En överbelamrad e-postinkorg kan vara en verklig bromskloss för din produktivitet. Lär dig hur du kan rensa upp din e-post och uppnå en organiserad inkorg.
E-post har etablerat sig som en vanlig metod för både professionell och personlig kommunikation. Men detta verktyg för effektivitet kan lätt bli en källa till irritation och distraktion om det fylls med oönskade reklamutskick och nyhetsbrev som du ändå inte läser.
Detta påverkar din arbetsförmåga negativt, eftersom det blir svårt att snabbt hitta viktiga e-postmeddelanden, vilket resulterar i onödig tidsslöseri i sökandet.
För att undvika dessa situationer bör du följa några grundläggande riktlinjer. Om du är intresserad av hur du rensar din inkorg i Gmail, eller i Outlook och Yahoo, fortsätt att läsa!
Manuell rensning av e-post
Om du har tid att manuellt hantera din e-post i Gmail eller andra tjänster, finns det tekniker du kan prova för att eliminera oönskade eller irrelevanta meddelanden.
Radera gamla meddelanden
Kommer du ihåg alla de kontakter du sökte när du letade jobb för fem år sedan? Troligen inte. Då finns det ingen anledning att behålla den korrespondensen i din inkorg.
De flesta behöver inte tillgång till e-postkonversationer som är 5–10 år gamla. Ta därför bort dem för att hålla din inkorg smidig och välordnad. Om du får många e-postmeddelanden varje dag kommer borttagning av gamla meddelanden dessutom att förhindra att utrymmeskvoten för ditt e-postkonto blir full.
Om du vill veta hur du tar bort e-post som är äldre än 5 år, är tricket att göra en avancerad sökning som visar e-postmeddelanden före ett visst årtal. På så sätt kan du ta bort dem alla och bara behålla nya och relevanta meddelanden.
Filtrera med sökord
Ibland räcker det inte med att bara ta bort meddelanden som är äldre än en viss tid för att eliminera alla onödiga e-postmeddelanden. Du måste även filtrera med hjälp av specifika sökord.
Låt oss säga att du har fått hundratals jobberbjudanden inom webbdesign tidigare, men nu har du bytt karriär.
I det här fallet kan du söka efter e-postmeddelanden som innehåller ord som ”webbdesign” och ”frilansprojekt”. Resultat som innehåller dessa ord kan sedan raderas.
Använd arkiv och mappar
Utöver ovanstående metoder kan du också arkivera meddelanden eller flytta dem till separata mappar. Många e-postanvändare känner inte till användbarheten hos arkivfunktionen i sina e-postkonton. Du kan enkelt flytta e-post från inkorgen till arkivmappen.
Om det finns meddelanden som du inte behöver just nu, men som du inte är säker på om du ska ta bort, är det bättre att flytta dem till arkivet. Då finns de tillgängliga i framtiden men belamrar inte din inkorg.
Ett annat sätt att organisera din inkorg är att skapa dedikerade mappar för e-postavsändare som inte skickar meddelanden som kräver omedelbar uppmärksamhet.
Till exempel kan du alltid omdirigera aviseringar från sociala medier eller nyhetsbrev från banker till särskilda mappar. Du kan sedan gå igenom dessa mappar vid ett mer lämpligt tillfälle.
Om du inte vill gå igenom dessa manuella metoder, eller om de inte räcker för att rensa din Gmail-inkorg, kan du använda något av de verktyg som nämns nedan.
SaneBox
Ibland kan det kännas överväldigande att försöka hitta de brådskande meddelandena bland hundratals olästa e-postmeddelanden. Sanebox hjälper dig att behålla lugnet. Den analyserar dina e-postrubriker för att prioritera inkommande meddelanden och skapar en sammanfattning.
Vissa e-postmeddelanden kan vänta – appen placerar dessa i en mapp som kallas ”SaneLater”, så att du kan gå igenom dem vid ett senare tillfälle. För att åstadkomma detta går SaneBox igenom din e-postsvarshistorik och andra viktiga detaljer för att identifiera vilka e-postmeddelanden som är viktiga och vilka som inte är det.
Den har en separat mapp för alla nyhetsbrev du får, så att du kan granska dem när du har tid. SaneBox låter dig också aktivera ett Stör ej-läge, där nya inkommande meddelanden flyttas till en annan mapp. Denna app fungerar med alla konton, inklusive Gmail, Office365 och iCloud.
Om du inte vill avsluta prenumerationen men inte vill se meddelanden från ett specifikt företag eller person, kan du flytta dessa meddelanden till mappen SaneBlackHole.
Clean Email
Clean Email är ett perfekt verktyg för dem som söker en effektiv men enkel metod. Den låter dig rensa din inkorg genom att avsluta prenumerationer på e-postmeddelanden. Den sofistikerade algoritmen i appen grupperar liknande e-postmeddelanden på ett intelligent sätt, vilket gör det lätt för dig att avregistrera dig från flera meddelanden samtidigt.
Tack vare den här funktionen kan användare organisera sina e-postmeddelanden smidigt, utan att behöva kategorisera dem en i taget. Den visar alla e-postprenumerationer i en enda översikt, där du kan ta bort de du inte längre behöver, vilket sparar både tid och ansträngning.
Utöver Gmail fungerar Clean Email även med Yahoo, Outlook, Office 365 och andra IMAP-baserade e-postklienter. Verktyget har ett användarvänligt gränssnitt. Dessutom kan du lita på dess dataskydd.
Med funktionen Auto Clean kan du automatiskt tillämpa regler och åtgärder på dina inkommande e-postmeddelanden, som att arkivera gamla meddelanden och markera aviseringar från sociala medier som lästa. Du kan också använda verktyget för att ta bort gamla meddelanden och blockera oönskade e-postavsändare.
Unroll.Me
Trött på att avregistrera dig från e-postmeddelanden individuellt? Låt Unroll.Me hjälpa dig. Appen identifierar alla prenumerationsmeddelanden och visar en lista över dem, så att du enkelt kan avsluta prenumerationer med ett klick. Den låter dig också blockera irriterande kontakter och hindra dem från att skicka e-post till dig.
När du har tagit bort de oönskade meddelandena från din prenumerationslista, får du möjligheten att samla alla dina favoritprenumerationer i en enda sammanfattning. Den här funktionen kallas Rollup, som sparar alla dina prenumerationsmeddelanden i en separat mapp med namnet Unroll.Me.
På så sätt hamnar dessa meddelanden inte i din inkorg, men du kan komma åt dem när som helst från den dedikerade mappen. Dessutom organiserar Unroll.Me automatiskt dina prenumerationer efter kategori, för att hjälpa dig att snabbt hitta meddelanden.
Plattformen är kompatibel med IMAP-protokollet och stöder Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com, Hotmail, AOL Mail, Windows Live och iCloud.
Mailström
Mailström ger dig en smidig metod för att rensa din e-postinkorg och endast behålla viktiga meddelanden. Den använder inte AI eller gissar dina inställningar. Istället ger den dig makten att göra egna val.
Appen grupperar relaterade meddelanden så att du kan agera på dem i en grupp. Den tvingar inte användare att följa en särskild metod för inkorgshantering, utan låter dig välja din egen stil. Dess effektiva verktyg hjälper dig att smidigt uppnå en tom inkorg.
Du kan snabbt bli av med oönskade e-postlistor genom att avsluta prenumerationen. Genom att använda en-klicks-blockering kan du lägga till ett extra skydd mot skräppost och förhindra att oönskade meddelanden stör din inkorg.
Även om du av misstag skulle radera några meddelanden med Mailstrom, är det ingen fara. Inga kommandon som utförs av appen är definitiva. Användare kan alltid använda ångra-knappen.
Mailstrom stöder alla stora e-postleverantörer, inklusive Gmail, Outlook, Yahoo, Verizon, AOL och andra IMAP-e-postklienter. Den följer även alla best practices för datasäkerhet, inklusive branschledande kryptering.
Triage
Triage är en app som är en räddare i nöden för de som har svårt att hantera sina inkorgar på grund av överflöd av reklamutskick. Syftet är inte att ersätta den e-posttjänst du använder, utan att ta bort röran för en renare e-postupplevelse.
Nya och olästa meddelanden visas i appen som en bunt kort. Du kan svepa ett kort/meddelande åt vänster för att arkivera det permanent eller svepa åt höger för att behålla det i inkorgen. Du kan också läsa hela tråden eller skicka ett snabbt svar direkt från korten.
Eftersom allt sker på din enhet behöver du inte oroa dig för datasäkerhet. Den stöder även mörkt läge. Verktyget är enbart tillgängligt för iPhone-användare och kräver tillstånd för att komma åt ditt iCloud-konto för att lagra metadata, som ditt konto och inställningar.
För närvarande stöder den Gmail, Fastmail, iCloud Mail och andra IMAP-e-posttjänster. Den fungerar dock inte med flera e-postkonton samtidigt.
Cleanfox
Visste du att du kan minska ditt koldioxidavtryck genom att avsluta prenumerationen på ett nyhetsbrev? Det stämmer. Cleanfox är en app som säkerställer att du inte får nyhetsbrev och andra meddelanden du inte längre vill ha.
Detta minskar koldioxidutsläppen från marknadsföringsmeddelanden som du ändå inte hade öppnat. Den tar inte bara bort gamla och oviktiga meddelanden från din inkorg, utan ser också till att du får färre meddelanden av liknande kategori framöver.
Om du är orolig för hur Cleanfox hanterar dina data, bör du veta att dess algoritm kan bearbeta meddelanden som tillhör kategorin orderbekräftelser, returer och nyhetsbrev.
Förutom att veta hur du rensar din Gmail-inkorg, bör du också veta hur verktyget hanterar dina data. Plattformen följer GDPR och säljer inte användardata för reklam eller profilering. Däremot säljs sammanställd information för statistikändamål för att tjänsten ska vara gratis för användarna.
SubscriptionZero
Användare som vill se alla sina nyhetsbrev i en omfattande sammanfattning bör använda SubscriptionZero. Detta webbaserade verktyg kan användas för alla Microsoft- och Google-konton, som Gmail (gratis och Google Workspace), Outlook.com, Office 365, Hotmail och MSN.
Det sparar dig från att söka igenom en inkorg full av nyhetsbrev och marknadsföringsmeddelanden. Medan många e-postrensningsverktyg vill ha tillgång till din inkorg, gör inte detta verktyg det.
Det fungerar som en onlineläsare där du kan läsa, arkivera och stjärnmarkera dina nyhetsbrev. Du kan också använda det för att vidarebefordra befintliga nyhetsbrev till en specifik e-postadress.
Med SubscriptionZero kan du prenumerera på vilket nyhetsbrev som helst utan att dela din e-postadress med andra. Du kan alltså skydda din e-postadress från tredje part. Dessutom blockerar appen automatiskt nyhetsbrev som du fortsätter att få trots att du har avslutat prenumerationen.
Leave Me Alone
Om du vill veta hur du rensar din Gmail-inkorg, kan du prova appen som heter Leave Me Alone. Det är en kraftfull app för e-postavregistrering som erbjuder premiumtjänster. Den prioriterar användarnas dataskydd, så att du kan slippa oroa dig.
I verktyget kan användare se alla prenumerationsmeddelanden på samma ställe och välja vilka de vill avregistrera sig från. Efter att du har tagit bort oönskade meddelanden, samlar den ihop de återstående nyhetsbreven till en sammanfattning och skickar dem till dig dagligen eller veckovis, beroende på ditt val.
Dessutom filtrerar den bort marknadsföringsmeddelanden och skräppost och ser till att endast meddelanden från betrodda avsändare hamnar i din inkorg. Du kan använda plattformen för att avsluta prenumerationer på e-postklienter som Gmail, Yahoo, Outlook, AOL, iCloud, Fastmail och andra IMAP-e-postmeddelanden.
Detta lättanvända verktyg är inte bara tillgängligt för enskilda användare. Även stora team kan använda det för att rensa sina inkorgar. Det har ett Stör ej-läge, som gör att inkorgen inte tar emot nya meddelanden under vissa tider.
Unsubscriber
Trött på att ta bort marknadsföringsmeddelanden från inkorgen? Unsubscriber hjälper dig att rensa din e-post direkt. Allt du behöver göra är att ansluta verktyget till ditt e-postkonto, och det hittar alla dina prenumerationer. Sedan kan du avregistrera dig från de onödiga på en gång.
Verktyget identifierar även vilka meddelanden du bör flytta bort från inkorgen och lägga i arkivet. Efter att du har godkänt det, rensar den dem automatiskt och ser till att dina viktiga trådar hamnar högst upp.
Plattformen hävdar att den inte säljer användardata till tredje part eller marknadsföringsbyråer. Du kan därför känna dig trygg när det gäller säkerheten och sekretessen för dina data.
Sammanfattning
Oavsett om du använder e-post av personliga eller professionella skäl är det stor risk att din inkorg blir överbelamrad av reklammeddelanden. Vissa människor kan vara produktiva även med en full inkorg, medan andra har svårt att må bra med en rörig inkorg.
Av detta skäl vill många veta hur man rensar sin Gmail-inkorg. Nu när du vet hur du kan rensa e-post manuellt och med olika verktyg, borde detta inte vara ett problem längre.
För att hålla skräppost borta från din inkorg bör du prova e-postfilter och säkerhetsverktyg.