Om du är nybörjare i Google Dokument kan dess många funktioner och insticksprogram kännas lite överväldigande. Här följer några användbara tips som hjälper dig att komma igång med detta fantastiska alternativ till Microsoft Word.
Vad är Google Dokument?
Om du redan är bekant med Google Dokument kan du hoppa över det här avsnittet. Men om du aldrig har hört talas om det tidigare, kommer här en kort introduktion till vad du behöver veta. Vi kommer att gå igenom grunderna och ge dig en klar bild av vad Google Dokument är och hur du snabbt kan börja använda det.
Google Dokument är en kostnadsfri, webbaserad ordbehandlare som tillhandahålls av Google som en del av deras omfattande kontorspaket – Google Drive – i syfte att konkurrera med Microsoft Office. De andra centrala tjänsterna i detta molnbaserade paket är Kalkylark (Excel) och Presentationer (Powerpoint).
Google Dokument är tillgängligt på alla enheter och plattformar; det enda du behöver är en internetuppkoppling och en webbläsare (eller, om du använder en mobil, de relevanta apparna). Google sköter resten och tar hand om det tunga arbetet medan programvaran körs i molnet.
Dokument hanterar flera olika filformat, som .doc, .docx, .txt, .rtf och .odt, vilket gör det enkelt att granska och konvertera Microsoft Office-filer direkt från Google Drive.
Eftersom Dokument är en online-ordbehandlare kan du också dela och samarbeta med flera personer i samma dokument, där ändringar, tillägg och förslag visas i realtid.
Är du redo att börja? Då kör vi!
Hur man skapar ett konto
Innan du kan börja använda Google Dokument måste du först skapa ett Google-konto (ett @gmail-konto). Om du redan har ett konto, kan du gå vidare till nästa avsnitt. Annars visar vi dig hur du enkelt skapar ett Google-konto och börjar använda Dokument.
Gå till accounts.google.com, klicka på ”Skapa konto” och sedan ”För mig själv”.
På nästa sida kommer du att behöva ange lite information för att skapa kontot, såsom för- och efternamn, användarnamn och lösenord.
Du måste även verifiera ditt telefonnummer för att bekräfta att du är en verklig person och inte en robot.
När du har verifierat ditt telefonnummer, kommer de efterföljande sidorna att be dig ange en återställningsadress, födelsedatum och kön, samt att godkänna sekretesspolicyn och användarvillkoren. När detta är gjort är du den stolta ägaren av ett nytt Google-konto.
Hur man skapar ett tomt dokument
Nu när du har ett Google-konto är det dags att skapa ditt första dokument. Gå till Google Dokument och för muspekaren över den flerfärgade ”+”-ikonen i det nedre högra hörnet.
Plustecknet kommer att förvandlas till en blå pennikon; klicka på den.
Chrome-tips: Om du använder Google Chrome kan du skriva ”docs.new” i adressfältet och trycka på Enter för att automatiskt skapa och öppna ett nytt tomt dokument.
Hur man importerar ett Microsoft Word-dokument
Även om du är ny i Google Dokument, kanske du redan har en samling Microsoft Word-filer som du vill använda. I så fall måste du ladda upp dina Word-dokument innan du kan visa dem. Även om vissa avancerade funktioner och formateringar från Word-dokument kanske inte stöds helt, så fungerar det i de flesta fall riktigt bra.
När du importerar ett Word-dokument kan du antingen använda Google Dokument eller Drive för att ladda upp dina filer. Med båda metoderna kan du enkelt dra och släppa filer från din dator direkt till webbläsaren. Drive kommer att lagra alla dina uppladdade filer, men för att underlätta visning kommer Dokuments startsida bara att visa dokumentfiler.
Från Google Dokument-startsidan, klicka på mappikonen högst upp till höger och välj sedan fliken ”Ladda upp”.
När Word-filen har laddats upp kommer Dokument att öppna den automatiskt, redo för dig att redigera, dela och samarbeta.
För att öppna ett Word-dokument som du vill redigera, klicka på filen med det blå ”W” intill filnamnet på Google Dokuments startsida.
Klicka antingen på visa Word-filen eller redigera den i Dokument.
När du är klar med dokumentet kan du ladda ner det igen i DOCX- eller PDF-, ODT-, TXT-, HTML- eller EPUB-format. Klicka på Arkiv > Ladda ner som och välj sedan önskat format. Filen kommer då att laddas ner till den plats där din webbläsare sparar filer.
Hur man kontrollerar stavningen i Google Dokument
Nu när du har några dokument är det dags att säkerställa att din stavning och grammatik är korrekt. Dokument har en inbyggd stavningskontroll som är redo att användas – varje gång du stavar fel markeras felet med en vågig linje som indikerar att du bör göra en ändring.
Denna funktion bör vara aktiverad som standard, men du kan kontrollera det under Verktyg > Stavning > Understryk fel.
För att visa stavningskorrigeringar och förslag, högerklicka på ordet med den understrukna linjen. Alternativt kan du trycka på Ctrl+Alt+X (Windows) eller Kommando+Alt+X (Mac) för att öppna verktyget för stavnings- och grammatikkontroll.
Ett annat sätt att komma åt stavningskontrollen är att klicka på ikonen med ett A och en bock. Detta kommer att aktivera verktyget och analysera ditt dokument för stavfel och grammatiska fel.
Förutom stavningskontrollen har Google Dokument även en inbyggd ordbok och synonymordbok. Allt du behöver göra är att markera ett ord, högerklicka på det och sedan klicka på ”Definiera [ord]”.
Detta borde vara tillräckligt för att komma igång, men om du vill ha mer information kan du läsa vår mer detaljerade genomgång av stavnings- och grammatikkontrollen i Dokument.
Hur man samarbetar i dokument med andra
En av de mest praktiska funktionerna i Google Dokument är möjligheten att generera en delningslänk som gör att alla som har den kan visa, föreslå ändringar eller redigera ditt dokument. Istället för att skicka en fil fram och tillbaka mellan samarbetspartners kan ni alla göra ändringar och förslag samtidigt, som om ni satt vid samma dator i realtid. Den enda skillnaden är att varje person har sin egen textinmatningsmarkör på sin dator.
Från dokumentet du vill dela, klicka på den blå knappen ”Dela” för att välja hur och med vem du vill dela länken till din fil. Du kan ange e-postadresser manuellt eller klicka på ”Hämta delningslänk” i det övre hörnet för att dela ut inbjudan själv.
I rullgardinsmenyn kan du ändra hur mycket åtkomst de delade användarna har till filen genom att välja något av dessa alternativ:
Av: Delning är inaktiverad. Om du tidigare har delat en länk med andra kommer den inte längre att fungera och eventuella tidigare behörigheter återkallas.
Alla med länken kan redigera: Ger de delade användarna full läs- och skrivåtkomst. De kan dock fortfarande inte ta bort filen från din Drive – detta gäller bara innehållet i filen.
Alla med länken kan kommentera: Ger delade användare möjlighet att lämna kommentarer – detta är bra för grupparbeten.
Alla med länken kan visa: Ger delade användare möjlighet att visa filen, men inte redigera den. Detta är standardinställningen när du delar en fil, och det bästa alternativet om du vill dela en fil för nedladdning.
Du kan göra mycket mer med dessa delningslänkar, som även fungerar med andra Drive-filer och på mobilen. För en mer detaljerad genomgång av hur dessa länkar fungerar och hur du genererar dem, kan du läsa vårt inlägg.
Hur man ser de senaste ändringarna i ett dokument
När du delar dokument med andra kan det vara svårt att hålla reda på alla små ändringar som görs, om du inte är närvarande. Det är här versionshistoriken kommer in i bilden. Google Dokument håller reda på alla ändringar som görs i ett dokument och grupperar dem i tidsperioder, vilket gör det lättare att överblicka. Du kan till och med återställa en fil till en tidigare version i historiken med ett enkelt musklick.
Du kan se en lista över alla de senaste ändringarna genom att klicka på Arkiv > Versionshistorik > Visa versionshistorik.
Hur man föreslår en ändring i ett dokument
Om du är ägare till ett dokument och föredrar att andra ska föreslå ändringar istället för att redigera direkt i filen, kan du ange åtkomstbehörigheten till ”Föreslå”. Detta gör det möjligt för andra att göra ändringar utan att oroa sig för att de ändrar i din fil. När en person med redigeringsbehörighet föreslår en ändring kommer ägaren att få ett e-postmeddelande om den föreslagna ändringen, och kan välja att behålla eller ignorera den.
Om du tittar upp till höger i dokumentfönstret kan du se din aktuella status. Om du ser ”Föreslå” är allt som det ska vara. Om du ser ”Redigera” eller ”Visa” klickar du på knappen och väljer sedan alternativet ”Föreslå”.
Hur man hittar ord- och sidantal
Som standard visar Google Dokument inte ord- eller sidantal, men det är enkelt att kontrollera dessa uppgifter utan att behöva räkna manuellt. Så om du har en strikt ordgräns för en uppgift eller vill hålla koll på hur mycket du skriver, kan du enkelt visa detaljer om ditt arbete med ordräknaren. Du kan även markera text från valfritt stycke för att kontrollera hur många ord som finns i det urvalet.
För att se ditt dokuments ord- och sidantal klickar du på Verktyg > Ordräkning eller trycker på Ctrl+Skift+C på Windows och Kommando+Skift+C på Mac.
Du kan även se ordantalet för en specifik textsträng genom att markera den och sedan gå till Verktyg > Ordräkning (eller använda tangentkombinationen).
Hur man använder Google Dokument offline
Vad händer om du behöver komma åt Google Dokument men saknar internetanslutning? Även om Google Dokument är en webbaserad tjänst betyder det inte att du inte kan använda den offline. Du måste ladda ner ett tillägg för Chrome och se till att du aktiverar filen för offlineanvändning i förväg. Alla ändringar som du gör i filen kommer att uppdateras nästa gång du har tillgång till internet.
När du har laddat ner det officiella tillägget för Chrome, går du till Google Dokuments startsida och i det övre vänstra hörnet klickar du på Hamburgermenyn > Inställningar. Välj ”Offline” till På och klicka sedan på ”OK”.
För att spara utrymme på din lokala dator laddar Google bara ner de senast öppnade filerna och gör dem tillgängliga offline. För att manuellt aktivera en fil, klickar du på ikonen med tre punkter och väljer sedan ”Tillgänglig offline” till På.
Hur man lägger till sidnummer i ett dokument
Sidnummer är ett visuellt verktyg som visar läsaren vilken sida de befinner sig på. De hjälper även till att organisera fysiska pappersark och lägga dem i rätt ordning (om du skriver ut dem). Google Dokument genererar inte automatiskt sidnummer i filerna, utan du måste lägga till dem manuellt. Det är dock enkelt att lägga till dem i sidhuvudet eller sidfoten i ditt dokument.
För att lägga till ett sidnummer på alla sidor klickar du på Infoga > Sidhuvud och sidnummer > Sidnummer. Du kommer att se ett popup-fönster där du kan välja en sidnumreringsstil.
Hur man justerar marginaler i Google Dokument
Marginaler är det vita utrymmet som finns runt dokumentets kanter. Eftersom marginalerna skapar en osynlig ram, kan du öka mängden användbart utrymme på sidan genom att minska marginalernas storlek. Om du behöver justera utrymmet på sidorna måste du hantera marginalerna med hjälp av linjalen på sidan och överst i dokumentet.
Om du hellre vill ange marginalerna manuellt klickar du på Arkiv > Utskriftsformat. Ange mängden utrymme som du vill se på varje sida och klicka sedan på ”OK”.
Hur man lägger till en textruta i ett dokument
Att lägga till textrutor i Google Dokument är ett bra sätt att lyfta fram viktig information och fästa uppmärksamheten på specifika delar av dokumentet. Det är dock inte en så enkel process att skapa en textruta, och funktionen finns gömd på en oväntad plats: i ritningsfunktionen.
För att komma åt ritningsmenyn, går du till Infoga > Ritning och klickar sedan på ikonen för textruta i menyraden.
Klicka och dra nu musen för att skapa en textruta i utrymmet och lägg sedan till önskad text.
Klicka på ”Spara och stäng” för att infoga textrutan i ditt dokument när du är klar.
Hur man lägger till en innehållsförteckning
En innehållsförteckning är ett sätt att visa läsarna de olika ämnen och kapitel som finns i dokumentet. Funktionen genererar automatiskt en innehållsförteckning och använder länkar som hoppar till varje avsnitt när du klickar på dem. Så om du har ett långt dokument kan vem som helst snabbt hitta specifika delar utan att behöva bläddra igenom hela dokumentet.
Klicka på Infoga > Innehållsförteckning och klicka sedan på något av de två alternativen. Det första alternativet är en innehållsförteckning med vanlig text och sidnummer till höger, avsett för utskrivna dokument. Det andra alternativet använder inte sidnummer, utan infogar istället hyperlänkar som hoppar till de angivna avsnitten i online-dokument.
Observera att du för att skapa en automatiskt genererad innehållsförteckning som länkar till specifika delar av dokumentet måste formatera varje kapitel – eller rubrik – med hjälp av Google Dokuments inbyggda rubrikstilar. Detta gör det möjligt för Dokument att fylla i tabellen och lägga till klickbara länkar.
De bästa Google Dokument-tilläggen
Nu när du har lärt dig grunderna i Google Dokument kan du bli en riktig avancerad användare genom att lägga till tillägg. Tillägg fungerar ungefär som tillägg för webbläsare, men är specifika för Google Dokument och ger dig tillgång till ytterligare funktioner från tredjepartsutvecklare. Du kan installera verktyg för att öka din produktivitet med ytterligare korrekturläsare, appar för dokumentsignering, en dokumentöversättare och till och med en rubrikskapare för lärare.