Effektiv projektledning förutsätter välfungerande strategier för varje delprocess, från planeringens inledning till det slutgiltiga färdigställandet. Programvara för projekthantering är ett oumbärligt verktyg som hjälper till att strukturera och leda projektets olika aspekter genom hela dess livscykel.
Den övergripande processen är allt annat än enkel; den kräver samarbete och insatser från samtliga teammedlemmar för att arbeta produktivt och leverera ett kvalitativt projekt i tid. Projektledare och teamledare lägger därför mycket energi på att samordna alla delar.
Även en liten felaktighet eller ett misstag kan få konsekvenser för hela teamet vad gäller kvalitet och leveranstider, vilket i sin tur kan skada företagets anseende och arbetskultur.
Genom att använda ett verktyg för projektledning kan du undvika dessa risker och ineffektivitet och säkerställa att projektet slutförs i tid med nöjda kunder.
Låt oss undersöka vad dessa verktyg innebär och hur de kan vara till hjälp.
Vad är programvara för projektledning?
Programvara för projekthantering är ett instrument som stödjer projektplanering, resurstilldelning, tidsplanering av uppgifter och förbättrar samarbetet inom teamet. Det ger även projektledare, användare och intressenter möjlighet att hantera budgetering och kostnader, dokumentation, kvalitetskontroll och administration på ett korrekt sätt.
Ett projekthanteringsverktyg är specifikt utvecklat för att öka teamets produktivitet och säkerställa att projekt levereras i tid med hög kvalitet. Här är några av de vanligaste funktionerna i programvara för projekthantering:
- Projektplanering
- Tidsplanering av uppgifter
- Resurstilldelning
- Framstegsspårning
- Skapa färdplaner
- Felrapportering
- Budgetering
- Säkerhet och dataskydd
- Releasplanering
- Rapportering och analys
Varför är programvara för projektledning nödvändig?
Organisationer med ett flertal projekt och stora team kan stöta på utmaningar i sina projekt. Det finns många uppgifter som kräver uppmärksamhet, från idéutveckling och planering till genomförande och leverans. Varje steg är av vital betydelse för att leverera ett högkvalitativt projekt och för att kunderna ska vara nöjda och fortsätta gynna verksamheten.
Att utföra alla uppgifter manuellt är tidskrävande, dyrt och kräver mycket arbete. Det finns också en risk att missa deadlines eller att kvaliteten kompromissas på grund av bristfällig projektledning.
Programvara för projektledning bidrar till att effektivisera den övergripande processen för att genomföra ett projekt. Det ger möjlighet att optimera varje steg så att projekten kan levereras i tid utan att kvaliteten försämras. Det stärker kundrelationerna, bygger förtroende och bidrar till ett starkt varumärkes anseende.
Här är några av fördelarna med att använda ett verktyg för projekthantering:
Effektiviserar arbetsflödet
Genom att använda ett verktyg för projekthantering kan man effektivisera arbetsflödet genom hela projektets livscykel. Det minskar behovet av manuella och repetitiva uppgifter som är både irriterande och tidskrävande. Istället kan verktyget automatisera flera olika processer.
Det blir enkelt att tilldela uppgifter, schemalägga dem på ett effektivt sätt, övervaka utförandet, spåra framstegen, integrera med andra verktyg som redan används och dra nytta av andra funktioner för att slutföra projekten framgångsrikt inom kortare tid och med förstklassig kvalitet.
Centraliserar all information i verktyget
När ett projekt påbörjas finns det en risk för missförstånd och felaktig information. Detta kan leda till att medarbetarna känner sig överväldigade av arbetsbördan, antalet filer och att projektets mål framstår som avlägsna.
Med ett effektivt verktyg för projektledning som har en centraliserad kontrollpanel kan alla teammedlemmar hålla sig informerade genom att dela information via verktyget. På det viset fungerar teamet utan avbrott, förvirring och risken för utbrändhet minskar.
Främjar smidig kommunikation
Bristfällig kommunikation kan leda till ineffektivitet i projekten. Det kan orsaka missförstånd, konflikter och är i regel oönskat i arbetet. Att utbyta information via e-post är en långsam process och ibland kan det dröja innan man får svar när man behöver dem snabbt.
Ett projekthanteringsverktyg främjar kommunikationen inom teamet genom att teammedlemmarna kan kommentera projektet direkt, ha konstruktiva diskussioner och snabbt ge återkoppling, samtidigt som datasäkerheten garanteras.
Ökar transparensen inom teamet
Att upprätthålla transparens inom teamet bygger förtroende och främjar ett bättre samarbete. Om uppgifter, processer och framsteg inte är tydliga för alla skapas osäkerhet och extraarbete i form av spårningsprocesser vid varje steg.
Med ett projekthanteringsverktyg kan man öka transparensen och alla som är involverade i projektet blir medvetna om projektets status och processer. Det hjälper dem att förstå sina nästa steg och att organisera sina uppgifter på ett effektivt sätt.
Ökar kostnadseffektiviteten
Manuella och repetitiva processer kräver inte bara tid utan också ansträngning och pengar. Genom att använda en enda programvara för att planera och organisera uppgifter, samarbeta med andra och se framsteg med hjälp av centraliserad information sparar man både tid och pengar.
Fördelar med självhostade verktyg för projektledning 👍
När man börjar leta efter den bästa programvaran för projektledning upptäcker man att det finns många alternativ. Man kan välja programvara baserat på teamets storlek, budget och krav. Det går att välja mellan självhostad eller SaaS-baserad programvara.
Fördelen med självhostad programvara är att källkoden är fritt tillgänglig för alla och man kan även ändra och distribuera den efter eget behov. Öppen källkod och kostnadsfria verktyg för projekthantering ger möjlighet att manipulera koden och optimera programvaran genom att lägga till fler funktioner, åtgärda fel etc.
Här är några kostnadsfria verktyg för projekthantering med öppen källkod som kan vara värda att överväga.
OpenProject
OpenProject är en flexibel, effektiv programvara för projektledning med öppen källkod som kan användas på olika sätt. Den ger dig möjlighet att skydda din integritet med högsta standarder för sekretess och datasäkerhet. Genom att installera den i din egen infrastruktur får du fullständig kontroll och äganderätt över dina data.
Verktyget ger dig insikt i alla dina data och dess lagring utan yttre påverkan. Det underlättar för teamet att arbeta på ett mer produktivt, trevligt och enkelt sätt. Dessutom kommer teamet att kunna följa sitt arbete för att uppnå bättre resultat samtidigt som de kan organisera uppgifter snabbt och delegera dem till alla inom teamet.
I OpenProject finns allting samlat på ett ställe vilket underlättar kommunikationen. Optimera kreativiteten och erfarenheten hos dina teammedlemmar med hjälp av gemensamma tidslinjer för att visualisera och skapa projektplaner.
Genom att analysera de detaljerade aktiviteterna kan man utveckla en plan och informera alla om hur de ska fortsätta och när projektet ska levereras. Agila team kan mäta, lära sig och bygga för att snabbare leverera ett bättre resultat för varje iteration.
OpenProject tillhandahåller de verktyg som behövs för metoder som Kanban och Scrum samt agil produktutveckling. Det finns en stor gemenskap för utvecklare, entusiaster av öppen källkod, företag etc. där de kan hitta den perfekta lösningen med möjlighet att välja mellan lokala och flexibla värdalternativ.
Företagets egna lösningar ger tillgång till professionell support och säkerhetsfunktioner för det självhostade OpenProject. Beräkna ditt pris baserat på antalet användare. Välj supportalternativ och prenumerationsperiod för att få din applikation från 405 USD/år för 5 användare.
Om du behöver OpenProject-värd kan du prova Kamatera plattform.
Focalboard
Letar du efter ett alternativ till Notion, Asana och Trello?
Då kan du välja Focalboard, som är en projektledningsprogramvara med öppen källkod och som är självhostad. Det hjälper till att organisera, hantera, följa upp och definiera arbete i teamet med hjälp av en Kanban-tavla. Det finns två versioner:
- Focalboard Personal Desktop: Det är en skrivbordsapp för personliga projekt och att göra-listor. Det är en enkel lösning som körs på en lokal server för att uppnå optimal prestanda och hastighet.
- Focalboard Personal Server: Det är en självhostad server för att möjliggöra bättre samarbete i teamet.
Genom att klicka på ”lägg till nya anslagstavlor” kan du välja projektuppgifter från olika mallar.
Ändra skapat datum, prioritet, sorteringsinställningar, filterinställningar och gruppinställningar enligt dina behov. Du kan också dra kort från en kolumn till en annan för att ändra gruppegenskapen. Dessutom kan du redigera korten när du vill ta reda på egenskaperna, innehållet och kommentarslistan.
Med hjälp av tabellvyn kan du se korten på ett ställe och hålla muspekaren över titeln för att öppna ett kort. Varje tavla har också kortmallar och tavlemallar för att anpassa varje tavla till teamet. Använd ett personligt skrivbord på din Mac eller Windows eller en personlig server på Ubuntu.
Restya
Skaffa en projektledningsplattform med öppen källkod Restya för att hantera uppgifter, chatt, att göra-listor etc. Restya är en Kanban-tavla som liknar Trello och erbjuder avancerade kategori-Extend Restyaboard och en mängd olika alternativ som skript, användarstilar, widgets och integreringar.
De har MyRestyaboards-appen som är kompatibel med iPadOS och iOS operativsystem. Den håller koll på många Restya-tavlor och du kan enkelt importera befintliga tavlor från Asana, som används för projekt- och arbetshantering.
Det är en molnbaserad lösning för projekthantering där du också kan importera ditt arbete direkt från Kantree, ett flexibelt hanteringsverktyg som hjälper till att organisera, samarbeta projekt, hantera och planera. Dessutom kan du enkelt överföra tavlor från Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello och Wekan till Restya Board.
Varje projekt har en egen tavla och du kan skapa flera tavlor och hantera dem samtidigt. Använd befintliga mallar för omedelbar och snabb lansering och duplicera en tavla flera gånger med olika namn. Dessutom gör tangentbordsgenvägarna det möjligt att utföra vissa åtgärder som att ta bort och lägga till medlemmar, öppna kort och rösta.
Skapa en digital plattform med hemliga projekt och beskrivningar. Denna digitala plattform erbjuder ett interaktivt gränssnitt, ökad organisationssynlighet och möjlighet att redigera, lägga till och ta bort medlemmar, ändra behörigheter samt sortera och ta bort objekt.
Visa enkla anslagstavlor eller använd filter för att se en lista med anslagstavlor och ställ in dess synlighet till offentlig eller privat. Du kan även visa kort i rutnät eller som en lista. Restya ger dig en kalendervy med färgvariationer för att göra den tydlig och framhävd.
Ytterligare funktioner är Gantt-vy, rapportvy, medlemsinbjudan, listvy över medlemmar, redigering av synlighetsläge, ändra bakgrund, modifiera texturer och mönster, anpassat bakgrundsalternativ, automatisk prenumeration, produktivitetsstatistik med mera.
ERPNext
Förbättra ditt dagliga arbetsflöde med hjälp av ett projektledningsprogram med öppen källkod ERPNext. Det ger dig möjlighet att organisera uppgifter, schemalägga, planera och analysera projekt genom att samarbeta med ditt team för att påskynda arbetet.
ERPNext kan hålla reda på dina projektdeadlines med en tydlig bild av planen. Du kan hantera allting från en enda arbetsyta och förenkla projekten genom att använda en uppgiftsdriven metod.
ERPNext underlättar samarbete genom att dela upp projektet i mindre uppgifter och delegera dem till dina teammedlemmar. Du får också tillgång till information om projektets framsteg och effektivitet med hjälp av prioriteringar, tydligt omfång, milstolpar och uppskattade tidslinjer.
Dessutom kan du med ERPNext dela och ladda upp multimediafiler som bilder, dokument och videor. Få smidig kommunikation med alla genom att använda automatiska svar på inkommande e-postmeddelanden.
Få aktuell och korrekt information när du behöver det för att hålla koll på utgifter och budgetar, planera bättre för varje projekt och se hur budgeten har använts. Med det här verktyget kan du också skapa programvara för projekt med öppen källkod.
Taskcafé
Taskcafé är ett projektledningsverktyg med öppen källkod som hjälper dig att hantera olika uppgifter via ett Kanban-kortgränssnitt genom att ställa in förfallodatum och lägga till checklistor och etiketter. I vyn ”Mina uppgifter” ser du alla uppgifter som har tilldelats dig.
Du får också tillgång till alternativ som personliga projekt, uppgiftskommentarer, aktivitetsflöden etc. Om du letar efter ett alternativ till NextCloud, Trello etc. kan Taskcafe passa ditt arbetsflöde och hjälpa dig att hantera varje projekt på ett enkelt sätt. Verktyget är i alfa-utvecklingsstadiet och har många användbara och unika funktioner.
Orangescrum
Skaffa ett skalbart och säkert verktyg för projekthantering med öppen källkod – Orangescrum – för att hantera flexibla och enkla projekt för dina team. Det hjälper dig att skapa strategier, planera väl, genomföra planen och se till att teamet slutför uppgifterna i tid för att lyckas med projekten.
Orangescrum hjälper dig att planera strategiskt för att uppnå högre effektivitet och bästa resultat. Förutom att skapa projektplaner kan du även övervaka och leverera dem sömlöst. Det underlättar också samarbete i realtid och minimal resursanvändning när du tilldelar roller till teammedlemmarna.
Orangescrum integrerar ditt arbetsflöde med visuell projektplanering för att öka framgångsgraden. Få insikt i portföljens prestanda och initiativ genom realtidsdata i dina kontrollpaneler. Dessutom kan du hantera finansiella aktiviteter och budgetar genom att övervaka projektkostnader och resurskostnader för att öka vinstmarginalerna.
Skydda dina data med rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) och enkel inloggning. Du kan också ladda ner Orangescrum på Android- eller iOS-enheter för att hantera arbetet även när du inte är på kontoret. Centralisera projektinformationen så att den enkelt kan nås var som helst.
Om du är nystartat företag och vill hålla koll på arbetet kan du välja startplanen för endast $9/månad för 10 användare och få tillgång till obegränsat antal uppgifter, projekt, Gantt-scheman, status, uppgiftspåminnelser, 5 GB lagringsutrymme och 5 gästanvändare.
Taiga
Leverera projektet som utlovat och inom budget med Taiga – ett projektledningsverktyg med många funktioner som är enkelt att använda med sitt intuitiva gränssnitt för agila team. Det underlättar samarbetet inom teamet för att definiera leveranser och använda deras kompetens.
Börja anpassa uppgifter och prioritera leveranserna så att alla medlemmar kan slutföra sina uppgifter i tid. Kommunikation är en viktig aspekt av all ledning och Taiga hjälper dig att snabbt interagera med dina teammedlemmar för att dela information om uppgifternas framsteg. Låt även dina teammedlemmar se de pågående aktiviteterna och kontrollera de utförda uppgifterna.
Med Taiga kan du öka transparensen inom teamet gällande aktuell status och resurstilldelning och få en bättre förståelse för det arbete som krävs för att slutföra projektet. Det har ett användarvänligt gränssnitt för att förbättra arbetsprocessen och uppgifterna.
Du kan ändra arbetsflöden och lägga till fler funktioner utan komplicerade inställningar i projektet. Taiga erbjuder även tillförlitlighet, oberoende, anpassningsförmåga, flexibilitet, säkerhet, prestanda och stabilitet för att hjälpa dig leverera fantastiska projekt.
Registrera dig gratis för att få upp till 5 privata projekt, obegränsat antal offentliga projekt och upp till 300 MB lagringsutrymme. Om du vill ha fler fördelar kan du välja planen för $5/användare/månad.
Twake
Twake är en digital arbetsplats med öppen källkod som hjälper dig att förbättra organisationens produktivitet. Det underlättar kommunikationen med teamet, att bjuda in externa användare, dela filer, samarbeta i dokument och starta videomöten.
Med Twake kan du hantera hela projektet, skapa nya uppgifter, flytta varje uppgift i takt med att de görs framsteg, delegera arbete och deadlines till dina teammedlemmar. Tack vare dra och släpp-funktionen är det enkelt att komma åt lagrade och delade dokument.
Du kan hantera etiketter och versioner på ett enkelt sätt och redigera dina filer. När det behövs kan du skapa nya teamevenemang, bifoga videolänkar för konferensmöten, ställa in aviseringar för medlemmarna, bifoga relevanta uppgifter och filer samt ange deadlines.
Du kan installera det program som du behöver i ditt arbetsflöde utan problem med Twake. Varje applikation är oberoende av filer, kalendrar och diskussioner. Du kan arbeta med samma dokument i valfritt format som Google Doc, Libre Office, MS Office etc.
Twakes databas är krypterad och därför är dina filer säkra. Du bestämmer också vem som får tillgång till filerna. Alla dina data och filer lagras säkert i Frankrike. Den följer GDPR och tillåter säkra överföringar via HTTPS/SSL-kryptering.
Börja använda den här projektledningsplattformen kostnadsfritt med begränsade funktioner eller välj en betalplan för att få tillgång till fler funktioner.
Wekan
En annan kostnadsfri programvara för projekthantering med öppen källkod i den här listan är Wekan med en Kanban-tavla. Kanban-tavlan är ett oslagbart verktyg som hjälper dig att hålla ordning på arbetet, till exempel att upprätthålla en att göra-lista, arbeta i team, planera semestrar och se projektets aktuella status.
Wekan hjälper dig att öka produktiviteten genom att frigöra tid så att du kan fokusera på det viktigaste. Det finns ett installationsalternativ som du kan använda med ett klick på din dator eller server. Wekan används i många länder och finns på 63 olika språk.
Verktyget har ett användargränssnitt i realtid som hjälper dig att hantera allting. Det stöder även flera olika plattformar. För att ha Wekan på din dator finns det vissa grundläggande krav.
Du behöver 64-bitars Linux Snap eller Sandstorm/Windows/Mac, processorer där MongoDB och Node.js finns, minst 1 GB RAM ledigt för Wekan, en systemserver med 4 GB RAM och tillräckligt med diskutrymme.
ProjectLibre
Om du letar efter ett verktyg för att lösa ditt ledningsarbete är ProjectLibre ett utmärkt alternativ!
Det är ett alternativ med öppen källkod till Microsoft Project och stöder Mac, Windows och Linux och kan öppna MS Project-filer. Det ger också fler alternativ för projektledning i team.
ProjectLibre kan översättas till 29 språk och du kan byta språk i rullgardinsmenyn. Det erbjuder funktioner och fördelar som Gantt-diagram, PERT-diagram, nätverksdiagram, RBS/WBS-diagram, kostnad för intjänat värde, resurshistogram etc.
Leantime
Som namnet antyder erbjuder Leantime ”lean” projektledning som innovatörer och nystartade företag kommer att älska. Det är utformat för att fungera felfritt från projektidé till slutlig leverans. Det här verktyget med öppen källkod är skrivet i PHP och JavaScript och använder MySQL-databasen.
Funktionslistan omfattar Kanban-tavlor för uppgiftshantering, kalender- och tabellvyer, Gantt-diagram för milstolpshantering och Lean Canvas för forskningstavlor. Dessutom erbjuder det tidrapporteringshantering, projektkontrollpaneler, retrospektiv, rapporter, tvåfaktorsautentisering och flera användarroller.
Du kan integrera Leantime med Slack, Zulip och Mattermost och exportera uppgifter, milstolpar och tidrapporter till CSV-filer. Det använder ett lokalt filsystem eller AWS S3 för fillagring och verktyget finns tillgängligt på engelska, ryska, spanska och holländska.
Sammanfattning 👩🏫
Programvara för projektledning hjälper dig att påskynda ditt arbetsflöde, främja bättre kommunikation och spara tid och pengar. Jag hoppas att de ovan nämnda verktygen med öppen källkod kan hjälpa dig att uppnå de här fördelarna och slutföra alla dina projekt.
Om du inte är redo för en egen värdlösning ännu kan du prova hanterade projektledningslösningar som måndag.