Räkna ner dagarna med Excel: En guide till datumberäkningar
Excel hanterar datum som numeriska värden, vilket öppnar upp möjligheten att utföra addition och subtraktion på dem. Denna funktion är otroligt praktisk för att hålla koll på deadlines eller kommande händelser. I denna artikel kommer vi att utforska hur du kan använda Excels inbyggda funktioner som DATUM, ÅR, MÅNAD, DAG och IDAG för att effektivt beräkna antalet dagar kvar till din nästa födelsedag eller någon annan årlig händelse.
I Excel lagras datum som heltal. Som standard representerar siffran 1 den 1 januari 1900, och varje efterföljande dag räknas upp med ett. Om du till exempel skriver in 2000-01-01 och ändrar formatet till ”Tal”, kommer du att se värdet 36526. Genom att subtrahera 1 från detta tal inser man att 1900-talet bestod av 36525 dagar. Alternativt kan man ange ett framtida datum och subtrahera resultatet från funktionen IDAG för att se hur många dagar det är kvar till detta datum.
En översikt av funktioner för datumhantering
Innan vi fördjupar oss i praktiska exempel, är det viktigt att vi först går igenom några grundläggande datumrelaterade funktioner i Excel, såsom IDAG, DATUM, ÅR, MÅNAD och DAG.
IDAG
Syntax: =IDAG()
Resultat: Dagens aktuella datum.
DATUM
Syntax: =DATUM(år,månad,dag)
Resultat: Det datum som konstrueras baserat på angivna år, månad och dag.
ÅR
Syntax: =ÅR(datum)
Resultat: Året för det angivna datumet.
MÅNAD
Syntax: =MÅNAD(datum)
Resultat: Den numeriska representationen av månaden för det angivna datumet (1 till 12).
DAG
Syntax: =DAG(datum)
Resultat: Dagen i månaden för det angivna datumet.
Praktiska beräkningsexempel
Vi kommer nu att undersöka tre exempel på händelser som återkommer årligen på samma datum. Vi ska beräkna datumet för nästa gång de inträffar och hur många dagar det är kvar till dess.
Här är våra exempeldata: en tabell med kolumnerna ”Händelse”, ”Datum”, ”Nästa_förekomst” och ”Dagar_kvar”. Vi har lagt till ett slumpmässigt födelsedatum, datum för skatteinbetalningar i USA, och Halloween. Datum som födelsedagar, årsdagar och vissa högtider återkommer på specifika dagar varje år och är därför lämpliga för det här exemplet. Vissa högtider, som Thanksgiving, infaller på en specifik veckodag under en viss månad, men dessa typer av händelser behandlas inte i detta exempel.
För att fylla i kolumnen ”Nästa_förekomst” har vi två alternativ. Vi kan mata in datumen manuellt, men det skulle innebära att vi måste uppdatera varje post manuellt i framtiden. Låt oss istället använda en ”OM”-sats så att Excel kan utföra arbetet automatiskt.
Låt oss börja med födelsedagen. Vi känner redan till månaden =MÅNAD(F3) och dagen =DAG(F3) för nästa förekomst. Men hur får vi reda på vilket år? Vi måste få Excel att avgöra om födelsedagen redan har passerat i år eller inte. Först beräknar vi datumet för födelsedagen under det aktuella året med följande formel:
=DATUM(ÅR(IDAG()),MÅNAD(F3),DAG(F3))
Därefter jämför vi resultatet med IDAG() för att se om datumet redan har passerat. Om det till exempel är juli och födelsedagen är i september, då är nästa förekomst under innevarande år, vilket representeras av =ÅR(IDAG()). Om det däremot är december och födelsedagen är i maj, då infaller nästa förekomst nästa år, vilket vi beräknar med =ÅR(IDAG())+1. För att avgöra vilken beräkning vi ska använda kan vi använda en ”OM”-sats:
=OM(DATUM(ÅR(IDAG()),MÅNAD(F3),DAG(F3))>=IDAG(),ÅR(IDAG()),ÅR(IDAG())+1)
Nu kan vi kombinera resultatet av ”OM”-satsen med månad och dag för födelsedagen för att beräkna nästa förekomst. Ange följande formel i cell G3:
=DATUM(OM(DATUM(ÅR(IDAG()),MÅNAD(F3),DAG(F3))>=IDAG(),ÅR(IDAG()),ÅR(IDAG())+1),MÅNAD(F3),DAG(F3))
Tryck på Enter för att se resultatet. (Den här artikeln skrevs i slutet av januari 2019, så datumen kan vara lite inaktuella.)
Kopiera formeln nedåt genom att markera cellerna och trycka Ctrl+D.
Nu kan vi enkelt bestämma antalet dagar till nästa förekomst genom att subtrahera dagens datum, beräknat med IDAG()-funktionen, från resultaten vi nyss beräknade i ”Nästa_förekomst”. Ange följande formel i cell H3:
=G3-IDAG()
Tryck på Enter för att se resultatet, och kopiera sedan formeln nedåt genom att markera cellerna och trycka Ctrl+D.
Du kan nu spara det här kalkylbladet och använda det för att hålla koll på kommande födelsedagar eller räkna ner dagarna till Halloween. Varje gång du öppnar kalkylbladet kommer resultaten att uppdateras automatiskt baserat på det aktuella datumet, eftersom vi har använt funktionen IDAG().
Det är sant att dessa är ganska specifika exempel, men de illustrerar på ett bra sätt vad du kan göra med datumfunktioner i Excel. Experimentera gärna vidare med dessa och andra funktioner för att lösa just dina behov!