Att hantera anställdas tidrapportering kan vara en utmaning
Att hålla reda på de anställdas arbetstider kan kännas överväldigande för både företagsledare och HR-personal. Granskning av tidrapporter och beräkning av löner utifrån stämplingsklockans data kan vara en komplicerad process.
En av de viktigaste frågorna för många chefer är att identifiera en effektiv lösning för tidrapportering och lönehantering.
Detta leder till att företag undersöker olika mjukvarualternativ och metoder, inklusive:
- Onlinebaserade tidrapporteringsverktyg
- ”Gör-det-själv”-lösningar för tidrapportering
- Skräddarsydda kalkylatorer
- Dedikerad tidrapporteringsprogramvara
Många företag förlitar sig på specialutvecklad programvara som är anpassad efter deras specifika bransch. Dock är inte alla organisationer bekväma med denna typ av lösning.
Hur företag hanterar sina arbetstidsmätningar varierar, beroende på deras syn på produktivitet och datadrivna beslut. Chefer måste kunna följa upp pauser, in- och utstämplingstider, med hänsyn till olika faktorer.
En viktig aspekt är att undvika ”kompisstämpling”, där en anställd stämplar in åt en annan. För att motverka detta förlitar sig många chefer på pålitliga stämplingsprogram.
Tidrapporteringsverktyg är fördelaktiga eftersom de automatiserar spårningen av anställdas tid. Chefer kan övervaka scheman, närvaro, arbetade timmar, ledighet, punktlighet och betald ledighet. Detta gör det möjligt för företag att snabbt analysera arbetskostnader och övervaka de anställdas tid utifrån projekt eller behov.
Teknikens utveckling har lett till en ökning av integrerade verktyg, vilket har gjort det enklare för chefer att arbeta effektivt och snabbt.
Här följer några exempel på automatiserade tidrapporterings- och löneprogram som chefer kan överväga:
Redcort
Redcort erbjuder en onlinebaserad tidskortsberäknare som omvandlar arbetstiden till decimaltal för löneberäkning. Detta verktyg fungerar som en virtuell stämpelklocka och gör det enkelt att hålla koll på de anställdas arbetstider. Redcort erbjuder flera funktioner som hjälper till att eliminera oönskad övertid genom exakta beräkningar av in- och utstämplingstider samt total arbetstid. Verktyget är kompatibelt med Windows-surfplattor, Windows-datorer och macOS-datorer.
Verktyget säkerställer korrekt lönehantering genom att noggrant övervaka pauser, frånvaro och uppskattade ankomst- och lunchtider. Dessutom kan chefer spåra saknade eller ofullständiga tidrapporter, vilket kan förhindra förseningar i lönehanteringen. Rapporterna genereras automatiskt och är enkla att skriva ut, granska och godkänna inför lönehanteringen.
Buddy Punch
Buddy Punch är ett verktyg som kan underlätta personalhanteringen för chefer som vill slippa komplicerade tidskortsberäkningar. Denna kostnadsfria online-tidkortsberäknare är enkel att använda och spårar in-, ut- och paustider. Den summerar automatiskt totala arbetstimmar och beräknar lönekostnaden.
Onlineverktyget erbjuder även funktioner för att beräkna betalning varannan vecka. Buddy Punchs app för tidspårning är anpassningsbar och användarvänlig för både anställda och chefer.
Clockify
Om du behöver hålla koll på veckotimmar, decimalbetalningar och övertid kan Clockify vara ett bra första steg. Verktyget registrerar enkelt start- och sluttider, total arbetstid och raster för att beräkna de anställdas löner. Användare kan mata in information manuellt för att få fram resultatet. Clockify drar automatiskt av 30 minuters paus från den totala arbetstiden, men användare kan även mata in paustiden manuellt.
För att visa löneutbetalningen måste användare ange sin timlön. Det finns även ett alternativ för att beräkna övertid. Detta anpassningsbara tidskortsverktyg är utskrivbart och enkelt att använda för att hantera anställdas närvaroregister.
Replicon
Replicon kan vara ett bra verktyg för att hantera tidrapporter med raster. Detta onlineverktyg hjälper arbetsledare, chefer och anställda att beräkna arbetstid inklusive lunchraster. Användare kan välja olika alternativ, till exempel att beräkna övertid, byta till tidrapporter varannan vecka och dölja helger.
Användare kan ange timlön, starttid, sluttid och raster för att beräkna löner. Det är även möjligt att välja ett visst tidsintervall, visa hela tidsdiagrammet och ladda ner tidrapporter i XLS- och CSV-format. Detta verktyg kan vara användbart för fakturering och kostnadsberäkning gentemot kunder, samt för att säkerställa korrekt löneberäkning för produktiv tid.
Time Clock Wizard
Time Clock Wizard är ett effektivt verktyg för att beräkna anställdas löner baserat på produktiva timmar och övertid. Det är kostnadsfritt att använda och kan spåra flera distansanställda. Det kan även användas för att skapa anställdas scheman. Onlineverktyget kan hjälpa till att beräkna avdrag för ledighet, raster eller andra avdrag som kan vara relevanta för den enskilda organisationen.
Användare kan enkelt skriva ut rapporter, skicka dem till ekonomiavdelningen och ladda ner dem som PDF-filer. Detta system för hantering av anställda erbjuder även lättöverskådliga rapporter.
Tidskortsräknare
Calculator Soup har utvecklat en tidskortsräknare för att spåra raster och arbetstid samt beräkna anställdas lön månadsvis, veckovis eller per timme. Verktyget drar automatiskt av raster från den registrerade arbetstiden. Användare kan ange datum, anställds namn, in- och utstämplingstid samt timlön för att beräkna den totala lönesumman. Det finns även möjlighet att inkludera övertidstimmar för att beräkna lönesumman.
Miracle Salad
För att beräkna timmar i Miracle Salad måste användare ange start- och sluttid (timme:minut) och sedan göra beräkningen. Användare kan inkludera avrundning om det behövs. Användare kan sedan lägga till olika arbetstider, till exempel 7:35, 10:25, och ändra ”calc” och ”summer hours” för att få fram det exakta antalet arbetstimmar.
Calculator.net
På Calculator.net kan användare ange arbetstiden (start- till sluttid) samt avdrag för raster. Det finns även möjlighet att lägga till avrundning, rapportrubrik och anteckningar. Om användare vill inkludera löneinformation, skapa en tom dagsrapport eller spara värden i webbläsaren, finns checkrutor för dessa funktioner. Därefter kan användarna påbörja beräkningen.
Spica
Om du arbetar som konsult, frilansare, egenföretagare etc., kan Spica hjälpa dig att beräkna lönesumman. Användare anger in- och utstämplingstider samt pauser för att beräkna den totala lönesumman för den anställde. HR-avdelningen och revisorer kan enkelt beräkna arbetstid och betalning. Börja med att ange namn, välja vecka, ange tider, rasttider, timlön och räkna ut lönesumman.
Resultatet kan exporteras i CSV-format, skrivas ut eller återställas. Onlineverktyget kan enkelt registrera frånvaro, resor, lunchraster, distansarbete med mera för anställda, arbetsgivare och frilansare utan manuell beräkning.
Slutsats 👇
I dagens arbetsmiljö är det viktigt för företag att ha tillgång till lösningar som enkelt kan beräkna arbetstid och löneutbetalningar. Tidrapporteringssystemen måste vara flexibla för att underlätta justeringar av löner. Att välja rätt tidrapporteringsverktyg är viktigt för att säkerställa korrekt lönehantering och mäta produktiviteten på ett effektivt sätt.
Här är några ytterligare resurser för att spåra anställdas närvaro: