Effektiv Personalhantering: En Nyckel till Framgång
Personalen är ryggraden i varje företag. Det är de anställda som driver verksamheten framåt. Därför är det av yttersta vikt att hålla dem motiverade och behandla dem på ett genomtänkt sätt. Tack vare tekniska framsteg, som HRMS (Human Resources Management System), programvara som använder artificiell intelligens och automatisering, har HR-processer blivit betydligt smidigare.
I takt med att ditt företag växer, dyker det upp diverse utmaningar, inklusive skalbarhet, hantering av processer och data, optimering av personalstyrkan och mycket mer. Med fler anställda blir det allt svårare att hantera HR-funktioner som rekrytering, utbildning, lönehantering och efterlevnad av lagar och regler. Dessutom riskerar känslig information att spridas över olika platser och system.
Detta kan leda till utbrändhet hos HR-personalen och en minskad total effektivitet. I dagens konkurrensutsatta affärsvärld, där tid är pengar, har du inte råd med ineffektivitet, särskilt under tillväxtfasen.
Om din HR-process fortfarande involverar kalkylblad och pappersarbete, går du miste om värdefulla möjligheter!
Vad är lösningen?
HR-system, eller HRMS!
Vad är HRMS?
Enkelt uttryckt är HRMS en programvara som använder teknik för att hantera HR-processer. Målet är att öka effektiviteten och produktiviteten genom att automatisera manuella och repetitiva uppgifter. Detta ger HR-teamet mer tid att fokusera på andra viktiga aktiviteter som bidrar till företagets tillväxt.
Programvaran täcker många aspekter av personalhantering, inklusive:
- Arbetskraftsplanering
- Rekrytering
- Introduktion
- Bekräftelse av anställning efter provanställning
- Personalinformationshantering
- Hantering av transaktioner och ledighet
- Närvaro- och tidsspårning
- Lönehantering
- Beräkningar för löneväxling
- Uppsägningsprocess
- Kommunikation och hantering av regler och förordningar
- Medarbetarengagemang
- Lagstadgad efterlevnad
- MIS rapportering
- Utbildning och utveckling
- Utvecklingssamtal
- Successionsplanering
Varför behöver företag HRMS?
Att använda papper och penna kan fungera i början, men är inte hållbart när företaget växer. För små och medelstora företag är det viktigt att använda ett HRMS. Det påskyndar tillväxten genom att automatisera komplexa uppgifter och minska risken för fel, vilket kan vara förödande för produktiviteten.
HRMS med avancerad teknik som dataanalys och automatisering är till fördel för arbetsgivare, anställda och kunder. Det säkerställer att rätt information når rätt plats i rätt tid.
En rapport visar att den globala marknaden för HR-programvara beräknas uppgå till 30 miljarder dollar år 2030, med en förväntad tillväxt på 9,4 % från 2017 till 2025.
Här är några av fördelarna för moderna företag:
Effektiv personalhantering
HR-teamet kan övervaka närvaro och arbetstid för att maximera produktiviteten och hantera övertidsersättning. Du kan också hantera utbildning, löner och engagemang, vilket skapar en starkare koppling mellan de anställda och organisationen.
KPI-övervakning
HRMS kan automatisera övervakningen av Key Performance Indicators (KPI) för att mäta medarbetarnas effektivitet. Detta inkluderar hur länge någon stannar i en roll, frånvaro och tid det tar att nå uppsatta mål.
Främjar medarbetarnas självbetjäning
En av de viktigaste funktionerna är självbetjäningen, där anställda kan nå sin profil och portal. De hittar information om företagets regler, ledighetspolicyer, löner och uppsägningsprocesser, vilket minskar antalet frågor till HR-avdelningen. Det sparar tid för alla parter.
Anställda kan ansöka om ledighet direkt i systemet, kontrollera sitt ledighetssaldo, se scheman och kommande evenemang.
Eliminerar mänskliga fel
Automatisering minskar risken för mänskliga fel som kan kosta företaget i form av bristande efterlevnad, högre kostnader och tidsförlust. Det minskar risken för fel och dubbelarbete.
Datasäkerhet och integritet
Säkerställer efterlevnad
Efterlevnad av lagar och regler är avgörande. HRMS uppdateras kontinuerligt med de senaste lagändringarna för att säkerställa efterlevnad.
Varför molnbaserad eller SaaS HRMS-programvara?
Istället för traditionell programvara där du köper allt, kan du välja Software-as-a-Service (SaaS), som finns i molnet. Det är en prenumerationstjänst, vilket innebär att du inte behöver betala för hela programvaran. Tjänsteleverantören ger dig tillgång till den under en viss tid.
Låter det bekant?
Ja, som Netflix!
Till skillnad från lokal programvara kräver SaaS ingen installation eller konfigurering. Allt är klart i förväg och du kan börja använda det på kort tid. Du sparar både kostnader och tid, utan att behöva bekymra dig om underhåll.
Med SaaS får du bättre skalbarhet eftersom du kan välja programvara utifrån organisationens behov.
Om du funderar på att implementera HRMS, överväg SaaS. Här är några av de bästa alternativen på marknaden.
Freshteam
Med Freshteam kan du hantera alla HR-processer intelligent. Du kan hitta kandidater, schemalägga intervjuer och anställa rätt personer. Det hämtar information från jobbportaler, karriärsajter, anställdas hänvisningar, leverantörer och sociala medier.
Du kan skapa intervjustyrkort, lägga till anställningsteam och anpassa ansökningsformulär. Information om kandidater, inklusive e-post, CV, betyg och feedback, sparas på ett ställe. Du kan bjuda in panelmedlemmar, ge feedback, hantera jobberbjudanden och förbereda anställningsbrev.
Med Freshteam får nyanställda en smidig start. Du kan förbereda dokumentation och formulär i förväg, så att den första dagen går smidigare. Du kan ladda upp dokumenten till kandidaternas profil, skapa uppgifter, följa deras aktiviteter och skicka påminnelser.
Skapa enkelt personalprofiler med dra-och-släpp-funktioner, håll koll på organisationsscheman med namn, avdelningar och befattningar. Du kan skapa ledighetspolicyer för hela kalenderåret och anpassa dem till olika team och avdelningar. Systemet genererar ledighetsrapporter och identifierar frånvarotrender.
Med mobilappen för iOS och Android kan du hantera rekrytering, skicka e-post och fatta beslut. Du kan ansöka om ledighet eller godkänna/avvisa förfrågningar och få tillgång till anställdas register var som helst.
Bizneo HR
För att automatisera och optimera personalavdelningen är Bizneo HR Personalprogramvara en utmärkt lösning. Det är en svit med över tio verktyg som förbättrar alla steg i en medarbetares resa i företaget.
Verktygen hanterar rekrytering, utvärdering och utbildning för att utveckla medarbetarnas kompetens och prestation.
Dessutom finns det funktioner för att förenkla det dagliga arbetet:
- Tidshantering, semester och schemaläggning
- Onboarding och offboarding för att underlätta introduktion
- Undersökningar för att mäta tillfredsställelse, engagemang och arbetsklimat
- Automatisering av rutinuppgifter som meddelanden och kommunikation (kontraktslut, löneöversyn, frånvaro)
Bizneo HR kan integreras med andra verktyg som lönesystem, passerkontroll och affärssystem. Det är en bra lösning för att ta hand om företagets viktigaste tillgång – de anställda.
Sage HRMS
Med Sage HRMS kan du ta smarta beslut och förbättra effektiviteten. Det är en dynamisk lösning för att hantera hela medarbetarens livscykel, från rekrytering till pension. Programvaran är skalbar och anpassas efter ditt företags behov.
Sage HRMS gör det lättare att hitta, anställa och behålla talanger. Det minskar personalomsättningen genom att öka engagemanget. Det hjälper till med tidshantering, ledighet, närvaro, löner, prestationsöversikter, förmåner och självbetjäning.
Det eliminerar fel vid registrering och datainmatning och förenklar förmånshanteringen. Med riskhanalys kan du bedöma anställda baserat på information, statistik, kompetens, prestation och försäkringar.
Sage University erbjuder utbildning och support dygnet runt, via Sage Knowledgebase, Sage City och Sage Resources, för att hjälpa dig få ut det mesta av programvaran.
Gusto
Med Gusto kan du stödja dina anställda på bästa sätt. Alla HR-processer, från rekrytering till lönehantering och utveckling, hanteras smidigt i systemet.
Du kan skapa professionella jobberbjudanden, introducera nya medarbetare och undvika pappersarbete. All dokumentation lagras digitalt. Löneprocessen förenklas med den automatiska lönehanteringen och skattehanteringen.
Gusto synkroniserar automatiskt data kopplad till tidsspårning, förmåner, nyanställningar och mer. Det hjälper dina anställda att må bra och erbjuder möjligheter till pension och sparande.
Gusto erbjuder dessutom verktyg för ekonomisk rådgivning, lönejämförelser och checklistor för nyanställningar. Det är kompatibelt med HIPAA, ACA och ERISA och kan hantera COBRA-krav och skicka meddelanden till anställda vid avslutad anställning.
Cezanne HR
Oavsett om du har ett litet, medelstort eller stort företag, kan Cezanne HR hjälpa dig att effektivisera alla HR-funktioner. Den molnbaserade sviten använder avancerad teknik, automatisering och imponerande funktioner för att hantera personalstyrkan.
Cezanne HR hjälper företag i över 100 länder och erbjuder översättningar på 10 olika språk. Det hanterar finansiell data i lokal valuta och anpassar funktioner för flera kontor med egna godkännandeprocesser, kostnadsställen, HR-portaler och administratörsbehörigheter.
Systemet erbjuder en 24/7 onlineportal med expertartiklar, guider, utbildningar, konsultation, aviseringar, rapporter, konfigurerbara formulär och effektiva arbetsflöden. Medarbetarna kan använda mobilappen och onlineverktyg för att öka samarbetet och kommunikationen.
Cezanne tar hand om underhållet och periodiska uppdateringar. Data är skyddad med kryptering och GDPR-efterlevnad. Systemets öppna arkitektur möjliggör integrering med andra applikationer.
People HR
Är du trött på att lägga tid på monotona uppgifter?
Använd People HR för att automatisera dessa processer och fokusera på viktigare områden. Systemet hjälper dig med sjukfrånvaro, personaldata, ledighetsansökningar och personalstatistik. Med hjälp av rekryteringsverktyget kan du hitta och behålla talanger. Du kan dela lediga tjänster på olika jobbportaler och kontakta personer som kan hjälpa ditt företag att växa.
Med omfattande rapporter kan du presentera HR-information för företagsledare och få rekommendationer. Du kan jämföra dina HR-data med andra företag i branschen för att se vilka områden som kan förbättras.
Med Performance Management System kan du hjälpa medarbetarna att optimera sin potential. People HR hjälper dig att smidigt migrera data till det nya systemet och ger utbildning i hur du använder programvaran.
Systemet är enkelt och användarvänligt, även utan teknisk erfarenhet.
Zenefits
Med Zenefits kan du förenkla HR-processer. Du kan skicka jobberbjudanden med alla detaljer och en länk för att acceptera erbjudandet online. Systemet tillhandahåller färdiga mallar eller ger möjlighet att ladda upp egna.
Zenefits partner Checkr genomför snabba bakgrundskontroller. Nyanställda kan registrera sig själva via appen eller webbplatsen, vilket sparar tid den första dagen. Systemet skapar digitala skattedokument baserat på informationen som finns.
Den digitala signaturfunktionen minskar pappersarbete. Integration med Slack, Salesforce och Google Workspace gör det lätt för nyanställda att logga in på sina konton. Systemet erbjuder dynamiska organisationsscheman och en personalförteckning med nödvändig information för kommunikation.
Automatisera personalhändelser som befordran, omflyttning, uppsägning och avgång. Systemet synkroniserar data i realtid. Det stöder både anställda och frilansare. Systemet hjälper dig att följa lagar och regler genom automatiserade uppgifter.
Skapa och hantera ledighetspolicyer, hantera ledighetsansökningar och använd den automatiska kalkylatorn för att spara tid. Systemet ger dig rapporter om ersättning, antal anställda, jämställdhetsstatistik och personalomsättning.
BambooHR
Dina anställda är företagets viktigaste tillgång. Hantera dem med BambooHR, en komplett lösning för att samla in, organisera och analysera personaldata. Det förbättrar rekrytering, onboarding, lönehantering och skapar en hållbar företagskultur.
BambooHR lagrar all information i en säker databas, med verktyg för redigering och rapportering. Du når informationen via webbplatsen eller mobilappen, när och var som helst.
Du kan anpassa formaliteter och pappersarbete för att underlätta introduktionen. Med e-signaturer kan du hantera dokument digitalt och undvika pappershögar. Tidspårning, ledighet, förmåner och lönehantering blir enklare med BambooHR.
Du får djupare insikter i prestationshantering, medarbetartillfredsställelse och statistik för att forma framtida strategier. BambooHR har över 1,56 miljoner aktiva användare och erbjuder en sju dagars gratis provperiod.
Slutsats
HR-processer är avgörande för moderna företag, oavsett om det handlar om rekrytering, lönehantering eller utveckling. Det krävs stor noggrannhet, och minsta fel kan bli kostsamt. Men med ett molnbaserat HRMS kan du automatisera alla uppgifter utan fel.