Hur du skapar och använder signaturer i Outlook
I Outlook har du möjligheten att infoga en standardsignatur i dina nya meddelanden samt i svar och vidarebefordringar. Du kan till och med välja att ha olika signaturer beroende på om det är ett nytt meddelande eller ett svar/vidarebefordran. Dessutom kan du skapa flera signaturer som du kan använda vid behov. Vi ska nu se hur allt detta fungerar.
En e-postsignatur är ett bra verktyg för att dela med dig av information om dig själv, din roll och hur man kontaktar dig. Många företag kräver att du använder en signatur, och det kan hända att en sådan redan har skapats åt dig innan du anslöt dig till organisationen.
Outlook har dock ingen förinställd standardsignatur. Om ditt företag inte har ordnat en åt dig, eller om du använder Outlook på din egen dator, behöver du skapa en själv. För att göra det, gå till Arkiv > Alternativ > E-post och klicka sedan på knappen ”Signaturer”.
Nu öppnas fönstret Signaturer och brevpapper. Här kan du lägga till, ändra och ta bort signaturer. För att skapa en ny signatur klickar du på ”Ny”.
Ge din nya signatur ett namn och bekräfta med ”OK”.
Din nya signatur visas nu i listan över signaturer. I området ”Redigera signatur” kan du fylla i den med önskad information.
Här finns en rad formateringsverktyg, bland annat möjligheten att infoga bilder, länkar och kontaktkort.
Du kan använda dessa verktyg för att inkludera vad du vill, men för en professionell signatur bör du åtminstone ha med följande:
Ditt fullständiga namn
Ditt telefonnummer (både fast och mobilt)
Din e-postadress
Länk till företagets webbplats
Om du skapar en signatur för privat bruk är det helt upp till dig vad du vill ta med. Om det är för ett företags e-postkonto bör du nog kolla om det finns särskilda uppgifter som förväntas ingå.
När du är nöjd med din signatur är det dags att göra den till standard. Välj först rätt e-postkonto (om du har konfigurerat Outlook för att hantera flera konton). Därefter väljer du en signatur för ”Nya meddelanden” och en annan för ”Svar/vidarebefordran”.
Du behöver inte ha någon standardsignatur alls. Om du föredrar att skicka meddelanden utan signatur, välj ”(ingen)” i någon av rullgardinsmenyerna.
Du kan skapa ett stort antal signaturer, även om det finns en gräns. Vi har testat att skapa 15 utan problem. Vissa uppgifter tyder på att maxgränsen ligger på 128 signaturer, men det är inte bekräftat, och det är osannolikt att de flesta användare skulle stöta på detta problem.
När du skapar ett nytt meddelande eller svarar på/vidarebefordrar ett befintligt meddelande, infogar Outlook automatiskt den valda standardsignaturen. Men du kan alltid välja en annan signatur genom att gå till Meddelande > Signatur och välja den du vill använda.
Om du väljer en ny signatur, ersätter den standardsignaturen. Om du har valt ”(ingen)” som standard, lägger Outlook till den valda signaturen längst ner i meddelandet.