Oavsett storlek kan inget företag fungera utan avtal. Kontrakt fungerar som juridiska instrument som skapar, definierar och reglerar de ömsesidiga rättigheterna och skyldigheterna mellan parterna.
Användningen av kontrakt sträcker sig långt tillbaka i historien, före industrialiseringen och framväxten av den kapitalistiska ekonomin. Redan under kungars och imperiers tid fastställde avtal villkoren, och parterna var bundna att följa dessa.
Även om världen genomgått betydande förändringar genom årtiondena, har grundprinciperna för kontrakt förblivit desamma. Kontrakthantering är processen att leda och övervaka avtal, från deras uppkomst till genomförande av den avtalade parten och den slutliga avslutningen.
Med tanke på komplexiteten i avtal har kontrakthanteringen etablerat olika faser för att representera varje aspekt. En viktig del av kontrakthanteringen är resultatanalys, som syftar till att maximera operativa och ekonomiska prestationer, samtidigt som man identifierar och minimerar ekonomiska och anseendemässiga risker som kan uppstå vid bristande efterlevnad av avtalets villkor.
Grundläggande principer för kontrakthantering
För att effektivt hantera arbetet och de involverade i ett kontrakt, måste teamet ha en tydlig uppfattning om arbetsuppgifterna, resurserna och den tid som krävs för att slutföra projektet. Denna insikt utgör grunden för god kontrakthantering.
Fördelar med kontrakthantering
- Bibehållen arbetskvalitet: Hela processen för kontrakthantering är utformad för att säkerställa att utfört arbete håller hög kvalitet. Det garanterar att arbetet utförs effektivt i tid, att resurserna används på ett kostnadseffektivt sätt, samt att företaget får bästa möjliga värde för sina pengar genom varje ingånget kontrakt. Detta uppnås genom att identifiera och minska risker för ekonomi och rykte.
- Förbättrad projektkontroll: Projektledning är kritisk för att styra arbetet i uppstartsfasen. Det säkerställer att projektet inleds på rätt sätt.
- Ökade intäkter: Med god kontrakthantering ökar möjligheterna till högre intäkter. Detta sker på två sätt: Företaget kan behålla sin konkurrenskraft och vinna fler kontrakt, och genom att leverera arbete av högre kvalitet kan verksamheten ta ut ett högre pris.
Kontrakthantering kontra kontraktsadministration
Kontrakthantering omfattar hela avtalets livscykel, från dess uppkomst till dess avslut. Kontraktsadministration fokuserar å andra sidan på de processer som ingår i utformningen av avtalet mellan de två parterna. Kontraktsadministrationscykeln avslutas när avtalet är överenskommet och undertecknat, medan kontrakthanteringen tar vid efter detta och fortsätter till avtalets slut.
Kontraktsadministratörer har ansvaret för att säkerställa att båda parterna är nöjda med det gemensamma avtalet, medan kontraktsansvariga ser till att alla parter efterlever avtalets villkor.
Faser i kontrakthantering
Som tidigare nämnts, är kontrakthantering mer än bara att få avtal underskrivna. Det handlar om en rad åtgärder som styr och utvecklar processer för att hantera varje del av avtalet. Det uppnås genom att säkerställa tydlighet och noggrannhet i avtalet.
Skapandefasen
Planering spelar en central roll för att alla strategier ska lyckas. En kompetent chef planerar alltid projektet noga. Skapandefasen i kontrakthanteringen innebär att skapa en flexibel färdplan för att kunna hantera oförutsedda händelser.
Skapandet är det första steget i den noggranna processen för kontrakthantering. Här utvärderas företagets behov och resurser. Det innefattar också brainstorming kring de kritiska aspekterna av kontraktstrategin. Detta bidrar till att efterföljande steg blir precisa och felsäkra, samt förberedda för oväntade situationer. Följande aspekter bör beaktas i planeringsstadiet:
- Typer av kontrakt som behöver hanteras
- Standarder som används i avtalen
- Ansvarsområden för varje steg
- Krav för optimal prestation
- Möjliga problem/flaskhalsar och lösningar
- Nödvändiga resurser för genomförandet av kontraktsstrategin
Skapandefasen lägger grunden för efterföljande faser.
Samarbetsfasen
Samarbetsfasen följer på skapandefasen och bidrar till att implementera den grund som lagts för nya kontrakt. Den handlar också om att utveckla standardavtal för rutinmässiga situationer. Den främsta utmaningen för kontraktschefer i detta skede är att hitta en balans mellan att uppfylla kraven och minimera riskerna.
I vardagliga situationer är denna fas enklare, då chefer kan välja rätt typ av avtal och fylla i relevant information med minimala ändringar. I mer komplexa situationer krävs en anpassad formulering för att säkerställa efterlevnad, standarder och rättigheter. En elektronisk signatur används för att avsluta avtalet.
Undertecknandefasen
Undertecknandefasen är ett mycket viktigt steg i kontrakthanteringen. Här försöker man omsätta strategierna som planerats i tidigare steg. Det är också i det här skedet som programvara för kontrakthantering introduceras för att hantera kontraktsrelaterade uppgifter. Programvaran används också för att samla kontrakt i ett centraliserat arkiv.
Programvara för kontrakthantering är ett digitalt verktyg som gör det möjligt att följa och hantera kontrakt genom deras olika livscykelfaser. Denna typ av programvara ger också företag möjlighet att hantera förnyelseaviseringar, efterlevnad, samla digitala signaturer och hantera kontraktsmallar.
En annan viktig del av implementeringsfasen är introduktionen av avtalet till alla parter, så att de förstår kontraktets och kontraktschefens mål samt är bekväma med de verktyg som används.
Efter implementeringsfasen, och efter att båda parter signerat avtalet, sker en överlämning för att säkerställa att kontraktet är korrekt och fullständigt. Varje roll, ansvar, milstolpe och mål bekräftas.
Spårningsfasen
I spårningsfasen börjar de mål som beskrivs i kontrakten att realiseras. Det är också i det här stadiet man bör vara uppmärksam på villkoren i avtalet och kontinuerligt övervaka dem för att säkerställa att allt löper som planerat.
Chefens uppgift i kontraktsfasen är att säkerställa att allt följer avtalets villkor. De ansvarar för att upptäcka potentiella problem och ha system för tidig varning.
Chefer kan dra nytta av planeringsfasen i det här skedet genom att ta fram en välordnad lista över alla kontraktsdelar som behöver kontrolleras. Detta säkerställer att inga delar lämnas okontrollerade och att eventuella avvikelser upptäcks snabbt.
Förnyelsefasen
Förnyelsefasen är inte en separat fas, men blir relevant att ta hänsyn till efter kontraktsfasen. Principerna för förnyelsefasen bör dock tillämpas i alla skeden.
Förnyelsefasen i kontrakthantering innebär ett ställningstagande om man vill förnya eller avsluta ett kontrakt. Eftersom avtal kan innehålla klausuler om sanktioner, är det viktigt att proaktivt överväga slutet av avtalet i beslut som rör övriga kontrakt.
Förnyelse innebär att utvärdera avtalets prestation och fatta beslut om att förnya avtalet och eventuellt göra ändringar. Intressenterna bör känna till datumen för uppsägning och förnyelse samt säkerställa att båda parter har tillräckligt med tid att samla in information innan de beslutar om ett nytt kontrakt.
Fas efter kontrakt
Fasen efter kontrakt är avslutningen av avtalet, som följer efter uppsägningen. I det här stadiet säkerställs att allt genomförs korrekt, slutfakturor skickas eller betalas och kontrakten arkiveras.
Många kontraktschefer väljer också att analysera genomförda kontrakt för att dra lärdomar inför framtida avtal. Denna analys ger värdefull information och erfarenheter som kan förbättra resultatet i kommande kontrakt.
Slutsats
Kontraktets värde beror på hur väl det hanteras. Oavsett hur fördelaktiga villkoren är, blir avtalet bara bra om det hanteras på rätt sätt. Det är därför viktigt att följa riktlinjerna på ett disciplinerat sätt för att få ut det mesta av sina kontrakt.
Det kan också vara bra att undersöka var man kan få tillgång till juridiska dokumentmallar för kontrakt.