Utforska ett urval av de bästa Smartsheet-strukturerna, utformade för att underlätta hantering av projekt och affärsprocesser inom en rad olika sektorer.
Smartsheet är en framstående aktör inom området för projekt-, arbets- och samarbetsledning, och betjänar allt från mindre företag till stora koncerner. Enligt en nyligen publicerad rapport från Datanyze, innehar Smartsheet 5,28 % av marknadsandelarna inom branschen för projektlednings- och samarbetsapplikationer.
Det är tydligt att en betydande andel organisationer förlitar sig på Smartsheet för att organisera sina uppgifter och projekt. Om du också använder det här verktyget och vill effektivisera din företagsledning, kan Smartsheet-strukturer vara en värdefull resurs.
Läs vidare för att upptäcka ett urval av professionellt utformade Smartsheet-strukturer som kan hjälpa dig att komma igång med projekt- eller arbetshantering på nolltid.
Vad är Smartsheet-strukturer?
Strukturer är färdiga Smartsheet-tabeller för projekt- eller arbetshantering som du kan anpassa för liknande affärssituationer. Smartsheet erbjuder ett brett utbud av strukturer i sitt bibliotek, vilket gör det enkelt att hitta en som passar just din verksamhet eller bransch.
Dessa strukturer levereras med alla nödvändiga fält för projektledning. Till exempel kommer en struktur för evenemangsplanering och budgetering innehålla:
- Kolumner för uppgiftsnamn, ansvarig person, framsteg, risker, deadline, kvantitet, budget, anteckningar med mera.
- Huvuduppgifter och underuppgifter.
- Olika visningsalternativ som Gantt-schema, kortvy och kalendervy.
Allt du behöver göra är att anpassa uppgifts- och underuppgiftsfälten för att kickstarta ditt evenemangsplaneringsprojekt.
Du får full tillgång till alla Smartsheet-strukturer som en del av din betalda prenumeration. Smartsheet-utvecklingsteamet fortsätter dessutom att regelbundet introducera nya strukturer.
Varför är Smartsheet-strukturer användbara?
Huvudskälet till att använda strukturer för projekt- eller arbetsledning i Smartsheet är att snabbt kunna starta ett projekt. Här är några ytterligare fördelar:
- Säkerställ enhetlighet i dina projekt- och företagsledningsark. Även om kunder kan variera, kommer din datarapportering, analys med mera att vara konsekvent.
- Strukturerna är skapade av Smartsheet-experter, vilket garanterar att du använder standardiserad terminologi och projektrapporteringsformat.
- Att skapa en projektstruktur från grunden kan vara tidskrävande. Med färdiga strukturer kan du fokusera på projektplanering och teammöten, medan Smartsheet tar hand om själva projektstrukturen.
- Småföretagare och nya projektledare kan dra nytta av Smartsheet-strukturerna och initiera sina projekt utan kostsam professionell hjälp.
Hur du får tillgång till Smartsheet-strukturer
Om du är intresserad av att använda strukturerna men inte vet var du hittar dem, följ stegen nedan:
Registrera dig för Smartsheet
Om du inte redan har ett konto kan du registrera dig gratis i 30 dagar genom att följa stegen nedan.
- Klicka på ”Testa Smartsheet gratis”.
- I dialogrutan ”Har du inget konto?”, klicka på ”Skapa ett”.
- Ange din e-postadress eller registrera dig med ett Google- eller Microsoft-konto.
Logga in på Smartsheet
Om du redan har ett konto, följ dessa steg:
- Gå till Smartsheet-webbappens inloggningsportal.
- Ange din e-postadress och ditt lösenord.
- Klicka på ”Logga in”.
- Om du tidigare har registrerat dig med Google, Apple eller Microsoft, välj lämpligt alternativ för snabb inloggning.
Hämta Smartsheet-strukturer
- När du har loggat in kommer du till fliken ”Hem”.
- För att utforska Smartsheet-strukturer kan du besöka fliken ”Lösningscenter” eller klicka på ”Skapa” på fliken ”Hem”.
- På fliken ”Hem”, klicka på alternativet ”Skapa” i det övre högra hörnet av webbappen.
- En meny öppnas med alternativ som ”Kalkylark”, ”Formulär”, ”Rapport”, ”Bläddra bland strukturer” med mera.
- Klicka på ”Bläddra bland strukturer”.
- Du befinner dig nu i lösningscentret där skärmen ”Bläddra i alla lösningar” visas.
- Klicka på ”Visa fler strukturer” eller ”Visa fler strukturset”, beroende på ditt val. Strukturset innehåller ytterligare tillgångar som instrumentpaneler, rapporter och formulär.
- Du kommer nu att se en fullständig lista med Smartsheet-strukturer.
- Du kan filtrera listan genom att välja kategorier som ”Kunder och konsulter”, ”Ekonomi och redovisning”, ”Personal”, ”IT” etc., från navigeringsrutan under kolumnen ”Lösningscenter”.
De bästa Smartsheet-strukturerna för olika branscher
Digital marknadsföring
Strukturen ”Integrerad digital marknadsplan” passar bra för marknadsföringsteam som hanterar olika support- och kreativa förfrågningar från andra team. Med den här strukturen kan du snabbt starta en integrerad digital marknadsföringskampanj.
Strukturen innehåller avancerade kalkylbladsformler, automatisering av arbetsflöden och anpassade formateringsfunktioner. Dessutom finns detaljerad projektplanering, information om marknadsplaner samt en sammanfattning för ledningen.
Du kan enkelt växla till Gantt-diagramvyn från rutnätsläget, eftersom strukturen innehåller kolumnerna ”Slutdatum” och ”Varaktighet”. Det finns också en flaggkolumn för att markera projektfaser, samt kolumnen ”Budget/Utgifter” för hantering av marknadsföringsbudgeten.
Detaljhandel
Detaljhandeln hanterar ofta komplex lageroptimering. Smartsheet erbjuder därför en struktur för automatisk lagerkontroll som kan effektivisera följande detaljhandelsaktiviteter:
- Optimering av produktiviteten på lageravdelningen.
- Balansering av försäljning, beställningar och lager.
- Identifiering av optimala påfyllningsdatum.
- Minskning av utgifter för överlager.
- Direkttillgång till leverantörsinformation.
Strukturen för lagerkontroll har ett datafält till höger och fasta detaljer till vänster. Några användbara kolumner är ”Avdelning”, ”Beställningsstatus”, ”Artikelnamn” och ”Lagervärde”.
Du kan även automatisera din lagerhantering med strukturen ”Streckkodshantering av lager”, som innehåller en dedikerad kolumn för produktstreckkoder. Du kan använda streckkoder eller synkronisera strukturen med ett ERP-verktyg för att hålla koll på lagernivåerna.
Konstruktion och teknik
Byggföretag kan dra stor nytta av följande Smartsheet-strukturer:
- Struktur för att spåra byggdokumentation.
- Struktur för utrustningsscheman.
- Struktur för byggbudget.
- Struktur för byggscheman med Gantt-diagram.
Till exempel är byggplaneringsstrukturen särskilt användbar för planering, spårning och visualisering av byggprojekt. Du kan kopiera och ändra namnet på strukturen för att använda den i flera projekt.
Strukturen är mobil- och webbappvänlig, vilket gör det enkelt för fältingenjörer och arbetsledare att uppdatera de nödvändiga uppgiftskolumnerna. Den innehåller förinställda statuskolumner som ”Startdatum”, ”Slutdatum”, ”Tilldelad till”, ”Status”, ”% Klar”, ”Varaktighet” och ”Anteckningar”.
Kolumnen ”Uppgiftsnamn” innehåller de flesta vanliga bygguppgifter och underuppgifter, som VVS, isolering och kök. Om du expanderar uppgifterna hittar du underuppgifter som markarbete, grovdragning, fladdermusisolering med mera.
Underhållning och besöksnäring
Besöksnärings- och underhållningsbranschen behöver spåra utgifter, uppgiftsansvar, gästnärvaro, biljettförsäljning, intäkter, måltidskonsumtion och andra variabler i realtid.
Följande Smartsheet-strukturer kan hjälpa dig att tillgodose dessa behov:
- Struktur för evenemangslansering och budget.
- Struktur för välgörenhetsgala.
- Struktur för evenemangspersonal, hotell och pass.
- Struktur för evenemangsuppgiftsplan.
Strukturen ”Event Staff Hotel & Passes” är till exempel idealisk för att hantera hotellboende för personal och kunder som deltar i ett evenemang.
Strukturen innehåller viktiga kolumner för pass-typ, passkostnad, hotellkostnadsuppskattning, hotellnamn, incheckning, utcheckning, kreditkort och pris.
Finans och finansiella tjänster
Inom finansiella tjänster är korrekta data och revisormöjligheter avgörande. Följande Smartsheet-strukturer kan hjälpa dig att tillgodose de flesta av dina behov:
- Struktur för checklista för börsintroduktion (IPO).
- Struktur för amorteringsschema.
- Struktur för finansiell månadsavslutning.
Tänk dig att du planerar en börsintroduktion. Det är ett stort projekt för alla företag som vill samla in kapital. Använd Smartsheet-strukturen för att planera alla steg i börsintroduktionen.
Kolumnen ”Förberedelsearbete” listar redan alla nödvändiga uppgifter:
- Bokslut.
- Förberedelse för due diligence.
- Förberedelse för dubbelklass.
- EIP och ESPP.
- S-1 Prep.
- SEC-granskningsperiod.
- Slutför och offentligt lämna in S-1.
Andra viktiga kolumner är startdatum, deadline, T-minus-veckor, beroenden, varaktighet och ansvarig.
Tillverkning
Tillverkningsanläggningar behöver hantera olika råmaterial, utrustning, produktrecept, riktlinjer för produktutveckling och mer. Smartsheet erbjuder strukturer för att spåra alla dessa element effektivt, till exempel:
- Logg för incidentrapporter med formulärstruktur.
- Struktur för nytt produktgodkännande med formulär.
- Struktur för nytt produktutvecklingsschema.
- Struktur för maskinunderhållsschema.
Maskinunderhållsschemat är en enkel checklista som du kan skriva ut eller spåra digitalt. Den innehåller fält som maskinens skick, maskinnamn, plats, datum för senaste underhåll, nästa underhållsdatum, underhållsintervall, ansvarig tekniker och anteckningar.
Personalavdelning
Smartsheet har ett urval av mycket användbara strukturer för personalavdelningar. Företag kan använda dessa strukturer för att hantera sitt team. Exempel är:
- Informationsregister för anställda.
- Checklista för personalöversyn.
- Jobbansökningsformulär.
- Spårare för jobbkandidater.
- Spårare för ansökningar med CV med formulär.
- Dokumentation för uppsägning av anställd.
- Intervjuprocess med Gantt.
- Checklista för nyanställda.
- Tidkort med automatiserat godkännande.
Om du till exempel behöver rekrytera 10 personer till marknadsföringsteamet kan du använda strukturen ”Intervjuprocess med Gantt”.
Denna struktur innehåller alla faser i en rekryteringsprocess, till exempel förintervju, kandidatintervju, kandidatval och rekrytering.
Strukturen visar automatiskt ett Gantt-diagram i navigeringsfönstret till höger och en kalendervy i de övre kolumnerna. HR-chefer kan därmed övervaka projektets status med hjälp av Gantt-diagrammets instrumentpanel.
Ideell sektor
Följande Smartsheet-strukturer är lämpliga för ideella organisationer:
- Marknadsplan för ideella evenemang.
- Fältlagsinlämningar med formulär.
- Givarehantering.
- Volontärlista.
Ideell bokföring är avgörande för att upprätthålla skattebefrielse i USA och Storbritannien. Därför är det viktigt att spåra givardata som donationsbelopp, namn, adress och skatte-ID.
Smartsheet erbjuder en struktur för givarhantering med standarddatafält som donationsår, givarnamn, e-post, telefonnummer, adress, region och fondnamn. Eftersom Smartsheet-strukturer är kalkylbladsbaserade kan du enkelt importera dessa data till olika bokföringsprogram för ideella organisationer.
Bokföring
Smartsheet erbjuder ett stort urval av strukturer för redovisningsbyråer och företag. Några av de mest anmärkningsvärda är:
- Kassaflödesanalys.
- Balansräkning.
- Resultaträkning.
- Finansiell månadsavslutning.
- Årlig skatteförberedelse.
Små, medelstora och nystartade företag kan spara mycket pengar med hjälp av dessa strukturer. Genom att använda Smartsheet-strukturerna kan du följa redovisningsreglerna utan att behöva anlita en extern byrå.
Alternativ till Smartsheet-strukturer
Nu när du har sett de omfattande strukturerna som Smartsheet erbjuder, ska vi också titta på några andra projektledningsverktyg som också har mallar:
monday.com-strukturer
monday.com har ett detaljerat bibliotek med strukturer för olika situationer. När du besöker biblioteket ser du kategorier som marknadsföring, projektledning, design, försäljning, CRM, HR och mjukvaruutveckling. Du kan även hitta fler strukturer genom att välja företagskategorier från navigationspanelen till vänster.
ClickUp-strukturer
ClickUps strukturbibliotek visar ofta använda strukturer direkt på startsidan. Dessa kommer från branscher som design, teknik, ekonomi, produkt och redovisning. Det finns också filter till vänster för att sortera efter nivå och användningsfall. Genom att anpassa dessa filter kan du hitta en passande struktur.
Sammanfattning
Strukturer är en värdefull resurs för att snabbt starta nya projekt utan fel eller gissningar. De flesta projektledningsverktyg erbjuder därför färdiga strukturer. Smartsheet är inget undantag och erbjuder gratis strukturer för både personligt och kommersiellt bruk utan licensbehov.
Denna artikel har presenterat några enastående strukturer för affärs- och projektledning från Smartsheet. Du kan med säkerhet hitta en struktur som passar din verksamhet. Börja använda strukturerna direkt eller anpassa dem efter behov.
Du kanske också är intresserad av de bästa fakturamallarna för Word och Notion.