Airtable framstår som ett flexibelt produktivitetsverktyg som kombinerar databasens styrka med kalkylbladets anpassningsförmåga. Detta ger ett nytt sätt att hantera och interagera med data.
Kalkylbladens grundläggande funktion är formler, och du kanske undrar hur du kan använda dem i dina Airtable-baser. Här är en guide till hur du kommer igång med formelfält i Airtable.
Infoga ett formelfält i din tabell
För att börja använda formler i Airtable måste du först lägga till ett formelfält i din tabell.
I tabellens rutnätsvy klickar du på plusknappen (”+”) som du hittar vid slutet av kolumnrubrikerna överst i tabellen. Om du har många kolumner kan du behöva scrolla åt höger för att se den. Välj sedan ”Formel” i listan över fälttyper. Då öppnas menyn ”Redigera fält” där du kan ange din formel.
Beroende på vad du skriver in i din formel identifierar Airtable automatiskt värdetyper som tal, procenttal och datum. Om så är fallet kan du ändra hur dessa visas i fältet genom att klicka på fliken ”Formatering”.
När din formel är klar, klicka på ”Skapa fält” för att lägga till fältet i tabellen. Om du har arbetat med funktioner och formler i Microsoft Excel har du troligen en uppfattning om hur formelfältet i Airtable fungerar.
Det finns dock skillnader: många specialfunktioner, till exempel inom ekonomi eller ingenjörsvetenskap, är inte tillgängliga. Viktigast är att formelfältet tillämpar samma formel på varje post i tabellen. Du kan inte ändra formeln eller använda en annan formel för enstaka celler.
Hur man skapar cellreferenser i Airtables formelfält
Med tanke på jämförelsen med Excel kanske du undrar hur du refererar till specifika värden i andra delar av tabellen. Airtable använder inte cellnamn som A1 eller C5, så hur refererar man till andra fältvärden?
I Airtable kan du referera till andra fält genom att helt enkelt skriva deras namn. Om du till exempel har ett fält som heter ”Pris”, skriver du bara:
Pris
Om fältnamnet består av flera ord måste du omge det med klammerparenteser ({ och }) för att det ska fungera. Så om du har ett fält som heter ”Beställningskvantitet”, skriver du:
{Beställningskvantitet}
Du kan också använda klammerparenteser för fältnamn som bara består av ett ord, men det är inte obligatoriskt.
På det sättet liknar cellreferenser i Airtable namngivna intervall i Excel, men namnen är förinställda, du kan använda mellanslag och du kan referera till dem direkt utan att behöva konfigurera dem först.
Använda operatorer i formelfältet
Airtable har stöd för ett antal symboler, så kallade operatorer, som du kan använda för att utföra logiska, textbaserade och numeriska funktioner.
De operatorer du känner igen är de för vanliga matematiska uttryck. Du kan använda plustecknet (+) för addition, minustecknet (–) för subtraktion, asterisken (*) för multiplikation och snedstrecket (/) för division. Du kan även använda parenteser (( och )) för att dela upp mer komplicerade uttryck i mindre delar.
Och-tecknet (&) används för att kombinera text, liknande CONCAT-funktionen i Excel. Airtable har dock sin egen version, CONCATENATE(), som har samma funktion.
Om du vill lägga till text i fältets utdata med någon av funktionerna måste du omge texten med citattecken (” ”), inklusive mellanslag eller andra specialtecken. Om du vill lägga till citattecken i utdatan måste du skriva ett omvänt snedstreck följt av ett citattecken inom citattecken; det ska alltså se ut så här: ”\””.
Airtable har också logiska operatorer som returnerar ”TRUE” om villkoret uppfylls, och ”FALSE” om det inte gör det. Dessa är ”större än” (>), ”mindre än” (<), ”större än eller lika med” (>=), ”mindre än eller lika med” (<=), ”lika med” (=) och ”inte lika med” (!=).
Några grundläggande funktioner i Airtable
Här följer några grundläggande funktioner du kan använda för att komma igång med formler i Airtable.
Detta är bara ett axplock av alla funktioner som finns. Airtables dokumentation har en fullständig lista över funktioner. De har till och med skapat en bas med exempel som du kan kopiera till din arbetsyta och redigera.
IF-funktionen
IF-funktionen är en av de mest grundläggande i kalkylblad, och den fungerar i princip likadant i Airtable som i Excel.
IF(uttryck, värde1, värde2)
Funktionen testar logiken i uttrycket och returnerar värde1 om logiken är sann, och värde2 om den är falsk. Precis som i Excel kan du skapa kapslade IF-satser och infoga andra funktioner i din IF-formel.
Särskilt komplexa IF-satser kan vara lättare att visualisera genom att använda Airtables funktion för ”flerradsredigering”, där du kan skriva formler på ett sätt som liknar kod, med indrag för kapslade satser och olika färger för syntaxens olika delar.
En skillnad är att det inte finns någon motsvarighet till Excels ISBLANK-funktion. Istället måste du kontrollera om värdet är lika med BLANK().
SUM-funktionen
SUM-funktionen är lika vanlig som IF, och fungerar på samma sätt som i andra kalkylblad: den lägger ihop alla värden som ingår i funktionen, oavsett om det är fältvärden eller tal som definieras direkt i formeln.
SUM(tal1, [tal2, ...])
DATEADD-funktionen
En lite mer ovanlig men potentiellt användbar funktion är DATEADD, som du kan använda för att lägga till en viss tidslängd till datum och klockslag.
DATEADD(30 december 2024, [
I det första segmentet av syntaxen anger du antingen bara ett datum eller både ett datum och en tid, antingen direkt eller från ett ”Datum och tid”-fält. (Du kan inte lägga till en tid i formeln utan ett datum. Det ger ett fel, och du måste ändra formeln.)
Sedan anger du ett numeriskt värde och en tidsenhet, till exempel: ’millisekunder’, ’sekunder’, ’minuter’, ’timmar’, ’dagar’, ’veckor’, ’månader’, ’kvartal’ (av ett år) eller ’år’.
Vid behov kan du även använda funktioner som TODAY() (som visar aktuellt datum) eller NOW() (som visar aktuellt datum och tid och uppdateras var 15:e minut, samt varje gång basen beräknas om) med DATEADD istället för ett fält eller specifikt värde.
En ifylld DATEADD-funktion kan se ut så här:
DATEADD("2023-07-18 14:55:29", 760, "minutes")
Effektivisera ditt arbete i Airtable
Med formelfältet får du ett kraftfullt sätt att analysera och interagera med dina data i Airtable. Från enkla formler till komplexa konstruktioner med flera funktioner, ger formlerna dig några av de mest användbara funktionerna från ett kalkylblad.
Om du redan är bekant med kalkylblad kan du snabbt anpassa dina kunskaper för att få nya insikter, samtidigt som du drar nytta av Airtables databasmodell. Detta är bara en av många unika funktioner som gör Airtable till ett så populärt verktyg för att öka produktiviteten.