Att arrangera virtuella evenemang har blivit en smidig process i den snabba digitala eran.
Många företag har stött på utmaningar på grund av den globala COVID-19-pandemin. Eftersom pandemin har dragit ut på tiden och situationen ännu inte är helt under kontroll, söker företag nya metoder för samarbete och kommunikation.
Flera företag har uppmanat sina anställda att fortsätta arbeta på distans. Tidigare var fysiska möten vardag, men nu måste teamen anpassa sig till digitala plattformar. Verktyg som Zoom, Hangouts, Meet och Skype används flitigt för videomöten, medan Slack och Microsoft Teams underlättar dokumentdelning och meddelandehantering.
Utöver möten har företag också börjat arrangera evenemang online. Genom virtuella evenemang kan företag interagera med sin målgrupp. Under nedstängningarna valde många företag att genomföra produktlanseringar, mässor och andra aktiviteter virtuellt.
Det välkända företaget Apple Inc. höll exempelvis en virtuell produktlansering i september 2020 där de presenterade nya iPad-modeller och en Apple Watch. Publiken var intresserad av alla detaljer, och arrangörerna lyckades förmedla all information på ett smidigt sätt även i det digitala formatet. Engagemanget bland deltagarna var lika stort som vid fysiska evenemang.
Om du funderar på att arrangera ett evenemang, är det fullt möjligt. Många gör det, och även du kan med hjälp av rätt verktyg. Innan jag går in på specifika lösningar, vill jag dela några tips för att skapa framgångsrika virtuella evenemang.
Att välja rätt plattform
Det är viktigt att välja en plattform som passar evenemangets budget, kriterier och typ. Rätt val underlättar avsevärt för att skapa ett lyckat evenemang.
Enklare plattformar
För snabba lösningar som inte kräver stora resurser är sociala medieplattformar ett bra alternativ. De gör det möjligt att sända hela evenemanget live. Plattformar som Facebook, YouTube och Instagram är populära. En stor fördel är att det är kostnadsfritt att arrangera evenemang på dessa plattformar. Du kan enkelt dela evenemangslänken med målgruppen. Publiken känner oftast till dessa plattformar och tycker att de är lätta att använda. Du kan dra nytta av verktyg för livestreaming.
En nackdel med sociala medieplattformar är att interaktionen inte blir så djupgående. Deltagarna kan endast interagera genom kommentarer, vilket begränsar kommunikationen. Vissa plattformar har också restriktioner för livestreaming. Exempelvis kräver YouTube 10 000 prenumeranter på en kanal för att få arrangera ett virtuellt liveevenemang.
Mellanplattformar
Plattformar som Zoom eller Google Meet kan användas för att förbättra interaktionsnivån med deltagarna. De erbjuder verktyg för teammöten och konferensrum för webbinarier och onlineevenemang.
Du kan interagera med din publik och dela din skärm eller webbkamera, vilket skapar en mer personlig känsla. Dessa plattformar fungerar bäst för mindre sammankomster.
Avancerade plattformar
Om du vill fokusera på publikinteraktion och behöver verktyg för att skapa framgångsrika virtuella evenemang, finns avancerade lösningar som erbjuder funktioner som kartläggning, omröstningar, frågesporter, detaljerade rapporter efter evenemang och analyser.
Marknadsföring av virtuella evenemang
För att arrangera ett virtuellt evenemang behöver du en väldesignad marknadsföringsstrategi som överensstämmer med dina mål. Det finns flera sätt att marknadsföra ditt företag eller evenemang online. Två av de viktigaste digitala marknadsföringsstrategierna är:
E-post och sociala medier är effektiva sätt att presentera ditt evenemang för potentiella deltagare. Lägg tid på att skapa marknadsföringsmeddelanden som lockar deltagare till ditt virtuella evenemang. Använd evenemangsspecifika hashtags för att öka exponeringen i sociala medier. Du kan också samarbeta med influensers för att marknadsföra ditt evenemang.
Återanvänd videoinnehåll
Även efter att ditt virtuella evenemang är avslutat, har ditt innehåll fortfarande stort värde. Du kan redigera och omvandla innehållet till olika format för spridning i sociala medier och andra plattformar.
- Skapa en podcast genom att konvertera videoinnehållet.
- Skriv blogginlägg genom att transkribera videon.
- Dela korta klipp och bilder på sociala medier med hjälp av verktyg som Canva.
Innehållet förlorar inte sin relevans. Du kan återanvända det för att marknadsföra tidigare evenemang och skapa intresse för kommande aktiviteter.
Låt oss nu utforska några fantastiska verktyg för att arrangera virtuella evenemang.
Adobe Connect
Arrangera virtuella evenemang med Adobe Connect och utnyttja kraften i den virtuella plattformen fullt ut. Denna mångsidiga plattform ger en fantastisk upplevelse för din målgrupp. Du kan förändra sättet du interagerar med din publik och skapa en uppslukande miljö. Plattformen är utmärkt för webbinarier, möten och konferenser och erbjuder en säker miljö.
Anpassa scenen efter din publik och ta full kontroll över plattformen för att främja engagemang och interaktioner under evenemanget. Din publik kan ta del av interaktiva inspelningar som känns som verkliga sessioner.
Adobe Connect är en helhetslösning för planering, genomförande och uppföljning av virtuella evenemang. Plattformen hanterar alla arbetsflöden före och efter evenemanget. Du får detaljerade analyser av ditt virtuella evenemang. Dessutom kan du känna dig trygg med säkerheten för företagets och deltagarnas data.
Evenemangskalendern
Evenemangskalendern gör dina virtuella evenemang schemalagda och optimerade för bättre söksynlighet på Google.
Denna mjukvara integreras med konferensverktyg som Zoom och Webex. Den skapar automatiskt möteslänkar och visar dem på WordPress-instrumentpanelen.
Du kan också välja att visa livestreamlänkar för deltagare som köper en biljett eller anmäler sig. Evenemangskalendern stöder även hybridevenemang genom att inkludera information om fysiska platser.
Du kan hantera allt från din WordPress-adminpanel, inklusive inbäddad liveström för att behålla trafiken på din webbplats.
Det finns många andra fördelar med Evenemangskalendern för virtuella och hybridevenemang. Abonnemangen varierar från en enskild webbplats till obegränsat antal webbplatser, vilket passar olika användningsområden.
Dessutom omfattas varje köp av en 30-dagars pengarna-tillbaka-garanti utan krångel.
Hubilo
Hubilo har utvecklat en plattform som passar många företag och deras evenemang. Den stöder djupgående registreringsflöden genom att skapa målsidor. Hubilo hanterar hela processen med biljetter, fakturering och integration med olika betalningssystem.
Plattformen ger användarna ett fantastiskt evenemangsflöde. Interaktionsgraden ökar tack vare flödet. Hubilo hanterar hela det virtuella evenemanget smidigt. Allt från sändningsstudion till interaktionen hanteras av Hubilo.
Förutom att vara en plattform för virtuella evenemang, erbjuder Hubilo också analys- och varumärkesfunktioner. Du kan integrera flera affärsverktyg som Salesforce, HubSpot, Mailchimp, Intercom och Marketo för att hantera evenemangsarbetet via Hubilo.
Goldcast
Goldcast är en specialiserad plattform för evenemangsmarknadsförare som vill skapa en upplevelse likt en Netflix-show. Du kan anpassa plattformen för att spegla ditt varumärke och ge evenemanget en företagsidentitet. Det finns oändliga anpassningsmöjligheter.
Goldcast gör det möjligt att kombinera live- och förinspelade videor sömlöst. Den inbyggda studion skapar en smidig övergång mellan live- och förinspelat material utan tystnader eller avbrott. Goldcast är idealisk för produktlanseringar, kundmöten, community-evenemang, årliga konferenser, workshops och mycket mer.
Vanligtvis är virtuella evenemang ensidiga presentationer utan möjlighet till peer-to-peer-interaktioner. Denna engagerande plattform ger deltagarna möjlighet att diskutera i grupp. Efter evenemanget presenterar Goldcast insamlade data från kunder och potentiella kunder tillsammans med värdefulla insikter.
Airmeet
Airmeet är designad för att skapa minnesvärda evenemang som din publik kommer att uppskatta. Deltagarna kan enkelt gå från en session till en annan, besöka utställningsmontrar och interagera med andra deltagare i nätverkslounger. Du kan bygga en anpassad reception med scen, lounge och monter.
Du kan enkelt skala upp ditt evenemang även om det finns 100 000 deltagare. Starta snabbt en livestream från YouTube och Facebook direkt via Airmeet. Data kan samlas in och analyseras genom att integrera CRM via Zapier. Du kan streama sessioner från valfri livestudio som OBS, WebEx, Zoom etc.
Det är en pålitlig plattform för virtuella evenemang med utmärkta integrationsmöjligheter. Oavsett om du planerar ett socialt webbinarium, en prisutdelning, en liveshow eller en mässa, kan Airmeet hantera allt.
Hopin
Om du planerar ett virtuellt evenemang med deltagare från hela världen, är Hopin ett bra alternativ. Det är idealiskt för att skapa engagerande virtuella upplevelser. Plattformen är optimerad för att deltagare ska kunna interagera och nätverka.
Med Hopin kommer du inte att märka någon större skillnad mellan offline- och onlineevenemang. Det finns flera anpassningsmöjligheter för att skapa ett idealiskt virtuellt evenemang. Oavsett om du planerar ett rekryteringsevenemang med 50 personer, ett praktiskt möte med 500 personer eller en årlig mässa med 50 000 personer, fungerar Hopin utmärkt.
Hopin låter dig hantera hela processen från planering till analys. Du kan sälja biljetter online och rekrytera sponsorer. Du kan få kompletta analyser och ladda ner data om alla deltagare. Varje deltagare kan enkelt interagera, och det finns möjlighet att arrangera 1-1 möten för att skapa djupare engagemang.
Ballong
Ballong är en onlineplattform där du enkelt kan utforska och arrangera virtuella evenemang. Du kan planera mässor, livescenevenemang, nätverksevenemang och mycket mer med hjälp av dess skalbara och säkra teknik. Det finns obegränsade möjligheter på denna plattform.
Ballong hjälper dig att skapa roliga och engagerande evenemang istället för tråkiga presentationer. Deltagarna får chansen att nätverka med likasinnade. De kan lyssna på experter och delta i samtal.
Du kan hantera allt från att skapa evenemanget till att analysera rapporter på en och samma plattform. Du kan arrangera små möten för anställda eller 1-1 konsultationer med potentiella kunder. Det finns oändliga möjligheter att använda plattformen för att arrangera framgångsrika virtuella evenemang.
Wonder
Wonder är ett virtuellt utrymme för att umgås, prata och arrangera onlinesamlingar. Plattformen har ett innovativt sätt att visa vilka som pratar med varandra. För att delta i ett samtal flyttar deltagarna sina avatarer närmare varandra, och för att lämna samtalet flyttar de sina avatarer bort.
Du kan sända innehåll via video, skärmdelning eller på annat sätt. Du kan välja att sända innehåll till en specifik grupp eller alla deltagare. Det känns nästan som att förbereda en fysisk lokal. Du kan skapa olika områden i plattformen och ange ämnen för varje område. Deltagarna kan interagera med varandra baserat på hur du har definierat områdena.
En fördel med Wonder är att det fungerar på alla enheter utan att deltagare behöver ladda ner eller installera någon programvara. Plattformen är webbläsarbaserad. Du kan arrangera virtuella evenemang för upp till 1500 gäster. Wonder prioriterar säkerheten för deltagare, arrangörer och hela evenemanget. Plattformen används för virtuella evenemang som möten, mässor, konferenser, nätverkande med mera.
Bevy
Om du letar efter en företagslösning för att arrangera virtuella konferenser och andra evenemang, är Bevy ett utmärkt val.
Oavsett om du planerar en liten konferens, ett möte för anställda eller ett storskaligt globalt evenemang, har Bevy alla resurser du behöver. Den integreras med din marknadsförings- och CRM-programvara för effektivare hantering.
Du kan få en djupare förståelse för din målgrupp och använda datan för att uppnå bättre resultat. Att integrera data med dina kärnsystem är enkelt. Det finns ingen mellanhand när evenemang arrangeras på Bevy. Deltagardata är helt din och ingen störning sker på grund av plattformen.
Bevy kan hantera virtuella evenemang och community-evenemang i alla skalor med maximal effektivitet. Ett team av rådgivare finns tillgängliga för att ge dig support. Med Bevy kan du skapa ett framgångsrikt virtuellt evenemang.
Avslutande tankar
I dessa tider av pandemi är många människor isolerade hemma och uttråkade. Det är ett bra tillfälle att skapa unika virtuella evenemang som hjälper dig att utveckla ditt varumärke och din verksamhet. Med hjälp av de lösningar som nämns ovan kommer du att upptäcka att det är enkelt att organisera och hantera ditt virtuella evenemang samtidigt som du gör det till en stor framgång.
Utforska sedan den bästa webbinarmjukvaran för företagstillväxt.