En sak är konsekvent i din affärsverksamhet – kravet på dokumentgenerering.
I den teknikdrivna eran har företag övergått från pappersbaserade dokument till molnbaserade elektroniska filer som inte bara minskar pappersförbrukningen utan också effektiviserar dokumentgenereringsprocessen.
Dina dagliga arbetsprocesser kommer i ännu högre grad att bero på dokumentgenerering om du arbetar inom lag-, försäkrings- eller bankbranschen.
Fakturor, förslag, kontrakt, kundpresentationer, budgetar och interna policyförklaringar är avgörande dokument som ditt företag alltid kommer att lita på för att driva sin verksamhet och kommunicera med kunder, personal och leverantörer.
Du kommer att behöva arbeta snabbt för att förbereda och leverera policydokument, kontoavslöjande, domstolshandlingar och annan avgörande kommunikation.
I den här artikeln kommer vi att förklara varför dokumentgenerering är viktigt och hur det kan hjälpa dig att öka effektiviteten i ditt företag. Så låt oss komma igång direkt nu utan vidare!
Innehållsförteckning
Varför du behöver programvara för dokumentgenerering
Att använda programvara för dokumentgenerering har blivit avgörande för företag på grund av följande skäl.
Ditt team kommer att dra nytta av tidsbesparingarna
Att designa, redigera, skapa och importera dokument är bara några få uppgifter som snabbas upp av ett utmärkt automatiserat dokumentgenereringssystem. Detta frigör kritiska mänskliga resurser och minskar behovet av att tvinga utvecklingsteamet att skapa och felsöka processen.
Eliminerar fel och utelämnanden
Att automatisera alla procedurer som inkluderar många manuella datainmatningssteg minskar automatiskt sannolikheten för ett mänskligt misstag. Detsamma gäller för att skapa dokument.
Medarbetarna lär sig snabbare och kan regelbundet producera papper av högre kaliber när en användarvänlig lösning för att skapa högkvalitativa dokument erbjuds inom säljplattformen.
Ditt varumärke blir konsekvent
Ett enhetligt utseende och känsla i all företagskommunikation är avgörande för ett effektivt företags varumärke. Detta gäller för ditt företags papperskopia och elektroniska dokumentation, inte bara marknadsföringsmaterial.
Anställda kan producera mycket anpassningsbara utdata för en specifik klient samtidigt som de behåller en konsekvent företagsbild med hjälp av ett ljuddokumentgenereringssystem.
Funktioner i programvaran för dokumentgenerering
En bra programvara för dokumentgenerering innehåller följande funktioner:
Automatisk formatering och multipelformatering
Du kan snabbt ändra vilket dokument som helst för att ändra teckensnitt, storlek eller dokumenttyp (PDF, Docx, CSV), och det kommer inte att äventyra dokumentets integritet.
Eftersom många kunder har specifika preferenser om vilken typ av dokumentformat de använder, är detta en avgörande funktion. Se till att lösningen du väljer ger ett brett utbud av formateringsalternativ.
Enkel integration
Du kan snabbt slå samman dokument från många olika appar, inklusive JSON och XML, och integrera dem med andra program du ofta använder.
Som ett resultat blir datarouting mer ytlig och snabbare, och det är lättare att producera en färdig produkt med vetskap om att allt har gjorts korrekt.
Dynamiskt innehåll
En av de avgörande delarna av ett verktyg för att skapa dokument är förmågan att kombinera dynamiska intervall för att skapa ditt dokument. För att anpassa budskapet efter behov och nå rätt målgrupp bör du välja ett verktyg för att samla in rätt data och inkludera den i ditt dokument.
Efterlevnad och säkerhet
De bästa lösningarna kommer att erbjuda valet av säkerhets- och efterlevnadsprotokoll efter behov eller per dokument. Se till att din valda lösning använder säkra SSL-anslutningar och pålitliga, pålitliga brandväggar.
Nu när du vet hur sofistikerad programvara för dokumentgenerering ser ut, nedan är en lista över några av företagens allmänt använda dokumentgenereringsplattformar.
SmartDocuments
Låt oss börja med SmartDocuments, en plattform för automatisk dokumentskapande som tillåter implementering av smarta mallar som kan förnya dokumentarbetsflödet och därigenom förbättra produktiviteten.
Den kan enkelt integreras med Microsoft Teams och Sharepoint och sparar automatiskt dokumentet.
SmartDocuments kan automatiskt infoga kund- och produktdata från SAP i dokumenten vilket förkortar en avsevärd tid.
Med det praktiska verktyget SmartWizard kan du enkelt skapa och hantera standarddokumentmallarna, infoga data från externa system och stärka din företagsidentitet.
Tack vare funktionerna för dokumentskapande och mallhantering kan plattformen användas i olika branscher som myndigheter, juridik och rekrytering för att minska tiden och riskerna med att skapa dokument.
Docmosis
Docmosis tillhandahåller en snabb, pålitlig och skalbar dokumentgenereringsprocess med den smarta mallbaserade metoden. Du kan använda plattformsfunktionerna för att skapa personliga brev, fakturor, förslag, kontrakt, uttalanden och rapporter i PDF- och Word-format.
Den är utrustad med en självvärdad dokumentgenereringsmotor som framgångsrikt integreras med specialbyggda mjukvaruapplikationer och tredjepartsappar. Docmosis tillhandahåller en mängd funktioner för att effektivisera processen att skapa komplexa dokumentstrukturer.
- Använd Microsoft Word eller LibreOffice Writer för dokumentmallar.
- Skriv eller lägg till platshållare i vanlig text för allt dynamiskt innehåll.
- Lägg till text, bilder och tabeller, streckkod, QR-kod och mer.
- Lägg till anpassningsbara rapporter till mallarna.
Fastdok
Fastdok är en mångsidig programvara för att skapa dokument som kan användas inom olika sektorer, inklusive IT, Business, Education, Human Resources och mer, för att skapa de nödvändiga dokumenten.
Denna molnbaserade programvara för dokumentgenerering är snabb och enkel och visar sig vara effektiv för att skapa dokument för olika ändamål.
Det unika med Fastdok är dess automatiseringsprocess som ger dig färdiga dokument baserat på listan med frågor du svarar på.
Fastdok vägleder den digitala dokumentationsprocessen genom att tillhandahålla en uppsättning fokuserade frågeformulär, en tydlig uppsättning exempel och förklaringar med avsikten att hjälpa dig att skapa dokumenten på enklast möjliga sätt.
Edocgen
Edocgen tillhandahåller en flexibel dokumentgenereringsprocess genom att stödja datadriven dokumentautomation och erbjuda en rad enkla till komplexa mallar för att förbättra teamets produktivitet.
Denna programvara för dokumentgenerering är användarvänlig och garanterar att processen för att skapa dokument förändras, vilket ger bättre kommunikation och upplevelse till kunderna.
De viktigaste egenskaperna hos Edocgen är följande:
- Det genererar tusentals dokument i bulk genom att fylla i data från flera källor som JSON/XML/Excel, databaser och mer.
- Genererar automatiskt webbformulär från mallar för att skapa dokument.
- Stöder On-Demand-generering med REST API och laddar ner uttalanden i realtid.
- Det kan enkelt distribueras på plats eller i molnet för att köras på Azure, GCP eller AWS.
- Tillhandahåller dokumentmallar i PPTX, Microsoft Word, ifyllbar PDF och Excel-format.
Kryssruta
Pålitlig av namn som Deloitte, KPMG och BMW, Checkbox är en kraftfull allt-i-ett programvara för skapande och hantering av dokument som underlättar den tråkiga processen för att skapa dokument genom att effektivt minska tiden som ägnas åt att manuellt utarbeta och hantera dokumenten, vilket gör att ledningen kan fokusera på viktigare strategirelaterat arbete.
Kryssrutan undersöker och eliminerar eventuella fel i dokumentet genom att validera det mot de standardiserade mallarna. Kryssrutan låter dig också få omedelbara insikter, se godkännandestatus, få e-signaturer och få automatiska resultat om dokumentet du just skapat.
Verktyget underlättar också förhandlings- och inloggningsprocessen, förbättrar dokumentets handläggningstid och hjälper till att fatta datadrivna beslut.
Docshifter
Docshifter är ett centraliserat dokumentautomatiseringsprogram som hjälper till att hantera alla mallbaserade dokument och konvertera dem till PDF-format.
Verktyget är snabbt, skalbart och kompatibelt, och den automatiserade processen eliminerar behovet av att kopiera och klistra in data i dokumentmallarna och sparar dina värdesaker.
Docshifter är inte bara en plattform för att skapa dokument; det är också en PDF-konverteringsprogramvara som tar flera filformat från företaget som indata, berikar filerna och konverterar dem till PDF. Några av de hyllade funktionerna i Docshifter är följande:
- 10 gånger snabbare PDF-konvertering med minskade licens- och infrastrukturkostnader
- Kan integreras med befintliga verktyg med hjälp av inbyggda kopplingar eller Rest API
- Designa mallarna i Microsoft Word för att minska kostnaderna.
Templafy
Templafy är verktyget du behöver använda för att hantera hela dokumentrelaterade aktiviteter i ditt företag. Plattformen erbjuder en uppsättning moduler och mallar som också kan användas för att designa en lösning som uppfyller ditt företags behov.
Templafy erbjuder ett robust admincenter för företag att hantera alla aspekter av processen för att skapa affärsdokument. Det underlättar enkel hantering och distribution av fördesignade mallar, dokumenttillgångar, typsnitt och e-postsignaturer.
Stärk IT-infrastrukturer och leverera mer värde med säkra integrationer till befintliga dokumentinnehållsapplikationer. Templafy tillhandahåller följande funktioner till företagen för att uppfylla företagens individuella behov:
- Ett rikt bibliotek med företagsmallar och tillgångar i dokumentappar.
- Smart automatiseringsteknik som hjälper dynamiskt och exakt skapande av dokument.
- Skanna dokumenten och presentationerna automatiskt för att ta reda på föråldrat innehåll och kontrollera efterlevnad av regler.
- Dela, samarbeta och få tillgång till handlingsbara insikter för att optimera dokumentets prestanda.
Nintex
Byt till Nintex för att automatiskt skapa och dela alla företagsrelaterade dokument som kontrakt, arbetsorder och fakturor direkt från Salesforce eller Office 365. Detta eliminerar behovet av att kopiera och klistra in data och minimerar fel, och levererar därigenom exakta och kompatibla dokument till de avsedda mottagarna.
Nintex hjälper dig att automatisera processen för att skapa dokument genom att erbjuda följande funktioner:
- Automatisera dokumentskapandet utan att skriva kod för att förbättra effektiviteten.
- Använd fördesignade mallar på olika språk för att skapa dokument i Word-, Excel-, PowerPoint- och PDF-filformat.
- Effektivisera den interna granskningsgenereringen och dokumentsigneringsprocessen genom att automatisera dokumentdirigeringen.
- Koppla data dynamiskt från vilken källa som helst med hjälp av dokumentmallar och molnlagringslösningar som Salesforce, SharePoint och Box.
Pandadoc
Pandadoc är programvaran du bör lita på för att skapa, skicka och hantera HIPAA-, FERPA- och GDPR-kompatibla dokument utan att spendera mycket tid. Detta gör-det-själv-verktyg erbjuder massor av varumärkesmallar och anpassade teman för att påskynda processen att skapa viktiga dokument.
Pandadoc strävar efter att förenkla dokumentgenereringsprocessen och ser samtidigt till att varumärkets röst och stil bibehålls.
Den ägnar extra uppmärksamhet åt kreativitet och detaljer och erbjuder därför märkesmallar och specialdesignade teman, tillsammans med Canva-integrering som gör att du enkelt kan dra och släppa fantastiska designelement.
Pandadoc låter dig bädda in bländande videor, animerade GIF:er och en smart pristabell som ger kunden möjlighet att välja de tjänster de vill registrera sig för.
Dokument på ett enkelt sätt
Drivs av Salesforce, ger Docs Made Easy dig möjlighet att skapa robusta, sofistikerade och dynamiska dokument som påskyndar processen för att skapa dokument i din organisation.
Plattformen gör att du kan skapa presentationer, rapporter, offerter, fakturor, kontakter och så mycket mer genom att överföra data från ett standardobjekt till förformaterade mallar.
Docs Made Easy ökar produktiviteten för proffs genom att ge dem kraften att skapa effektiva dokument med hjälp av följande funktioner.
- Elegant synkroniserar salesforce-data för att automatisera dokumentgenerering.
- Extraherar data från CRM och anpassade objekt och slår samman med förformaterade mallar.
- Transporterar och levererar sömlöst professionella dokument snabbt och enkelt med bara några klick.
- Få ett meddelande direkt när en kund interagerar med ditt dokument.
Formstack
Formstack är ett annat alternativ för dig att checka ut för att automatisera dokumentgenereringsprocessen för din organisation. Verktyget minimerar kraven på pappersarbete för att skapa professionella och estetiskt tilltalande dokument som enkelt kan skickas praktiskt taget var som helst.
Tack vare den enkla dokumentskaparen och redigeraren som stöder dra-och-släpp-gesten kan du skapa otaliga dokument, såsom förslag, ansökningar, avtal och kontakter, inom några minuter. Formstack ger dig tillgång till följande funktioner:
- Lägg till villkorliga avsnitt för att visa eller dölja innehållet för tittaren.
- Generera flera dokument från en enda datakälla.
- Dela dokumenten var som helst eller ladda upp dem till en annan app direkt från Formstack-gränssnittet.
- Använd fördesignade mallar från biblioteket för att snabbt designa affärsdokument.
SDocs
Slutligen, på listan, har vi SDocs, en otroligt snabb och enkel programvara för dokumentgenerering byggd på Salesforce som erbjuder tillförlitlig säkerhet till organisationer. Verktyget är förlitat på av flera företag för att förbättra effektiviteten, minska felen och eliminera tråkigt dokumentrelaterat arbete.
Eftersom SDocs är en inbyggd lösning för att skapa dokument för Salesforce, lämnar data aldrig ekosystemet, vilket garanterar mer säkerhet och snabbare leverans av tjänster. Det är också möjligt att justera inställningarna för dokumentsynlighet för användarprofilerna och filtrera de dokument som de får skapa.
Plattformen är kraftfull med alla funktioner som du någonsin kommer att behöva för att effektivisera dokumentautomatiseringsprocessen. Den inbyggda dokumentredigeraren är användarvänlig och enkel att använda och enkel att använda utan att kräva ytterligare utbildning för att slutföra uppgifterna.
Slutsats
Artikeln kastar ljus över några av de robusta verktygen för dokumentskapande som finns på marknaden. När du väljer en för din organisation är det bäst att analysera kraven för ditt företag och sedan jämföra de verktyg och funktioner som dessa dokumentautomatiseringsverktyg erbjuder.
Intressant nog erbjuder de flesta av alternativen som listas här en gratis provperiod som du kan använda för att förstå om de levererar det utlovade eller inte.