Att hantera sin Gmail-inkorg kan vara en snabb och smidig process, speciellt om man jonglerar med flera konton, som separata arbets- och privatkonton. Med den ständiga strömmen av e-post kan det ibland kännas överväldigande.
Lyckligtvis erbjuder Gmail en mängd avancerade inställningar som underlättar hanteringen av e-postmeddelanden. Dock är inte alla dessa alternativ tillgängliga direkt eller aktiverade som standard. Vissa funktioner är gömda i rullgardinsmenyer eller bakom flera flikar i Gmails inställningar.
Utöver de mer välkända funktionerna, kommer jag idag att presentera några mindre kända Gmail-funktioner som kan öka din e-posteffektivitet.
Planera e-postmeddelanden för senare sändning
Om du tror att du kan glömma att skicka ett viktigt e-postmeddelande eller om du har tid att skriva ett nu men inte senare, kommer funktionen för att schemalägga e-post att vara till stor hjälp. Du kan planera att e-postmeddelanden ska skickas vid ett senare datum och klockslag.
Efter att du skrivit ett e-postmeddelande, klicka på den lilla pilen bredvid Skicka-knappen och välj ”Schemalägg sändning”.
En ruta kommer att dyka upp med förinställda datum och tider, samt ett alternativ för att välja ett eget datum och klockslag. Välj önskad tid och e-postmeddelandet kommer att schemaläggas. Du kan sedan hitta alla dina planerade e-postmeddelanden under etiketten ”Schemalagda”.
Översätt e-postmeddelanden
Du behöver inte längre kopiera och klistra in text i Google Translate, eftersom översättningsfunktionen är inbyggd i Gmail. Du kan enkelt översätta e-postmeddelanden med bara ett par klick. När du har öppnat ett e-postmeddelande, klicka på menyn med tre punkter till höger och välj ”Översätt meddelande”.
En ny meny dyker upp högst upp i meddelandet, där du kan välja både originalspråk och det språk du vill översätta till. Som standard kommer Gmail att försöka översätta till standardspråket för ditt konto.
Aktivera Automatisk Vidarebefordran
Normalt sett tar Gmail dig tillbaka till inkorgen efter att du har hanterat ett e-postmeddelande. Med funktionen ”Automatisk Vidarebefordran” aktiverad, tas du istället direkt till nästa e-postmeddelande i listan. Detta sparar tid och onödiga klick.
Klicka på kugghjulsikonen uppe till höger i Gmail och välj ”Visa alla inställningar”.
Gå till fliken ”Avancerat” och aktivera alternativet ”Automatisk Vidarebefordran”. Gmail kommer att uppdateras och funktionen kommer att vara igång.
Använd Konfidentiellt Läge för Ökad Säkerhet
Om du behöver dela känslig information som du inte vill riskera hamnar i fel händer, erbjuder det konfidentiella läget flera alternativ. När du skriver ett e-postmeddelande, klicka på hänglåsikonen längst ner för att öppna det konfidentiella läget.
Här kan du ställa in ett utgångsdatum för meddelandet, från 1 dag upp till 5 år, varefter meddelandet blir otillgängligt. Du kan även välja att lägga till ett lösenord som skickas till mottagarens telefon. Mottagaren kommer inte att kunna ladda ner, vidarebefordra, kopiera eller skriva ut e-postmeddelandet.
Kom ihåg att mottagaren fortfarande kan ta en skärmdump eller fota e-postmeddelandet för att spara innehållet.
Ge någon Annan Tillgång till Ditt Konto
Om du vill att någon annan ska kunna hantera dina e-postmeddelanden utan att dela dina inloggningsuppgifter, kan du delegera åtkomsten till ditt konto. Denna person kan då skicka, ta emot, och radera e-post, samt ändra Gmail-inställningar.
För att göra det, gå till Gmail-inställningar via kugghjulsikonen och välj fliken ”Konton och import”. Klicka på ”Lägg till ett annat konto” bredvid ”Bevilja åtkomst till ditt konto”.
Ange e-postadressen till personen du vill delegera åtkomst till och bekräfta begäran. Ett bekräftelsemail skickas till dennes adress.
Personen måste nu öppna sitt eget konto för att acceptera begäran. Ditt konto kommer att visas under deras Google-kontomeny, markerat som ”Delegerat”.
Du kan återkalla delegeringen genom att gå till samma ”Bevilja åtkomst till ditt konto”-alternativ och klicka på ”Ta bort” bredvid personens namn.
Visa E-postmeddelanden Offline
Du kan konfigurera Gmail för att lagra dina senaste e-postmeddelanden på din dator för att komma åt dem även utan internetanslutning. Du kan även skriva och skicka nya meddelanden som sparas tills du har internet igen.
Gå till Gmail-inställningar och välj fliken ”Offline”. Markera kryssrutan bredvid ”Aktivera offline-e-post”. Konfigurera sedan inställningarna efter eget önskemål och klicka på ”Spara ändringar”. Du kan lagra upp till 90 dagars e-postmeddelanden.
Google rekommenderar även att du bokmärker Gmail-sidan för att underlätta åtkomsten när du är offline.
Något jag nyligen upptäckte: Till skillnad från de flesta webbaserade appar som öppnar webbläsarens standardmeny vid högerklick, öppnar Gmail istället en egen meny med en massa alternativ. Detta fungerar bara när du högerklickar på ett stängt e-postmeddelande, inte inne i meddelandet.
Högerklicka på valfritt e-postmeddelande så öppnas en lång meny med alternativ. Några intressanta alternativ är ”Vidarebefordra som bilaga”, ”Flytta till flik”, ”Svara alla” och ett sökalternativ för att hitta relaterade meddelanden.
Jag finner denna meny mycket användbar för att snabbt hantera e-postmeddelanden utan att först behöva öppna dem.
Förläng Tiden för att Ångra Sändning
Du känner kanske redan till att du kan ångra skickade e-postmeddelanden. Du kan även öka den tid du har på dig att ångra, vilket ger dig mer tid att tänka efter.
Öppna Gmail-inställningar och gå till fliken ”Allmänt”. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid alternativet ”Ångra sändning”. Här kan du förlänga tiden upp till 30 sekunder. Tänk på att detta även försenar tiden det tar för mottagaren att få ditt meddelande, vilket kan vara ett problem i situationer där du behöver att det levereras snabbt.
Se E-postmeddelanden från Alla Konton på ett Ställe
Om du har flera e-postkonton behöver du inte växla mellan dem för att hålla koll. Du kan få tillgång till de andra kontona och ta emot e-post i ditt huvudkonto.
Gå till Gmail-inställningar, välj fliken ”Konton och import” och klicka på ”Lägg till ett e-postkonto” bredvid ”Kontrollera e-post från andra konton”.
Ange e-postadressen för det konto du vill importera e-post från. Du kan välja mellan POP3 eller Gmailify. Om kontot du importerar e-post från är ett Gmail-konto, välj POP3. Annars väljer du Gmailify för att ge kontot samma säkerhet och funktioner som Gmail.
Ange sedan kontots lösenord och klicka på ”Lägg till konto”.
Du kan upprepa processen för att lägga till fler konton och alla deras e-postmeddelanden kommer att dyka upp i din inkorg. Detta kommer dock bara att importera e-postmeddelanden från inkorgen, inte från etiketter.
Skicka E-postmeddelanden som ett Annat Konto
På samma sätt som att ta emot e-post från flera konton på ett ställe, kan du även skicka e-post som olika konton från ett enda Gmail-konto. För att göra det, gå till ”Konton och import” i Gmail-inställningarna och klicka på ”Lägg till en annan e-postadress” bredvid ”Skicka e-post som”.
Lägg till e-postadressen för det andra kontot. Du kommer att behöva slutföra en verifiering. Ett verifieringsmeddelande kommer att skickas till det andra kontot, där du kan klicka på en länk för att tillåta det ursprungliga kontot att skicka e-post med det.
När du skriver ett nytt e-postmeddelande kan du nu klicka på rullgardinsmenyn bredvid din e-postadress för att byta avsändare. För svar kan du välja antingen standardkontot eller det som meddelandet ursprungligen skickades till.
Snooze E-postmeddelanden för att Kolla Senare
Om du inte vill läsa ett e-postmeddelande direkt, eller vill kolla det igen senare, är funktionen ”Snooze” i Gmail användbar. Med Snooze kan du skjuta upp e-postmeddelanden så att de visas som nya i inkorgen vid en senare tidpunkt.
När ett e-postmeddelande är öppet, eller flera är markerade, klicka på klockikonen högst upp. En meny öppnas med förinställda datum och tider, från en dag till över en vecka. Du kan också ställa in ett specifikt datum och tid med ”Välj datum och tid”.
Bonus 🎁
Detta är mer ett knep än en funktion, men det är användbart om du prenumererar på nyhetsbrev. Du kan lägga till ett plustecken (+) och andra ord i slutet av din e-postadress innan @-tecknet. Gmail kommer att behandla det som en separat adress men fortfarande skicka e-postmeddelanden till din inkorg.
Till exempel, om din e-post är [email protected], kan du prenumerera på adminvista.com nyhetsbrev med [email protected]. På så sätt kan du enkelt filtrera e-post som kommer till denna adress genom att söka på adressen.
Avslutningsvis
Jag är övertygad om att du kommer att tycka att dessa funktioner är användbara, speciellt om du har flera konton. Jag har själv två konton som jag hanterar från ett enda konto med hjälp av dessa inbyggda Gmail-funktioner. Du kan också dra nytta av appar och tillägg från tredje part för att ytterligare effektivisera din e-posthantering.