Excel erbjuder kraftfulla verktyg för att organisera data, inklusive funktionerna ”Sortera A till Ö” och ”Sortera Ö till A” för alfabetisk och numerisk ordning. Dessutom finns en anpassad sorteringsfunktion som möjliggör sortering baserat på flera kriterier. Här går vi igenom hur du kan använda dessa funktioner effektivt.
Exempel på sortering i Excel
Vi kommer att använda ett exempel med nio grundämnen från det periodiska systemet för att demonstrera sorteringsfunktionerna. Vi kommer att sortera datan både med hjälp av ”Sortera A till Ö” och ”Anpassad sortering”.
För att komma åt sorteringsalternativen, leta efter rullgardinsmenyn ”Sortera och filtrera” som du finner längst till höger under fliken ”Start”.
Denna meny presenterar flera val, men vi kommer att fokusera på de tre första sorteringsalternativen.
Vår exempeldata består av information om grundämnen, där varje element har unika egenskaper som dess symbol och atomnummer. Utöver detta tillhör varje element specifika kategorier, som till exempel dess fas vid standardtemperatur och -tryck (STP) samt dess kategori i det periodiska systemet.
Låt oss börja med en enkel sortering baserat på kolumnen ”Atomnummer”. Börja med att markera kolumnen (inkludera rubrikraden om tillämpligt).
Gå sedan till rullgardinsmenyn ”Sortera och filtrera” och välj antingen ”Sortera A till Ö” eller ”Sortera Ö till A”. I detta exempel väljer vi ”Sortera A till Ö” för att sortera från lägsta till högsta atomnummer.
Om Excel upptäcker att det finns andra kolumner med data som kan vara relaterade till din sortering visas en ”Sorteringsvarning”. Låt oss först titta på effekten av alternativet ”Fortsätt med det aktuella valet”. Klicka på det alternativet och sedan på knappen ”Sortera”.
Du ser att endast kolumnen ”Atomnummer” har sorterats, medan de relaterade uppgifterna i de övriga kolumnerna förblir oförändrade. Det kan leda till felaktigheter. I vårt exempel ser vi att väte (som har lägst atomnummer) visas med blyets atomnummer. Detta innebär att vi behöver inkludera övriga kolumner i sorteringen för att behålla korrekt information.
Låt oss prova det andra alternativet, ”Utöka urvalet”. Markera kolumnen ”Atomnummer” igen och välj ”Sortera A till Ö”. Välj nu ”Utöka urvalet” och tryck på ”Sortera”.
Nu ser du att kolumnen ”Atomnummer” har sorterats korrekt och att data i de andra kolumnerna har följt med. (Ett alternativ är att markera all data från början för att undvika ”Sorteringsvarningen”.)
Nu ska vi utforska hur vi använder funktionen ”Anpassad sortering” för att sortera data efter flera olika kolumner samtidigt.
Markera all data, inklusive rubrikraden om din data har en sådan.
Gå till rullgardinsmenyn ”Sortera och filtrera” och välj ”Anpassad sortering”.
Detta öppnar sorteringsfönstret.
Först kommer vi att sortera data efter kolumnen ”Fas vid STP” så att alla gaser hamnar högre upp i listan än fasta ämnen. Välj ”Fas vid STP” i den första rullgardinsmenyn.
Klicka sedan på knappen ”Lägg till nivå”.
En ny nivå dyker upp, med texten ”Därefter efter”. Detta betyder att denna kolumn kommer att användas som andra sorteringskriterium. Vi väljer ”Elementkategori” som andra nivå. Inom gruppen av gaser kommer ädelgaserna att visas före reaktiva gaser. Välj ”Elementkategori” i rullgardinsmenyn.
Observera att det finns fler alternativ. Låt oss titta på rullgardinsmenyn ”Sortera på”. Vi väljer ”Cellvärden”.
Lägg till ytterligare en nivå genom att klicka på ”Lägg till nivå” igen.
Nu väljer vi kolumnen ”Element”. Det innebär att elementen inom varje elementkategori sorteras i alfabetisk ordning. Argon visas före Neon.
Låt oss granska rullgardinsmenyn ”Ordning”. Vi använder standardalternativet ”A till Ö”.
Du kan lägga till så många nivåer som du behöver i sorteringsfönstret. När du är klar klickar du på ”OK”.
Data har nu sorterats. Först efter ”Fas vid STP”, sedan efter ”Elementkategori”, och sist efter ”Element”. Du ser att kolumnen ”Fas vid STP” är sorterad i alfabetisk ordning, och inom varje fas är elementkategorierna också ordnade alfabetiskt. Slutligen är elementen sorterade alfabetiskt inom varje kategori.
Viktigt: Kom ihåg att markera alla kolumner som är relevanta för din sortering. Excel varnar inte för att du kan missa kolumner när du använder funktionen ”Anpassad sortering”.