar är tillgängliga:
- Veckovis
- Månadsvis
- Tvåveckorsperioder
- Dagligen per timme
- Projekttidtabell
Hubstaffs tidrapportmallar kan laddas ner gratis från webbplatsen och kan användas direkt.
Sammanfattning
För att spåra arbetstid med precision bör du använda en av de tidrapportmallar som nämns ovan. Välj den som bäst passar ditt företags arbetskultur och standarder. Mallarna spårar noggrant de anställdas prestationer och underlättar hanteringen av betalda timmar, vilket minskar risken för mänskliga fel.
Du kan också vara intresserad av de bästa apparna för närvarospårning och de bästa tidsmätarna för team eller fullskalig programvara för personalhantering.