I dagens samhälle är omedelbar tillgång till information en självklarhet.
För att behålla denna tillgänglighet är det få som numera väljer att ringa ett telefonsamtal för att få svar. Istället förväntas informationen finnas tillgänglig direkt, vilket gör en kunskapsbas nödvändig.
En kunskapsbas, skapad med hjälp av en wiki, kan höja kundnöjdheten och underlätta för ditt team att strukturera viktigt innehåll på ett mer effektivt sätt.
För de som inte känner till begreppet ”wiki”, är det en webbaserad applikation som möjliggör för användare att samarbeta och organisera innehåll på ett smidigt sätt. Precis som Wikipedia är uppbyggt, kan du skapa en liknande plattform anpassad för ditt företags behov.
Du kan välja mellan en molnbaserad (SaaS) wiki-plattform eller en egenvärd lösning, men jag rekommenderar det förstnämnda alternativet.
Här är anledningen:
Slipp krångel med installation
Den som någon gång har byggt något från grunden vet vilket omfattande arbete det innebär. Med en egenvärd wiki-lösning krävs det att du själv skapar hela infrastrukturen. En molnbaserad lösning kommer däremot med all nödvändig funktionalitet förinstallerad, vilket eliminerar behovet av egen installation.
Tids- och energibesparing
Det är ett faktum att det tar betydligt längre tid att bygga något från scratch jämfört med att ha det färdigt direkt. Med en molnbaserad lösning kan du hoppa över det tidskrävande arbetet med installation och underhåll, och istället fokusera direkt på det viktiga – att använda plattformen.
En positiv bieffekt är att du kan använda den frigjorda tiden till att utföra mer produktiva uppgifter för ditt företag.
Automatiska uppdateringar och buggfixar
Med en egenvärd wiki-lösning är det ditt ansvar att hantera uppdateringar och eventuella buggfixar. En molnbaserad lösning tar istället hand om allt detta automatiskt. Din enda uppgift blir att använda plattformen och eventuellt göra mindre anpassningar för att anpassa den till din verksamhet.
Det är allt. Låt oss nu utforska några av de tillgängliga molnbaserade wiki-plattformarna.
DokuWiki från Kamatera
Kamatera erbjuder en generös 30-dagars gratis provperiod för DokuWiki hosting. DokuWiki är en wiki-plattform utvecklad i PHP, vilket gör det möjligt att distribuera den utan behov av en databas. Denna öppen källkodsprogramvara använder vanliga textfiler, och syntaxen liknar den som används av MediaWiki, vilket är en stor fördel.
Jag har själv använt @dokuwiki i nästan ett decennium för det mesta av min personliga och professionella dokumentation. Jag har till och med donerat pengar till projektet tidigare.
Igår skickade jag in mitt första bidrag (PR) till projektet. Förhoppningsvis det första av många. Det känns fantastiskt att kunna ge tillbaka! #Hacktoberfest #php
— SyntaxSeed (Sherri W) (@SyntaxSeed) 3 oktober 2019
Efter den kostnadsfria testperioden kan du välja ett betalabonnemang som motsvarar dina behov.
Document360
Document360 är ett utmärkt verktyg för internt wiki-samarbete, som underlättar för team att samarbeta, dela, spåra och hantera företagets kunskapsbas på en enda plats. Det är en idealisk plattform för att hosta din wiki och enkelt dela och redigera information om guider, företagspolicys, utbildningsmaterial, processdokumentation, introduktionsmaterial och andra arbetsplatsdokument.
Du kan dessutom anpassa utseendet på din wiki med din logotyp och andra identifierande element.
Några av de intressanta funktionerna inkluderar:
- En Markdown-redigerare för effektiv och strukturerad dokumentation.
- Möjlighet att skapa ett obegränsat antal inlägg och organisera dem efter kategori.
- Olika åtkomstnivåer för varje fil för att främja ett effektivt samarbete inom teamet.
- En kraftfull Google-liknande sökfunktion för att snabbt och enkelt hitta filer och mappar.
- Versionshantering och återställningsfunktion, som gör det möjligt att återgå till tidigare versioner vid behov.
Document360 används av tusentals kunder, inklusive Customer.io, Datree.io, Harvard University, Monday.com, Mambu och Stackify.
Vultr
Med ett enda klick kan du distribuera Mediawiki på Vultr, den öppen källkodsprogramvara som driver Wikipedia. Denna mångsidiga applikation ger dig möjlighet att bygga samarbetande innehåll för en kunskapsbas, en dokumentationssektion eller till och med en nyhetsportal utan att vara webbdesigner.
Några av de många funktionerna i denna programvara inkluderar:
- Diskussionsforum för användare
- Möjlighet till internlänkning
- Inbäddning av media
- Redigering och formatering av innehåll enligt dina exakta önskemål
- Enkel och smidig navigering
Du kan distribuera Mediawiki globalt, tack vare deras 17 datacenterplatser runt om i världen. Deras API och kontrollpanel är dessutom mycket användarvänliga och intuitiva, vilket gör att du kan lägga mindre tid på infrastrukturhantering och mer tid på utveckling.
A2Hosting
A2Hosting är en välkänd leverantör som erbjuder en lösning för att skapa din egen wiki-plattform, såsom MediaWiki, DokuWiki eller TikiWiki. De är kända för sina snabba servrar, då de vet att även en kort fördröjning i laddningstiden kan påverka din avvisningsfrekvens.
Dessutom är de relativt prisvärda jämfört med andra hosting-leverantörer. Absolut värda att kolla in.
Zoho Wiki
Om ditt team har mycket specifika behov är Zoho Wiki ett utmärkt alternativ. Det gör kunskapshantering inom teamet till en enkel uppgift. Du kan skapa arbetsytor och sidor, tilldela specifika uppgifter till användare och även anpassa portalen efter dina behov.
Sammantaget kan du bygga en kunskapsbas, hålla ditt innehåll säkert, anpassa det till ditt varumärke och använda deras kraftfulla redigerare för att enkelt skapa innehåll och olika widgets.
XWiki
Med XWikis molnhosting behöver du inte oroa dig för hosting, uppgraderingar, underhåll eller säkerhetskopiering. Allt detta tar de hand om. Du kan börja med deras minsta abonnemang och uppgradera allt eftersom dina behov växer.
Det är en öppen källkodslösning som erbjuder funktioner som:
- Övervakning dygnet runt
- Regelbundna säkerhetskopieringar
- Ingen inlåsning till molntjänsten
- Möjlighet att skapa personliga appar anpassade till dina behov
- Kapacitet att hantera miljontals sidor
- Professionell support
Vi har sällan några problem med vår @xwikiorg webbplats – och när vi gör det är det oftast på grund av användarfel (host host @massonpj). Men när vi har en fråga eller behöver hjälp svarar supportteamet på @XWiki alltid snabbt och noggrant och är mycket tålmodiga med vår personal. Tack!
— OpenSourceInitiative (@OpenSourceOrg) 11 februari 2020
XWiki används av flera stora företag, däribland Amazon.
Nuclino
Om du lägger stor vikt vid produktivitet är Nuclino kanske det du letar efter. Deras företagswiki gör det mycket enkelt och praktiskt att få tillgång till dokument och information via en enda plattform.
Som många andra wiki-plattformar hjälper Nuclino till att koppla samman kunskap mellan alla teammedlemmar genom interna länkar. Det är betydligt bättre än att ha separata mappar, filer eller dokument utspridda på olika platser.
Med hjälp av kluster, även kallade hierarkiska taggar, kan du dessutom visa samma sida på olika sökfrågor, vilket gör det lättare att hitta den. Denna lösning är totalt sett snabb och gör samarbete till en enkel uppgift.
Archbee
Archbee används av företag som Portfolio box och ColorElephant och erbjuder flera intressanta och användbara funktioner som underlättar företagssamarbetet. Deras redigerare liknar Slabs, och den förhindrar konflikter om flera användare försöker spara samma fil.
Dessutom kan du:
- Bädda in diagram
- Dela dokument
- Använda en kodredigerare för att arbeta med kod i realtid
- Söka direkt efter filer och information
- Se statistik för varje användare
Du kan börja använda plattformen gratis.
Confluence
Atlassians Confluence är ett utmärkt verktyg för att förbättra teamsamarbetet och effektiviteten. Med hjälp av det kan du skapa en lättanvänd kunskapsbas där ditt team kan hitta svar på ett ställe. Du kan även skapa mötesanteckningar, projektplaner och en fullt fungerande arbetsyta.
Ditt team kan dessutom göra meddelanden och få feedback från alla medlemmar. Detta underlättar att validera bra idéer och koncept. Det jag gillar mest med den här tjänsten är att den erbjuder mallar för nästan alla behov. Du behöver inte skriva och dela något från grunden. Använd bara mallarna, fyll i dina data, och du är redo att köra.
Confluence används av över 40 000 kunder, bland annat Audi, Hubspot och Blend.
Notion för wikis
Notion för wikis är kompatibel med Mac, Windows, mobila enheter och webben och är ett bra alternativ för både team och individer. Oavsett om det handlar om dokument, anteckningar, mål eller företagspolicys kan du lagra allt på ett ställe för enkel åtkomst.
Med deras dra-och-släpp-redigerare kan du enkelt lägga till filer, multimedia och mycket mer. Den här tjänsten passar alla oavsett teknisk kunskap. Samma sak gäller deras samarbetsfunktion. Du kan lägga till kommentarer, nämna medlemmar, dela filer och samla teamet för att diskutera viktiga detaljer.
Möjligheten att bädda in över 50 olika appar gör det till ett mycket attraktivt val.
Papyrs
Papyrs är en annan tjänst som erbjuder en dra-och-släpp-redigerare och är svårslagen på den här listan. Deras funktioner är noggrant utformade och erbjuder i princip allt du kan tänkas behöva.
Du kan dra och släppa anteckningar, filer, dokument, formulär och andra element till dina medlemmar. När dagen är slut kan du enkelt se rapporter och analysera ditt arbetsflöde.
Deras sökfunktion är ett praktiskt verktyg för att ta reda på var dina filer finns och få tillgång till dem när som helst. Sammantaget finns det mycket att utforska, och du kan testa allt under deras 15-dagars kostnadsfria testperiod.
AllAnswered
AllAnswered är ett överraskande allt-i-ett-system för kunskapshantering, som lever upp till sitt namn. Den svarar på alla dina frågor med deras tjänst. Du kan dra nytta av kraften från ett community, en wiki, en Frågor och Svar-sektion och arbetsflöde i ett enda system. Och det bästa av allt? Du får tillgång till allt till ett rimligt pris.
Sammanfattningsvis kan du dela kunskap, hantera frågor och svar, skapa ny och uppdaterad information och spara massor av tid med hjälp av deras artificiella intelligens.
Innan du bestämmer dig för ett betalabonnemang kan du prova deras kostnadsfria testperiod.
Kipwise
Med sin möjlighet till integration med Slack tar Kipwise samarbete till en ny nivå. Deras snabbsökningsfunktion låter dig hitta den information du behöver medan du chattar eller svarar på ett ärende, vilket sparar enormt mycket tid.
Några andra funktioner inkluderar:
- Möjlighet att påminna teammedlemmar att använda sökfunktionen innan de ställer frågor.
- Tilldela specifika frågor till vissa medlemmar att hantera.
- Tilldela medlemmar att granska innehåll för att säkerställa att det är uppdaterat.
- Skapa fantastiskt strukturerat innehåll.
- Få tillgång till mallar för att spara tid.
- Bädda in element från olika källor.
Med alla dessa fantastiska funktioner är det svårt att inte boka in en produktdemo.
Slab
Slab låter dig organisera ditt innehåll och fästa de viktigaste sakerna högst upp för enkel åtkomst. Teammedlemmar kan kommentera, skapa nytt innehåll och hålla diskussioner, allt i realtid.
En utmärkt funktion som är värd att nämna är WYSIWYG-redigeraren. Den är inte bara mycket lättanvänd utan den känner också igen duplicerat innehåll och förhindrar att fler kopior skapas av misstag, även om två olika medlemmar trycker på ”spara” samtidigt. Med Slab finns det mycket lite utrymme för misstag.
Med deras sökfunktion kan du snabbt hitta viktig information och integrera ett antal tredjepartsappar för att förbättra funktionerna.
SlimWiki
SlimWiki sticker ut lite eftersom de lägger stor vikt vid design och användarupplevelse, vilket hjälper dig att fokusera mer på verksamheten. Vanligtvis, när vi hör ordet ”wiki”, dyker det förmodligen upp en tråkig bild framför oss. Så är inte fallet med SlimWiki.
De har en fantastisk layout och typografi som kan öka produktiviteten bland medlemmarna avsevärt. Utöver det kan du även dela filer och se redigeringshistoriken för sidan. Alla dina data hålls säkra och privata, så du behöver inte oroa dig för någonting.
SlimWiki fungerar både på mobila enheter och datorer.
Slutsats
Jag hoppas att listan ovan med molnbaserade wiki-lösningar kan hjälpa dig att välja den som passar ditt företag bäst. Vissa av dem har kompletta samarbetsfunktioner, medan andra inte har det. Utifrån dina behov kommer du enkelt att kunna hitta rätt val.
Alternativt kan du utforska egenvärd wiki-programvara och se om det fungerar bättre för dig.