Skydda din affärskänsliga information genom att ingå ett sekretessavtal (NDA) med de berörda parterna.
Varje företag besitter affärshemligheter som ger dem en konkurrensfördel. Sekretessavtal (NDA) är ett centralt verktyg för att bevara konfidentiell och känslig data. Detta rättsliga kontrakt upprättas mellan två eller flera parter i samband med anställningar, sammanslagningar och förvärv.
Om du vill skydda dina idéer och strategier från utomstående samtidigt som du delar dem med dina medarbetare, är ett NDA det rätta tillvägagångssättet.
I den här guiden kommer vi att undersöka NDA och dess fördelar. Fortsätt läsa för att lära dig när ett NDA är lämpligt och vilka åtgärder som kan vidtas vid en eventuell överträdelse.
Vad är ett NDA?
Ett sekretessavtal (NDA), även kallat sekretessförbindelse, är ett juridiskt bindande kontrakt. I ett NDA åtar sig en part att dela konfidentiell affärsinformation med en annan part. Den senare parten samtycker i sin tur till att inte avslöja informationen för någon annan under en specifik tidsperiod.
Målet med NDA:er är att skydda känslig information, immateriella rättigheter (IP) och affärshemligheter från att hamna i händerna på konkurrenter. Detta avtal behövs vanligen när två parter planerar att engagera sig i en affärsmässig relation tillsammans, men vill skydda sina egna intressen.
Med ett NDA blir det juridiskt otillåtet att lämna ut konfidentiell information om affärer eller planer till tredje part. De parter som ingår i ett NDA kan vara arbetsgivare och anställda/konsulter eller två företag.
Typer av NDA
Det finns olika former av NDA, och det är viktigt att känna till dem för att välja rätt typ för ditt syfte.
#1. Ensidigt NDA
Ensidiga NDA:er är enkelriktade avtal. I dessa avtal är det bara en part som lämnar ut sin konfidentiella information till en annan part, och vill skydda den. När organisationer behöver dela känslig information med sina anställda, konsulter eller intressenter och vill försäkra sig om att informationen inte avslöjas för någon annan, används denna typ av NDA. Detta gör den till den vanligaste formen av NDA.
#2. Ömsesidigt NDA
Dessa kallas även tvåvägs-NDA eller bilaterala NDA. I ett ömsesidigt NDA utbyter båda parter privat affärsinformation med varandra under förhandlingar, och det finns begränsningar kring hur informationen får användas och delas av den andra parten. Ömsesidiga NDA:er används ofta i samband med sammanslagningar och förvärv, företagsuppköp och joint ventures.
När ska du använda ett NDA?
Personalrekrytering
När du anställer personal ger du dem tillgång till en stor mängd konfidentiell och skyddad information. Därför måste arbetsgivare begära att de anställda undertecknar ett NDA för att skydda informationen och förhindra att de delar känslig information, både nu och i framtiden.
En anställd som är på väg att lämna företaget kan dela med sig av konfidentiell information under en anställningsintervju. Därför måste du genom ett NDA förhindra att information delas med potentiella arbetsgivare.
Anställning av leverantörer
Många företag föredrar att anlita frilansare eller konsulter för kortare projekt. Även de behöver tillgång till känslig data och affärshemligheter för att förstå verksamheten och leverera sina tjänster. Arbetsgivare bör inte glömma bort att upprätta NDA med dessa personer.
Kundintroduktion
När du börjar leverera tjänster till en ny kund får du ofta tillgång till kundens konfidentiella information. Även i detta fall måste du underteckna ett NDA för att ange hur den delade informationen får användas.
Ingå affärspartnerskap
Varje affärsrelation bör bygga på tillit. NDA:er är viktiga för att bygga tillit, eftersom de kan garantera att delad information inte missbrukas. Särskilt företag som planerar sammanslagningar eller förvärv bör fokusera på att få ett NDA undertecknat.
Eftersom dessa företag måste dela viktig finansiell- och verksamhetsdata med varandra under due diligence-processen, säkerställer NDA:er hur informationen får användas.
Sälja produkter eller tjänster
När du säljer en produkt eller tjänst finns det en risk att mottagaren kan dela känslig information med en tredje part. Det är här ett NDA behövs för att skydda informationen om dina erbjudanden.
Fördelar med att ha ett NDA
#1. Definierar tydligt den konfidentiella informationen
Ett NDA hjälper dig genom att tydligt definiera vad som utgör konfidentiell information. Om du avslöjar känslig information till den andra parten, försäkra dig om att definitionen är så bred som möjligt.
#2. Skapar trygghet att dela känslig information
Företag som hanterar värdefull, känslig information kan vara ovilliga att dela den med andra parter. Detta kan begränsa affärsmöjligheter och relationer. Med ett NDA kan de dela information med tillförsikt.
#3. Lockar investerare
Investerare föredrar att investera i företag som vidtar åtgärder för att skydda sin konfidentiella information med hjälp av NDA. Därför kan ett sekretessavtal attrahera kapital till företag som söker tillväxt.
#4. Skyddar privat information
Den främsta fördelen med NDA:er är att de skyddar verksamhetskritisk information (affärshemligheter, finansiell data, kundlistor etc.) från att avslöjas för obehöriga. Du kan säkerställa konfidentialitet genom att få anställda och andra affärspartners att underteckna ett NDA.
#5. Bibehåller konkurrensfördelar
NDA:er är avgörande för branscher som hanterar immateriella rättigheter och affärshemligheter. Med sekretessavtal kan organisationer hålla sin information och strategier konfidentiella, vilket ger dem ett försprång gentemot konkurrenterna.
#6. Fungerar som ett juridiskt dokument
Om ett NDA bryts kan den drabbade parten vidta rättsliga åtgärder mot den andra parten för att kräva ersättning för eventuell skada som uppstått till följd av överträdelsen. Ett undertecknat NDA erbjuder en juridisk ram och ger möjlighet till rättsliga åtgärder vid behov.
#7. Stärker förhandlingspositionen
Sekretessavtal är också värdefulla för parter som för diskussioner med potentiella investerare eller kunder. När du har ett undertecknat NDA är din känsliga information juridiskt skyddad. Detta gör att du kan förhandla från en starkare position.
#8. Säkerställer regelefterlevnad
Regelefterlevnad är en viktig del av näringslivet. Företag inom sjukvård, finans och teknik måste följa strikta regler gällande hanteringen av konfidentiell information.
Genom sekretessavtal kan företag säkerställa regelefterlevnad genom tydliga riktlinjer för datahantering och delning. NDA:er hjälper dem också att undvika juridiska påföljder och böter för bristande efterlevnad.
#9. Underlättar samarbete
Oavsett hur hemlig informationen är, är det ibland nödvändigt att dela den med partners och medarbetare. Ett NDA erbjuder en ram för att dela konfidentiell information på ett säkert sätt för gemensamma projekt och samarbeten utan risk.
#10. Skapar tillit
Att underteckna ett NDA visar att du tar skyddet av känslig information på allvar. Det visar också en vilja att skydda företagets immateriella rättigheter, och bygger därmed förtroende hos intressenterna. Det bidrar också till att förbättra företagets varumärkesimage och rykte på marknaden.
Viktiga element att inkludera i ett NDA
Parter i avtalet
Den mest grundläggande delen av ett sekretessavtal är vilka parter som är inblandade. Varje NDA bör ange vilka parter som är bundna av avtalet. Den part som tar emot den konfidentiella informationen kan vara en enskild person, alla anställda i ett företag, eller någon representant för företaget.
Företag bör också definiera sig själva i avtalet. Särskilt när företag med komplexa juridiska strukturer ingår i ett NDA, måste de specificera vilken juridisk enhet som äger informationen.
Tydlig definition av konfidentiell information
Detta är sannolikt ett av de svåraste elementen att definiera på ett lämpligt sätt. Ett NDA måste emellertid tydligt ange vilken information som anses vara konfidentiell enligt avtalet.
Företag bör inte anta att alla parter förstår vad som utgör skyddad information. Därför åligger det företaget att identifiera och specificera den information som inte får delas med andra.
När konfidentiell information definieras finns det en risk för att den avslöjas inom ramen för NDA. Därför ger företag vanligen en bred definition av sekretess.
NDA-undantag
I vissa fall kan det vara enklare att definiera vad som inte är konfidentiellt, istället för vad som anses vara känsligt. I sådana situationer kan du ange i NDA att all information som delas med en extern part kommer att betraktas som konfidentiell, förutom de undantag som nämns.
Lämplig användning av information
Bara för att viss information inte är konfidentiell, betyder inte det att parterna kan använda den för egen vinning. Hur saker fungerar inom en organisation kanske inte klassificeras som konfidentiell information.
En part bör emellertid inte dela denna information med en konkurrent för ekonomiska fördelar, eller kopiera den i sitt eget företag. Därför bör ett NDA alltid specificera hur den externa parten kan använda icke-konfidentiell information som de har tillgång till.
Giltighetstid
Ditt NDA bör ange kontraktets giltighetstid. Viss information blir mindre värdefull med tiden, eller förlorar till och med sin relevans, särskilt den som är relaterad till forskning och utveckling. Parterna bör överväga sina omständigheter och ange när NDA kommer att gälla.
Övriga bestämmelser
Självklart kan NDA anpassas för att uppfylla dina specifika behov. Statliga myndigheter kan exempelvis behöva inkludera strikta bestämmelser för att hålla känslig information privat.
Ett NDA kan även omfatta tillämpliga lagar och bestämmelser. Beroende på dina branschbehov bör du inkludera andra relevanta klausuler i ett NDA.
Konsekvenser av att bryta ett NDA
Konsekvenserna av ett brott mot ett sekretessavtal (NDA) beror på avtalsvillkoren, jurisdiktionen och andra faktorer. Några av de vanligaste konsekvenserna är:
#1. Rättsliga åtgärder
Om du är den part som har drabbats av en NDA-överträdelse kan du vidta rättsliga åtgärder mot den part som brutit avtalet. Dessa åtgärder kan sträcka sig från att lämna in en stämningsansökan, begära ett föreläggande eller söka en alternativ tvistelösning.
#2. Ekonomiska konsekvenser
Vissa NDA:er innehåller bestämmelser om ekonomiska påföljder vid överträdelse. De ekonomiska påföljderna anges ofta i avtalet, eller kan fastställas av en domstol.
#3. Uppsägning av avtalet
Om någon bryter mot ett NDA kan de sägas upp som anställd eller konsult. Risken för denna konsekvens är stor om uppsägning i sådana fall var ett villkor i kontraktet.
#4. Ryktesskada
Personer som är inblandade i NDA-överträdelser kan också drabbas av ryktesskador, särskilt genom sociala medieplattformar. Det ger en negativ bild av gärningsmannen, och de förlorar förtroende och framtida affärsmöjligheter.
#5. Åtal
I allvarliga fall kan NDA-överträdelser leda till åtal. Därför bör alla parter vara försiktiga med att avslöja information som rör nationell säkerhet, statshemligheter eller annan verksamhetskritisk information.
Vad händer när ett NDA löper ut?
Innan du ingår ett NDA bör du ha en klar uppfattning om vad som händer när det löper ut. Varje NDA har en tidsram som anger avtalets giltighet. När giltighetstiden upphör är parterna inte längre juridiskt bundna att hålla informationen konfidentiell.
Detta betyder att information som nämns i NDA inte längre anses skyddad juridiskt, och att fritt avslöja den inte medför några juridiska konsekvenser. Om den konfidentiella informationen skyddas av andra lagar eller avtal ska den dock förbli privat.
Ibland innehåller sekretessavtal klausuler som säkerställer att viss information förblir konfidentiell även efter att NDA har löpt ut. I sådana fall är mottagaren fortfarande bunden av sekretessbestämmelserna för den informationen.
NDA-mallar
#1. LegalZoom
LegalZoom erbjuder NDA-mallar för joint ventures, anställning av anställda eller konsulter, feedback på affärsplaner och informationsdelning med en part. Du måste ange grundläggande information om NDA; plattformen lägger till informationen i dokumentet.
När du har fyllt i all nödvändig information är NDA:et klart. Du kan logga in på plattformen med ditt konto och använda avtalet.
#2. LegalTemplates
LegalTemplates är en resurs där du kan hitta kostnadsfria NDA-mallar. Här kan du välja en NDA-mall mellan standard-, anställnings-, köp- och uppfinningsavtal.
Du måste ange information så som den avslöjande parten, den mottagande parten, sekretessvillkor och avtalsdetaljer, och sedan kan du få ditt NDA klart i PDF- eller Word-format. Du kan också förhandsgranska NDA:et innan du sparar och laddar ner det.
Slutord
Sekretessavtal (NDA) är ett kraftfullt verktyg i affärsvärlden för att skydda konfidentiell information. Genom att få anställda, partners och andra intressenter att underteckna ett NDA kan du säkerställa företagets immateriella rättigheter och upprätthålla en konkurrensfördel.
Nu när du vet när du ska använda ett NDA kan du skapa ett med hjälp av de mallar som nämns ovan. Du kan också söka hjälp från tjänsteleverantörer för juridiska dokument i detta avseende.