Tid är värdefullt: Varför tidrapportering är avgörande
Uttrycket ”Tid är pengar” är mer relevant än någonsin. I dagens snabbföränderliga och konkurrensutsatta värld är varje sekund värdefull. Oavsett om det handlar om privatlivet eller karriären, spelar förmågan att hantera sin tid effektivt en stor roll. God tidsplanering är grundläggande för att lyckas i många aspekter av livet.
Detta gäller även för företag och organisationer. Effektiv tidshantering är avgörande för en organisations framgång. Ju mer produktivt ett team är, desto större är intäktspotentialen. Därför fokuserar moderna organisationer alltmer på att optimera sin tidshantering, bland annat genom att mäta hur lång tid anställda lägger på specifika uppgifter.
Varför tidrapportering är en bra investering
Tidsrapportering är nära kopplat till produktivitet, eftersom det mäter hur effektivt en person utför sina arbetsuppgifter. Chefer kan använda denna information för att förbättra verksamheten, minska kostnaderna och maximera vinsten.
Enligt en rapport från Harvard Business Review, förlorar den amerikanska ekonomin cirka 50 miljoner timmar per dag, vilket motsvarar ett värde av 7,4 miljarder dollar. Många faktorer kan bidra till detta, till exempel distraktioner från sociala medier, samtal med kollegor och nyhetsläsning. Tidsrapportering kan även relateras till Parkinsons lag, som säger att arbetet expanderar för att fylla den tid som finns tillgänglig för dess utförande.
Detta kan illustreras med ett exempel: Om en anställd får två dagar för att slutföra en femtimmarsuppgift, kommer det ofta att ta två dagar. Detta beror på att medarbetaren antar att de behöver all tid som tilldelats, och fortsätter att justera arbetet tills deadlinen närmar sig.
Tidsrapportering är även avgörande, särskilt när man leder ett team som arbetar på distans. I dessa situationer kan man inte övervaka varje anställd fysiskt. Att kontinuerligt störa dem med video- eller telefonsamtal är inte heller en optimal lösning.
Så vad är lösningen? En tidsspårningsprogramvara är utformad för att lösa dessa problem och hjälpa till att upprätthålla produktiviteten.
Vad är en tidsspårningsprogramvara?
En tidsspårningsprogramvara är ett datorprogram som används för att registrera hur lång tid en anställd lägger på att slutföra en specifik uppgift. Programvaran kan generera rapporter och statistik. Huvudsyftet med programvaran är att öka produktiviteten och identifiera faktorer som slösar tid. Från början användes dessa program främst inom tjänstesektorn, men idag används de i företag av alla storlekar och branscher. Stora företag, agenturer och frilansare använder tidsspårningsprogramvara för att hålla sig produktiva under sina arbetstimmar.
Fördelar med tidsspårning
Med hjälp av tidsspårning kan man jämföra den faktiska tiden som lagts på en uppgift med den tid som tilldelats. Genom att mäta detta och analysera de faktorer som påverkar prestandan kan man identifiera förbättringsområden.
Översikt över tidsanvändningen
En tidsspårningsprogramvara ger en tydlig bild av när, var och hur dina anställda spenderar sin tid. Genom att identifiera avvikelser kan du diskutera dem med de anställda, sätta rätt prioriteringar och hjälpa dem där det behövs.
Ökad lönsamhet
Genom att noggrant spåra tid och analysera resursanvändningen kan du identifiera vad som ger lönsamhet och vad som inte gör det. Detta möjliggör bättre projektplanering och budgetering, samtidigt som du kan omprioritera uppgifter.
Tidsrapportering hjälper även chefer att sätta priser för sina kunder, baserat på uppskattad tidsåtgång. Dessutom hjälper det anställda att vara mer engagerade och produktiva, eftersom de kan planera sina arbetsuppgifter baserat på den tid som behövs och undvika att arbeta utan tydliga mål.
Förmedla framsteg
Alla kan göra misstag eller hamna efter ibland. Om någon inte kan slutföra en uppgift inom den beräknade tiden, eller behöver längre tid än förväntat, kan de kommunicera detta med sina chefer genom att använda tidsspårning innan deadline närmar sig.
Ökad disciplin
Tidsrapportering skapar ansvarskänsla och främjar disciplin. Medarbetare blir motiverade att slutföra uppgifter inom fastställda tidsramar, istället för att skjuta upp dem.
Nu ska vi ta en titt på några av de bästa tidsspårningsverktygen på marknaden som kan hjälpa ditt team att hålla sig produktivt, effektivisera dina projekt och få dem slutförda i tid.
DeskTime
Förbättra teamets produktivitet och övervaka projektframsteg med DeskTime, en säker och användarvänlig tidrapporteringsapplikation. Programvaran underlättar projekt- och fakturahantering, schemaläggning av ledighet och semester. DeskTime ger en tydlig översikt över sjukfrånvaro, dagliga aktiviteter och övertid, vilket ger en förståelse för arbetsflödet.
Med DeskTime kan du anpassa rapporter, skicka dem till kunder för ökad transparens och ladda ner dem när det behövs. Den stöder integration med verktyg som Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab och flera andra.
DeskTime erbjuder hög datasäkerhet och uppfyller branschstandarder genom kryptering, brandväggar, ISO 27001 9001 datacentercertifiering, inloggnings- och lösenordsskydd samt datalagring på Tier-3-servrar.
Andra funktioner inkluderar:
- Automatiska skärmdumpar och spårning av aktivitetsfrekvens
- URL- och appspårning
- Kostnadsberäkning
- Spårning av dokumenttitel
- Projektspårning
Dessutom erbjuder de support via e-post och chatt.
Bonsai
Bonsai är en verktygssvit för egenföretagare, inklusive en funktion för utmärkt tidrapportering. Med det här verktyget kan du ange ett anpassat timpris för olika projekt och fakturera kunder med ett klick. Du kan också välja att avrunda tiden för att förenkla beräkningarna.
Bonsai utmärker sig vid tidsrapportering för hela team. Det genererar en sammanfattande tidrapport med totalt antal timmar och fakturerbart belopp. Verktyget är tillgängligt på flera plattformar, som macOS, iOS, Android och som ett webbläsartillägg för Chrome. Det finns ingen permanent gratisversion, men du kan prova en fullt utrustad 14-dagars provperiod.
Prenumerationen ger dig inte bara tillgång till tidsrapportering, utan även till integrerade verktyg för fakturering, redovisning, uppgiftshantering och skatteplanering.
RescueTime
RescueTime är ett prisbelönt tidsrapporteringsverktyg som hjälper dig att ”rädda” din värdefulla tid och omvandla den till produktiva timmar. RescueTime spårar automatiskt tiden utan manuell inmatning. Du kan enkelt lägga till offline-tidspårning, eftersom allt inte sker online. På så sätt kan du få en fullständig översikt över vad som pågår, även när du är borta.
Med FocusTime-funktionen kan du blockera distraherande appar och webbplatser under arbetstid. RescueTime kan integreras med verktyg som Google Kalender, Slack och många andra. Det fungerar sömlöst på macOS, Windows, Android, iOS och Chrome. Du kan prova programvaran gratis i 14 dagar.
Teamdeck
Teamdeck gör det enkelt att övervaka teamets arbete genom tidrapporter och tidspårningsfunktioner. Programvaran hjälper dig att hålla reda på fakturerbara timmar för olika projekt och avdelningar inom din organisation. Du kan också jämföra projektplaner med inspelad tid för att identifiera problem innan du diskuterar budgeten.
Med Teamdeck kan du övervaka teamets prestanda och jämföra uppskattningar med faktiska resultat. Baserat på informationen kan du enkelt skapa rapporter från tidrapporter och beräkna viktiga nyckeltal. Teamdeck är även användbart för att spåra resultat och hantera teamets arbetsbelastning. Det är ett utmärkt verktyg för kreativa agenturer, programvaruföretag, produktteam och finansavdelningar.
Programvaran är gratis för upp till två medlemmar. Du kan betala för de medlemmar som använder Teamdeck, och lägga till fler när ditt team växer, för 3,99 USD per medlem och månad. Prova en 7-dagars gratis provperiod för att se om programvaran passar dina behov och spara din tid.
Timecamp
Timecamp är en kraftfull men lättanvänd tidrapporteringsprogramvara som passar för olika branscher, företag och yrkesverksamma. Med Timecamp kan anställda själva spåra sina aktiviteter och arbeta ansvarsfullt. Programvaran minskar behovet av mikromanagement och ger anställda större kontroll över sitt arbete.
Timecamp kan automatiskt skanna applikationsdomännamn och organisera dem i olika kategorier. Insiktsfulla rapporter hjälper dig att mäta lönsamhet och spåra budgetar. Faktureringsfunktionen låter dig markera spårad tid som fakturerbar eller icke-fakturerbar, vilket påskyndar faktureringsprocessen. Programvaran automatiserar även tråkiga närvaro- och tidrapporteringsuppgifter. Timecamp kan integreras med över 100 applikationer, inklusive Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Kalender och Xero. Timecamp kostar 5,25 USD per månad med årlig fakturering.
Time Doctor
Time Doctor är en tidsspårningsprogramvara som hjälper till att omedelbart öka produktiviteten och fokus för ditt team. Dagliga rapporter ger dig en överblick över hur produktiv du har varit. Instrumentpanelen gör tidsspårningen enkel och ger dig en översikt över uppgifter, kunder och potentiella distraktioner.
Time Doctor är anpassningsbart, så du kan använda de funktioner du behöver och stänga av de andra. Du kan spåra användningen av specifika applikationer och webbplatser, för att se om någon lägger för mycket tid på exempelvis Youtube eller Facebook. Programvaran kan även ta skärmdumpar för att identifiera distraktioner och ineffektivitet samt förhindra tidsspill. Dessutom kan du ge kunder tillgång till uppgiftsrapporter och skärmdumpar för att hålla dem uppdaterade om projektets utveckling. Beräkna löner automatiskt baserat på fasta timmar eller löner och hantera anställdas löner och kundfakturering. Time Doctor är kompatibelt med Windows, Android, Mac, Linux, iPhone och Chrome. Programvaran kan integreras med GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho och fler. En annan intressant funktion är att den varnar anställda som använder appar som inte är arbetsrelaterade eller sitter stilla för länge. Dessutom kan du spåra närvaro och paustider. Time Doctor kostar 10 USD per månad, utan bindningstid.
Harvest
Med det användarvänliga gränssnittet i Harvest blir tidsrapportering enkelt. Harvest grundades 2006 och används idag av över 50 000 företag över hela världen. Harvest sammanställer data från tidrapporter till en sammanfattning där du kan se hur teamet presterar. Du kan använda dessa rapporter för att hålla projekt och uppgifter på rätt spår.
Omvandla dina utgifter och fakturerbara timmar till professionella fakturor, skicka dem till kunderna och inkassera betalningar online. Harvest har en integrerad planeringsapp, Forecast, som hjälper dig att planera din tid för framtida projekt. Denna information kan sedan integreras med Harvest för att förbättra projektplaneringen. Du kan prova en fullt fungerande 30-dagars testperiod för att utvärdera programmets effektivitet.
Toggl
Toggl är en av de enklaste tidsspårningsprogramvarorna som hjälper dig att slutföra dina uppgifter i tid. Du kan starta och stoppa tidtagningen med ett klick, och fortsätta spåra tidigare uppgifter. Toggl Desktop-applikationen och Toggl-knappen påminner dig om du har glömt att starta tidtagningen. På samma sätt uppmärksammar den dig också om du har glömt att stoppa timern genom att upptäcka vilotid. Toggl kan integreras med över 100 populära verktyg. Du kan ange tid manuellt efter en dags eller veckas slut, och även omvandla kalenderhändelser till tidsinmatningar.
Filtrera tidsspårningsinformation för att extrahera specifik data vid behov. Du kan exportera rapporter till olika filformat, inklusive PDF, CSV och Excel. Projektinstrumentpanelen ger en tydlig översikt med hjälp av visuella data, vilket gör det enkelt att upptäcka potentiella problem tidigt och vidta åtgärder. Du kan ange fakturerbara priser direkt för alla dina projekt. Toggl synkroniserar din data i realtid, oavsett vilken enhet du använder.
TMetric
Med TMetric slipper du tråkig tidsrapportering och får en tidrapportsapplikation som är idealisk för ditt företag. TMetric har över 20 års erfarenhet av att leverera utmärkta tjänster till företag över hela världen. TMetric kan effektivt spåra dina uppgifter per minut och analysera produktiviteten. Ställ in en uppgiftsbudget, spåra utvecklingskostnader och få en tydlig bild av dina intäkter.
TMetric underlättar hanteringen av anställda, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Programvaran ger en översikt över arbetsdagar, närvaro, arbetstimmar, övertid, aktivitetsnivåer, fakturerbara timmar med mera. Dessutom kan du enkelt skapa professionella och korrekta fakturor. TMetric kan integreras med applikationer som du använder ofta. En gratisversion finns tillgänglig för att spåra ett team på upp till 5 medlemmar. Betalversioner erbjuder fler funktioner.
BeeBole
BeeBole erbjuder flexibel och enkel tidsrapportering som passar alla typer av företag. Du kan spåra tid per månad, vecka eller dag, och hantera ledighet och frånvaro. Du kan låsa poster och använda programvaran från olika webbläsare och enheter. Integrera BeeBole med faktureringsprogram och ERP via deras API. Programvaran stöder även Office 365 och Google Suite.
Få bättre kontroll med godkännandeflöden, chefstillgång och automatiska påminnelser. Anpassningsbara instrumentpaneler ger möjlighet att generera rapporter om närvaro, fakturerbara timmar, budget, vinst och marginal. Säkerheten är hög, BeeBole använder 256-bitars kryptering, dagliga säkerhetskopior, hashade lösenord, revisionsspår och begränsade serverplatser för att skydda kunddata. BeeBole Timesheet-appen har DCAA-godkännande och är GDPR-kompatibel. Programvaran finns tillgänglig på flera språk och garanterar 99,9 % drifttid. Du kan prova BeeBole gratis i 30 dagar.
Workpuls
Övervaka produktiviteten med Workpuls. Hantera dina projekt enkelt och få tillgång till all projektdata via en tydlig Kanban-tavla. Få meddelanden om vilka webbplatser och appar de anställda använder mest i samband med projektet. Du kan också få tillgång till skärmdumpar som bevis på det utförda arbetet.
Spåra anställda i realtid, registrera närvaro automatiskt och analysera produktiviteten med hjälp av insiktsfulla rapporter. Med Workpuls kan du komma åt data som är upp till två år gammal. Du kan få rapporter månadsvis, veckovis eller dagligen via e-post.
Workpuls tillåter manuell tidinmatning, produktivitetsmärkning för webbplatser och appar, och hantering av fakturor korrekt för att säkerställa lönsamhet. Du kan dela data om projekt med kunder, så att de kan följa projektets utveckling. Du kan välja att lagra din data antingen i molnet eller på plats, med robust infrastruktur i Google Cloud för bättre säkerhet.
Hubstaff
Fokusera på produktivitet med Hubstaff. Hubstaff erbjuder en funktionsrik instrumentpanel där du kan dela upp de anställdas timmar, hantera tid och se detaljerade tidrapporter. Med Hubstaffs GPS- och geofence-tidspårare kan du övervaka medarbetarnas plats och aktiviteter. Du kan ställa in Android- och iOS-mobilapplikationer för att automatiskt klocka in och ut anställda.
Du kan skicka påminnelser till teammedlemmar som använder improduktiva webbplatser. Hubstaff erbjuder valfria skärmdumpar så att du kan se medarbetarnas skärmar och registrera plats och arbetstimmar. Spåra lönesatser och timmar för att betala ut löner och ställ in gränser för maximala timmar eller budgetar för att få varningar när dessa gränser uppnås.
Clockify
Clockify är en effektiv tidsrapporteringsapp och minimalistisk tidspårare som hjälper dig att hålla dig produktiv hela dagen. Detta är en gratis programvara som kan användas av ett obegränsat antal användare för tidsspårning och projekt. Du kan använda Clockify på både din dator och mobil. Starta och stoppa timern när du vill, eller lägg in timmar manuellt.
Logga in på din veckotidrapport på några minuter, se total tid/aktivitet under en dag, ladda aktiviteter snabbt och lägg till anteckningar för mer information. Instrumentpanelen visar vilka aktiviteter som tar mest tid, så du kan se hur dina teammedlemmar spenderar sin tid. De visuella diagrammen visar hur pengar och tid spenderas tillsammans med realtidsstatusen för ditt arbete. Filtrera rapporter efter användare, aktivitet och dag. Exportera rapporter till Excel, CSV eller PDF och dela dem med dina kunder via en länk. Bjud in ditt team att registrera närvaro, ge ytterligare behörigheter och ställ in era priser per användare.
Timely
Automatisera tidsspårning och anteckningar med Timely för större noggrannhet. Registrera ditt arbete och den tid du lägger på olika applikationer. Låt AI skapa tidrapporter med hög precision. Timelys synkroniserade schemaläggning och realtidsinstrumentpanel håller varje teammedlems arbete synligt.
Få en snabb överblick över loggade timmar, saknade timmar, veckoaktiviteter, kapacitet och övertid. Hantera projekt enkelt genom att visualisera och schemalägga projektresurser. Du kan spåra budgetar och generera rapporter för att se hur medarbetare spenderar sin tid på projekt. Timely använder inga tredjeparts- eller invasiva skärmdumpar för att skydda din data. Programvaran stöder en mängd olika integrationer och tillåter platsspårning.
TrackingTime
TrackingTime är en lättanvänd tidrapporteringsapp som hjälper dig att registrera totala arbetstimmar och se status för dina projekt i realtid, så att du kan mäta produktiviteten. TrackingTime erbjuder hög flexibilitet för projektbudgetering, löner, kundfakturering, arbetsanalys och mer. Programvaran är kompatibel med flera applikationer, som Todoist, Smartsheet, Trello och Microsoft Teams.
Tips för att få teamet med på tidsspårning
- Var transparent och förklara för dina anställda varför tidsspårning är viktig och vilka fördelar det ger både dem och företaget.
- Gör det smidigt och enkelt genom att automatisera processen med användarvänliga verktyg.
- Utarbeta tydliga riktlinjer, så att alla förstår vad som förväntas.
- Alla i teamet, från anställda till chefer, måste följa samma riktlinjer. När anställda ser att cheferna använder tidsspårning, tar de det som en värdefull praxis.
- Samla feedback om hur medarbetarna upplever tidsspårningen. Förstå deras problem, hjälp dem och välkomna förslag.
Slutsats
Att hantera tid är inte lätt. Det kräver engagemang, uthållighet och tydliga mål. Genom att använda tidsspårningsprogramvara kan du underlätta för ditt team, öka produktiviteten och disciplinen, vilket leder till en vinst för alla.