Att navigera i projektledning på en byrå kan kännas överväldigande, men lyckligtvis finns det fantastiska programvaror som kan underlätta den processen.
Digital marknadsföring har etablerat sig som den främsta metoden för att marknadsföra produkter och tjänster. Många företag som behöver digital marknadsföring kan ha svårt att implementera en effektiv strategi online, ofta på grund av att de saknar ett dedikerat team.
För att möta det här behovet har en mängd digitala marknadsföringsbyråer uppstått. Som en följd av detta har verktyg för projektledning blivit oumbärliga för dessa byråer.
I den här artikeln kommer du att bekanta dig med några av de ledande och prisvärda programvarorna för byråhantering som kan vara värdefulla för ditt marknadsföringsteam.
Vanliga Utmaningar för Marknadsföringsbyråer
#1. Kundrelationer
En stor utmaning som många marknadsföringsbyråer stöter på är realtidshantering av kunder. När byrån växer, hanteras ofta 5-10 kunder parallellt, vilket är avgörande för intäkter och lönsamhet. Dock kan det vara en stor uppgift att dagligen övervaka alla kunders projekt och rapportera framsteg.
#2. Projektkoordinering
I takt med att kundbasen utökas, ökar även antalet aktiva projekt. Att använda kalkylblad för att hantera dessa projekt blir ohållbart. Mänskliga misstag, oavsiktliga databorttagningar, långa väntetider, brist på resurser, och liknande, gör byråledningen komplex och svårhanterlig.
#3. Samarbete
I uppstartsfasen av en digital marknadsföringsbyrå blir det ofta tydligt att projektteam arbetar isolerat.
Byråägare ser ofta att teammedlemmar tenderar att fokusera på uppgifter de tycker om, ofta de enklare. Dessutom kan kommunikationen gällande slutförande av uppgifter och utveckling av innehåll vara en utmaning.
#4. Hantering av Marknadsföringsmaterial
Att hantera flera kunder kan leda till att innehåll för olika klienter blandas ihop. Om allt lagras på enskilda medarbetares datorer kan det vara svårt för marknadsföringsteamet att snabbt komma åt materialet, exempelvis när innehåll ska publiceras på sociala medier.
#5. Tidsenlig Leverans
Dina projektteam kan ha svårt att leverera i tid om du saknar tillräcklig översikt över projektet.
Alternativt kan det finnas situationer där allt material är redo men det berörda teamet inte tar nästa steg.
Det kan även ske missar där begärt innehåll har skapats, men ingen har tänkt på att skicka det till kunden.
Oavsett orsaken, förseningar är vanliga i projektarbetet för en digital marknadsföringsbyrå.
Vad är Programvara för Projektledning för Byråer?
Verktyg för byråprojektledning är speciella applikationer som är utformade för att underlätta arbetet för digitala marknadsföringsbyråer.
En programvara för byråprojektledning erbjuder ofta följande funktioner:
- En central instrumentpanel för överblick över alla projekt
- Automatisk tidrapportering för timbaserade projekt
- Säker och centraliserad lagring för alla kreativa resurser
- Digitala whiteboardtavlor för brainstorming
- Dataanalysverktyg för att skapa projektrapporter
- Rollbaserad åtkomst för smidigt internt och externt samarbete
- Åtkomst till verktygen via alla enheter utan att kompromissa med säkerheten
- Projektledningsverktyg som Gantt-scheman, beroendehantering och prioritetsmatriser
Genom att flytta dina byråprojekt till en sådan applikation och implementera den för alla kundprojekt, kan du eliminera många flaskhalsar som uppstår i projektledningsprocessen.
Hur Hjälper Programvara för Projektledning?
- Du får full kontroll över alla kundprojekt med en instrumentpanel som ger översikt över pågående projekt.
- Du kan övervaka hur projektresurser används och fördela uppgifter effektivt.
- Du kan skapa en lista över tillgänglig kompetens och därmed undvika att ta på dig projekt där rätt expertis saknas.
- Projektteamet får lätt tillgång till affärsapplikationer, mediaresurser och annat material via en centraliserad plattform.
- Du kan logga aktiviteter för alla projektresurser för revision och prestationsbedömning.
- Du missar aldrig fakturerbara timmar eller material från ett kundprojekt.
- Du skapar en tillgänglig arbetsyta där teammedlemmarna enkelt kan samarbeta om idéer, kreativa resurser, innehåll och kod.
Nu när du känner till grunderna för programvara för byråprojektledning, presenteras nedan ett urval av framstående applikationer som används av framgångsrika digitala marknadsföringsbyråer runt om i världen:
måndag
monday.com erbjuder en lösning för kreativa byråer där de kan hantera allt från projekt och marknadsföringskampanjer till försäljningspipelines och evenemangskalendrar. Här kan byråer spåra kundprojekt, hantera kundhistorik, planera interna uppgifter, samarbeta i projekt och hantera fakturor och betalningar.
På monday.com kan företag enkelt tilldela uppgifter till teammedlemmar och följa deras framsteg. När en ny uppgift tilldelas får personen direkt en notis, vilket ökar ansvarsmedvetenheten. Alla projekt och uppgifter kan visualiseras i tidslinje- och kalendervyer.
monday.com bidrar till att hålla deadlines och ger en överblick över projektstatus och förfallodatum. Det ger teamen en tydlig bild av vilka projekt som går enligt plan och vilka som ligger efter. En delbar tavla och olika mallar finns också tillgängliga.
Plattformen har även en tidsregistreringsfunktion för att hålla koll på tid som läggs på olika uppgifter och projekt. Om kunder betalar per timme kan verktyget användas för att registrera den totala tid som lagts på ett projekt för fakturering.
Wrike
Wrike är en effektiv programvara för byråprojektledning som hjälper dig att genomföra fler projekt på kortare tid. Den ger en 360-graders vy av varje uppgift och projekt du hanterar, vilket maximerar vinsten.
Denna plattform är en enhetlig arbetsyta som samlar alla resurser för att effektivisera teamkommunikationen. Tack vare att kollegor kan samarbeta sömlöst ökar produktiviteten och potentiella hinder minskas.
Verktyget hjälper dig att visa insyn och transparens vilket ger nöjda intressenter och ökar deras lojalitet. Andra utmärkande funktioner är:
- Visuellt markeringsverktyg i realtid
- Arbetsbelastningsvy
- Delade teamkalendrar
- Gantt-diagram med ett klick
- Tidsregistrering
- Anpassning av arbetsflöden
Om du använder den här programvaran behöver du inte växla mellan olika applikationer. Den har stöd för integration med bland annat Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox och HubSpot.
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics är ett tillförlitligt verktyg för marknadsföringsbyråer. Det gör att du kan skala upp din verksamhet genom funktioner som automatiserad kundrapportering och anpassningsbara instrumentpaneler. Byråer kan även dra nytta av följande funktioner:
- Anpassningsbara mallar för marknadsföringsrapporter
- Dra-och-släpp-funktionalitet för automatisering av rapportskapande
- Personlig instrumentpanel med anpassade mätvärden, mål, widgets och inbäddningsbart innehåll
- Funktion för att spåra framsteg mot uppsatta mål
- SEO-verktyg för webbplatsrevisioner, sökordsrankningar och bevakning av bakåtlänkar
Du kan också ansluta till över 70 marknadsföringskanaler via AgencyAnalytics, inklusive Ahrefs, Amazon Ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe , YouTube, Vimeo och WooCommerce.
Produktiv
Productive är en omfattande plattform för byråer som strävar efter lönsamhet och en stabil affärsverksamhet. Denna skalbara plattform kan användas för datakonsolidering, resursplanering, komplex budgetering med mera.
Marknadsföringsföretag kan även använda den för att lagra ekonomisk information, hantera leads, skapa budgetar och underlätta teamkommunikation. Använd plattformen för att hålla alla i teamet fokuserade på rätt prioriteringar och effektivisera projektarbetet.
Productive kan spåra fakturerbar tid och generera fakturor automatiskt. Plattformen kan även övervaka budget och vinstmarginal i realtid.
Whatagraph
Alla marknadsföringsbyråer måste skapa många rapporter för team och kunder. Whatagraph underlättar denna process genom att automatisera generering och leverans av rapporter. Plattformen är användarvänlig, skalbar och kan samla in data från över 40 källor för att presentera dem transparent.
Byråer kan använda de fördefinierade mallarna eller skapa rapporter från grunden. Dra-och-släpp-widgetarna ger användarna flexibilitet. Du kan även kombinera data med hjälp av anpassade formler.
Plattformen stöder delning av live-rapporter via länkar och schemalagda rapporter som skickas automatiskt. Den ger även en översikt av din prestation efter team, konton eller regioner.
Bikupa
Hive tillhandahåller de verktyg en marknadsföringsbyrå behöver för att lyckas med projektledning. Här kan du planera och organisera komplexa projekt och uppgifter. Plattformen är även lämplig för att sätta projektbaslinjer och tilldela uppgifter till olika teammedlemmar.
Du kan tagga och kategorisera aktiviteter för att få en översikt över dina aktiviteter i realtid. Plattformen kan användas för att registrera tid och fakturerbara timmar. Hive kan även centralisera kundgodkännanden, feedback och önskemål.
Gainapp
Gainapp är särskilt lämplig för digitala marknadsföringsbyråer med fokus på sociala medier. I sociala mediekampanjer måste byrån samarbeta med kunden och innehållsskapare i realtid.
Design och texter måste gå mellan innehållsskapare och kund för feedback, kreativa förslag och godkännanden. Gainapp gör detta smidigt.
Gainapp skapar ett smidigt arbetsflöde för sociala medier för din marknadsföringsbyrå:
- Skapa, importera och ladda upp kreativt innehåll och texter
- Lagra allt material säkert i molnet
- Dela material med kunden för feedback och förslag
- Kund- och byråchefer kan godkänna innehåll automatiskt
- Publicera innehåll på sociala medier
Du kan starta en kostnadsfri provperiod för att lära dig mer om gränssnittet innan du tar ställning till en betald version.
Lagarbete
Du kan använda Teamwork för att dela upp komplexa projekt i flera uppgifter och deluppgifter. Organisera sedan dessa i en tidslinje enligt budgeterad tid, deadlines och beroenden.
Detta kan göras för ett obegränsat antal projekt, oavsett om de är återkommande, timbaserade eller engångsprojekt.
Här är några av huvudfunktionerna i programvaran:
- Hantera ett obegränsat antal enkla eller komplexa kundprojekt
- Spåra och övervaka alla fakturerbara timmar
- Kunder kan få tillgång till en egen version av appen
- Skala upp eller ned vid behov
I skrivande stund använder över 6000 byråer över hela världen Teamwork för effektiv och prisvärd projektledning, oavsett om det är för distansarbete, fysiskt arbete eller hybridmodeller.
Accelo
Accelo har etablerat sig som en ledande utvecklare av programvara för affärsautomation för digitala byråer. De har därför förståelse för utmaningarna med att driva digitala marknadsföringsbyråer.
Med sin erfarenhet i branschen har de skapat Accelo, ett verktyg för byråhantering som hjälper dig på följande områden:
- Samla medarbetare, fakturering och kunder i en central app
- Fånga upp all fakturerbar tid korrekt
- Synkronisera scheman för all personal för att maximera effektiviteten
- Skapa ett enkelt sätt för kundkommunikation för nöjda kunder
- Håll kundprojekt inom budget
- Online projektledning för engångsprojekt, timbaserade projekt och återkommande uppdrag
- Gör din byrå lönsam direkt genom att minska onödig tidsanvändning och läckage
Improvado
Improvado använder ETL-teknik (Extract, Transform and Load) för dataintegration. Med hjälp av ETL samlar verktyget in data från olika projekt, team, enskilda medarbetare och applikationer för att ge en överblick över byråns verksamhet.
Verktyget ansluter data från tredje part, som Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing Ads, LinkedIn, YouTube, Facebook Ads och fler.
Efter att ha samlat in data kan du visualisera den via plattformar som Google Data Studio, Tableau, Power BI och Looker direkt från webbappen Improvado.
Du kan även lagra din byrås data på plattformar som PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB och Snowflake.
Avslutande Ord
Enligt en nyligen genomförd studie av Expert Market Research (EMR) genererade digital marknadsföring en enorm verksamhet på cirka 305 miljarder dollar år 2020.
Rapporten indikerar att branschen förväntas se en årlig tillväxt på 17,6% mellan 2021 och 2026, vilket innebär en ackumulerad intäkt på cirka 807 miljarder dollar i slutet av 2026.
Digitala marknadsföringsbyråer är en del av den moderna ekonomin, men de måste använda programvara för projektledning för att underlätta kundhantering.
Du kan även utforska fler digitala marknadsföringsverktyg för att öka intäkter och engagemang.