Programvara för Schemaläggning av Personal: En Översikt
Programvara för schemaläggning av personal är ett digitalt verktyg, oftast molnbaserat, som hjälper dig att organisera och tilldela arbetspass till dina anställda utifrån olika faktorer.
Att schemalägga personal i olika skift för att få arbetet utfört är i sig en komplicerad uppgift. Att sedan också beakta begränsningar som plats, tid och antalet medarbetare som krävs för en viss uppgift, gör det hela ännu mer utmanande.
Den person som ansvarar för att schemalägga personalen måste vara noggrann och ha full koll på vilka medarbetare som är tillgängliga på givna dagar och tider. Om detta inte hanteras korrekt, riskerar man att misslyckas med målet att maximera försäljningen och samtidigt hålla nere arbetskostnaderna.
Låter krångligt? Absolut! Därför väljer många organisationer, oavsett storlek, att använda programvara för schemaläggning av personal för att säkerställa att denna viktiga uppgift utförs korrekt och effektivt.
En sådan programvara ger dig detaljerad information om vilka anställda som är lediga eller upptagna under specifika tidsperioder. Det gör att risken för fel och missförstånd, som lätt kan uppstå vid manuell schemaläggning, minimeras kraftigt.
Låt oss titta närmare på vilka fördelar som finns med att använda programvara för schemaläggning av personal för din verksamhet:
Hantera Scheman för Olika Avdelningar: Om du upplever svårigheter med att samordna scheman för anställda på olika avdelningar kan schemaläggningsprogrammet bli din bästa medhjälpare.
Minimera Mänskliga Fel: Det är mänskligt att fela, och det stämmer även när det gäller schemaläggning. Även med digitala kalkylblad kan misstag som underbemanning smyga sig in. Programvara för schemaläggning automatiserar processen och samlar all information på ett ställe, vilket gör det enklare att upptäcka och undvika fel.
Reducera Onödiga Uppgifter: Att schemalägga personal innebär upprepade uppgifter som att skapa och tilldela skift vecka efter vecka och månad efter månad. Med schemaläggningsprogram kan du skapa mallar, kopiera tidigare scheman och därmed spara mycket tid.
Främja Samarbete Kring Schemaläggning: Molnbaserade lösningar ger personalen möjlighet att byta skift och arbetstider med varandra, vilket minskar risken för konflikter.
Skapa en Kunskapsbas: Programvaran kan även förutse personalbehov under högsäsong baserat på tidigare data som sparats i systemet.
Det är mer än man kan tro! Nu när du har sett hur programvara för schemaläggning av personal kan öka effektiviteten och produktiviteten samtidigt som den minskar arbetskostnaderna, ska vi dyka djupare och utforska några av de mest intressanta alternativen på marknaden.
Breathe Rota
Breathe Rota gör schemaläggningen av ditt team enkel och effektiv.
Verktyget inkluderar en ”drag-and-drop” schemabyggare, med funktioner för att enkelt tilldela roller och dela scheman.
Du kan spara schemamallar för framtida bruk, och tack vare molnapplikationer och aviseringar hålls alla uppdaterade.
Rota har även en personlig dashboard där anställda kan acceptera, avböja eller byta skift. Dessutom kan tidrapporter skapas automatiskt med hjälp av den inbyggda tidklockan.
Du kan prova Breathe Rota med en 14-dagars kostnadsfri testperiod för att se hur smidig hantering av personal kan vara.
Shiftboard
Shiftboard är en molnbaserad plattform som hjälper företag att hantera och spåra personalens schemaläggning. Den riktar sig främst till organisationer med timanställda där schemaläggning, kommunikation i realtid och feedback är viktigt för att utföra dagliga uppgifter. Utöver schemaläggning erbjuder Shiftboard också funktioner för tid- och närvaroregistrering, rekrytering och onboarding.
Shiftboard är känd för att hjälpa till att sänka arbetskostnaderna och öka personalens produktivitet på lång sikt. Det som skiljer Shiftboard från andra system är dess anpassningsbarhet. Du kan konfigurera det för att möta just din verksamhets specifika behov.
De viktigaste fördelarna med Shiftboard är:
- Optimerad Schemaläggning: Anpassa arbetsprofiler, teamscheman och affärsregler för att hantera schemaläggningsutmaningar. Shiftboard informerar dig om personalens tillgänglighet för att undvika att schemalägga anställda som inte är tillgängliga.
- Realtidsvarningar: När du tilldelar skift skickar Shiftboard automatiska meddelanden till berörda medarbetare. Automatiska påminnelser hjälper dem även att inte missa sina skift.
- Efterfrågeplanering: Välstrukturerad historisk data hjälper dig att optimera arbetsscheman, vilket resulterar i kostnadsbesparingar och bättre anpassning till kundernas behov.
- Plattformsoberoende: Anställda kan se och hantera sina skift via webbläsare från valfritt operativsystem. Det finns också appar för Android och iPhone.
Shiftboard erbjuder olika programvaruversioner för produktions- och serviceorienterade verksamheter. Deras företagsplaner är skalbara och anpassade för företag med mer än 100 000 anställda.
ScheduleAnywhere
ScheduleAnywhere är en onlineplattform för schemaläggning av personal, som hjälper chefer att schemalägga anställda på olika avdelningar och platser. Den ger organisationer möjlighet att övervaka personalbehov, spåra arbetstider, hantera ledighetsansökningar, tilldela övertid, meddela anställda om deras skift och mycket mer.
Denna programvara är anpassad för att möta kraven inom olika branscher som detaljhandel, företagstjänster, transport, myndigheter, energi, hälsovård, säkerhet och brottsbekämpning. Chefer kan enkelt tilldela skift, rotera arbetsscheman och skapa skiftmönster. Funktionen för att schemalägga flera anställda och kopiera hela scheman eliminerar behovet av att skapa scheman från grunden.
Andra fördelar inkluderar:
- Eliminerar risken för överlappande skift och undviker därmed att anställda blir överbokade.
- Ger insikter och genererar rapporter, inklusive personalinformation såsom plats, skifttider, avdelningar med mera.
- Anställda kan välja kommunikationsmedel för att ta emot aviseringar om sina tilldelade skift.
- Möjlighet att välja mellan olika schemaintervall såsom 1-dagars, 7-dagars, 14-dagars, 28-dagars och 42-dagars scheman. Färgkodning gör det enkelt att visualisera till exempel sjukdagar, semestrar och annan ledighet.
- Spåra personalens utbildning, färdigheter och certifieringar, och skickar automatiskt varningar innan certifikaten går ut.
ScheduleAnywhere är ett prisvärt alternativ, med planer från 25 dollar per månad. Du kan anpassa planen efter ditt företags storlek och specifika behov.
Humanity
Humanity är en programvara för schemaläggning som är anpassad för små, medelstora och stora företag. Den hjälper ägare och chefer att tilldela arbetspass och schemalägga personal effektivt. Du kan konfigurera programvaran för att följa just ditt företags standarder. Humanity är också kompatibelt med mobila enheter, vilket gör det möjligt att hantera scheman och ta itu med problem oavsett var du befinner dig.
Humanity erbjuder smidiga schemaläggningsfunktioner, till exempel ”drag-and-drop”, och möjligheten att tilldela skift baserat på kompetens och arbetsnivå. Inte bara teamledare utan även de anställda själva har nytta av programvaran. De kan byta skift och begära ledighet var som helst via mobilappen.
Humanitys programvara för schemaläggning erbjuder bland annat:
- Används av mer än 175 000 företag globalt för att hantera schemaläggning, skifttider och hantera ledighetsansökningar.
- En integrerad tidklocka ger exakt spårning av arbetstider, beräkning av närvaro och export av tidrapporter för lönehantering.
- En ledighetsmodul gör det enkelt för personalen att ansöka om ledighet och ger överblick i realtid om personalens tillgänglighet.
- Humanity låter dig importera nyckeltal (KPI) som kan användas för att förutspå framtida schemaläggningsmönster baserat på dataanalys.
Humanity erbjuder tre olika prenumerationsplaner. Startplanen kostar 3 dollar per användare och månad. Företagsplanen kan anpassas för storskaliga företag.
ZoomShift
ZoomShift är en annan plattform för schemaläggning som låter dig hantera arbetsskift och tilldela arbete till timanställda, som exempelvis frilansare.
Som molnbaserad programvara ger ZoomShift dig möjlighet att hantera ledighetsansökningar, tilldela övertid och kontrollera personalens tillgänglighet. Detta minskar risken för konflikter och missförstånd när scheman skapas. Anställda får automatiska aviseringar om sina scheman via den kommunikationsplattform de föredrar, och de har möjlighet att begära skiftbyten.
ZoomShift har en integrerad tidklocka som kan användas för att spåra arbetstimmar. Den ger även värdefulla insikter om när anställda kommer sent, arbetar tidigt eller utanför sitt schema. Du kan också skapa lönerapporter och exportera dem till din lönehanteringsprogramvara. ZoomShift är tillgängligt via webbläsare och mobilapp.
De viktigaste fördelarna med ZoomShift:
- Skapa arbetsscheman smidigt.
- Designa schemamallar.
- Godkänn ledighetsansökningar.
- Hantera skiftbyten.
- Övervaka övertid och eliminera skiftkonflikter.
- Spåra anställdas arbetstimmar.
- Skicka schemaläggningsmeddelanden.
- Generera och exportera schemaläggningsrapporter och arbetstimmar för lönehantering.
ZoomShifts prenumerationsplaner börjar på 2,50 dollar per användare och månad för små organisationer. Premiumplaner för medelstora organisationer kostar 4 dollar per användare och en anpassad plan finns tillgänglig för stora företag.
When I Work
When I Work är en schemaläggningsplattform för personal som är tillgänglig i alla vanliga webbläsare. Den hjälper företag att skapa och ändra arbetsscheman, tilldela arbetstider och lägga till nya uppgifter. Plattformen möjliggör också spårning av arbetstimmar, fyllning av arbetspass och hantering av närvaro.
Chefer kan hantera arbetsscheman och spåra arbetstimmar direkt från de mobila apparna. Anställda får notiser om schematilldelningar och kan begära skiftbyten direkt i appen.
Chefer kan hantera och godkänna ledighetsansökningar via plattformen. Detta hjälper till att minska konflikter och fel vid skapandet av scheman. Det finns även möjlighet att importera data via CSV-filer för att slippa manuell inmatning.
When I Work kan integreras med lönehanteringsprogram som Gusto, QuickBooks och ADP för att förenkla lönegenereringen. Programmet hanterar onboarding av nya medarbetare, godkänner ledighet och skiftbyten och fyller arbetspass. Det ger dig även möjlighet att bekräfta skift, tilldela uppgifter och kommunicera med personalen.
When I Work stöder både privata och gruppchattar som underlättar kommunikationen. Anställda kan anmäla sin tillgänglighet, be om ledighet och delta i skiftbyten.
When I Work kostar 2 dollar per användare och månad för små företag. Större företag kan välja en anpassad företagsversion.
Sling
Sling är en effektiv schemaläggnings- och samarbetsplattform som är utformad för att hjälpa företag som anställer personal på skift att hantera scheman, arbetstider, löner och andra relaterade uppgifter. Den centraliserade instrumentpanelen ger dig möjlighet att konfigurera anpassade skiftmallar, få tillgång till information om personalens tillgänglighet, hantera ledighet och skiftbyten.
Sling har även en integrerad tidklocka där anställda kan registrera sin exakta arbetstid, spåra arbetstimmar och få notiser om sena ankomster eller ofullständiga registreringar via mobilapparna. En delad arbetskalender gör det möjligt för administratörer att tilldela skift och uppgifter på olika arbetsplatser.
Sling består av fyra huvudfunktioner: uppgifter, skift, meddelanden och nyhetsflöde. Chattfunktionen gör det möjligt för personalen att kommunicera om skiftbyten och andra förändringar via inlägg, länkar, videor och foton.
Plattformen har även skiftmallar som chefer kan använda för att schemalägga arbete utan att behöva bygga dem från grunden. Dessa mallar kan filtreras på datum, position eller avdelning, vilket gör det enkelt att hitta specifik information. Anställda kan även begära ledighet och skiftbyten via medarbetarportalen.
Gratisversionen av Sling erbjuder ett stort antal funktioner. Men det finns möjlighet att uppgradera till premium- eller företagsversionen, som kostar 3 respektive 4 dollar.
Workforce
Workforce är en omfattande molnlösning som erbjuder schemaläggning och närvarohantering till HR-chefer. Med sin unika ”drag and drop”-redigerare kan chefer automatisera skapandet av scheman med hänsyn till personalens plats och tillgänglighet.
Programvaran ser automatiskt till att du följer gällande lagar och varnar om ett schema bryter mot företagets policy eller arbetslagstiftning.
Workforce kan integreras med populära HR-system och lönehanteringsprogram som Gusto, ADP, Paychex, Square och Sage. Personalen har också en egen app för att hålla sig uppdaterad om det senaste. Personal kan även välja andra kommunikationskanaler såsom SMS eller e-post. Om en anställd behöver avboka ett skift kan chefer snabbt lägga ut lediga skift så att andra tillgängliga medarbetare kan ta över.
Workforce ger dig även möjlighet att analysera historiska schemaläggningsdata för att avgöra hur många anställda du behöver schemalägga på en specifik plats eller en viss dag. Detta hjälper dig att optimera scheman i långa loppet. Det finns även möjlighet att skapa mallar för framtida bruk.
Workforces schemaläggningsfunktioner erbjuds i en affärsprenumeration som kostar 4 dollar per användare och månad. Det finns möjlighet att testa programvaran gratis i 14 dagar.
Deputy
Deputy är en populär plattform för personalhantering som erbjuder inbyggda funktioner för schemaläggning och hantering. Den sofistikerade tjänstgöringsfunktionen låter dig planera arbetsskift, tilldela uppgifter och automatiskt beräkna övertid.
Deputy spårar arbetstider och närvaro med hjälp av den inbyggda tidklockan. De inbyggda kommunikationsmöjligheterna gör det enkelt att meddela viktig information. Denna helhetslösning för personalhantering kan enkelt integreras med andra lönehanterings-, POS- och HR-plattformar.
Deputys AI-drivna mobilapp gör det möjligt att hantera arbetsskift oavsett var du befinner dig. Kioskappen som är speciellt utformad för iPad gör det möjligt för personalen att registrera arbetstid på egen hand.
Deputy meddelar personalen automatiskt om deras skift via e-post, SMS eller pushnotiser. Anställda kan även avboka skift, och chefer kan därefter schemalägga andra medarbetare i deras ställe.
Fördelarna med att använda Deputy:
- Hantera flera arbetsplatser och avdelningar från ett konto.
- Snabbare lönehantering.
- Få bekräftelse på scheman från anställda.
- Tilldela uppgifter till personalen och spåra deras framsteg.
- Minska antalet fel i scheman och tidrapporter.
- Håll din data säker.
- Ingen speciell hård- eller mjukvara behövs.
Deputys prenumerationsplan kostar 2,50 dollar per användare och månad, och du kan använda en testversion i 31 dagar innan du gör ett köp.
Sammanfattning 👨💻
Det var allt för nu! Vi har gått igenom några av de bästa alternativen för schemaläggning av personal på marknaden. Det finns ingen enkel lösning som passar alla, det bästa valet beror helt på din verksamhets behov och förutsättningar.
Du kan även titta närmare på några bra programvaror för resurshantering.
Se en videoversion av artikeln nedan.
Gilla och prenumerera på adminvista.com Youtube-kanal.
