För många av oss är tillvaron en ständig strävan efter att åstadkomma mer med mindre. Tid är en begränsad resurs, och förmågan att använda den väl är avgörande för produktivitet.
Det florerar ett oändligt antal e-postverktyg på marknaden, men de flesta fokuserar enbart på en del av produktivitetsutmaningen. För att nå optimal prestanda krävs det ofta att man använder flera olika verktyg.
SaneBox är annorlunda. Det är ett e-posthanteringsverktyg som inte bara hjälper dig att rensa din inkorg, utan också gör mycket mer. Dessutom, i motsats till många andra verktyg, fungerar det med i princip alla e-postleverantörer.
Jag har testat många olika e-postverktyg under åren. De flesta av dem fungerar ganska bra för det de är avsedda för. Men ärligt talat gör de inte tillräckligt. Det var därför SaneBox fångade mitt intresse.
I denna artikel ska jag undersöka SaneBox och visa hur effektivare e-posthantering kan öka din produktivitet under resten av dagen.
Låt oss sätta igång!
Vad är SaneBox?
För att förstå varför SaneBox är så värdefullt är det viktigt att veta att det är mer än bara ett verktyg. Det är i själva verket en samling verktyg som kombineras till en enda produkt. Om du har ett IMAP- eller Exchange-e-postkonto kan du använda det, vilket gör att det fungerar med nästan alla e-postleverantörer.
SaneBox har funnits i över tio år och lanserades offentligt 2010. Det bevisar att företaget är långlivat och har funnits tillräckligt länge för att veta hur man gör rätt.
I sin mest grundläggande form är SaneBox ett system av mappar. Den artificiella intelligensen inom SaneBox lär sig vilka e-postmeddelanden du anser vara viktiga och prioriterar dessa. Resultatet blir en renare inkorg och mindre tid spenderad på e-post.
Du behöver sällan tänka på SaneBox. Det arbetar i bakgrunden, sköter sitt jobb och väntar på att du ska korrigera det om något hamnar fel.
Det intelligenta filtreringssystemet lär sig dina vanor och sorterar därefter e-postmeddelanden i lämpliga mappar. Din inkorg blir en helig plats där endast de mest angelägna mejlen finns.
SaneBox funktioner
#1. Kraftfulla mappar
Det kan tyckas märkligt att kalla mappar kraftfulla, men de är grunden för hur SaneBox fungerar. Hjärnan, om man ska kalla det så, är algoritmen och den intelligens som hjälper SaneBox att bestämma var saker ska hamna.
När du börjar använda SaneBox kan du konfigurera olika mappar. Det finns dock tre huvudmappar som SaneBox skapar automatiskt:
- SaneLater – Meddelanden som är viktiga men inte tillräckligt brådskande för inkorgen.
- SaneNews – En plats för alla dina nyhetsbrevsprenumerationer.
- SaneBlackHole – Den ultimata funktionen för att ”avsluta prenumerationer”.
När e-postmeddelanden anländer till din adress avgör SaneBox vilken mapp som är mest lämplig. Om ett meddelande hamnar fel kan du flytta det till rätt mapp, och SaneBox kommer att lära sig dina preferenser. Du kan välja att använda eller inte använda de fördefinierade mapparna, och du kan växla mellan dem som du vill.
Med tiden kommer du att märka att färre e-postmeddelanden hamnar i din inkorg. Det är positivt! Det betyder dock att du måste kontrollera SaneLater och SaneNews då och då. Det behovet leder oss till nästa funktion.
Återkommer till mappar senare.
#2. SaneBox Digest
Med så mycket filtrering som sker i bakgrunden är det logiskt att dina mappar kommer att innehålla många meddelanden. Det är lätt att glömma dem (ute ur synhåll, ute ur sinne, eller hur?). Men e-postmeddelandena i SaneLater är fortfarande viktiga, så du måste ta dig tid att granska dem.
Det är här SaneBox Digest kommer in i bilden. Varje dag, vid en tidpunkt som du bestämmer, får du ett e-postmeddelande som visar antalet meddelanden i dina mappar SaneLater och SaneNews. Om du väljer att använda SaneCC eller egna mappar (vilket vi kommer till), kommer du även att se antalet meddelanden i dessa.
Din sammanfattning innehåller länkar till varje e-postmeddelande så att du kan läsa dem om du vill. Du kan också ta bort, arkivera, snooza eller flytta dem till inkorgen. Det finns en ”Markera alla”-funktion med begränsade alternativ om du vill hantera saker snabbt.
#3. Påminnelser
SaneBox-påminnelser är kraftfulla, delvis tack vare hur mångsidiga de är. Låt oss till exempel säga att du vill ha en påminnelse om att ta ut soporna varje torsdag morgon. Du kan skicka ett e-postmeddelande till [email protected] med ämnesraden ”Ta ut soporna”. Du kommer sedan att få ett e-postmeddelande varje vecka på torsdag som påminner dig om att ta ut soporna.
Jag gillar särskilt hur bra tidsinställningarna fungerar med naturligt språk. Jag kan till exempel skriva [email protected] och få en påminnelse om en timme. Eller [email protected] vilket ger mig en påminnelse den 10:e varje månad.
Men det är inte bara påminnelser. Du kan också vidarebefordra meddelanden som är viktiga vid ett senare tillfälle. Om du till exempel har köpt konsertbiljetter men konserten inte är förrän om åtta veckor. Vidarebefordra bara e-postmeddelandet till ”eight.weeks” eller ”july.5” eller någon annan beteckning som täcker tidsperioden. När den tiden kommer får du biljetterna direkt tillbaka i din inkorg.
#4. SaneBlackHole
Den här funktionen kräver lite förklaring, men den är så praktisk att jag måste lyfta fram den.
Tänk på SaneBlackHole som en avregistreringsknapp för e-postmeddelanden som saknar en sådan funktion. Den där säljaren som skickar e-post till dig varannan dag? Skicka honom till BlackHole.
Det är inte ett spamfilter, utan snarare ett sätt att se till att du slipper se meddelanden från personer eller tjänster som irriterar dig. När du flyttar något till BlackHole kommer alla nuvarande och framtida e-postmeddelanden från den adressen att lagras där.
Lagring är skillnaden. SaneBox lagrar e-postmeddelanden i BlackHole-mappen i sju dagar. På så sätt kan du fortfarande läsa dem om du behöver, men du behöver inte oroa dig för att de ska störa din inkorg eller SaneLater-mapp.
#5. Anpassade mappar
Jag får många e-postmeddelanden. Jag använder också min e-post som ett slags arkiveringssystem för att hålla reda på projekt, personliga planer och mycket mer. Mina egna mappar är ett enkelt sätt att hålla ordning på saker. Jag gillar särskilt min ”Projekt”-mapp där e-postmeddelanden om pågående projekt kan samlas på en plats.
Jag visste att SaneBox var smart, men jag insåg inte hur smart förrän jag började använda de anpassade mapparna. SaneBox gör ett bra jobb med att lista ut vad som ska hamna var utan att överdriva. Om ett meddelande handlar om ett projekt men är viktigt hamnar det ändå i min inkorg som det ska. Jag var lite orolig för att missa meddelanden när jag började använda SaneBox. Men med tiden har jag lärt mig att lita på det, och det har inte gjort mig besviken.
#6. Stör ej
Många e-postklienter har en ”Stör ej”-funktion, men SaneBox hanterar det på ett annat sätt. Du kan tillåta undantag, ta emot din e-postsammanfattning och till och med skicka meddelanden om du vill. Alla e-postmeddelanden du får under din ”Stör ej”-tid hamnar i en SaneDoNotDisturb-mapp för senare läsning.
#7. E-posta Deep Clean
Om du är som jag har du säkert en e-postadress som du har använt under mycket lång tid. För mig är det ett Gmail-konto som jag skapade 2004. Det har blivit min ”allt går hit”-adress. Som sådan har den samlat på sig en hel del oanvänt innehåll under åren.
SaneBox har en Deep Clean-funktion som jag fann särskilt användbar för att frigöra lagringsutrymme. Jag visste att allt äldre än ungefär fem år inte var särskilt viktigt för mig längre. Så jag bad SaneBox leta efter stora e-postmeddelanden som var äldre än så.
Det tog ett tag för systemet att göra sitt, men slutresultatet var häpnadsväckande. Det skapade en lista med avsändare så att jag kunde välja vilka som inte längre var viktiga. Jag kunde också filtrera efter storlek, datum och typ av e-post. Det gjorde det enkelt för mig att bli av med enorma bilagor som jag inte längre behövde. Istället för att betala Google för mer lagringsutrymme frigjorde Deep Clean hundratals megabyte.
#8. Praktiska tillbehör
SaneBox innehåller så många funktioner att det är svårt att gå igenom dem alla. Men några av verktygen är så praktiska att de fortfarande förtjänar ett omnämnande. Jag kan till exempel ansluta en molntjänst till min SaneBox. På så sätt, när jag får en stor bilaga, flyttas den till min Dropbox istället för att belasta min Gmail-lagring.
Det finns en funktion som heter SaneConnect för professionella kontakter. Om du anger en domän visas alla som du har haft kontakt med från det företaget. Den har också en titeluppslagsfunktion och visar hur nyligen du pratade med dem. Detta har varit särskilt användbart när man letar efter kontakter från tidigare projekt.
Organisationsverktyget låter dig snabbt organisera din äldre e-post. Du kan arkivera, markera som läst, snooza, flytta eller hantera flera e-postmeddelanden samtidigt. SaneBox-teamet har också lagt till kortkommandon för att göra det lättare att hantera många meddelanden.
SaneBox säkerhet
Jag funderade på integritetsaspekterna när det kom till SaneBox. Företaget gör dock ett bra jobb med att förklara saker på sin webbplats:
”Huvuddelen av dina e-postmeddelanden laddas aldrig ner till våra servrar, vilket gör att vår programvara inte kan se dem.”
SaneBox betonar också att dina anslutningar är isolerade från det offentliga internet. Det betyder i princip att SaneBox inte accepterar inkommande anslutningar. Så när du ansluter till SaneBox kan SaneBox endast läsa rubrikerna i dina e-postmeddelanden.
SaneBox prissättning
Prissättningen för SaneBox är intressant. Den delas upp efter antalet konton du vill ansluta och antalet funktioner du vill använda. Ett enda konto med två funktioner kostar till exempel så lite som 4 USD per månad när du betalar för två år. Det finns även en kostnadsfri provperiod på två veckor för att se om du gillar tjänsten.
Slutord
Jag har upplevt att alla funktioner är värda att betala för. Men den mellannivån ”Lunch” kommer troligen att räcka för de flesta användare.
Verktyg med många funktioner gör ofta ett dåligt jobb av dem alla. Så är inte fallet här. Företaget gör ett bra jobb med att undvika onödiga extrafunktioner. Jag rekommenderar varmt SaneBox.