Att prioritera arbetsuppgifter kan vid första anblicken verka okomplicerat; det handlar om att utföra det som klienten anser vara mest brådskande. Men detta är inte det mest professionella sättet att hantera prioriteringar, särskilt inte i affärsprojekt. Det finns en vetenskaplig grund för att betona vissa uppgifter framför andra, och denna vetenskap benämns projektprioriteringsmatrisen.
För att ditt företag ska växa och kunna konkurrera med andra aktörer på marknaden krävs mer än enbart en briljant idé, ett skickligt team och avancerad teknik. Du behöver också säkerställa ett högkvalitativt utförande av uppgifterna, oavsett om det handlar om apputveckling eller produktion av konsumentvaror.
Utmärkt kvalitet i utförandet uppnås när ditt team är disciplinerat och följer en vetenskaplig metod för att tilldela uppgifter, slutföra dem och sedan gå vidare till nästa. Prioriteringsmatrisen är ett sådant verktyg som effektiviserar projektuppgifter och möjliggör att mer kan åstadkommas på kortare tid genom ett planerat utförande av de mest värdefulla uppgifterna i första hand.
Läs vidare i den här artikeln för att lära dig mer om projektprioriteringsmatrisen, dess fördelar, användningsområden och olika mallar.
Vad är en prioriteringsmatris?
En prioriteringsmatris är ett analysverktyg för projektuppgifter, som ofta används tillsammans med andra verktyg för affärsprocesshantering. Det används även inom Six Sigma-metodiken för att utvärdera olika alternativ baserat på bestämda kriterier och avgöra var företag bör fokusera sina resurser.
Verktyget kan användas oavsett om projektet är en enkel eller komplex uppgift som kan sträcka sig över flera år. Det är inte heller enbart ett verktyg för uppgiftsprioritering inom företag. Frilansare, enskilda företagare och professionella kan dra nytta av detta verktyg i både arbetsrelaterade och personliga sammanhang.
Ibland kan projektintressenter ha svårigheter att bestämma vilken uppgift som ska prioriteras. För att lösa dessa utmaningar fungerar prioriteringsmatrisen som en vetenskaplig grund för att välja rätt uppgift baserat på värde och brådskande karaktär.
En prioriteringsmatris kan anta olika former beroende på projektets komplexitet och utvärderingskriterier. Vissa matriser är så enkla som 2×2-rutnät med ”Värde” i relation till ”Kostnad”. Andra kan vara mer komplexa i design och utförande, särskilt när prioriteringsmatrisen kombineras med Six Sigma-metoden.
Six Sigma prioriteringsmatris
Six Sigma-hanteringsmetoden är nära kopplad till användningen av prioriteringsmatrisen. Eftersom Six Sigma handlar om att analysera avvikelser, arbeta med kontinuerliga processförbättringar och eliminera slöseri, passar prioriteringsmatrisen utmärkt in i detta arbetssätt.
I denna process jämförs ofta mer än en datamängd, minst två, och viktade kriterier används för att rangordna uppgifter för prioritering. Eftersom Six Sigma-prioriteringsmatrisen utvärderar flera datamängder, blir det slutliga verktyget mer än en enkel 2×2-kvadrant.
Den består av:
- Utdatavariabler som kolumnrubriker överst i diagrammet
- Indatavariabler som rader i panelen till vänster
- Viktad poäng, procentandel, rangordning och status längst till höger i tabellen
- Ett beräknat viktat resultat längst ned i kolumnrubrikerna
Genom att använda Six Sigma-metoden för prioritering av projektuppgifter kan du fatta välgrundade beslut på ett logiskt sätt. Dessutom skapar Six Sigma samsyn bland alla intressenter.
Enligt Lynne Hambleton, en framstående affärskonsult, strategiutvecklare och författare, kan Six Sigma-prioriteringsmatriser delas in i tre kategorier. Hambleton har i sin bok Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices, beskrivit följande:
#1. Consensus Criteria används när variabler med högre poäng är viktigare. Den tar hänsyn till alla teammedlemmars synpunkter för att skapa en modell som baseras på enighet med numeriska poäng.
#2. Kombinationsmatrisen är en blandning av ett orsak-och-verkan-diagram och en prioriteringsmatris. Denna metod beräknar effekterna av alla variabler på varandra.
#3. Full Analytical Criteria är det mest komplexa Six Sigma-prioriteringsverktyget, som främst används av projektportföljförvaltare för att utvärdera flera projekt och deras inverkan på företagets intäktsmodell och kundrelationer.
Fördelar med prioriteringsmatris
#1. Att organisera ett stort antal uppgifter utifrån deras betydelse och värde blir lättare med hjälp av prioriteringsmatriser. Eftersom det inte är enkelt att hålla reda på alla uppgifter i ett stort projekt, kan det bli en gissningslek att skilja viktiga punkter från mindre viktiga om man inte använder detta verktyg.
#2. Till skillnad från viss annan programvara är detta verktyg anpassningsbart. Under ett projekt kan hela teamet samarbeta och lägga till eller ta bort variabler baserat på de specifika behoven. Det är därför det finns många olika typer av prioriteringsmatriser.
#3. Du kan använda prioriteringsmatriser från befintliga projekt i nya projekt. Skapa bara en mall för verktyget och uppdatera vikter, kriterier, variabler, uppgifter etc. när projektet förändras.
#4. Det här verktyget är enkelt att förstå för alla teammedlemmar, även de som inte är tekniskt kunniga. Skriv bara in att-göra-listan, poäng och kriterier. Verktyget gör resten.
#5. Verktyget bygger på objektivitet och hjälper därmed företag att undvika subjektivitet som kan uppstå vid manuellt arbete.
#6. Projektledare och ägare kan effektivt delegera uppgifter till underordnade och maximera utnyttjandet av den tilldelade arbetsstyrkan med hjälp av detta verktyg.
När bör man använda prioriteringsmatrisen?
Du kan använda detta verktyg i följande situationer:
- Prioritera komplexa uppgifter, ärenden eller problem som involverar flera variabler mot vilka dessa objekt måste bedömas.
- Utvärdera indata för att rangordna buggar, ärenden, uppgifter, projekt etc. för att fastställa prioritering.
- Schemalägg affärsrelaterade eller personliga projektuppgifter på ett strukturerat sätt med målet att slutföras i tid.
- Skapa ett dokument på en sida som visualiserar de viktigaste fokusområdena i ett projekt.
- Delegera uppgifter på ett effektivt sätt till teammedlemmar utan att påverka projektets tidsplan.
- Främja samarbete inom projektgruppen.
Om du undrar vem som har nytta av det här verktyget:
- Anställda som arbetar hemifrån och hanterar både arbetsuppgifter och hushållssysslor.
- Frilansare och entreprenörer som behöver prioritera sina projekt och slutföra uppgifter i enlighet med detta.
- Mikro-, små, medelstora och stora företag som utvärderar projekt baserat på affärsvärde.
- Projektledare som övervakar flera projekt och projektteam.
Hur man använder en prioriteringsmatris
För att använda verktyget effektivt måste du förstå prioriteringsmatrisens kvadranter i sin helhet:
Kvadrant 1
- Uppgifter med högt värde men som kräver liten ansträngning, och som har större effekt än andra.
- Uppgifterna i denna kategori är brådskande och kritiska, så slutför dem först.
Kvadrant 2
- Stora projekt som kräver mer ansträngning och ger stor effekt.
- Ofta har dessa uppgifter inte en tydlig deadline.
- Du bör sätta upp rimliga milstolpar för dessa projekt och uppnå en milstolpe regelbundet.
Kvadrant 3
- Ofta handlar det om uppgifter som kräver liten ansträngning och har låg effekt.
- När det är möjligt, delegera dessa uppgifter till dina underordnade eller kollegor.
Kvadrant 4
- Dessa uppgifter bidrar inte mycket till verksamhetens avkastning på investeringen (ROI) men kräver stor ansträngning.
- Du bör slutföra dessa uppgifter senare än uppgifterna i de andra kvadranterna.
- Du kanske också vill se över din affärsprocess för att eliminera sådana uppgifter helt och hållet.
När du väl har förstått kvadranterna är det dags att börja använda prioriteringsmatrisen:
#1. Välj projekt eller uppgifter från matrisen, eftersom den har vägt uppgifter mot valda variabler och kriterier.
#2. Objekt som väljs från matrisen kommer automatiskt att ha ett verkligt värde för ditt företag. Kontrollera dock en extra gång för att undvika eventuella ekonomiska förluster.
#3. Välj nästa uppgift från prioriteringsmatrisen enligt uppgiftsrankningen. Verktyget kan användas som ett enkelt schema för projektplanering.
#4. Försök att använda en programvara eller prioriteringsmatrismall för att hålla ordning på dina prioriteringsmatrisfiler. Dina intressenter kan snabbt se över dina arbetsprioriteringar. Du kan även återanvända mallen i framtiden.
Bästa praxis för prioriteringsmatrisen
#1. Välj rankningskriterier för uppgifter eller problem genom en ordentlig brainstormingsession med projektägaren, chefen, teammedlemmarna och slutanvändarna.
#2. Använd Analytic Hierarchy Process (AHP) för att skapa en tydlig och stark samsyn bland intressenterna. Sätt sedan upp de viktade kriterierna som alla kan lita på.
#3. Poängsättningsprocessen bör vara samarbetsinriktad. Du kan använda olika verktyg som onlineformulär och whiteboards för att nå konsensus kring den subjektiva bedömningen av prioriteringsmatrisen.
Nu är det dags att titta på några verktyg och mallar som kan hjälpa dig med prioriteringsmatriser:
Smartsheet
Smartsheet är ett globalt erkänt verktyg för arbetsytor och projekthantering som används av företag av olika storlekar. Om din arbetsplats redan har ett abonnemang på den molnbaserade appen kan du enkelt använda dess centrum för projektledningslösningar för att skapa en användarvänlig produkprioriteringslista.
När du har kommit till Smartsheet-appens lösningscenter hittar du olika projektstyrelser för ekonomi och redovisning, kunder, personal etc. Inom produktutvecklingsgruppen hittar du den prioriteringsmatris du behöver.
Om du inte använder ett abonnemang från Smartsheet eller inte vill prova deras testplan behöver du inte oroa dig. Smartsheet erbjuder även en grundläggande prioriteringsmatris som alla kan ladda ner och använda. Besök deras officiella Smartsheet mallbiblioteksportal. Där finns 2-3 mallar som du kan ladda ner i Excel-, PDF- eller Word-format.
Miro Priority Matrix
Miro är ytterligare en tillförlitlig lösning som samlar flera affärsapplikationer på ett ställe, såsom en whiteboard, hybrid arbetsyta, fjärrmöten, flödesscheman, projektplanering etc. Det är också ett högkvalitativt arkiv för olika tids- och projektledningsmallar, som mindmaps, Kanban-tavlor, serviceplaner, prioriteringsmatriser m.m.
När du besöker deras mallbibliotek, sök efter ”Prioritering” och du hittar praktiska prioriteringsmatrismallar som 2×2, 3×3 och RICE-metoden (Reach, Impact, Confidence, Effort) för prioriteringsmallar.
Du behöver anpassa dessa mallar i Miro-ytan. Till skillnad från Smartsheet kan du inte bara ladda ner mallen för att använda den i en Excel-arbetsbok. Istället kan du exportera kortet i olika delbara format som JPEG, PDF, CSV och JIRA-kompatibla filer.
Men det är inte allt! Miro är mycket uppskattat för sitt online-samarbete kring projektplanering och brainstorming. Därför får du ett antal anslutningsverktyg i din Miro-prioriteringsmatrismall, som röstning, presentationsläge, anteckningar i realtid, chatt, videochatt och delning av boards online.
Eisenhower matrismall: Evernote
Evernote är en av de ledande apparna för att ta anteckningar och erbjuder även dokumentsynkronisering, dokumentskanning, kalenderscheman, effektivisering av uppgifter m.m. I likhet med de andra verktygen som nämnts hittills erbjuder Evernote också en mängd mallar för företag, hem, privatliv och arbetsändamål. En av dessa mallar är Eisenhower-matrisen.
Eisenhower-matrisen, liknande prioriteringsmatrisen, har länge använts i affärsprocesser för att prioritera de uppgifter som är viktigast. Det är helt enkelt en 2×2-kvadrant där du rangordnar dina uppgifter baserat på deras betydelse och brådskande karaktär.
Till exempel innehåller den vänstra kolumnen två staplade kolumnrubriker: Brådskande + Viktigt, och under den Brådskande + Inte viktigt. Den högra kolumnen har också två vertikala kolumnrubriker staplade på varandra: Viktigt + Inte Brådskande och Inte Viktigt + Inte Brådskande.
Du kan anpassa mallen i Evernote-appen via en provperiod eller en betalprenumeration.
Google Workspace Priority Matrix
Om din organisations policy för användning av företagsappar begränsar dig till Googles ekosystem, kan du prova Priority Matrix, utvecklad av prioritymatrix.com. Det är en dedikerad Google Workspace Marketplace-app som utvecklats med resurser från Google, såsom Google Cloud App Engine.
Dess intuitiva användargränssnitt ger ett ramverk för prioritering. Du kan också förmedla teamprioriteringar genom samarbetsinriktade projekt. Några av de mest anmärkningsvärda funktionerna är:
- Delegering av uppgifter
- Uppgiftshantering
- Leda flera projekt
- Integreras med Gmail, Google Drive, Google Docs etc.
- Uppgiftssortering via avancerad filtrering
I korthet hjälper verktyget dig och ditt team att fokusera på rätt uppgifter. Det är dock en prenumerationsbaserad app. När den kostnadsfria testperioden är slut måste du köpa en licens för att fortsätta använda verktyget.
Hittills har du lärt dig att prioriteringsmatrisen är ett populärt verktyg för tidshantering och beslutsfattande. Många enkla och komplexa projekt använder detta verktyg för att vetenskapligt avgöra vilka uppgifter som kräver omedelbart fokus och vilka som kan skjutas upp till senare.
Konceptet och vetenskapen bakom denna teknik är välgrundad. Det uppmuntrar ditt team att maximera uppgifternas anpassning till dina projektmål. För att uppnå detta används viktad poäng för att rangordna uppgifter. Användningen av en prioriteringsmatris kan dock misslyckas på grund av följande faktorer:
- Svårigheter att lära sig lämpliga kriterier för att använda verktyget
- Problem att vikta dessa kriterier på ett korrekt sätt genom att diskutera med kunderna
- Svårigheter med realtidssamarbete och att skapa en vana att arbeta tillsammans
- Utmaningar med att skapa den perfekta mallen som kan användas i de flesta projekt
Med de koncept som förklaras i den här artikeln och de kostnadsfria prioriteringsmatrisverktygen kommer det att bli betydligt enklare för dig att börja använda detta verktyg i både individuella projekt och teamprojekt.
Du kanske också är intresserad av att läsa om den bästa programvaran för processhantering som har potential att driva affärstillväxt.