Hantera Företagets Ekonomi Effektivt med Tid- och Faktureringsprogram
Många företag förlitar sig på programvara för tid- och fakturering för att ha kontroll över sina finansiella och affärsmässiga data.
Som teamledare är du medveten om betydelsen av noggrann tidsregistrering och smidig fakturering. Du vill att dina teammedlemmar ska arbeta effektivt och att faktureringsprocessen ska flyta utan problem.
Det är ineffektivt och nästan omöjligt att hantera dessa uppgifter manuellt. Här presenterar vi de bästa programvarorna för tid- och fakturering som underlättar tidsregistrering och ökar effektiviteten.
Denna artikel utforskar vad tid- och faktureringsprogram är, fördelarna med att använda det och lyfter fram några utmärkta alternativ som kan förbättra ditt arbetsflöde.
Låt oss börja med att definiera vad fakturerbara timmar innebär:
Vad menas med fakturerbara timmar?
Fakturerbara timmar avser den tid ett företag har ägnat åt arbete för en kund. Det kan beräknas antingen per specifikt projekt eller som en generell sammanställning.
För att räkna ut fakturerbara timmar behöver du spåra hur många timmar varje anställd har arbetat på varje projekt. Det kan göras med hjälp av tidsregistreringsprogramvara eller manuellt genom att låta de anställda skicka in tidrapporter – vilket kan vara en tidskrävande process.
När arbetstimmarna är registrerade kan du bestämma vilka timmar som ska faktureras kunden. Avgifterna beror på projektets karaktär, det avtal som finns mellan företaget och kunden samt företagets egna policyer.
Vilka brister finns i manuell tidsregistrering?
Att manuellt mäta fakturerbara timmar kan snabbt bli överväldigande. Det finns flera ineffektiviteter som ofta uppstår:
- Det är svårt att exakt spåra antalet timmar som arbetats på ett projekt, i synnerhet för varje enskild anställd. Detta kan leda till att kunder över- eller underfaktureras.
- Manuell tidsregistrering är både tidskrävande och stressande. Det kräver mycket ansträngning och tar fokus från själva arbetet med projekten.
- Den skapar ett pappersspår som är svårt att hantera och lätt kan gå förlorat.
- Det är stressigt att säkerställa att anställda rapporterar sina arbetade timmar korrekt.
- Det kan också vara utmanande att bedöma lönsamheten för ett projekt. Med många bollar i luften kan beräkningen av faktureringsgraden för varje projekt leda till felaktig fakturering.
Vilka är de största fördelarna med tid- och faktureringsprogram?
Det finns en rad fördelar med tid- och faktureringsprogram som du inte vill missa. Här är några av de viktigaste:
Ökat ansvar
Genom att noggrant registrera dina fakturerbara timmar kan du säkerställa att du fakturerar dina kunder korrekt och att du får betalt för allt ditt arbete. Programvaran kan också hjälpa dig att spåra utgifter. Den här informationen hjälper dig att hålla din budget på rätt spår och undvika att spendera mer än du har råd med.
Dessutom kan du enkelt hantera flera projekt samtidigt, hålla dem på rätt spår och säkerställa snabb leverans.
Effektivare betalningar
Istället för att manuellt hålla reda på fakturor och betalningar, kan programvaran göra det åt dig. Detta frigör värdefull tid som du kan använda till att fokusera på andra aspekter av ditt företag.
En annan fördel är att du undviker sena betalningar. Om du spårar betalningar manuellt är det lätt att missa en förfallodag. Det kan skada ditt företags rykte och göra det svårt att hålla dig ekonomiskt flytande. Med programvara för tid- och faktureringsspårning kan du ställa in påminnelser för när betalningar förfaller, så att du aldrig missar en betalning.
Datainsamling
När du spårar din tid- och faktureringsdata bygger du upp en historisk registrering av ditt arbete.
Denna information kan vara värdefull för olika ändamål, till exempel:
- Att identifiera mönster i dina arbetsvanor
- Att analysera din arbetsprocess för att hitta ineffektivitet
- Att rekonstruera din arbetshistorik för fakturering eller andra ändamål
Minskade driftskostnader
En programvara för tid- och faktureringsspårning kan bidra till att minska driftskostnaderna genom att automatisera spårnings- och faktureringsprocessen. Det sparar både tid och pengar genom att minimera behovet av manuell datainmatning och fakturering.
Bättre teamproduktivitet
Genom att spåra hur mycket tid dina anställda lägger på olika uppgifter får du en tydligare bild av hur ditt teams tid används. Denna information kan hjälpa dig att optimera arbetsflödet och säkerställa att teamet är så produktivt som möjligt.
Viktiga funktioner i en bra programvara för tid- och fakturering
När du väljer programvara för tid- och fakturering finns det några viktiga funktioner att leta efter för att säkerställa att programvaran passar ditt företag. En bra programvara bör ha följande funktioner:
Uppgiftshantering
En tid- och faktureringsprogramvara måste ha en funktion för uppgiftshantering där du kan tilldela uppgifter till dina teammedlemmar och ge dem möjlighet att övervaka framstegen. Programvaran ska också visa vilka uppgifter som tilldelats varje person och spåra framstegen för varje uppgift.
Tidsregistrering — Fakturerbara och icke-fakturerbara timmar
Alla företag som säljer timbaserade tjänster behöver programvara för tids- och fakturering för att kunna spåra fakturerbara och icke-fakturerbara timmar. Det är nödvändigt för att kunna fakturera kunderna korrekt och hjälper företaget att identifiera områden där anställda lägger sin tid.
Faktureringsrapporter
Faktureringsrapporter är viktiga för att spåra intäkter och utgifter. Utan den här funktionen skulle företagen behöva skapa rapporter manuellt, vilket är tidskrävande och riskerar att leda till fel.
Med en faktureringsrapportfunktion kan du generera rapporter för en specifik period som inkluderar all relevant information, som datum, tid, fakturerat belopp och betalningsstatus.
Fakturagenerering
En programvara som automatiskt kan generera fakturor sparar tid och besvär. Det gör det enklare att säkerställa att du fakturerar dina kunder korrekt.
Mobil tillgänglighet
En bra programvara för tid- och fakturering bör ha mobil tillgänglighet för att göra det enkelt för upptagna yrkespersoner att spåra sin tid och fakturerbara timmar, även när de inte befinner sig vid sin dator.
Prisvärdhet
En bra tid- och faktureringsprogramvara bör ha en prisvärd struktur med ett relevant utbud av funktioner. Priserna ska vara transparenta och flexibla, utan dolda avgifter eller långa bindningstider.
En kostnadsfri testperiod bör erbjudas så att potentiella kunder kan testa programmet innan de bestämmer sig för ett köp!
Bra kundsupport
Kvaliteten på kundsupporten visar hur engagerade företaget är i sina kunder. Innan du gör ett köp, kontrollera deras kundsupport och läs recensioner för att se om de är pålitliga!
Här är en lista över de bästa programvarorna för tid- och fakturering:
Clockify Me
Söker du ett komplett fakturerings- och spårningsverktyg? Clockify är en förstklassig programvara som hjälper dig att enkelt spåra fakturerbara timmar och exkludera icke-fakturerbara timmar.
Varje funktion i Clockify är utformad för att förenkla din faktureringsprocess. Du kan effektivisera arbetsflödet genom att skapa projekt, spåra tid och generera fakturor.
Oavsett om du är ett litet företag, en nystart eller ett etablerat företag, kan Clockify anpassas efter dina behov. Du får värdefull information om lönsamheten för dina kunder.
Det bästa av allt? Clockify är helt gratis att använda för alla.
Zoho Invoice
Zoho Invoice är ett av de bästa verktygen för tids- och fakturering som hjälper dig att övervaka den tid som varje individ eller team lägger ner. Det kan optimera din fakturerings- och spårningsprocess avsevärt.
Zoho Invoice har vuxit fram som ett pålitligt verktyg för fakturering och tidsrapportering. Med denna programvara kan du tilldela uppgifter till ditt team, hantera projekt och öka produktiviteten. Du kan skapa ett strukturerat arbetsflöde med hjälp av Zohos avancerade rapporteringsfunktion.
Zoho Invoice används främst av småföretag och är gratis.
Scoro
Scoro är utformat för att uppfylla företagets behov av att effektivt hantera tid och fakturering. Det är lätt att använda och förstå för alla i teamet.
Det ger dig också automatiska tidsrapporter för alla i teamet, veckovis och månadsvis statistik för fakturering och en översikt över vilka projekt som använder mest resurser.
Myhours
Med prisvärda planer, ett intuitivt gränssnitt och imponerande funktioner har Myhours blivit ett populärt verktyg för spårning av löner.
Myhours låter dig spåra ditt teams aktiviteter utan att behöva använda flera olika verktyg. Med Myhours kan du hantera hela teamet från ett ställe och få en tydlig bild av deras aktiviteter.
Detta fakturerings- och spårningsverktyg låter dig skapa rapporter för alla projekt du har arbetat med för enskilda kunder. Du kan även få information om teammedlemmarnas tillgänglighet för att kunna planera din outsourcing.
Myhours ökar ansvaret genom att automatiskt dela rapporter med dina kunder, vilket bidrar till att upprätthålla goda affärsrelationer.
Bill4time
Bill4time är utformat för att ge dig full insyn i hela ditt arbetsflöde. Med ett enkelt användargränssnitt är det lätt att använda och få tillgång till avancerade analyser.
Med Bill4time har du tillgång till all data med bara ett klick, vilket eliminerar behovet av andra verktyg och kalkylblad. Det ger dig realtidsinformation och avancerade KPI:er som hjälper dig att hålla koll på företagets resultat. Verktyget är särskilt utformat för byråer.
Anpassa och ställ in återkommande fakturor, registrera utgifter och organisera dem med denna programvara. Bill4time erbjuder tre olika betalplaner: Time & Billing, Legal Pro och Legal Enterprise.
Toggl
Toggl är ytterligare ett kostnadseffektivt program för tidsspårning och fakturering. Det är utformat för att möta behoven hos företag som vill hantera återkommande processer, övervaka tiden som läggs på varje aktivitet och skapa en organiserad struktur för arbetet.
Denna programvara minskar tiden du lägger på rutinmässig tidsspårning och fakturering, ger dina teammedlemmar ett smidigt arbetsflöde för att registrera tid och fakturering, och ger dig möjlighet att arbeta i en miljö som är både intuitiv och lättanvänd.
Med Toggl kan du spara tid på manuell inmatning av tidrapporter och fakturering, minska tiden som läggs på revisioner och förbättra effektiviteten. De erbjuder en gratis plan, en startplan, en premiumplan och en anpassningsbar plan.
Getcanopy
Getcanopy är en utmärkt faktureringsprogramvara för tjänstebaserade företag. Verktyget passar bra för företag som inte vill lägga tid på onödig administration och som behöver ett centralt system för att hantera tid på projekt.
Med Getcanopy är det enkelt att kontrollera hur mycket tid varje person lägger på ett projekt. Dessutom får du en överblick över teamets framsteg och kan säkerställa att alla gör sin del.
En annan stor fördel med Getcanopy är de anpassningsbara rapporterna och fakturamallarna. Getcanopy erbjuder olika betalplaner och tillägg baserat på avancerade funktioner, samt en gratis plan.
Nutcache
Nutcache är en multifunktionell lösning som hjälper företag med projektbudgetering, kostnadshantering och tidrapportering.
Denna välutformade programvara gör det enkelt att konfigurera din tidsregistrering, fakturering och kontofakturering, se hur mycket tid som faktiskt lagts på kundens projekt och generera korrekta fakturor. Dessutom kan du skicka påminnelser om förfallna fakturor och betalningsförseningsdata samt ta emot betalningar.
Utöver tidsspårning och fakturering har Nutcache även många automatiseringsfunktioner och verktyg för projektspårning. Beroende på dina behov och företagets storlek kan du välja mellan deras gratis-, pro- och företagsplaner.
Beebole
Beebole är känt för sitt robusta verktyg för tidsspårning av projekt, som är utformat för att hjälpa företag av alla storlekar att optimera sin produktivitet.
Ställ in dina projekt i Beebole och börja registrera dina fakturerbara timmar när som helst och var som helst. Du kan även arbeta nu och fylla i tidsrapporterna senare med deras lagrade rapporter. Teammedlemmar kan se och uppdatera sina tidsloggar och teamtilldelningar.
Replicon
Replicon fokuserar på att ta bort stressen från faktureringen. Det ger dig tillgång till alla dina fakturerbara timmar och låter dig spåra projektets framsteg, budget och lönsamhet på ett ställe.
Replicon erbjuder en prisvärd, effektiv och skalbar lösning som ger dig allt du behöver från ett tidsspårnings- och faktureringsverktyg. Med Replicon slipper du onödig administration.
Från projektuppskattningar till kostnadsspårning, detaljerade delbara rapporter och en kundportal, Replicon lever upp till förväntningarna. De har tre betalda planer, från ett verktyg för projekthantering till en professionell automatiseringssvit.
Timebilling-appen
Timebilling-appen kan förbättra din arbetskvalitet genom att skapa en organiserad arbetsplats. Ditt team kan spåra tid och fakturering samtidigt som de får påminnelser om att ange arbetad tid i realtid. Med intuitiva instrumentpaneler ger Timebilling dig rollbaserad åtkomst till teammedlemmarna. Det låter också alla komma åt och spåra sina framsteg när som helst och var som helst i världen.
Tidsloggar och fakturor genereras automatiskt, vilket innebär att ingen extra tid behöver läggas på fakturering. Alla tidsloggar lagras i ditt privata moln, vilket innebär att du inte behöver oroa dig för att exportera eller säkerhetskopiera dem.
Slutsats
Det finns ett stort utbud av tid- och faktureringsprogram på marknaden, men endast ett fåtal är lämpliga för just ditt företag. Programvara för tidsspårning kan användas för många olika ändamål. Du kan spåra uppgifter och fakturerbara timmar, övervaka anställdas produktivitet och skapa löner med den bästa tid- och faktureringsprogramvaran.
Dessutom får du rapporter som visar hur ditt team spenderar sin tid, vilket gör det möjligt för dig att optimera effektiviteten.
Utifrån den noggrant undersökta listan med 11 verktyg kan du fritt välja det som passar ditt företag bäst. Glöm inte att se om de uppfyller dina behov!
Du kan också utforska de bästa bokföringsprogrammen för små till stora företag.