Programvara för kontrakthantering: En omfattande översikt
Kontrakt utgör en vital inkomstkälla för alla företag. Därför är det av största vikt att ha ett smidigt och effektivt system för kontrakthantering. Med hjälp av programvara för kontrakthantering kan företag säkerställa att denna process är felfri och tidsenlig.
Den traditionella metoden med fysiska dokument är på väg ut, då affärskontrakt nu digitaliseras fullt ut. Tidigare krävdes det omfattande arbete med att ta fram utkast, finjustera, signera och posta dokument. Nu kan team inom ekonomi, försäljning och kundsupport med hjälp av automatiserade verktyg generera hundratals kontrakt dagligen.
Om du inte ännu har utforskat möjligheterna med en app för kontrakthantering, har du kommit rätt. Här presenteras en detaljerad lista över de mest framstående applikationerna inom området, så att du enkelt kan hitta den som bäst passar dina behov.
Vad är syftet med programvara för kontrakthantering?
Applikationer för kontrakthantering förenklar kontraktsprocessen från förhandling till det slutliga undertecknandet. Låter det intressant? Nedan följer några viktiga funktioner och fördelar:
Minskad tidsåtgång för kontrakt
Normalt kan det ta upp till fyra veckor att färdigställa ett kontraktsutkast. Med hjälp av en effektiv programvara för kontrakthantering kan du producera professionella kontrakt på bara några minuter, vilket sparar värdefull tid och ökar effektiviteten.
Ökad kontraktsnoggrannhet
Oavsiktliga fel i ett kontrakt kan leda till allvarliga konsekvenser och skada ditt företags anseende. Genom att använda automatiserade verktyg kan du undvika dessa misstag. Dessa verktyg använder tidigare data för att automatiskt fylla i viktiga fält och information, vilket minskar risken för fel.
Du kan enkelt göra de nödvändiga justeringarna och ändringarna för att säkerställa att avtalet är fullständigt och aktuellt.
Automatisering av nyckelprocesser
En kontraktsprocess innefattar många steg, från förhandling och utkast till uppdatering och förnyelse. Med hjälp av programvara för kontrakthantering kan du automatisera dessa steg, vilket minskar manuellt arbete och frigör tid för andra viktiga uppgifter.
Möjlighet till e-signering
Med e-signaturer kan sälj- och kundsupportteam snabbt och effektivt flytta kontrakt genom signeringsprocessen. Digital signering är betydligt snabbare än traditionell, personlig signering.
Nu när du har fått en inblick i syftet med programvara för kontrakthantering, är det dags att utforska några populära alternativ på marknaden.
PandaDoc
PandaDoc är en populär och mångsidig plattform för kontrakthantering som går utöver de grundläggande funktionerna. Förutom att möjliggöra anpassning, förhandling och e-signering av komplexa kontrakt, stöder den en effektiv kommunikation och arbetar i samklang med din takt.
Denna funktionsrika plattform innehåller ett stort utbud av kontraktsmallar som kan anpassas med en drag-och-släpp-redigerare. Du kan enkelt dela dessa med dina kunder. Dessutom erbjuder PandaDoc ett bibliotek med förhandsgodkända klausuler, vilket hjälper dig att skapa felfria kontrakt för en rad olika användningsområden.
Några framstående funktioner i PandaDoc är:
- Aviseringar i realtid
- Smidig betalningshantering
- Mobilapp för både Android och iOS
- Obegränsat antal dokument och användare
- CRM-integration för enkel import av kunddata
Med PandaDoc kan du effektivisera din kontraktsbehandling genom att automatisera uppgifter som godkännande, orderbekräftelse och anpassning av användarbehörigheter. Teammedlemmar kan även kommentera dokumentet eller kommunicera via en integrerad chattfunktion.
Zoho Contracts
Zoho Contracts är en omfattande lösning för kontrakthantering som effektiviserar hela kontraktets livscykel. Den hjälper företag att förbättra effektiviteten, öka regelefterlevnaden och minska affärsrisker. Denna applikation uppfyller alla dina kontraktsrelaterade behov, från skapande till underskrift.
Viktiga funktioner i Zoho Contracts inkluderar:
- Juridiskt bindande underskrifter
- Påminnelser om åtgärdspunkter
- Fördefinierade användarroller och behörigheter
- Kryptering och privata datacenter
- En centraliserad förvaringsplats för företagets kontrakt
Du kan snabbt skapa nya kontrakt med hjälp av den integrerade guiden, använda fördefinierade mallar eller skapa anpassade mallar. Funktioner som en inbyggd dokumentredigerare, möjlighet att spåra ändringar och kommentera underlättar samarbete kring dokument.
Dessutom kan du använda Zoho Contracts för att utforma arbetsflöden för godkännande, analysera data, spåra kontrakthistorik och hantera kontraktsåtaganden.
ContractWorks
Om du söker en användarvänlig programvara som är snabb att installera, är ContractWorks ett utmärkt val. Den förbättrar synligheten för dina kontrakt och minimerar risken att missa viktiga förnyelsedatum.
Framstående funktioner i ContractWorks är:
- Anpassade, schemalagda rapporter som täcker alla aspekter
- Obegränsade varningar och meddelanden
- AI-taggar för enkel navigering och sökning
- AI-verktyg för att spåra viktiga datapunkter
- Intuitivt användargränssnitt och dedikerad implementationsansvarig
Med ContractWorks kan du inkludera ett obegränsat antal användare oavsett vilken plan du väljer. Genom att använda optisk teckenigenkänning (OCR) och avancerad sökfunktion kan du snabbt hitta den information du behöver.
Dessutom kan du lagra alla kontrakt på ett säkert och skalbart sätt. Den inbyggda funktionen för elektronisk signering gör det möjligt att skicka, underteckna och arkivera kontrakt var som helst.
Concord
Concord är en central plattform för alla dina avtalsprocesser. Den hanterar allt från utkast och godkännande till e-signering och lagring. Det ger dig full kontroll över kontraktets livscykel.
Plattformen möjliggör externa förhandlingar, kontraktsökning, hantering av deadlines och rapportering. Concord underlättar även samarbete i dokument genom redigering, kommentarer och chattfunktioner.
De viktigaste funktionerna i Concord är:
- Regelbunden uppgiftsautomatisering med integrationer
- Kontraktsrelaterade insikter
- E-postvarningar för förnyelse eller deadlines
- Obegränsat antal juridiskt bindande signaturer
- Automatisk routing och godkännande av dokument
Concord stöder integration med en mängd olika applikationer för att optimera arbetsflödet. Du kan integrera med över 4000 appar via Zapier eller använda dess REST API och webhooks. Concord är även kompatibelt med Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms med flera.
DocuSign CLM
DocuSign CLM är ett bra val för små företag som letar efter kostnadseffektiv programvara för kontrakthantering. Den hjälper dig att organisera hela processen genom att skapa skräddarsydda avtal, automatisera arbetsflöden och lära dig om trender, risker och möjligheter.
Med DocuSign CLM kan du snabbt skapa kontrakt med hjälp av mallar, klausulbibliotek, en drag-och-släpp-redigerare och villkorliga regler. Plattformen möjliggör även versionskontroll och kontraktsdirigering för intern och extern granskning.
De främsta funktionerna i DocuSign CLM är följande:
- Automatisering av uppgifter och komplex hantering av arbetsflöden
- Standardiserar kontraktshanteringsprocesser
- Eliminerar flaskhalsar
- Ger stöd för affärsintelligens
- Smidigt samarbete mellan teammedlemmar
Dessutom kan företag använda DocuSign CLM för att lagra kontrakt centralt, hantera skyldigheter och enkelt söka efter avtal. Applikationen har över 100 förkonfigurerade arbetsflödessteg för att generera, granska, godkänna och lagra kontrakt.
Contract Hound
Har du svårt att hålla koll på dina viktiga kontrakt? Contract Hound är en enkel och effektiv lösning som hjälper dig att hitta, lagra och organisera alla dina kontrakt.
Några utmärkande egenskaper hos Contract Hound är:
- Lagra och organisera dokument i en sökbar databas
- Möjlighet att ge åtkomst till ett obegränsat antal användare
- Säker signering och godkännande genom integrationer
- Supportteam som ger snabb hjälp
- Säker backup
Du kan ställa in påminnelser och aviseringar för kontraktets utgångs- och förnyelsedatum. Du kan även tilldela behörigheter till kollegor och använda Contract Hound för granskning, signering och spårning av förändringar.
CMx
CMx är en dynamisk och komplett lösning för alla dina uppgifter inom kontrakthantering. Plattformen är tillgänglig både i molnet och på plats. Med CMx kan företag få tillgång till all sin kontraktsinformation på en enda plattform.
Du kan enkelt skapa kontrakt och använda godkända klausuler i MS Word genom drag-och-släpp. CMx ger även en centraliserad plats för alla versioner av dina kontrakt.
Viktiga funktioner i CMx inkluderar:
- Avancerad analys med anpassade rapporter
- Multi-faktorautentisering, säker multi-tenancy och SSL-certifikat
- Krypterad data lagrad i säkra datacenter
- Arbetsflöden för granskning och godkännande
- Enkel konfiguration och behörighetshantering
CMx stöder integration med olika redigerare, appar och SSO-plattformar som Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 och Azure Active Directory.
Evisort
För företag i snabb tillväxt kan Evisort vara det perfekta valet för kontrakthantering. Detta AI-drivna verktyg hjälper dig att minska arbetsbelastningen, hantera kontraktets löptid, snabbt söka i kontrakt och förkorta transaktionstider.
De främsta funktionerna i Evisort är:
- Kontraktsautomatisering för att skala upp resurser
- Transparanta godkännandeprocesser
- Automatiska varningar
- Avancerad kontraktsanalys
- Integration och åtkomsthantering
Med Evisorts Contract Intelligence Platform kan du förenkla kontrakthanteringen. Den effektiviserar arbetsflöden och hjälper ditt team att fokusera på strategiskt arbete. Evisort stöder integration med applikationer som Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box och Salesforce.
Väsentliga funktioner i ett verktyg för kontrakthantering
En bra programvara för kontrakthantering bör ha följande funktioner:
Kontraktsmallar
Appen ska erbjuda vanliga mallar som företag ofta använder. Den bör också ge möjlighet att konvertera ett nytt kontrakt till en mall för framtida bruk.
Centraliserad lagring
Det bör finnas en databas för innehåll som kontrakt ofta använder. Användare ska kunna anpassa fälten efter behov.
Rollbaserad åtkomstkontroll
Olika anställda, som säljare, administratörer, kundsupport och chefer, bör ha olika åtkomstnivåer.
Säker och krypterad lagring
En bra programvara för kontrakthantering använder autentiseringsprogram och krypteringsprotokoll för att skydda kontrakt från obehöriga.
OCR, AI, PDF och utskrift
Programvaran bör ha OCR-funktion för att digitalisera fysiska kontrakt. AI kan bearbeta data för att skapa professionella PDF-filer. Det bör också finnas ett utskriftsalternativ.
Dashboard
En dashboard som visar viktiga mätvärden hjälper chefer att göra informerade affärsbeslut. Dashboards ska visa pågående kontrakt, utkast, godkända kontrakt, nya förslag och mer.
Inbyggd e-signatur
Programvaran bör inkludera en funktion för e-signaturer, annars kan du behöva köpa en separat app.
Kontraktsprocess
Appen ska erbjuda ett intuitivt arbetsflöde för kontrakthantering, från initiering till godkännande och vidare.
Administratörsövervakning
Det måste finnas visualiseringsverktyg för chefer och företagsledare för att säkerställa att allt går i linje med företagets policy.
Vad är standardprocessen för kontrakthantering?
Den typiska kontraktshanteringsprocessen består av sex steg:
Skapande
Det första steget är att skapa ett avtal, antingen från en mall eller från grunden.
Samarbete
Eftersom det är ett viktigt dokument kräver kontrakt ofta internt samarbete.
Redigering
Avtalet går igenom flera redigeringar och ändringar innan det är klart.
Signering
När texten är klar krävs en signatur, antingen fysiskt eller elektroniskt.
Spårning
Det är viktigt att spåra kontraktskyldigheter och efterlevnad.
Lagring
Alla kontrakt ska lagras på en centraliserad och säker plats där de lätt kan sökas.
Rapportering
Du bör få anpassade analysrapporter för att fatta välgrundade beslut.
Förnyelse
Kontrakt förnyas ofta efter en viss tid, och det är viktigt att hålla koll på dessa datum.
Populära böcker för att lära sig kontrakthantering
Kontraktshantering: Kärnverksamhetskompetens
Kontraktsutformning och förhandling
Principer för kontrakthantering
Kontraktshantering: Vinnande hemligheter
Slutord
I den här översikten har vi gått igenom åtta av de bästa verktygen för kontrakthantering. Du kan välja ett av dessa verktyg beroende på ditt företags unika behov, arbetsbelastning och budget. Det rekommenderas att prova verktyget innan du tecknar ett abonnemang för att se om det passar dina behov.
Du kanske också är intresserad av att veta var du kan köpa och sälja online-verksamhet.