En grundläggande faktor för att etablera ett framgångsrikt företag är att säkerställa att alla dess komponenter arbetar i harmoni. För att upprätthålla denna synkronisering, bör företag införa tydliga rutiner för personalen att följa vid utförandet av standardiserade eller återkommande uppgifter.
Ett företag som saknar väldokumenterade processer riskerar att misslyckas med sina åtaganden och inte hålla deadlines!
Ett exempel är en biltillverkare som måste utföra regelbundna kontroller, tester och justeringar för att maximera sin effektivitet.
Det är här standardiserade arbetsrutiner (SOP:er) kommer in i bilden.
Det är viktigt att inte förväxla SOP:er med personalhandböcker eller arbetsflödesprocedurer. SOP:erna skapar istället en detaljerad vägledning för hur specifika uppgifter ska utföras, vilket bidrar till högre effektivitet och minskad osäkerhet inom organisationen.
Även om grundsyftet med SOP:er är detsamma, kan mallar och steg variera beroende på organisationens storlek och verksamhetsområde. Därför har vi sammanställt en lista över de bästa SOP-mallarna som kan användas av företag i alla storlekar.
Varför är SOP:er viktiga?
SOP:er är fundamentala för ett effektivt arbetsflöde i varje organisation. En noggrant utformad SOP fungerar som en stående instruktion för personalen, vilket klargör förväntningar och ansvarsområden.
Låt oss undersöka de specifika fördelarna med SOP:er:
#1. Förbättrad introduktion av nyanställda
Många organisationer använder SOP:er för att göra introduktionsprocessen smidigare och effektivare. Från dag ett får nyanställda tillgång till detaljerade instruktioner för hur de ska utföra sina dagliga uppgifter.
Detta bidrar till ökad produktivitet och ger teamledare och chefer ett bättre underlag för att utvärdera de nyanställdas prestation.
#2. Upprätthåller organisatorisk konsekvens
Genom enhetliga rutiner skapas konsekvens i organisationen och säkerställs att alla medarbetare arbetar mot samma mål.
När varje anställd har en tydlig förståelse för vem de ska rapportera till och vilka steg som ska tas i ett hierarkiskt system, minskas risken för att fel uppstår.
#3. Förståelse för bästa praxis
Genom att regelbundet granska och uppdatera de procedurer som dokumenterats, skapas en djupare förståelse för bästa praxis inom en avdelning.
Även om SOP:er endast är förslag, kan de utvecklas till värdefulla steg-för-steg-guider som ger insikter i hur uppgifter bäst kan utföras för att uppfylla intressenternas krav.
#4. Besparingar inom utbildning
SOP:er kan spara organisationer betydande summor. Kostnaderna för utbildning av både nya och befintliga anställda kan minimeras genom att SOP-mallar integreras i utbildningsmaterialet.
Dessutom bör förändringar inom organisationen, som pensioneringar, befordran eller avgång, inte påverka arbetsflödet. SOP:er definierar standardiserade processer för de uppgifter en anställd utfört under en längre tid.
#5. Upprätthåller arbetskvalitet
SOP:er är ett viktigt verktyg för att undvika initiala problem i arbetet. När en anställd slutar och en ny ansluter, ser SOP:er till att varje individ är medveten om sina ansvarsområden och hur de ska uppnå maximal effektivitet.
Hur skapar man standardiserade arbetsrutiner?
Att skapa tydliga och detaljerade SOP:er kan vara tidskrävande och utmanande. Det finns flera faktorer som bör beaktas när du utformar SOP:er för din organisation.
Här är stegen för att skapa en standardprocedur:
- Identifiera syfte och uppgifter: Definiera tydligt syftet med SOP:n och vilka uppgifter som ska uppnås med den. Om du inte är direkt involverad i den dagliga processen, säkerställ att du engagerar intressenter och de som ansvarar för utförandet.
- Känn din målgrupp: Identifiera målgruppen innan du påbörjar dokumentationsprocessen. Om SOP:n är avsedd för en målgrupp som behöver hjälp dygnet runt, är det viktigt att skapa dokumentation som är lätt att förstå och använda.
- Bestäm SOP:ns struktur: Innan du påbörjar skrivprocessen, välj en struktur, ett språk och en ton som passar ditt varumärke och bransch.
- Välj rätt mall: Det finns många färdiga SOP-mallar som är anpassade för olika branscher och nischer. Att använda en mall kan snabba upp processen och säkerställa att standardiserade riktlinjer följs.
- Uppdatera din SOP: Det är viktigt att regelbundet uppdatera SOP:erna i takt med att processerna utvecklas. Manuell uppdatering kan vara tidskrävande, men det finns även programvaror som kan automatisera hanteringen av SOP:er.
Att dokumentera SOP:er kan tyckas enkelt med de steg som nämns ovan. Det blir ännu enklare när det finns färdiga mallar att tillgå. Nedan har vi listat de mest användbara SOP-mallarna för företag som kan användas i olika situationer.
Smartsheet
Smartsheet erbjuder en omfattande samling av SOP-mallar för olika användningsområden, såsom helpdesk-funktioner, hotell- och gästverksamhet, lagerhantering och till och med sanitära städtjänster.
Varje SOP är utformad i enlighet med branschstandarder och de processer som de flesta team använder för att maximera effektiviteten.
Speciellt intressant är deras IT Standard Operating Procedure Template. Denna mall ger tydliga steg och ett flödesschema för en IT-verksamhet, vilket är essentiellt för att säkerställa efterlevnad av lagar och regler.
Smartsheet IT-driftmall
Denna mall finns i Word-format och ger påminnelser för regelbundna uppgifter, inklusive felsökning av dokument, hantering av säkerhetsincidenter, installationsprocedurer, schemaläggning av underhåll och skapande av processdiagram.
ClickUp
SOP-mallarna från ClickUp är tydliga, engagerande och innehåller alla detaljer som en standard SOP bör ha. ClickUps mallar är användarvänliga och snabba att implementera i din standardprocedur.
De erbjuder mallar för över 15 olika områden, inklusive försäljning, support, HR, ekonomi, IT och design.
Särskilt användbar är deras HR SOP-mall. Den ersätter traditionella Excel-ark eller manuell uppdatering med en engagerande checklista för alla uppgifter, vilket underlättar automatiseringen av repetitiva moment.
HR SOP-mall från ClickUp
Denna mall listar alla ansvarsområden för HR-avdelningen, från onboarding till rekrytering och offboarding, samt andra rutinuppgifter.
Guru
Gurur erbjuder tydliga men detaljerade SOP:er för team som vill effektivisera sina interna processer och identifiera de problem som ska lösas. Alla SOP-mallar från Guru är anpassningsbara och lätta att förstå, även för nybörjare.
Mallen inleds med en beskrivning av uppgiftens syfte och sammanhang. Den andra delen ger en steg-för-steg guide som förklarar hur man utför uppgiften.
Guru har ett brett urval av SOP-mallar, inklusive för produktdokumentation, varumärkesriktlinjer, förändringsledning, personalintroduktion med mera. Du kan se hela listan här.
Scribehow
En annan lättanvänd standardmall kommer från Scribehow. Deras SOP:er säkerställer konsekvens och kvalitet i verksamheten, samt att teamet uppfyller lagkrav.
Om du vill ha en mall som är lätt att överskåda, är Scribehows SOP-mall ett bra alternativ.
Mallen börjar med titel, versionsnummer och datum för senaste uppdatering. En innehållsförteckning gör det enkelt att navigera mellan olika avsnitt.
Längre ner i dokumentet finns information om uppgifter, inklusive syfte, omfattning och ansvarsområden. Därefter följer en steg-för-steg beskrivning av hur processen ska utföras.
En av de bästa funktionerna är att Scribehow även inkluderar detaljer om varje version, inklusive godkännandedatum och versionshistorik.
Process.st
Process.st är en AI-driven plattform som erbjuder både programvara för SOP:er och ett stort bibliotek av mallar. Plattformen erbjuder två typer av mallar: en för att skapa procedurer från grunden och en för att skapa manuella procedurer.
Deras standardmallar är mer detaljerade och beskrivande än Scribe. Många av dessa mallar har utformats med kvalitetsledningssystem enligt ISO-standard i åtanke.
Process.st erbjuder över 50 gratis mallar som kan laddas ned i PDF-format eller läggas till på kontot. Mallarna är indelade i kategorier som marknadsföring, introduktion av anställda, affärsverksamhet, konstruktion, säkerhet, IT och drift.
TemplateLAB
TemplateLAB har en bred samling SOP-mallar i nedladdningsbart Word-format. Det finns mallar för affärsprocesser, juridisk hantering, HR och fastigheter, samt även för konst- och mediabranschen.
En stor fördel är att dessa SOP-mallar är enkla att redigera och täcker alla viktiga aspekter. TemplateLABs enkelhet i designen är uppskattad, samtidigt som de lyckas inkludera alla detaljer som kan behövas i en SOP.
Exempelvis täcker SOP:n för forskningsanläggningar förkortningar och definitioner av de processer som ingår. Längre ned innehåller checklistan principer, provtagning, utrustning, reagens, kvalitetskontroll och avfallshantering.
Jotform
Jotform är en plattform för att bygga formulär online, och täcker flera användningsområden för affärsplaner och SOP:er. Hos Jotform får du tillgång till allt direkt från deras SOP-sida. Du behöver inte ladda ner och redigera SOP:erna i Word eller PDF.
När du öppnar sidan visas SOP-mallarna i form av ett frågeformulär. Du kan fylla i formuläret och skicka mallen till berörda parter för granskning.
Efter godkännande kan SOP:erna laddas ned i PDF-format.
Det uppskattas att Jotform erbjuder anpassningsbara element som du kan lägga till eller ta bort från mallarna. Du kan även lägga till eller ta bort sidor för att inkludera ytterligare information i din SOP.
Notion
Notion erbjuder en detaljerad SOP-mall som är anpassad för småföretag. Det finns dock inga färdiga mallar för specifika branscher, utan endast en standardmall som kan anpassas för varje team.
Även om det saknas kategorisering och ett brett urval av mallar, kan du använda Notion för att skapa enkla och lättöverskådliga SOP:er.
Mallen inleds med titeln på proceduren, skapelsedatum och vilken avdelning som skapat den. Du kan även lägga till information om sammanhanget manuellt eller genom att bädda in länkar till relevanta dokument i PDF, Google Drive eller Maps.
Du kan också inkludera branschspecifik terminologi och dela upp processen i steg. En fördel är att du kan bädda in videor från Loom eller Miro för att illustrera stegen.
Det är också möjligt att tagga eller ange namn på de personer som ansvarar för uppgifterna i varje steg.
Kipwise
Kipwise SOP-mallar är utformade för marknadsförings- och säljteam, drift, kundsupport och HR-team. Denna standardmall följer samma struktur som de flesta andra mallar.
När du registrerar dig kan du redigera mallen direkt på plattformen. Användaren kan lägga till eller ta bort uppgifter efter behov. Du kan också inkludera relevanta länkar, såsom möteslänkar, resurser och guider för att effektivisera arbetsflödet.
Slutgiltiga tankar
SOP-mallar kan spara mycket tid och arbete. Genom att använda flexibla SOP-mallar kan du skapa dokumentation som gör rutinuppgifter tydliga, engagerande och lätta att följa.
Ta dig tid att utforska de olika mallarna och välj den som bäst passar ditt teams behov och styrka.
Du kan också undersöka Notion-mallar för projektledning för att förbättra ditt arbetsflöde.