Optimera din inköpsprocess för små och medelstora företag med hjälp av de här högklassiga inköpsprogrammen.
Inköpsprocessen är en komplex operation som involverar allt från inköp, lagerhantering, beställningar och fakturor till relationer med leverantörer och betalningar. Det är samtidigt en process som är fundamental för ett företags framgång. Därför behöver företag automatisera och effektivt hantera inköpsprocessen med hjälp av applikationer.
Att vänta för länge med att införa inköpsprogram kan leda till problem som är kopplade till manuell hantering. Det är därför fördelaktigt att börja använda den här typen av verktyg så snart du upptäcker att ineffektiva, manuella processer orsakar friktion i verksamheten.
Låt oss utforska grunderna i inköpsprogramvara och bekanta oss med de mest effektiva verktygen på marknaden.
Vad är inköpsprogramvara?
Upphandling innebär att identifiera och skaffa de varor och tjänster som ett företag behöver. Inköpsprogramvara är alltså en affärslösning som automatiserar olika delar av inköpsprocessen.
Oavsett om det handlar om att analysera kostnader, hantera avtal eller genomföra betalningar, kan dessa verktyg ge dig total kontroll över varje steg i processen. De kan också integreras med olika affärssystem (ERP) för att skapa en smidigare process.
Vissa verktyg ger dessutom alla anställda möjlighet att utföra uppgifter från en central enhet, med hjälp av användarbehörigheter.
Vilka funktioner har dessa verktyg?
En inköpsprogramvara kan hantera flera uppgifter för att underlätta inköpsprocessen för ditt team. Anställda kan lägga beställningar var som helst och kommunicera med kollegor. Här är de viktigaste funktionerna som denna typ av programvara kan utföra:
- Skapa och verifiera inköpsordrar
- Automatisera överföring av elektroniska inköpsordrar
- Påminna om utestående inköpsordrar och avbokningar
- Vidarebefordra inköpsordrar som väntar på åtgärd till rätt person
- Hantera finansiella transaktioner och lagertransaktioner efter mottagande av order
- Undvika brist på varor genom lagerhantering
- Samla in data och analysera trender för att maximera lönsamheten
- Effektivisera standardiseringsprocesser över olika plattformar
Låt oss nu diskutera när det är lämpligt att använda inköpsprogram.
Vem använder inköpsprogramvara?
Du behöver inköpsprogramvara när du köper råmaterial, datorutrustning, kontorsmaterial och liknande i större kvantiteter under året. Det är alltså fördelaktigt för alla företag som regelbundet köper varor från externa leverantörer och som vill ha ett transparent inköpssystem.
Följande företag är typiska användare av inköpsverktyg:
- Tillverkare av konsumentprodukter och hushållsmaskiner
- Fordonstillverkare
- Företag inom e-handel och detaljhandel
Det finns också specialiserade företag som använder denna typ av programvara, nämligen inköpskonsulter och byråer.
Många företag outsourcar sin inköpsverksamhet till dessa byråer för enkelhetens skull och för att hålla nere kostnaderna. Företag som Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide och Accenture är ledande inom inköpskonsultverksamhet.
Hur hjälper inköpsprogram företag?
#1. Inköpsautomation
Automatisering av affärsprocesser är något som sker inom alla områden, inklusive inköp. Genom att använda inköpsprogramvara kan du automatisera hela inköpsprocessen.
Från att hitta och registrera leverantörer, välja produkter, kvalitetskontroll till att signera avtal, hanteras allt i ett och samma system.
I de flesta fall behandlar verktyget automatiskt interna beställningar. Det behöver bara godkännas av en chef innan inköpsordern skickas.
#2. Transparens i inköp
Personer som är viktiga för verksamheten, till exempel chefer och ekonomiansvariga, kan följa inköpstrender via en central programvara. Det behövs inte längre en mängd olika rapporter för att få information om inköpen.
Verktyget spårar dessutom varje steg i processen tills affären är genomförd, vilket ger hög transparens och motverkar risken för korruption.
#3. Optimerat godkännande
Dessa verktyg använder intelligenta algoritmer för att skilja äkta inköpsordrar från misstänkta förfrågningar. De som ansvarar för godkännande får därmed bara de inköpsförfrågningar som verkar legitima. Därefter kan chefer snabbt godkänna beställningarna.
#4. Insyn i utgifter
Verktygets kontrollpanel ger omedelbar information om företagets totala inköpskostnader, vilka leverantörerna är, hur mycket som betalas till dem osv. Det underlättar budgetarbetet och hjälper till att undvika onödiga inköp.
Funktioner att leta efter när du väljer inköpsprogramvara
De flesta inköpsverktyg har en standarduppsättning av funktioner. Men innan du köper ett, se till att det åtminstone har följande egenskaper:
- Verktyget bör ha en kontrollpanel för leverantörshantering där du kan registrera nya leverantörer eller granska avtal med befintliga.
- Det är en fördel om programvaran också har en funktion för att hitta leverantörer.
- Det måste finnas ett verktyg för riskhantering som blockerar onödiga utgifter eller felaktiga inköpsordrar.
- Ditt inköpsverktyg måste ha en revisionsfunktion som gör det möjligt att granska inköpsordrar, leverantörsbetalningar osv.
- Det bästa inköpsverktyget har också en budgetfunktion där du kan ange en månads- eller kvartalsbudget och se till att inköpen håller sig inom budget.
- Det bör även finnas en kommunikationsfunktion som meddelar användaren om nya inköpsordrar, fakturor, förfallna beställningar osv.
- Det är bra om appen har en mobilversion för att följa utgifter, godkänna beställningar, slutföra affärer och mer.
- Pålitlig inköpsprogramvara bör göra det möjligt att ange företagets policy för inköp.
- Slutligen måste verktyget ge inköpsansvariga möjlighet att skapa anpassade inköpsflöden, om programvaran saknar mallar för vissa inköpssituationer.
Nu när du har en bra överblick över konceptet och de funktioner som verktyget kan erbjuda, låt oss titta på de bästa inköpsprogrammen som SMB-företag kan använda.
Precoro
Om du tillhör ett litet eller medelstort företag kan Precoro hjälpa dig att optimera inköpsprocessen och eliminera manuellt arbete. Det sparar värdefull tid och pengar och gör att du kan fokusera på viktigare frågor.
Den här innovativa och snabba programvaran kan optimera inköps-till-betalningssystemet i din organisation, vilket leder till effektivare arbete. Den hanterar effektivt alla uppgifter som ingår i inköpsprocessen, till exempel rekvisitioner, beställningar och fakturering.
Precoro förbättrar dessutom ditt inköpssystem genom att effektivisera godkännandeflödet. Processer som hantering av förfrågningar, inköpsordrar, godkännanden, fakturering och fakturahantering kan göras elektroniskt med det här verktyget.
Applikationen gör det också mycket enklare att kontrollera processer, godkänna och analysera kostnader.
Med den här pålitliga lösningen kan företag ta fram regelbundna rapporter och dataanalyser. De detaljerade och omfattande rapporterna täcker alla processer och inköpsdata.
Rapporterna ger dig också möjlighet att spåra och åtgärda fel, anpassa rapportformat för olika intressenter och exportera data i realtid för redovisning och ekonomisk analys.
Kissflow
Vill du ha kontroll över inköps- och betalningsprocessen, men samtidigt behålla flexibiliteten? Med Kissflow får du just det, tack vare den enkla och anpassningsbara lösningen. För inköpsrekvisitioner har den flexibla formulär som du kan använda för att samla in, godkänna och följa inköpsförfrågningar.
När en begäran har godkänts genererar den automatiskt beställningar och utfärdar inköpsordrar. När det gäller leverantörshantering erbjuder verktyget en effektiv portal för att lägga till, hantera och underhålla leverantörer.
Med hjälp av applikationen kan du godkänna fakturor var du än befinner dig. Den stöder även automatisk trevägsmatchning, kontroll av fakturor mot avtal, inköpsordrar och tjänsteleveransblad.
Kissflow kan också generera datadrivna och användbara insikter om inköpstrender, utgifter och leverantörers prestationer. Med hjälp av programvaran kan användare dessutom skapa omedelbara rapporter med anpassningsbara parametrar.
Den stöder även sömlös integration med olika tredjepartsverktyg. Eliminera onödig administration genom att integrera programvaran med olika affärssystem och ekonomiapplikationer, till exempel Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP och NetSuite. Lösningen ger dig också möjlighet att använda kraftfulla plugins och API:er.
Team Procure
Som ett litet eller medelstort företag är det dags att förenkla inköpsprocessen med Team Procure. Programvaran kan även hantera behov hos företag som har komplexa inköpsrutiner på en internationell nivå.
Den här molnbaserade plattformen kan hantera alla dina godkännanden, inköpsordrar och lager. När det gäller inköpsförfrågningar kan lösningen sortera dessa efter budget, avdelning och svårighetsgrad. Med utgångspunkt i dessa förfrågningar kan användare även generera inköpsordrar och följa leveransscheman.
Team Procure har också en funktion för prisjämförelser, där företag kan hantera anbud från flera leverantörer och välja det mest förmånliga alternativet. Eftersom olika organisationer har olika behov, kan användarna anpassa godkännandeflödena.
Det är enkelt att registrera nya leverantörer. Dessutom har systemet inbyggda nyckeltal (KPI) för att följa resultaten. Även om du har lager på flera platser, hjälper det här verktyget dig att ha ett integrerat system för lagerhantering. Du kan till och med integrera tjänsten i ditt befintliga system genom ett personligt API.
ProcurementExpress
ProcurementExpress är en bra inköpsprogramvara som kan effektivisera alla relaterade arbetsflöden. Det hjälper dig också att eliminera långa manuella processer, pappersarbete och risken för bedrägeri.
Det innovativa systemet för godkännanden ger dig möjlighet att ange maximala kostnader och bestämma godkännandekedjor. Företag kan också ge olika anställda olika godkännandenivåer. Dessutom kan organisationer anpassa och automatisera alla steg i godkännandekedjan för att optimera effektiviteten.
Med hjälp av applikationen kan du snabbt och exakt skapa inköpsordrar utifrån din relation med enskilda leverantörer. Du kan lägga till nödvändiga fält och rullgardinsmenyer för att skapa professionella och kontextuella inköpsordrar.
Enligt företagets ekonomiska struktur kan du fördela kostnader till olika platser för att undvika onödiga utgifter. Med hjälp av rapportfunktionen i appen kan användare också analysera omfattande uppdelningar av utgifterna. Lösningen kan också skapa budgetar för olika projekt och avdelningar.
Procurify
Med Procurify kan du säga hejdå till pappersarbete, långsamma godkännanden och komplexa lösningar. Den här proaktiva programvaran för utgiftshantering ger fullständig insyn och kontroll över företagets utgifter.
Med hjälp av det här verktyget kan du godkänna alla inköpsordrar från ett och samma ställe. Du kan också se utgifter i realtid i förhållande till budgeten. Verktyget erbjuder även fysiska och virtuella betalkort för smidiga betalningar.
Procurify stöder även skapande av arbetsflöden för att automatisera och spåra varje steg i inköpsprocessen. Du kan också ställa in inköpsbehörigheter utifrån avdelning och plats. Möjligheten att sortera alla beställningar för en leverantör är en annan viktig funktion.
Appen kan analysera leverantörers prestationer så att du kan fatta välgrundade inköps- och affärsbeslut. Du kan importera katalogartiklar och detaljer, inklusive bilder.
Lösningen integreras direkt med dina favoritprogram, som Amazon Business, Oracle, Quickbooks och Slack.
Coupa
Coupa är en plattform som ger dig den insyn och kontroll över utgifter som du behöver för att hantera inköpsprocessen. Att välja den här lösningen för ditt företag innebär att du kan handla på ett enkelt sätt, samtidigt som dina anställda sparar värdefull tid.
De bästa funktionerna i applikationen är:
- Förenkling av inköpsrekvisitioner och orderprocesser
- Spårning av inköpsordrar i realtid
- Varningar för rabatterade priser och andra förmåner
- Flexibla formulär för att mata in data för tjänster baserade på arbetsbeskrivningar
- Kontrollpanel för budgethantering i realtid
Verktyget stöder dessutom godkännande via e-post och mobiltelefoner. Företag kan också använda det för lager- och avtalshantering.
Bellwether
Med Bellwether kan du göra inköpsprocessen snabb och transparent. Det hjälper dig att slippa muntliga godkännanden och långdragen kommunikation via e-post och telefonsamtal.
Den här programvaran gör det möjligt att hantera rekvisitioner, inköpsordrar och fakturor med minimal tidsåtgång. Funktioner som avancerade arbetsflöden och budgethantering ger bättre insyn och kontroll över utgifterna.
Det här molnbaserade verktyget ger dig den flexibilitet och anpassning du behöver. Om ditt företag behöver stöd för flera språk eller anpassade fält kan Bellwether erbjuda det. Dessutom kan du komma åt applikationen även om du inte befinner dig på kontoret.
PairSoft
PairSoft är en användarvänlig programvara som företag kan använda för att automatisera arbetsflöden i hela inköpsprocessen. Den är också användbar för att skapa insyn i utgifterna och för att få en bra relation med leverantörer.
Programvaran kan snabbt installeras på ditt system eller i befintligt affärssystem, och den är enkel att använda. Den ger dig möjlighet att hantera inköpsordrar genom att effektivisera hela processen. Du får också fullständig insyn i utgifterna per kategori.
PairSoft underlättar även kommunikation i realtid mellan företag och leverantörer. Fakturahantering och validering är andra uppgifter som du kan automatisera med programvaran. Den stöder även analys och rapportering.
Slutord
I denna digitaliseringens era är det en utmaning för företag att hantera inköpsprocessen utan hjälp av programvara eller automatiserade lösningar. Den här typen av verktyg kan öppna upp för många nya möjligheter i varje del av processen.
Applikationerna säkerställer dessutom optimal effektivitet, även när din verksamhet växer. Ta en titt på listan över den bästa inköpsprogramvaran och välj den som passar dina behov bäst. Du kan också ta reda på vilka funktioner som är viktigast för ett bra verktyg för automatiserad inköpshantering.
Som ett litet eller medelstort företag kanske du också vill veta mer om de bästa verktygen för dokumenthantering.