Många företag använder tid- och faktureringsprogram för att kontrollera sin organisations finansiella och affärsrelaterade data.
Som teamchef förstår du förmodligen vikten av tidsregistrering och fakturering. Du kommer att vilja se till att dina teammedlemmar arbetar effektivt och att din faktureringsprocess har ett strömlinjeformat flöde.
Men det är helt enkelt inte möjligt för en att manuellt utföra dessa ärenden effektivt. Här är den bästa tid- och faktureringsmjukvaran för att spåra lagets tid för att underlätta tidsspårning.
Den här artikeln talar om tid och faktureringsprogram, från vad de är till fördelarna med att integrera en och några utmärkta program som hjälper dig att öka effektiviteten i ditt arbetsflöde.
Men innan dess, låt oss förstå,
Innehållsförteckning
Hur definieras fakturerbara timmar?
Fakturerbara timmar definieras som antalet timmar ett företag har ägnat åt att arbeta för en kund. Det kan beräknas per projekt, eller det kan vara en generell beräkning.
För att beräkna fakturerbara timmar måste du först spåra antalet timmar anställda arbetar på varje projekt. För detta kan du använda tidspårningsprogramvara eller manuellt genom att låta anställda skicka in tidrapporter (vilket dock är ganska tråkigt).
När timmarna har spårats kan du bestämma vilka timmar som debiteras kunden. Avgifterna beror på typen av projekt, vilket kontrakt företaget har med kunden och företagets policyer.
Vilka är ineffektiviteterna i att mäta det manuellt?
Att mäta faktureringstimmar och tid kan bli överväldigande när man försöker göra det manuellt. Flera ineffektiviteter förväntas inträffa:
- Det kan vara svårt att exakt spåra antalet arbetade timmar på ett projekt, särskilt för varje anställd. Det kan leda till över- eller underfakturering av kunder.
- Att manuellt spåra fakturerbara timmar är tidskrävande och stressande. Det kräver stor ansträngning och kan distrahera från att arbeta med projekt.
- Den innehåller ett pappersspår som kan bli skrämmande att hantera och har chanser att gå vilse eller tappa bort.
- Du kan känna dig stressad samtidigt som du säkerställer att anställda korrekt rapporterar sina arbetade timmar.
- Att bestämma lönsamheten för ett projekt kan också vara lite utmanande. När du har mycket på bordet kan en beräkning av varje projekts faktureringsgrad leda till felaktig fakturering.
Vilka är de största fördelarna med programvara för tid och fakturering?
Det finns en handfull förmåner och faktureringsprogram som du inte vill missa. Det inkluderar:
Förbättrad ansvarighet
Genom att hålla reda på dina fakturerbara timmar kan du fakturera dina kunder korrekt och säkerställa att du får betalt för allt ditt arbete. Programvaran kan hjälpa dig att spåra utgifter. Denna information kan hålla din budget på rätt spår och säkerställa att du inte spenderar mer än du har råd med.
Dessutom kan du enkelt hantera flera projekt samtidigt. Det kan hjälpa till att hålla projekten på rätt spår och säkerställa snabb leverans.
Effektivisera betalningar
Istället för att behöva hålla reda på fakturor och betalningar manuellt kan programvaran göra allt åt dig. Det kan frigöra mycket av din tid så att du kan fokusera på fler aspekter av ditt företag.
En annan fördel är att undvika sena betalningar. Om du manuellt spårar betalningar finns det chanser att missa en betalning. Det kan skada ditt företags rykte och göra det svårt att hålla sig flytande ekonomiskt. Med programvara för tids- och faktureringsspårning kan du ställa in påminnelser för när betalningar förfaller så att du aldrig missar en betalning igen.
Fångar data
När du spårar din tid och faktureringsdata skapar du en historisk registrering av ditt arbete.
Det kan vara fördelaktigt för en mängd olika ändamål, såsom:
- Identifiera trender i dina arbetsmönster
- Analysera din arbetsprocess för att hitta ineffektivitet
- Rekonstruera din arbetshistorik för fakturering eller andra ändamål
Minska driftskostnaderna
En programvara för tids- och faktureringsspårning kan hjälpa dig att minska driftskostnaderna genom att automatisera dina tjänsters spårnings- och faktureringsprocess. Det låter dig spara tid och pengar genom att minska behovet av manuell datainmatning och fakturering.
Bättre teamproduktivitet
Genom att spåra tiden dina anställda lägger ner på olika uppgifter kan du bättre förstå vart ditt teams tid tar vägen. Denna information kan användas för att justera ditt teams arbetsflöde, för att säkerställa att de är så produktiva som möjligt.
Måste-ha-funktioner i en tid- och faktureringsprogram
När du väljer programvara för tid och fakturering finns det några viktiga funktioner du bör leta efter för att säkerställa att programvaran passar ditt företag. En tid- och faktureringsprogramvara bör helst ha följande funktioner:
Uppgiftsuppgift
En tid- och faktureringsprogramvara måste ha en uppgiftstilldelningsfunktion där du kan tilldela uppgifter till dina teammedlemmar och ge dem tillgång till att övervaka framstegen. Programvaran måste också tillåta dig att se uppgifter som tilldelats varje individ och spåra framstegen för varje uppgift.
Tidsspårning — fakturerbara och icke fakturerbara timmar
Alla företag som tillhandahåller timtjänster behöver tid och faktureringsprogram för att spåra antalet fakturerbara och icke-fakturerbara timmar. Det tillåter oss att korrekt fakturera kunder för de tjänster som tillhandahålls och hjälper företag att identifiera områden där anställda tillbringar tid.
Faktureringsrapporter
Faktureringsrapporter är viktiga, så att du kan spåra intäkter och utgifter. Utan den här funktionen skulle företagen behöva generera rapporter manuellt, vilket är tidskrävande och risk för fel.
Faktureringsrapportfunktionen hjälper till att generera rapporter för en specifik period och inkluderar all relevant information, såsom datum, tid, fakturerat belopp och betalningsstatus.
Fakturagenerering
Att ha programvara som kan generera fakturor automatiskt kommer att spara tid och krångel. Den här funktionen gör det enklare att se till att du fakturerar dina kunder korrekt.
Tillgänglighet via mobil
Programvara för tid och fakturering bör ha mobil tillgänglighet för att göra det enkelt för upptagna proffs att spåra sin tid och fakturerbara timmar. Det kan vara en livräddare för människor som ofta arbetar utanför kontoret och inte alltid har tillgång till en dator.
Överkomlig prissättning
Bra tid- och faktureringsprogram är en med en överkomlig prisstruktur och ett gäng relevanta funktioner. Prissättningen måste vara transparent och flexibel, utan dolda avgifter eller långtidskontrakt.
En gratis provperiod bör erbjudas för att hjälpa potentiella kunder att prova det innan ett köp gör alltid susen!
En bra kundsupport
Kvaliteten på kundsupporten återspeglar hur dedikerade de är att höra sina kunders problem. Innan du gör ett köp, kolla om deras kundsupport och läs recensioner för att kontrollera om de är på tal!
Här är listan över de bästa tid- och faktureringsmjukvaran:
Clockify Me
Letar du efter ett allt-i-ett fakturerings- och spårningsverktyg? Din jakt slutar här! Clockify är en klassens bästa tid- och faktureringsprogramvara som låter dig enkelt spåra fakturerbara timmar och gör det smidigt att beräkna faktureringstimmar samtidigt som man utesluter icke fakturerbara timmar.
Varje funktion i Clockify är designad för att förenkla din faktureringsprocessen. Du kan effektivisera arbetsbelastningen genom att sätta upp projekt, spåra och skapa fakturor.
Oavsett om du är en småföretagare, en nystartad eller ett företag, kommer detta verktyg garanterat att erkänna dina krav. Inte bara detta utan du får information om värdefulla insikter om kunders lönsamhet.
Den bästa delen? Clockify är helt gratis för alla att använda.
Zoho faktura
Zoho Invoice är ett av de bästa tids- och faktureringsverktygen som hjälper dig att övervaka den tidsinvestering som görs av varje individ eller hela teamet. Detta verktyg kan drastiskt optimera din fakturerings- och spårningsprocess.
Zoho Invoice har dykt upp som ett faktureringsverktyg för att gå till faktura och tidrapport. Med denna programvara kan du tilldela uppgifter till ditt team, hantera projekt och öka ditt teams produktivitet. Du kan skapa ett strukturerat arbetsflöde med hjälp av Zohos avancerade rapporteringsfunktion.
Används huvudsakligen av småföretag, Zoho, den bästa faktureringsmjukvaran, är gratis.
Scoro
Scoro är byggt för att uppfylla ett företags behov för att effektivt hantera tid och effektivisera fakturor. Det är lätt att använda och förstå för alla i teamet.
Det ger dig också automatiska genereringstidsrapporter för alla i teamet, vecko- och månadsstatistik för dina faktureringsbehov och en bra översikt över vilka projekt som förbrukar mest av dina resurser.
Mina timmar
Med prisvärda planer, ett intuitivt gränssnitt och imponerande funktioner har Myhours blivit ett välkänt verktyg för spårning av lönehantering.
Myhours låter dig spåra ditt teams aktiviteter utan att spendera timmar på flera verktyg. Med det här verktyget kan du hantera hela ditt team från ett ställe och få en tydlig bild av deras övergripande aktivitet.
Detta fakturerings- och spårningsverktyg låter dig skapa rapporter för alla projekt du har arbetat med för enskilda kunder. Du kan också få en tjuvtitt på dina teammedlemmars tillgänglighet så att du kan hålla dig informerad om vem du ska gå till när du vill outsourca.
Med det här verktyget kan du öka ansvarigheten genom att dela automatiska rapporter med dina kunder och vårda relationer med dem.
Bill4time
Bill4time är utformad för att hjälpa dig med fullständig insyn i hela driften av ditt arbetsflöde. Med ett rent användargränssnitt är det enkelt för företag att använda sin instrumentpanel och få avancerad analys.
Bill4time låter dig komma åt all data med bara ett klick och eliminerar behovet av verktyg och kalkylblad. Den utrustar dig med realtidsinsikter och avancerade KPI:er för att hålla jämna steg med ditt företags prestanda. Det här verktyget är byggt med byråer i åtanke.
Anpassa och ställ in återkommande fakturor, registrera utgifter och organisera dem med denna programvara. Bill4time erbjuder tre betalplaner: Time & Billing, Legal Pro och Legal Enterprise.
Toggl
Toggl är ännu ett kostnadseffektivt program för tidsspårning och fakturering. Den är byggd för att tillgodose företag som vill hantera återkommande processer, övervaka tid som investeras i varje aktivitet och skapa en organiserad struktur för ditt arbete.
Den här programvaran minskar din tid på den vardagliga aktiviteten att spåra tid och fakturering, ger dina teammedlemmar ett sömlöst arbetsflöde för att logga tid och fakturering, och gör att du kan arbeta i en miljö som är intuitiv och enkel att använda.
Med Toggl kan du spara tid från att skriva in tidrapporter igen och fakturera, minska revisionstiden och förbättra effektiviteten. De har en gratis plan, en startplan, en premiumplan och en anpassningsbar plan.
Getcanopy
Getcanopy är en fantastisk faktureringsprogramvara för tjänstebaserade industrier. Detta fantastiska verktyg är för företag som inte gillar att slösa tid på arbetsflöden och som saknar ett centralt system för att hantera sin tid på ett projekt.
Med Getcanopy är det enkelt att kontrollera den tid alla spenderar på varje projekt. Dessutom får du ett fågelperspektiv över ditt teams framsteg och kan se till att alla gör sin del med detta verktyg.
En annan stor egenskap hos Getcanopy är dess färdiga anpassade rapporter och faktureringsmallar. Getcanopy har många betalplaner och tillägg baserade på några avancerade funktioner, tillsammans med en gratis plan.
Nutcache
Nutcache är en multifunktionslösning som hjälper företag med projektbudgetering, kostnadshantering och tidrapporthantering på språng.
Denna väldesignade programvara kan enkelt konfigurera din tidsregistrering, fakturering och kontofakturering, se den faktiska tiden som spenderas på din kunds projekt och generera korrekta fakturor. Dessutom kan du skicka påminnelser om förfallna fakturor och betalningsförseningsdata och acceptera betalningar med det här verktyget.
Förutom tidsspårning och faktureringsfunktioner kommer Nutcache också med många automationsfunktioner och projektspårningsverktyg. Beroende på dina krav och företagsstorlek kan du välja en från deras gratis-, proffs- och företagsplaner.
Beebole
Beebole är känt för sitt robusta verktyg för tidsspårning av projekt som syftar till att hjälpa företag av alla storlekar att optimera sin produktivitet.
Ställ in projekten på Beebole och börja fylla dina fakturerbara timmar när som helst, var som helst. Du kan till och med arbeta nu och fylla i tidrapporterna senare med deras lagrade rapporter. Teammedlemmar kan se och uppdatera sina tidsloggar och teamtilldelning.
Replikon
Replicon är fokuserat på att ta bort stressen från tidrapportfakturering. Det ger dig hela summan av dina fakturerbara timmar till hands och låter dig spåra projektförlopp, budget och lönsamhet på ett ställe.
Replicon räddar dig från onödig huvudvärk och tid, är en prisvärd, effektiv och skalbar lösning som erbjuder dig allt du behöver från ett tidsspårnings- och faktureringsverktyg.
Från projektuppskattningar till utgiftsspårning till detaljerade rapporter som är delbara och en kundportal också, Replicon har levt upp till förväntningarna. De har tre betalda planer, från ett projektledningsverktyg till en professionell tjänsteautomatiseringssvit.
Tidsfaktureringsapp
Timebilling-appen kan förbättra din arbetskvalitet genom att skapa en organiserad arbetsyta. Ditt team kan spåra tid och fakturering samtidigt som de plingar användare för att ange arbetad tid i realtid. Med intuitiva instrumentpaneler ger Timebilling dig rollbaserad åtkomst till teammedlemmarna. Det låter också alla komma åt och spåra deras framsteg när som helst, var som helst i världen.
Tidsloggar och fakturor genereras automatiskt, vilket innebär att ingen mer tid läggs på fakturering. Alla tidsloggar lagras i ditt privata moln, så det finns ingen mardröm för export eller backup.
Slutsats
Även om marknaden har ett överflöd av tid och faktureringsprogram, anses endast ett fåtal lämpliga för ditt företag. Programvara för tidsspårning kan användas för en mängd olika ändamål. Du kan spåra uppgifter och fakturerbara timmar, övervaka anställdas produktivitet och skapa löner med den bästa tid- och faktureringsmjukvaran.
Dessutom får du rapporter om hur ditt team spenderar sin tid, så att du kan optimera effektiviteten.
Från den väl undersökta listan ovan med 11 verktyg är du fri att välja det som verkar vara perfekt för ditt företag. Medan du gör det, glöm inte att kontrollera om de pratar!
Du kan också utforska några bästa bokföringsprogram för små till stora företag.