Vad är rotorsaksanalys? [+3 Template Resources]

av

Problem kommer att dyka upp i alla projekt oavsett vilka försiktighetsåtgärder du vidtar och hur strömlinjeformat systemet är. Men du har en kraftfull metod, känd som rotorsaksanalysen (RCA), som hjälper dig att lokalisera problem utan ansträngning.

Expertprojektledare och affärsledare använder RCA-proceduren för att ta reda på problem som skadar verksamheten. Att identifiera problemen hjälper dig också att utveckla lösningar för att undvika samma problem i framtiden.

Om du är verksamhetsledare, projektledare, verksamhetsledare eller praktikant som företagsledare måste du lära dig om RCA-metoden och stödjande verktyg eller mallar.

Fortsätt läsa artikeln för att upptäcka lite grundläggande och avancerad information om RCA. Du hittar också några lättanvända mallar för analys av grundorsaker som hjälper dig under din projektledningskarriär.

Vad är rotorsaksanalys?

RCA är proceduren för att hitta grundorsakerna till problem och flaskhalsar för att utveckla lämpliga lösningar. Processen anser att det är verkligt effektivt att systematiskt förebygga och lösa de exakta problemen snarare än att bara hantera individuella symtom.

Ditt team kan utföra RCA-proceduren genom en uppsättning principer, metoder och tekniker. Du måste formulera processen så att teamet kan dra nytta av RCA:s resurser för att identifiera de problemorsakande elementen för alla affärstrender, projekt eller evenemang.

Ett system för rotorsaksanalys hjälper dig att identifiera grundorsaken till ett misslyckande eller stopp i en organiserad process. Till exempel kommer bearbetning av kundtjänstbiljetter, tillverkning av varor etc. alltid att möta nya utmaningar. Ditt vapen för att bekämpa sådana nya problem är en RCA och dess dokumentation.

Nästan alla industrier eller kommersiella aktiviteter använder detta verktyg för att upptäcka det djupare problemet som ligger bakom verksamheter eller tjänsteprocesser. Det är inte ekonomiskt lönsamt att lösa samma problem varje gång. Därför måste du identifiera den faktiska orsaken och sedan rensa bort den en gång och alla med hjälp av RCA-tekniken.

Varför är rotorsaksanalys viktig?

#1. Minska kostnaderna

Om bristande underhåll av fabriksmaskiner orsakar brott på rörliga delar, kan du kontakta tillverkaren för att byta ut dessa delar. Om det händer ofta kommer det att öka produktionskostnaden. Istället kan du utföra en RCA för att lokalisera huvudorsaken till instrumentservice, vilket kommer att spara tid och pengar.

#2. Upptäcka brister och huvudorsaker

Om ditt företag sysslar med produkter, tjänster, processer, teknologier och system, kommer att utföra en RCA innan produkten lanseras hjälpa dig att identifiera underliggande designfel. När du fixar dem och levererar produkter eller tjänster kommer du att vinna kundernas förtroende.

#3. Utveckla en strömlinjeformad processfelsökare

RCA-dokument låter alla som är länkade till processen lösa framtida problem efter en hjälpartikel. Du behöver alltså inte skona en expert eller betala tredje part varje gång ett gammalt problem dyker upp.

#4. Gör arbetsplatserna säkrare

De flesta arbetsplatser som hanterar verksamhetskritiska och riskfyllda uppgifter utför en RCA för att upptäcka säkerhetsproblem på arbetsplatsen. Det hjälper organisationen att följa lokala eller internationella säkerhetskrav på arbetsplatsen.

#5. Ta produkter till marknaden snabbare

Om du utför en RCA noggrant innan du påbörjar tillverkningsprocessen kan du lösa designfel som vanligtvis dyker upp när slutanvändare använder produkten. Således kommer du att ta ut kvalitetsprodukter till marknaden snabbare än dina konkurrenter.

#7. Reagera på ett problem omedelbart

RCA:er hjälper företag att utveckla standardoperativa procedurer (SOP) för säkerhetsfrågor, programavbrott, processavbrott, naturkatastrofer, etc. Därför kan ditt team helt enkelt följa SOP och reagera snabbare på nya och gamla problem.

Måste-ha-komponenter i en mall för rotorsaksanalys

Om du skapar en RCA-mall eller anpassar en befintlig, tänk på att du måste inkludera följande element i RCA-dokumentet:

#1. Beskrivning av händelsen

Du måste skapa en detaljerad SOP för händelsebeskrivning i en RCA. Det bör också finnas ett företagsomfattande accepterat format där personal eller chefer kommer att ange detaljer. Beskrivningsdata bör innehålla datum, tid, incidentdefinition, vittnen, offer, etc.

Tidslinjeavsnittet bör innehålla en grundlig beskrivning av alla incidenter före, under och efter att olyckan eller problemet inträffade. Det kommer att hjälpa till att upptäcka de bakomliggande orsakerna till händelsen. Du kan inkludera data som tid, datum, inblandade personer, skadade maskiner, försvårade data, etc., i tidslinjen.

#3. Metoden och teamet för undersökning

Framgången för hela RCA-processen kommer att bero på dess metodik och teamet som kommer att utföra proceduren. Metoden för RCA bör följa standardprinciperna, verktygen och mallarna. Men beroende på produktionsprocessen eller tjänsteleveranssystemet måste du anpassa vissa parametrar.

När du har slutfört RCA-proceduren, utarbeta ett RCA-dokument och skicka det mellan avdelningarna för granskning och feedback. Analysera feedbacken och kommentarerna för att utforma den slutliga mall för analys av grundorsaker som avdelningen eller företaget kommer att följa.

Samla nu erfarna personer från processen och förklara RCA-proceduren för dem. Detta kommer att vara teamet som ansvarar för att följa den företagsföreslagna RCA-metoden noggrant.

#4. Grundorsaker/Undersökande fynd

När du har RCA måste du undersöka problemen till den maximala granulära nivån som är möjlig. Återigen måste det finnas ett dedikerat team för denna uppgift. Du kan inkludera verksamhetschefer, processmedarbetare, ingenjörer, dataspecialister etc., beroende på din verksamhet.

Utredningsprocessen kommer också att kräva förhandsgodkända rutiner för dataregistrering, analys och rapportering.

#5. Handlingsplan för att korrigera processen/produkten

När utredarna väl har kommit fram till lösningar på frågorna med RCA måste du dokumentera dessa förslag. Nu, utarbeta ytterligare ett SOP för att utbilda de berörda anställda i hur de ska hantera sådana incidenter i framtiden.

Ibland kommer företag att behöva få sådana SOP:er godkända av tekniska, kvalitetskontroller och fabrikschefer så att alla håller sig uppdaterade.

#1. Pareto-diagram

Detta RCA-verktyg är också känt för 80-20-regeln. Du kan använda den för att visualisera frekvensen av incidenter och deras ackumulerade effekter. Författaren till Pareto-diagrammet, Vilfredo Pareto, sa att 20 % av potentiella fel skulle orsaka 80 % av fel i en process.

Med hjälp av det här diagrammet kan du alltså fokusera på 20 % av potentiella delar av din produkt eller tjänst som sannolikt kommer att orsaka produktfel eller tjänsteavbrott.

Pareto-diagrammet är i huvudsak ett stapeldiagram som inkluderar orsakerna och frekvensen av fel. Om du kan skapa grafen exakt, kommer den tydligt att visualisera skevheten mellan misslyckanden och orsaker. De flesta processledare tycker att det är förvånande att små faktorer orsakar de flesta misslyckanden.

#2. 5 Varför

Det är den enklaste proceduren för att utföra en RCA. Du behöver bara skapa en mall för grundorsaksanalys med varför-baserade frågor. Vanligtvis måste du fråga varför en incident 5 gånger. Det bör göra det möjligt för dig att gå ner till grundorsaken till eventuella process- eller produktfel.

Det finns dock 5 Whys-baserade RCA:er som kan innehålla mer än 5 frågor. Eftersom processen kräver utredningsförmåga och ifrågasättande bör du följa en företagsomfattande process för sådan RCA. Annars kanske du inte litar på resultaten från en RCA som använder slumpmässiga frågor.

5 Whys-analys innehåller huvudsakligen en problemformulering och sedan 5 frågor om det aktuella problemet. Till exempel, varför slutade en agent att behandla kundbiljetter? Om svaret är internet, varför misslyckades internet. Fortsätt helt enkelt att ställa fler frågor tills du når grundorsaken.

#3. Fiskbensdiagram

Ishikawa eller fiskbensdiagram är en annan populär visuell metod för RCA. Det sista diagrammet ser ut som ett fiskben och därav namnet. Verktygets skapare är Kaoru Ishikawa, den berömda kvalitetsledningsinnovatören från Japan.

Den högra eller vänstra delen av diagrammet är felet eller problemet. Sedan drar du en rak linje och inkluderar kategorier av potentiella orsaker som procedurer, miljö, människor, utrustning, etc. Nu, inom dessa avsnitt, måste du placera de detaljerade skälen.

Företag använder oftast det här verktyget på sin mall för analys av grundorsaker för ett problem som är okänt eller som aldrig har inträffat tidigare. Dessutom använder experter också fiskbensdiagrammet för att analysera komplexa problem, upptäcka olika aspekter av grundorsaken och upptäcka processflaskhalsar.

#4. Scatter Plot

Det är ett RCA-verktyg som hjälper dig att skapa en process-RCA-mall för komplexa problem. När det finns fler grundorsaker än förväntat från 80-20-regeln, måste du visualisera sambandet mellan orsak och verkan.

Spridningsdiagram är ett flitigt använt verktyg för att hitta korrelationer mellan kvantifierbara variabler. Här måste du göra en scatter-graf av variablerna orsak och verkan. Du måste lägga effekterna på X-axeln och orsakerna på Y-axeln.

Om den resulterande spridningsgrafen visar en kurva eller en rät linje, är komponenterna korrelerade. Om det inte finns någon korrelation, fortsätt att ändra X-axelvariablernas värden.

#5. FMEA

Felläge och effektanalys, eller FMEA, är ett mycket populärt verktyg för RCA bland produktutvecklare och designers. Det hjälper utvecklingsteamet att upptäcka potentiella problem innan de tillverkar produkten i bulk. Vanligtvis använder teamet en eller två prototypprodukter för att identifiera designfel och andra problem.

Sedan börjar fellägesanalys på prototypen för att identifiera alla möjliga fel. Nu kan du helt enkelt beskriva problemen i en annan tabell, leta efter grundorsaker eller utföra en effektanalys.

Hittills har du lärt dig grunderna i grundorsaksanalys och dess verktyg. Nedan hittar du några användbara mallar för analysverktygen för rotorsak ovan (RCAT) från följande kostnadsfria resurser:

Smartsheet

Du kanske redan vet Smartsheet som ett av de ledande affärsverktygen för digital arbetsyta, fjärrsamarbete och automatisering av arbetsflöden. Du kommer att bli förvånad över att veta att du också kan använda dess mallbibliotek för att skapa RCA-dokument som faktiskt fungerar.

Smarsheet-biblioteket är rikt på olika typer av orsaksanalysexempel som lätt passar in i många affärsprojekt eller arbetsplatser. Till exempel ger det dig enkel tillgång till följande:

  • Enkel RCA-mall
  • Six Sigma DMAIC-metod för RCA
  • RCA-mall baserad på 5 Whys-verktyget
  • Kartläggning av sjukvårdens orsaker
  • RCA för ett kemiföretag

Ovanstående mallar är också tillgängliga i olika format som Microsoft Word-filer, Microsoft Excel-mall och Adobe PDF-filer. Du kan enkelt ladda ner de här formaten utan att behöva hoppa genom bågar.

Guru

De Guru mall för RCA-proceduren är en annan pålitlig källa för att utarbeta RCA-dokumentation för företag. Den presenterar för dig olika gratis exempel och verktyg för RCA-metoden, som:

  • Ett Pareto Chart-baserat RCA-dokument som hjälper dig att identifiera problem som brist på utbildning, för få servicecenterpersonal och dåliga förberedelser som får företag att kämpa.
  • 5 varför-tekniken för att identifiera varför ditt företags omsättningshastighet är högre än marknadsgenomsnittet eller konkurrenterna.
  • Ett fiskbensdiagram som ett RCA-verktyg för att identifiera rotorsaker som är nya eller okända.
  • Six Sigma och DMAIC för RCA
  • FMEA för att jaga problem som uppstår under en produktutvecklingslivscykel.

TemplateLab

TemplateLab är ännu en viktig resurs för olika mallar om konst, fastigheter, affärer, juridik, ekonomi, etc. Därför kan du också lita på denna resurs för högkvalitativt RCA-innehåll som formulär, exempel och mallar.

Innehållet som är tillgängligt på den här plattformen är lättillgängligt genom enkla nedladdningar. Du hittar RCA-dokument i olika format som Adobe PDF, Microsoft Excel och Microsoft Word.

RCA-dokumentförrådet är rikt på verkliga exempel som RCA-undersökningsrapporter, tomma RCA-datainsamlingsformulär, RCA-dokument för nybörjare, RCA via fiskbensdiagram och RCA för en affärsutvecklingsgrupp.

Det blir lättare för dig att redigera mallarna när du laddar ner Word- eller Excel-filer. Om du får PDF-filer måste du använda en PDF-redigerare för att anpassa exempeldokumenten.

Slutord

I den här artikeln har vi tagit dig igenom en djupgående diskussion om orsaksanalys. Artikeln beskriver också några av de viktiga verktyg och mallar för rotorsaksanalys som du kan använda i verkliga scenarier.

Du bör bli mer självsäker och skicklig när du löser arbetsplats- eller projektproblem genom grundorsaksanalys.

Du kanske också är intresserad av dessa strukturverktyg för arbetsuppdelning för projektledning.