Programvara för hantering av uppgifter är en ovärderlig resurs för att organisera ditt team och påskynda projektets slutförande.
Den underlättar effektivare intern och extern kommunikation samt smidigare arbetsflöden, även när nya projekt dyker upp eller prioriteringar förändras.
Faktum är att det med ett växande företag kan bli svårt att organisera och hantera uppgifter. Det krävs ett smidigt samarbete mellan medarbetare, olika avdelningar och team för att hålla rätt tempo.
Enligt denna rapport, ägnar 80 % av alla anställda nästan hälften av sin arbetsvecka åt att göra om arbete på grund av dålig kommunikation. Samma rapport visar att 46 % av teamledare inom företag erkänner att det största problemet är att slutföra projekt inom tidsfristen.
Som tur är har projektledningsprogramvara utvecklats för att lösa dessa problem!
Rapporten visar också att denna typ av programvara kan spara ett genomsnitt på 498 timmar per anställd och år. Det innebär att du slipper hantera röriga instrumentpaneler, tråkiga kalkylblad, borttappade lappar, svårigheter att prioritera uppgifter och att leta och sortera bland e-postmeddelanden.
I den här artikeln kommer jag att presentera några av de bästa verktygen för uppgiftshantering, så att du kan dra nytta av automatisering och hantera projekt effektivt med god kommunikation.
Låt oss sätta igång!
Men först,
Vad är programvara för uppgiftshantering?
Programvara för uppgiftshantering är ett organiserat verktyg för att identifiera, fördela, hantera och övervaka uppgifter för dig och ditt team.
Programmet har en intuitiv instrumentpanel där du kan se all viktig information, från antalet aktuella uppgifter och deras prioritetsnivåer, till tidsperioder och deadlines för varje uppgift. Det hjälper dig att justera arbetsscheman baserat på tillgänglighet och minskar förvirring.
Moderna verktyg för uppgiftshantering erbjuder en mängd funktioner, anpassningsmöjligheter och integrationer, så att du kan slutföra dina projekt utan onödig stress.
Organisera uppgifter effektivt
Ditt team och du kan arbeta med flera projekt parallellt varje dag. Det kan inkludera projektuppgifter, inlägg på sociala medier, HR-aktiviteter, fakturering, redovisning, schemaläggning av möten och mycket mer. Det blir mycket enklare än med bara papper och penna eller excelark.
Håll dig uppdaterad om deadlines
Flera projekt innebär flera deadlines, vilket kan leda till förvirring. Programvara för uppgiftshantering underlättar processen med tydliga deadlines som visas för varje uppgift på din instrumentpanel. Du kan även följa upp hur arbetet fortskrider för varje uppgift och hantera alla deluppgifter.
Och även om du skulle glömma en deadline, behöver du inte oroa dig. Många verktyg för uppgiftshantering skickar automatiska påminnelser om förfallodatum via e-post, så att du hinner agera i tid.
Effektivt samarbete
Du kan brainstorma idéer med ditt team i realtid och bjuda in medlemmar att agera. Det behöver inte vara ett långt möte som stjäl tid från teamet. Programvaran erbjuder en smidig och smart lösning för att hantera detta.
Nu är det dags att titta närmare på de bästa programvarorna för uppgiftshantering.
Monday
Hantera dina projekt effektivt, från grundläggande uppgifter till komplicerad portföljhantering, med hjälp av Monday. Förutom grundläggande funktioner erbjuder detta verktyg för uppgiftshantering bland annat resursallokering, projektmilstolpar, tidslinjer och riskhantering.
Överblicka dina projekt med de robusta Gantt-schemana och hantera, ändra och kontrollera beroenden, baslinjer och milstolpar i varje skede av projektets livscykel. Omvandla insikter till konkreta åtgärder och fatta affärsbeslut baserat på data i realtid.
Du kan hämta data från olika program och projekt och sedan centralisera informationen på ett överskådligt sätt i en enda vy. Den uppdaterade realtidsdatan hjälper dig att hantera arbetsbelastningen utifrån din nuvarande kapacitet och allokera resurser på lämpligt sätt. Ställ snabbt in anpassad automatisering för att få aviseringar om uppgiftshantering, budgetgodkännanden med mera, så att du alltid är uppdaterad om projektets aktuella status.
Samla alla teammedlemmar på en gemensam plattform och överbrygga kommunikationshinder, vilket ger förbättrat samarbete. Anpassa arbetsflöden med metoder som Agile, Sprints, Waterfall osv., utifrån dina projektbehov.
Du kan även få en snabb överblick över projektets status med de användarvänliga instrumentpanelerna, vilket ger en tydlig översikt. Monday stöder kraftfulla integrationer med verktyg som Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier med mera. Du kan börja använda verktyget med en 14-dagars GRATIS provperiod.
ClickUp
Anpassa allt och hantera dina uppgifter som ett proffs med det funktionsrika verktyget ClickUp. Det hjälper dig att göra snabba anpassningar och kombinera uppgifter utifrån nya projektkrav. Verktyget underlättar uppgiftstilldelningar och teamkommunikation med chatt i realtid.
Du kan anpassa ClickUp för att göra verktyget flexibelt utifrån dina behov, in i minsta detalj, vilket kan hjälpa dig att slutföra projektet. ClickUp tillåter flera tilldelade, du kan klassificera uppgifter baserat på prioritet och designa arbetsflöden som du kan duplicera var du vill.
Du kan använda tidsregistrering för att starta och stoppa tiden med en global timer som är inbyggd i uppgifterna. Visa dina uppgifter i olika layouter, till exempel listvy, brädvy, kalendervy, boxvy, Gantt-vy, formulärvy, inbäddningsvy, aktivitetsvy, kartvy, tabellvy, tidslinje, mindmaps samt som dokument, chatt eller arbetsbelastning.
Använd snedstreckkommandon för att aktivera genvägsmenyer och justera uppgifter effektivt gällande detaljer, välj formateringsalternativ, bädda in eller bifoga filer med mera. Du får även återanvändbara uppgiftsmallar för att skapa processer och händelser.
Andra funktioner som ingår är filtrerings-, sök- och sorteringsuppgifter; hantera återkommande uppgifter; verktygsfält för flera uppgifter, definierad hierarki, aktivitetsfält, dra-och-släpp-funktion, uppgiftsomnämnanden och utkast; deluppgifter, checklistor, massomläggning, hantering av portföljer och epos, stöd för webhooks med mera.
ClickUp uppvisar en hög tillgänglighet på upp till 99,99 % det senaste året och erbjuder avancerad sekretess och säkerhet. Den stöder över 1 000 integrationer med verktyg som Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom med mera.
Wrike
Förbättra dina leveranser i tid och förenkla arbetsbelastningen med Wrike som programvara för uppgiftshantering. Wrike används av över 2,3 miljoner användare globalt. Dela upp arbetet i små hanterbara delar med anpassade processer och vyer.
Aktivera samarbete i realtid på en delad plats för att organisera all projektinformation, uppdateringar och beslut. Undvik statusmöten genom att erbjuda omfattande rapporter och projektinsyn för hela teamet och dina kunder. Anpassa instrumentpanelen för att skapa viktiga att göra-listor och sortera uppgifter automatiskt efter prioritet och förfallodatum.
Ställ in deadlines, rapportera framsteg och diskutera detaljer med hjälp av automatiserade funktioner för att öka leveranshastigheten. Minska administrativa uppgifter med hjälp av anpassade begäranformulär och tagga kollegor du behöver för ändringar, frågor eller förfrågningar i sammanhanget.
Minska antalet e-postmeddelanden och fram och tillbaka kommunikation genom att använda samarbetsverktyg i appen. Planera projekt, definiera leveranser och fatta bättre beslut utan att behöva skriva omfattande e-postmeddelanden.
Oavsett om du väljer Agile eller vattenfall, kan Wrike anpassa sig snabbt på några sekunder, där du kan se uppgifter tydligt i olika vyer som Gantt-scheman, kalendrar, Kanban-tavlor med mera. Minska cyklerna i projektgranskningsprocessen med inbyggda korrekturläsningsfunktioner för att få fullständig feedback, se till att klienterna har de senaste filversionerna, diskutera ändringar enkelt och åtgärda problem i realtid.
Skapa anpassade rapporter på några minuter med hjälp av en mall eller skapa dem från grunden med värdefulla insikter som du kan dela och exportera. Utöver det kan du dela upp resultat och framsteg för enskilda medlemmar och teamet som helhet.
Koppla Wrike till de verktyg du redan använder, som Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter och många fler.
Smartsheet
Smartsheet är ett verktyg för uppgiftshantering som används av de främsta aktörerna inom olika branscher. Projektledningsinstrumentpanelen samlar allt på en enda plats, vilket underlättar planering och samarbete.
Verktyget drivs av arbetsautomation, där du kan ställa in triggrar för att automatisera repetitiva uppgifter. Dessutom kan du visualisera allt i Gantt-, Kanban-, kort- och rutnätsvyer för att få viktig information på det sätt du föredrar.
Dessutom är verktyget utrustat med realtidsrapportering, vilket ger insikter som du behöver för att göra kursjusteringar vid behov.
Du kan även integrera Smartsheet med de affärsverktyg du redan använder, som Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce med mera.
Du kan prova verktyget gratis i 30 dagar och se varför det är det verktyg för uppgiftshantering som över 90 % av företagen på Fortune 100-listan väljer.
Teamwork
Skapa uppgifter med hög detaljnivå och flexibilitet utifrån dina mål med hjälp av Teamwork. Det ger dig full insyn och möjlighet att upptäcka flaskhalsar och åtgärda dem i dina planerade och tilldelade uppgifter.
Hantera dina uppgifter genom att lägga till taggar, korrekt tilldelning, tidsuppskattning och ange förfallodatum. Visualisera hur ditt team använder sin tid på olika uppgifter, visa objektlistor och gör strategiska uppskattningar. Använd mallar för att effektivisera arbetsflödet och automatisera återkommande arbete för att minska det administrativa trycket och få bästa praxis för att hantera omfattande projekt.
De erbjuder olika mallar som kan hjälpa dig att spara tid, påskynda arbetet och förbättra processer. Det finns mallar för projekt- och uppgiftshantering samt för kundintroduktion för att främja bättre affärsrelationer.
Teamwork erbjuder mobilappar så att du kan arbeta var som helst, oöverträffad kundsupport och hosting i Nordamerika, Australien och Europa. De upprätthåller höga säkerhetsstandarder för att skydda din data. Det integreras med HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack med mera.
Paymo
Slutför projekt i tid och arbeta med flera uppgifter samtidigt med förtroende med hjälp av Paymo. Det hjälper dig att planera uppgifter med viktiga detaljer, samarbeta effektivt med ditt team och enkelt övervaka uppgifternas framsteg.
Gruppera uppgifter för att hålla dem strukturerade och tilldela dem till teammedlemmar med några få klick. Få en överblick över dina uppgifter tillsammans med dina underordnade om du är chef. Tilldela prioritet till olika uppgifter, som låg, normal, hög eller kritisk, och arbeta effektivt för att slutföra uppgifter inom de givna tidsfristerna.
Paymo har en detaljerad uppgiftsvy för att chatta med kollegor i realtid. Du får bestämma vem som kan få uppdateringsmeddelanden. Bifoga filer från Google Drive eller din dator och organisera dem smidigt i ditt projekt. Du kan även förhandsgranska filer direkt i webbläsaren och ladda ner dem.
Paymo erbjuder olika vyer, som Kanban-tavla, enkel vy, Gantt-schema, kalender och tabell, så att du kan välja de som passar ditt projekt. Du kan även lägga till avancerade filter för att anpassa uppgiftsvyn. Skapa och fäst milstolpar i din uppgiftslista och markera viktiga händelser i projektets livscykel.
Missa aldrig förfallodatum för uppgifter genom att ställa in aviseringar som meddelar dig via e-post när det angivna datumet närmar sig. Förvandla repetitiva uppgifter eller projekt till mallar och slipp skapa dem från grunden. Du har även möjlighet att duplicera projekt med valda element.
Asana
Att hantera och följa upp uppgifter blir enkelt om du har Asana vid din sida. Det hjälper dig att hantera allt från början, delegera uppgifter till teammedlemmar och sätta specifika deadlines för att säkerställa att dina projekt slutförs i tid.
Verktyget låter dig prioritera uppgifter så att alla i ditt team förstår vilka uppgifter som måste slutföras först. På så sätt kan ditt team planera sin tid och vara effektiva och produktiva. Asana hjälper till att förbättra samarbetet genom att dela filer, idéer och feedback med mera, vilket gör det möjligt för teammedlemmar att få tillgång till viktig information när de behöver den. Du får tillgång till imponerande funktioner, inklusive flera uppgiftsvyer som:
- Listvy för att kartlägga uppgifter i en lista och organisera detaljer på en enda plats.
- Anslagstavlor för att organisera arbetet på en tavla som klisterlappar, så att du snabbt kan navigera genom olika stadier.
- Kalendervy för att upptäcka överlappningar och luckor i ditt uppgiftsschema, så att du snabbt kan göra justeringar.
- Tidslinjevy för att kartlägga arbetet på en specifik tidslinje där du kan se relationen mellan olika uppgifter och följa upp dem även om dina planer ändras.
Andra funktioner inkluderar att skicka obegränsat meddelanden, aktivitetsloggar, fillagring med 100 MB per fil, samarbete med upp till 15 medlemmar, visning av uppdragstagare och förfallodatum, projektöversikt, tidsspårningsintegrationer och över 100 integrationer med dina dagliga appar.
Asanas mobilapp finns även tillgänglig på både App Store och Google Play, så att du kan hantera uppgifter var som helst och göra snabba ändringar i realtid. Grundplanen för Asana är GRATIS för alltid.
Deras betalplaner börjar från 10,99 USD (vid årlig fakturering) för ytterligare funktioner som intuitiva instrumentpaneler, anpassade fält, avancerad rapportering och sökning, obegränsat antal medarbetare, formulär, regler, administratörskonsol, milstolpar med mera.
Notion
Ett av de bästa verktygen för uppgiftshantering på den här listan är Notion, utan tvekan. Det hjälper dig att planera, genomföra och följa upp dina projekt på ett och samma ställe, samtidigt som det underlättar smidigt samarbete med ditt team. Håll ditt team samordnat med en gemensam projektplan för att undvika förvirring.
När du får en idé kan du dela den och få uppgifter dokumenterade i en databas, vilket påskyndar projektgenomförandet. Med Notion kan du anpassa allt för att lägga till och definiera dina databasegenskaper och skapa ett produktivt arbetsflöde.
Du kan visa data på olika sätt – som en tavla, kalender, tabell eller filtrera efter egenskaper. Samla ditt arbete, där varje objekt har en separat sida. Det ger en ny arbetsyta för varje uppgift, och du kan även skapa en sida på en sida och hålla relaterade uppgifter på ett och samma ställe.
Lägg till användbar information i projekt, skapa ytterligare en databas, spåra deluppgifter, lägg till filter för att se dina uppgifter och växla enkelt mellan olika projekt. Starta konversationer, skriv kommentarer och bjud in kollegor att delta i arbetet oavsett plats eller tidszon.
Med Notion kan du arbeta med samma projekt samtidigt som andra kollegor för att möjliggöra samarbete i realtid. Verktyget meddelar dig om omnämnanden och kommentarer om ett projekt, så att du snabbt kan svara ditt team och spara tid som annars hade behövts för statuskontroller och möten.
Kom igång med Notion, som även finns som webb- och skrivbordsapp för Mac, Windows, iOS och Android. Det är säkert och skyddat med SSL-kryptering och 100 % molnbaserad arkitektur, som skyddas med VPC och säkerhetsrevision varje kvartal. Dessutom ingår SAML single sign-on i deras Enterprise-plan för att hjälpa dig hantera användaråtkomst i stor skala.
Todoist
Använd Todoist för att känna dig säker på att alla dina projekt fortskrider i rätt takt och slutförs i tid, tack vare effektiv uppgiftshantering och organisation. Få en tydlig överblick över dina projekt och följ upp alla aktiviteter, så att du enkelt kan hålla koll på läget och aldrig missar en uppdatering.
Använd ”snabb tillägg” för att snabbt lägga till uppgifter, organisera dem på några sekunder och komma ihåg deadlines med återkommande förfallodatum. Fokusera på rätt saker genom att prioritera uppgifter, bestämma vad du ska göra härnäst, skapa underuppgifter och avsnitt samt lägga till favoriter för att ha de viktigaste projekten, filtren eller etiketterna i åtanke.
Dela upp din arbetsbelastning genom att delegera uppgifter, göra viktig information tillgänglig för alla med kommentarer och övervaka ändringar. Sätt upp mål dagligen eller varje vecka och visualisera konkreta framsteg och produktivitetstrender. Verktyget har Todoist Karma, som ger dig poäng när du slutför uppgifter och håller igång dina streck, och du kan även visa framsteg i färgglada diagram.
Organisera projekt med enkla eller djupgående layouter. Dra och placera uppgifter var du vill. Todoist erbjuder även vackra mallar, så att du snabbt kan förbereda en produktplan, mötesagenda, veckogranskning med mera.
Integrera Todoist med de appar du använder, så att du inte behöver navigera mellan olika appar. Du kan organisera allt centralt här. Du kan ansluta den med över 10 appar och plugin-program, inklusive Dropbox, Alexa, Google Calendar med mera.
Trello
Trello är ett välkänt verktyg för uppgiftshantering som används av över 1 miljon team i alla storlekar för att hantera sina projekt, samarbeta och förbättra sin produktivitet. Det fungerar på ett unikt sätt för att möta behoven hos allt från enskilda personer till stora företag. Du kan börja använda en Trello-tavla, kort och listor för att se skillnaden.
Du kan utöka och anpassa uppgifter med extra funktioner i takt med att teamarbetet fortskrider. Trello erbjuder intuitiva funktioner för möten, evenemang och projekt samt för att sätta upp mål. Trello-tavlan hjälper dig att tilldela uppgifter, ställa in tidslinjer, ha produktivitetsmätningar, kalendrar och flera vyer samt visar statistik.
Använd Trello-kort för att organisera arbetet, följa upp det och dela med kollegor. Du kan öppna ett kort för att hitta checklistor, bilagor, förfallodatum, konversationer med mera. Fokusera på det som är viktigt och låt automatiseringen hantera resten. Trello har en funktion som heter ”Butler”, som minskar tråkiga uppgifter eller klick.
Verktyget använder NLP-kommandon (Natural Language Processing) för att möjliggöra automatisering utan kod. Finjustera specifika behov genom att ansluta Trello med kraftfulla appar som Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive med mera. Ladda ner Trello-appen på din iOS- eller Android-smartphone för att använda den smidigt när som helst.
nTask Manager
När företag letar efter programvara för projektledning söker de ofta ett verktyg för att analysera, planera, samarbeta och hantera dagliga uppgifter. Därför kommer nTask Manager, som är känt som en kraftfull programvara för projektledning, väl till pass. Det har potential att förenkla projektplaneringen för teamet och effektivisera uppgiftsberoende, resurshantering, ekonomiska sammanställningar, projektplanering och leveranser.
nTask Manager har en rad funktioner, till exempel möteshantering, ärendespårning, att göra-listor, tidrapporter, riskhantering och Kanban-tavlor. Dessutom kan verktyget integreras med andra favoritapplikationer för att få projektet att lyckas.
Verktyget har funktioner som:
- Budgetering och ekonomisk sammanställning
- Projektplanering
- Sätta upp milstolpar
- Resursallokering
- Länka projekt och tilldela uppgifter
- Färdiga tavlemallar
- Anpassade statusar
- Obegränsat antal Kanban-tavlor
- Bifoga dokument och kommentarer
- Flera uppdragstagare
- Uppgiftsprioritet och status
- Ställa in faktiska förfallodatum och planerade datum
- Framstegsfält
- Uppgiftsberoenden
- Skapa deluppgifter
nTask ger dig större flexibilitet och effektivitet när du hanterar uppgifter och håller fokus. Du kan även förbättra beslutsfattandet med hjälp av verktyget genom att ställa in beroenden och lägga till uppgifter. Syftet är att skapa transparens bland teammedlemmarna, säkerställa ansvarsfullhet och förbättra teamkommunikationen.
Verktyget är idealiskt för att följa upp tiden som läggs på uppgifter och generera tidrapporter. Det levereras med en automatisk timer, manuell tidsinmatning, inlämning av tidrapporter och godkännande/uttag av tidrapporter. Användarna kan även få en uppdatering om återkommande möten, synkronisera möten med kalendern, följa upp beslut eller åtgärder samt diskutera anteckningar eller mötesagendor.
Slutsats
Att hantera projekt har blivit mycket enklare med utvecklingen av verktyg för uppgiftshantering. Välj därför något av dessa verktyg för att skapa uppgifter, tilldela dem till dina kollegor, följa upp deras framsteg, samarbeta effektivt och samla in insikter.
Jag är övertygad om att du kommer att slutföra fler projekt i tid med högkvalitativa leveranser med hjälp av dessa programvaror.