3 gyllene regler för redovisning som alla företagare bör känna till

Innehållsförteckning

Betydelsen av Redovisningskunskap i Affärsvärlden

I dagens affärsvärld är en djupgående förståelse för redovisning avgörande för alla företagsägare. En solid redovisningskunskap ger insikt i företagets ekonomiska resultat.

Redovisning är en systematisk process som innefattar identifiering, analys, registrering och kommunikation av väsentlig information om ett företags finansiella ställning. Denna information är viktig för att företagets beslutsfattare ska kunna fatta välgrundade beslut.

Innan vi granskar de grundläggande redovisningsreglerna, är det viktigt att klargöra några centrala termer. Dessa är:

Enhet: Definieras som en ekonomisk enhet där redovisningen av specifika transaktioner hålls separerad från andra enheter. De vanligaste enhetstyperna är partnerskap, aktiebolag och enskilda firmor.
Transaktion: En händelse där något av värde utväxlas mellan två eller flera enheter, till exempel köp, penningmottagande eller betalning till en fordringsägare. En transaktion kan ske kontant eller via kredit.
Kredit: (Förkortat Cr) En bokföringspost som minskar tillgångar eller ökar skulder. En kredit kan innebära beviljande av ett förskott i form av varor, tjänster eller pengar.
Debet: (Förkortat Dr) En bokföringspost som ökar en tillgångs värde eller minskar en skuld. En debitering kan innebära att varor, tjänster eller pengar tas bort från gäldenärens konto.
Utgifter: Ett företags utgifter representerar kostnaden för de tillgångar eller tjänster som används under en specifik räkenskapsperiod. Exempel inkluderar avskrivningar, löner, hyra, el och vatten samt telefonkostnader.
Förlust: Skillnaden mellan en periods utgifter och de tillhörande intäkterna, eller summan av förlorade pengar eller kostnader som uppstått utan motsvarande vinst. Exempel är stulna eller förlorade pengar och skador från en brand.
Vinst: En ökning av en tillgångs värde. Vinst uppstår när marknadspriset för en tillgång är högre än det ursprungliga inköpspriset.
Andra viktiga redovisningstermer är tillgångar, revision, balansräkning, budgetering, kassaflöde, utdelningar och eget kapital.

Nu när vi har en grundläggande förståelse av termerna, låt oss introducera de tre grundläggande redovisningsreglerna, deras betydelse, klassificering och mer.

Varför Behöver Vi Redovisningsregler?

Utan specifika regler skulle det inte vara möjligt att korrekt registrera bokföringsposter. De ”gyllene redovisningsreglerna” ger riktlinjer för systematisk och kronologisk registrering av bokföringsposter eller transaktioner. För att säkerställa en korrekt redovisning måste de tre gyllene reglerna följas.

Innan vi går djupare in på dessa regler, låt oss repetera några grundläggande termer inom redovisning.

Journal: En bok med originalposter där information om varje transaktion noteras när den inträffar. Den specificerar vilka konton som ska krediteras och debiteras. Journalisering är processen att föra in transaktioner i journalen.
Konton: Det finns tre huvudtyper av konton i journalen: personligt konto, realt konto och nominellt konto.
- Personligt konto: Ett konto som är kopplat till enskilda personer, företag eller organisationer. Det kan även avse en juridisk person eller ett representativt personligt konto. Det finns tre typer av personliga konton:
  - Naturligt personligt konto: Konto som är relaterat till enskilda individer, till exempel: Richi, George, Bill, Amanda, etc.
  - Artificiellt personligt konto: Konton som tillhör juridiska personer, till exempel: företag, statliga myndigheter och föreningar.
  - Representativt personligt konto: Konton som representerar gemensamma konton, till exempel: ägares konto för egna uttag, ägares kapitalkonto eller konto för utestående skulder.
- Realt konto: Konton kopplade till företagets tillgångar, skulder, eget kapital och fastigheter, till exempel: maskinkonto, investeringskonto, tillgångskonto, ansvarskonto, kassa och fasta insättningar.
- Nominellt konto: Ett konto som även kallas tillfälligt konto och som hör till intäkter, vinster, förluster och utgifter. Detta konto nollställs i slutet av varje redovisningsperiod, till exempel: lön, hyra, betald ränta eller mottagna rabatter.

Låt oss nu gå vidare till de gyllene reglerna för redovisning.

Regel 1: Debitera Mottagaren, Kreditera Givaren

Personliga konton styrs av principen att debitera mottagaren och kreditera givaren. Om du tar emot något, debitera kontot. Om du ger bort något, kreditera kontot.

Exempel 1: Du köper varor från företaget XYZ för 2000 USD. Du krediterar företag XYZ och debiterar ditt inköpskonto. Företag XYZ krediteras eftersom de är givaren av varorna. Inköpskontot debiteras då som mottagare.

Datum (MM/DD/ÅÅÅÅ)	Konto	Debet (Dr)	Kredit (Cr)
07/14/2022	Inköpskonto	2000
	Företag XYZ		2000

Exempel 2: Du betalar företaget XYZ kontant för kontorsmaterial värt 1 500 USD. Du krediterar ditt kontantkonto (givaren) och debiterar kontot för mottagaren.

Datum (MM/DD/ÅÅÅÅ)	Konto	Debet (Dr)	Kredit (Cr)
08/15/2022	Kontorsmaterial	1500
	Kontantkonto		1500

Regel 2: Debitera Det Som Kommer In Och Kreditera Det Som Går Ut

Använd denna regel när du hanterar reala konton, även kallade permanenta konton. Dessa konton nollställs inte vid räkenskapsårets slut, utan deras saldon förs istället över till nästa period.

Denna regel är enkel: Debitera kontot när en tillgång kommer in i företaget. Kreditera kontot när pengar eller tillgångar lämnar företaget, till exempel vid en betalning.

Exempel: Du köper ett fordon för 5000 USD. Du krediterar kontantkontot (det som går ut) och debiterar fordonskontot (det som kommer in).

Datum (MM/DD/ÅÅÅÅ)	Konto	Debet (Dr)	Kredit (Cr)
07/16/2022	Fordonskonto	5000
	Kontantkonto		5000

Regel 3: Debitera Alla Utgifter Och Förluster, Kreditera Alla Intäkter Och Vinster

Nominella konton följer denna sista grundläggande regel. Om företaget ådrar sig utgifter eller förluster, debitera det nominella kontot. Om företaget registrerar intäkter eller vinster, kreditera kontot.

Exempel: Du säljer varor från företag XYZ för 17 000 USD. Försäljningskontot debiteras för utgiften och inkomsten krediteras.

Datum (MM/DD/ÅÅÅÅ)	Konto	Debet (Dr)	Kredit (Cr)
07/18/2022	Kontantkonto	17000
	Försäljningskonto		17000

Exempel: Du spenderar 13 000 USD på att köpa något från företaget XYZ. Du debiterar betalningen (inköpet för 13 000 USD) och krediterar kontantkontot.

Datum (MM/DD/ÅÅÅÅ)	Konto	Debet (Dr)	Kredit (Cr)
07/17/2022	Inköpskonto	13000
	Kontantkonto		13000

Krediter och debiteringar dokumenteras för varje transaktion. Här följer ytterligare exempel:

Exempel 1: Verksamheten startas med ett kapital på 10 000 USD.

Två konton – kontantkontot och kapitalkontot – berörs. Kontantkontot är ett realt konto, vilket innebär att det debiteras för alla pengar som kommer in i företaget. Kapitalkontot krediteras, eftersom det tillhör ägaren. Den allmänna bokföringsposten blir då ”Kontant A/C till Kapital A/C”.

Exempel 2: Maskiner köps kontant för 3000 USD.

Involverade konton	Typ	Dr./ Cr.	Bokföringspost
Maskinkonto	Realt konto	Debet (det som kommer in)	Maskin A/C Dr.
Kontantkonto	Realt konto	Kredit (det som går ut)	Till Kontant A/C

Här påverkas två konton: maskinkontot och kontantkontot. Du debiterar det som kommer in och krediterar det som går ut eftersom båda är reala konton. Kontanter lämnar verksamheten, så kontantkontot krediteras och maskinerna tillförs, så maskinkontot debiteras. Bokföringsposten blir ”Maskin A/C till Kontant A/C”.

Exempel 3: Varor köps på kredit från Smith för 2000 USD.

Involverade konton	Typ	Dr./ Cr.	Bokföringspost
Inköpskonto	Nominellt konto	Debet (kostnad)	Inköp A/C Dr
Kreditorkonto	Personligt konto	Kredit (givare)	Till Smith A/C

De berörda kontona är kreditorn Smith och inköpskontot. Du debiterar kostnaden eftersom inköpskontot är ett nominellt konto, och Smith, som är givaren, krediteras för pengarna. Därför krediteras Smiths konto och inköpskontot debiteras.

Exempel 4: Löner betalas ut med 5000 USD.

Involverade konton	Typ	Dr./ Cr.	Bokföringspost
Lönekonto	Nominellt konto	Debet (kostnad)	Lön A/C Dr
Bankkonto	Personligt konto	Kredit (givare)	Till Bank A/C

Här berörs två konton: lönekontot och bankkontot. Lönekontot är ett nominellt konto och summan debiteras eftersom löner är en kostnad för företaget. Bankkontot tillhör företaget personligen, så pengarna krediteras kontot. Bokföringsposten blir ”Lön A/C till Bank A/C”.

Sammanfattning

De tre gyllene reglerna används för att registrera finansiella transaktioner i redovisningen. Detta gör det möjligt för företaget att förstå sin nuvarande ekonomiska situation. Beslutsfattare kan fatta informerade beslut, hantera skatte- och juridiska frågor effektivt genom korrekt dokumentation.