Mjukvara och e-post bildar en kraftfull kombination som har omformat företagens verksamhet, vilket lett till mer integrerade, effektiva och strömlinjeformade processer.
En enkel, men välfungerande e-postinkorg har en betydande inverkan på kvaliteten av kundsupport. Utmaningen uppstår när en enda inkorg används av flera personer för att läsa, hantera, svara på och radera kundkonversationer, då kan lätt kaos uppstå.
Därför har verktyg för teamets e-posthantering blivit avgörande för att uppnå framgång inom kundservice via e-post.
Denna artikel presenterar några av de bästa verktygen för delad inkorg, som kan hjälpa er att optimera teamets användning av inkorgar och hålla dem organiserade.
Låt oss börja med en kort beskrivning av vad en delad inkorg är.
Vad är en delad inkorg och hur fungerar den?
En delad e-postinkorg används av flera användare för att granska och svara på inkommande e-post samt hantera kundkommunikation. Dessa kan också användas för att dela kalendrar, där teammedlemmar kan schemalägga och se arbetspass eller semestrar, samt hantera kundsupport.
Till skillnad från traditionell företags-e-post, saknar en delad inkorg ett eget användar-ID och lösenord. Direkt inloggning är därför inte möjlig, och åtkomst kräver godkännande från administratören. Åtkomstnivåerna kan variera, till exempel ”Full åtkomst” eller ”Skicka som”. När du har fått behörighet kan du logga in på din personliga inkorg och sedan nå teamets inkorg. Åtkomstmöjligheterna kan också skilja sig mellan olika leverantörer.
De tre vanligaste behörighetsnivåerna är:
- Full åtkomst – Du kan logga in i den delade inkorgen och agera som dess ägare.
- Skicka som – Du kan skicka e-postmeddelanden och imitera inkorgen.
- Skicka på uppdrag – Du kan skicka ett e-postmeddelande i den delade inkorgens namn.
Varför behövs mjukvara för delad inkorg?
Med ett mindre team är antalet personer som har tillgång till supportinkorgarna litet, vilket minimerar risken för förvirring. E-postflödet är inte överväldigande, och sannolikheten att e-post ignoreras i flera dagar är låg.
Men när företaget växer ökar risken för missförstånd och att e-postmeddelanden glöms bort, i tron att någon annan tar hand om dem. Bortglömda konversationer, felplacerad e-post och dubbla svar är vanliga problem. Supportagenter kan också bli passiva och vänta på att andra ska agera, vilket leder till ineffektivitet.
Andra problem som kan uppstå:
- Roller och ansvar: Oklara riktlinjer för vem som ska hantera vilken e-post.
- Spritt ansvar: Alla tror att någon annan kommer att svara.
- Brist på insyn: Otillräcklig information om enskilda supportagenters prestationer.
Det är här mjukvara för delad inkorg kommer in i bilden!
Funktioner i mjukvara för delad inkorg
Här är de viktigaste fördelarna med att använda en delad inkorg, vilket kan underlätta ditt beslut:
E-posthantering för team
Mjukvara för delad inkorg erbjuder smidig hantering av support-e-postadresser, såsom [email protected], [email protected], [email protected], och liknande. Detta ökar transparensen eftersom du slipper växla mellan skärmar eller flera konton för att svara på e-post.
Du får en central överblick över alla viktiga inkorgar, vilket gör att du kan svara snabbt och effektivt. Du kan även tilldela roller, undvika bortglömd e-post och eliminera dubbla svar.
Intern kommunikation
En central funktion i mjukvara för delad inkorg är det interna diskussions- eller ”anteckningssystemet” som gör det möjligt att dela viktig information om e-post i form av anteckningar eller kommentarer. Detta underlättar anpassning av e-post i en delad inkorg, sparar tid och ökar effektiviteten.
Användare kan prata med varandra via interna anteckningar utan att behöva vidarebefordra e-post fram och tillbaka.
Undvik agentkrockar och förvirring
En agentkrock uppstår när två teammedlemmar svarar på samma kundförfrågan och ger olika lösningar. Detta påverkar trovärdigheten i supportsystemet. Mjukvara för delad e-posthantering hjälper till att undvika detta genom att automatiskt omvandla inkommande e-post till supportärenden som tilldelas agenter via regler. Denna tilldelning kan också göras manuellt.
Automatiserade svar och mallar
De flesta verktyg för delade inkorgar erbjuder standardsvar och mallar. Dessa kan användas för att ge snabba svar och för att hantera liknande frågor. Automatiska svar och mallar ökar konsistensen och hjälper teamet att lösa vanliga kundproblem omgående.
Nedan följer en lista över de bästa verktygen för delad inkorg som erbjuder utmärkta funktioner för grupp-e-posthantering.
Låt oss utforska dem! 😎
ProProfs Help Desk
ProProfs Help Desk är en smart och effektiv molnbaserad programvara med kraftfull funktionalitet för delad inkorg, som underlättar hantering av supportbehov. Den erbjuder en gemensam plats för alla supportinkorgar, som [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] och [email protected] med flera.
Den har ett användarvänligt gränssnitt som liknar Gmail, vilket gör det enkelt att spåra antalet ärenden som tilldelats en agent, övervaka deras prestationer och erbjuda support dygnet runt från valfri enhet.
Funktioner
- Teamsamarbete för snabbare ärendehantering
- Enkelt och användarvänligt gränssnitt
- Agent spårning och övervakning
- 24/7 tillgänglighet från valfri enhet
Freshdesk
Freshdesk är en av de ledande e-posthanteringsplattformarna för team, med utmärkta funktioner som automatiskt konverterar inkommande e-post till ärenden som kan prioriteras, taggas och tilldelas. Intern kommunikation underlättas, och ni kan minska antalet svar som era agenter skickar genom att optimera processer.
Freshdesk erbjuder även detektering av agentkrockar och appintegrationer, för att utöka kapaciteten i era delade inkorgar och helpdesksystem.
Funktioner
- Relevansfilter
- Gruppera ärenden med taggar
- Automatisera återkommande svar
- Realtidsvyer över ärenden och inkommande e-post
DraApp
DraApp är en e-posthanteringsplattform för team som integreras i din privata Gmail-inkorg, och låter dig ta emot, hantera, tilldela och svara på delad e-post. Ni kan dela grupp-e-post, som “[email protected]”, “[email protected]”, etc., och automatisera arbetsflöden med hjälp av regler.
Inkommande e-post organiseras visuellt i tavlor, och intern kommunikation underlättas via chattar, anteckningar och delade utkast. Ni kan enkelt tilldela e-postmeddelanden och övervaka vilka agenter som arbetar med vilka konversationer. Den erbjuder även rapportering för att ge värdefull insikt om kunder och anställda.
Mailflow
Mailflow är en heltäckande inkorg för team som erbjuder flexibla arbetsytor. Verktyget gör e-postdelning enkelt utan att behöva vidarebefordra e-post eller lägga till mottagare i kopia. Användare kan ha interna diskussioner utan att skicka interna trådar till kunder.
Kundernas e-post synkroniseras direkt med teamet, vilket gör det enkelt att anpassa för olika team, som support, rekrytering, försäljning, projektledare och utvecklare.
Funktioner
- Enkelt teamsamarbete
- E-posthanterare
- Enkel spårning och övervakning av e-post
HubSpot
Hubspot är ett ledande verktyg för delad inkorg som låter er koppla alla teamets e-postadresser till en central inkorg, vilket underlättar effektivt arbete och smart samarbete. Ni kan även koppla delade e-postadresser till Hubspots inkorg för konversationer, vilket ger en samlad överblick över e-post över avdelningar, så att inget e-postmeddelande missas.
Verktyget har regler för distribution och produktivitetsverktyg, vilket garanterar effektiv ärendetilldelning och underlättar uppföljningar.
Funktioner
- Branding
- Central inkorg för en holistisk vy över e-post per avdelning
- Chatbots för automatiska svar
- Livechatt och meddelanden i sociala medier.
Kayako
Kayako erbjuder ett kraftfullt verktyg för att hantera delad e-post effektivt. Det ger anpassade vyer över alla konversationer och låter er tagga dem för enkel hantering och framtida referenser. Ni kan automatiskt dirigera komplexa frågor till specialiserad supportpersonal, och minimera svarstiden för brådskande frågor.
Funktioner
- Makron och fördefinierade svar
- Analys för insikt i svarsstatistik
- Hantering av konversationer över flera kanaler
- Flera integrationer med tredjepartsverktyg
Privata anteckningar underlättar internt samarbete, vilket minskar risken för svarskrockar och förvirring. Ni får även en samlad överblick över alla kundaktiviteter.
Help Scout
Help Scout gör det möjligt att ta emot, lösa, hantera och tilldela delad e-post effektivt, samtidigt som förvirring minimeras. Ni kan organisera alla supportförfrågningar i en enda kö eller skapa separata brevlådor för olika varumärken, avdelningar och delade e-postadresser. Internt samarbete underlättas via privata anteckningar, taggar och fördefinierade svar. Ni kan snabbt växla mellan chattkonversationer och e-post, för att se alla nya inkommande frågor i realtid.
Övriga funktioner inkluderar avancerad sökning, snabbvyer, aviseringar, nöjdhetsbetyg, detektering av krockar, anpassade mappar, masssvar och arbetsflödesautomatisering.
HappyFox
HappyFox hjälper er att hålla delade inkorgar organiserade utan att förlora effektiviteten. Plattformen erbjuder snabb migrering av gruppinkorgar, som delade inkorgar i Gmail och Outlook, till HappyFox Help Desk, vilket gör att ni kan utnyttja dess funktioner för förbättrad support.
Funktioner
- ”Uppgifter” och ”förfallodatum” för att hålla ordning.
- Lägg till prenumeranter på ärenden
- Varningar för krockar
- Smarta regler och färdiga åtgärder
En framstående funktion är att den fungerar för alla avdelningar, som “[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, och “[email protected]”. Ni kan fördela arbetsbelastningen med hjälp av funktionen ”Kategorier” och skapa köer för de delade inkorgstrådarna, för att hantera dem systematiskt.
Hiver
Hiver är en unik mjukvara för delad inkorg, som ger teamet möjlighet att samarbeta i Gmail och leverera en god kundupplevelse. Den delade instrumentpanelen finns i din personliga Gmail, och låter dig delegera inkommande frågor med ett klick. Ni kan skriva privata anteckningar och dela dem med teamet för smidigt samarbete.
Funktioner
- Ägarskap och status för e-post
- Direkt internt samarbete från den personliga Gmail-inkorgen
- Automatiska arbetsflöden och undersökningar om kundnöjdhet
- Insikter om överträdelser av SLA och arbetsbelastningsfördelning
Ni kan även spåra nyckeltal och agentprestanda från en enda instrumentpanel. Hiver erbjuder även e-postmallar för att ge snabbare svar. Det gör att ni kan omvandla ert Gmail-konto till en helpdesk. Ni kan också migrera till Gmail via Hiver för en smidig övergång.
Groove
GrooveHQ är ett av de bästa verktygen för delad inkorg för företag som är under tillväxt och söker en enkel övergång. Det hjälper er att hålla reda på allt och hantera hela den delade inkorgen. All inkommande kundkommunikation, som e-post, chattar, meddelanden i sociala medier och telefonsamtal, samlas på ett ställe.
Ni kan tilldela ärenden till specifika teammedlemmar, samarbeta via privata anteckningar, involvera teammedlemmar genom ”@mentions”, och hantera detektering av krockar. Rapporterings- och spårningsfunktionerna hjälper er att optimera resurserna.
SupportBee
SupportBee är ett effektivt verktyg för e-postsamarbete med ett välbekant e-postgränssnitt och oklanderliga samarbetsfunktioner. Ni kan tilldela ärenden till specifika agenter eller team, kommentera dem och diskutera dem vid behov. Era agenter kan dela utkast till svar för granskning innan de skickas till en kund.
SupportBee erbjuder snabb import av inkommande e-post och har en automatisk uppdateringsfunktion. Det finns tre kategorier för ärenden – besvarade, obesvarade och arkiverade. Ni ser direkt vilka ärenden som behöver uppmärksamhet, och kan hantera dem prioriterat.
SharedBox
SharedBox är en helpdesk- och mjukvara för delad inkorg byggd på Slack, som gör det möjligt att hantera kundkommunikation och erbjuda support direkt från Slacks instrumentpanel. Ni kan ta emot meddelanden, tweets och e-post i Slack, samt samarbeta kring delad e-post och Twitter-konton.
Varje konto har en supportsida där användare kan hantera och svara på kundkommunikation. Det är möjligt att lägga till flera e-postmeddelanden.
Verktyg för delad inkorg: Dags att göra e-post mer kollaborativ
De verktyg för delad inkorg som presenteras här, gör mer än att bara hantera supportinkorgar. De sparar tid, ökar kundnöjdheten och förbättrar effektiviteten hos kundtjänstteamet. De hjälper även till att främja en transparent och ansvarsfull organisationskultur, och underlättar insyn över hela systemet.
Ni kan skapa regler för distribution, spara svar för support, automatisera leadsgenerering genom att skapa en chatbot och ge konversationerna mer kontext.
Investera i något av dessa verktyg för att ge företaget en fördel!