Kritiska vägenmetoden: En Djupdykning
Den kritiska vägenmetoden (CPM) är en viktig teknik inom projektledning som hjälper dig att identifiera de mest avgörande uppgifterna för att ett projekt ska slutföras framgångsrikt. Denna metod är grundläggande för att säkerställa att projektet håller tidsplanen.
Många som studerar management eller jobbar inom området stöter på konceptet kritisk väganalys. Det är inte ovanligt att man känner sig osäker på detta verktyg tills man får rollen som projektledare. Men i takt med att du hanterar verkliga affärsprojekt kommer du att inse hur viktig CPM är. Utan en gedigen förståelse för CPM riskerar projekten att drabbas av förseningar och problem med leverans.
Fortsätt läsa den här artikeln för att få en tydlig bild av hur kritisk väganalys fungerar. Du kommer också att lära dig om andra relaterade aspekter som kommer att vara värdefulla i affärsvärlden.
Vad är den Kritiska Vägenmetoden (CPM)?
Den kritiska vägenmetoden är en process där projektledaren definierar de nyckeluppgifter som är nödvändiga för att slutföra projektet inom utsatt tid. Det hjälper till att strukturera och planera uppgifter på ett effektivt sätt. Den kritiska vägen är den serie av uppgifter som tillsammans utgör den längsta möjliga tidslinjen för projektet.
Det är av yttersta vikt att dessa uppgifter slutförs i tid för att projektet i sin helhet ska hålla schemat. Förseningar i de kritiska uppgifterna kommer att leda till förseningar i hela projektet. CPM-analysen handlar framförallt om att kartlägga beroenden mellan uppgifter, fastställa de mest kritiska stegen i projektets tidsplan och beräkna den tid varje uppgift kommer att ta.
Denna teknik har varit ett värdefullt projektledningsverktyg i över sex decennier, sedan den introducerades i slutet av 1950-talet. Den skapades som ett svar på de ökande kostnaderna för projekt som orsakades av bristfällig planering. Idag är CPM ett standardverktyg för prioritering av uppgifter och projektplanering.
Viktiga komponenter i CPM-analys
Det finns ett etablerat tillvägagångssätt för kritisk väganalys. Det gör att projektledare och andra intressenter i olika branscher och länder lättare kan förstå CPM-nätverket för ett givet projekt. Ett standardiserat CPM-format måste innehålla följande element:
Tidigaste Starttid (ES)
ES visar det tidigaste möjliga ögonblicket som ett team kan starta en viss uppgift inom projektet. För att beräkna ES behöver du information om beroenden mellan uppgifter och deluppgifter.
Senaste Starttid (LS)
LS är den absolut sista tidpunkten som teamet kan starta en uppgift utan att riskera projektförseningar. Om en uppgift startar efter den senaste starttiden, är det stor risk för att projektet som helhet försenas.
Tidigaste Sluttid (EF)
EF indikerar den tidigaste möjliga tidpunkten då en uppgift kan slutföras. EF-värdet får man fram genom att ta hänsyn till den tidigaste starttiden samt hur lång tid uppgiften beräknas ta.
Senaste Sluttid (LF)
LF-värdet ger information om hur mycket en uppgift kan fördröjas utan att det påverkar det totala projektets tidsram. LF baseras på senaste starttiden och den beräknade varaktigheten av uppgiften.
Slack (Float)
Float, eller slack, beskriver hur mycket en uppgift kan försenas utan att det påverkar efterföljande uppgifter och projektets totala tidsplan. Kritiska väguppgifter ska ha noll slack.
CPM-Algoritmen
CPM-algoritmen beskriver hur nätverket av uppgifter ska byggas upp. Den består huvudsakligen av två delar:
Framåtpassering
Framåtpasseringen fokuserar på att beräkna den tidigaste starttiden (ES) och den tidigaste sluttiden (EF). Den använder ett nätverksdiagram över uppgifter och en uppskattning av tidsåtgången för varje aktivitet för att beräkna ES och EF för de kritiska uppgifterna.
ES för en uppgift kommer alltid att vara lika med EF för den uppgift som föregår den. Formeln för att beräkna EF är:
EF = ES + t (där t är uppgiftens beräknade varaktighet)
I slutet av nätverksdiagrammet ska du kunna se EF för den sista uppgiften i projektet. Denna tidsangivelse motsvarar den totala tidsperioden för projektet.
Bakåtpassering
Bakåtpasseringen ger dig möjlighet att beräkna värden för senaste sluttiden och senaste starttiden för alla projektuppgifter. På så sätt kan du räkna ut projektets totala tid och identifiera den kritiska vägen. Här är LF samma som EF för den sista uppgiften. Beräkningsformeln är:
LS = LF – t (där t är uppgiftens varaktighet)
Genom den här algoritmen kan du även beräkna LF för föregående uppgifter till den sista uppgiften. För detta kommer LF att motsvara ES för uppgiften som kommer direkt efter.
Hur man hittar den kritiska vägen med hjälp av CPM
#1. Samla alla projektuppgifter i en tabell. Använd med fördel en arbetsfördelningsstruktur för detta. Se till att alla uppgifter finns med, från start till slut.
#2. Identifiera uppgiftsberoenden genom samarbete och diskussion. Beroende uppgifter är de aktiviteter som inte kan starta innan en föregående uppgift är klar.
#3. Skapa nu ett nätverksdiagram över uppgifter i den ordning de ska utföras. Detta kallas ibland även för CPM-diagram.
#4. När CPM-diagrammet är klart är det dags att uppskatta tidsåtgången för varje uppgift. Konsultera experter, använd tidigare projekt som referens, etc. för att få så korrekta tidsestimat som möjligt.
#5. Använd CPM-algoritmen för att beräkna ES, EF, LS och LF för alla aktiviteter.
#6. Beräkna slackvärdet för varje uppgift. Det enklaste sättet är att subtrahera ES från LS för att få fram slackvärdet.
#7. Sekvensen av uppgifter med noll slack utgör den kritiska vägen. Alla dessa uppgifter är beroende av varandra, med undantag för den första uppgiften i CPM-diagrammet.
#8. Uppdatera CPM-diagrammet löpande under projektets gång.
Hur man beräknar projektlängd med CPM
#1. Ange start- och sluttid för varje uppgift i nätverksdiagrammet.
#2. Starttiden för den första uppgiften är 0, och sluttiden för den uppgiften är dess beräknade varaktighet.
#3. Starttiden för nästa aktivitet är samma som sluttiden för den föregående uppgiften. Sluttiden räknas ut genom att addera starttiden med varaktigheten av uppgiften.
#4. Fortsätt enligt ovan tills du beräknat start- och sluttid för alla uppgifter inom CPM-diagrammet.
#5. Sluttiden för den sista uppgiften i den kritiska vägen är den totala projekttiden.
Användningsområden för kritisk väganalys
Beräkna Uppgifts-Slack
Använd CPM-diagrammet för att beräkna hur mycket slack som finns för olika uppgifter. Noll slack innebär att uppgiften är en del av den kritiska vägen. Positivt slack innebär att uppgiften är flexibel. Icke-kritiska uppgifter kan ha högre slack.
Komprimera Tidsplaner
Om det finns ett behov av att slutföra ett projekt tidigare än planerat, kan komprimeringstekniker som snabbspårning och uppgiftskraschning användas. Ett CPM-diagram hjälper dig att avgöra vilka uppgifter som är lämpliga för snabbspårning.
Data för Framtida Användning
CPM-diagrammet uppdateras kontinuerligt under projektets gång. Genom att jämföra CPM-diagram från olika projekt kan du få en mer exakt tidsuppskattning för framtida projekt.
Fördelar med Kritiska Vägenmetoden
#1. Den största fördelen med CPM-analys är den effektiva schemaläggningen av projektuppgifter. Metoden skiljer tydligt på kritiska och icke-kritiska uppgifter. Därmed kan du tilldela de kritiska aktiviteterna till mer erfarna medarbetare och icke-kritiska uppgifter till de som har mindre erfarenhet.
#2. Du får fram en beräknad tid för projektets slutförande, samt separata tidsangivelser för alla uppgifter och deluppgifter. Du kan lägga in dessa i ett projekthanteringsverktyg för att få en bra översikt över projektet.
#3. Du har möjlighet att omfördela resurser till långa och kritiska uppgifter när andra, icke-kritiska uppgifter är klara.
#4. Projektbudgetering kan vara en utmaning. Med hjälp av CPM-analysen kan du dela upp budgeten i små delar och fördela dem till specifika uppgifter och deluppgifter för enklare projektbudgetering.
CPM-Analysverktyg
Det går att rita ett CPM-nätverk för hand eller i program som Microsoft Visio, men det är en manuell och tidskrävande process. Istället kan du automatisera CPM-analysen med följande verktyg:
Kritiska Vägenmetod Analys i Smartsheet
Smartsheet är ett välkänt verktyg för arbetssamarbete och projektledning som har ett kalkylbladsliknande gränssnitt. Här finns många projektledningsmallar, så du behöver inte skapa allt från grunden. En av dessa användbara mallar är en Gantt-schema-mall som är anpassad för CPM-analys.
För att fastställa projektets kritiska väg kan du använda mallen ”Basic Project with Gantt & Dependencies”. Öppna mallen och ange projektuppgifter i kolumnrubriken ”Sektion”. Lägg till deluppgifter om det finns sådana. Ange därefter start- och slutdatum för varje uppgift. Definiera även beroenden mellan uppgifter om sådana finns.
Klicka sedan på ”Visa Kritisk Sökväg” i det övre högra hörnet av Gantt-vyn för att byta till CPM-vy.
Lucidchart som CPM-programvara
Lucidchart är en molnbaserad diagramapplikation som kombinerar projektsamarbete, datavisualisering och arbetsflödesdiagram i en centraliserad programvara. Eftersom appen är tillgänglig var som helst via internet kan du öka teamets förståelse för projektet och därmed öka produktiviteten.
Lucidchart erbjuder olika diagrammallar för CPM-analys. Välj en mall från biblioteket och anpassa den efter dina behov. Du kan lägga till formler i flödesscheman för att automatisera tidsplaneringen med hjälp av CPM.
Lucidchart har även olika integrationsalternativ som gör det möjligt att redigera, komma åt och dela CPM-diagram direkt till affärsapplikationer som Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace m.fl.
CPM-programvara från ProjectManager.com
ProjectManager är en projektledningsapplikation med alla funktioner, som bygger på molntjänster. Du kan beräkna den kritiska vägen för alla projekt med hjälp av Gantt-diagramfunktionen. Det är relativt enkelt att använda verktyget för CPM-analys. Du behöver bara ange några detaljer om projektet, som uppgifter, deluppgifter, startdatum, slutdatum och beroenden.
Applikationen genererar automatiskt en projektplan. Ändra sedan vyfiltret till ”Kritisk väg” för att se vilka uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet.
CPM-programvara från Creately
Creately är ett annat populärt diagramverktyg som är lämpligt för professionell CPM-analys. I det här verktyget kan du använda olika former för att strukturera ditt nätverk av kritiska vägar. Med en dra-och-släpp-funktion kan du snabbt skapa ett nätverk av uppgifter och definiera den kritiska vägen.
Dessutom har Createlys rityta en oändlig duk. Det betyder att även om du arbetar med ett mycket komplext eller stort projekt kan du fortfarande använda det här verktyget. Du kan också dela en CPM-arbetsyta via länkdelning eller samarbetsinbjudningar. Det är alltså enkelt att identifiera kritiska uppgifter i ett projekt samtidigt som du samarbetar med projektteamet online.
Vanliga Frågor
Hur skiljer sig CPM från Gantt-scheman?
Gantt-scheman är verktyg för att visualisera en projektplan. Kritisk vägkartläggning är en teknik som fastställer den totala projekttiden. CPM skapar en sekvens av schemalagda uppgifter och på så sätt kan man få reda på hur lång tid projektet kommer ta.
Gantt-scheman är ett horisontellt stapeldiagram där tiden visas i förhållande till uppgifterna. CPM-analys däremot använder ett flödesschema och en algoritm för att strukturera projektuppgifter i en serie.
Hur skiljer sig CPM från PERT-diagram?
CPM är en aktivitetsorienterad deterministisk modell som hanterar olika projektuppgifter. Den fokuserar på uppgifter där man vet ungefär hur lång tid det tar att slutföra dem. Därför kan du räkna ut den totala tiden för hela processen innan alla leveranser är klara.
PERT (Project Evaluation and Review Technique) är en händelseorienterad sannolikhetsmodell där du bygger upp ett nätverk av uppgifter utifrån olika händelser. Många projektledare använder PERT för att hantera uppgifter där slutförandetiden är okänd.
Slutord
Den kritiska vägmetoden är ett viktigt verktyg som alla projektledare behöver för att effektivt hantera projektresurser, tidsramar och uppgifter. Med hjälp av CPM kan du skapa detaljerade planer för projektuppgifter och delegera dem till medlemmar i projektgruppen.
Det gör det även möjligt att spåra statusen för uppgifter och projektets övergripande framsteg. Verktyget är ovärderligt för projektledare och chefer som samtidigt arbetar med flera komplexa projekt.
Med CPM kan du fokusera på effektiv uppgiftsoptimering och hantera projektet på ett framgångsrikt sätt utan att missa några viktiga milstolpar.