Att enbart ge muntliga instruktioner kan ibland leda till mer förvirring än klarhet. Föreställ dig att du beskriver ett komplext projekt för din underordnade, istället för att tillhandahålla detaljerad information i skriftlig form. Muntliga instruktioner ökar risken för missförstånd och att viktiga detaljer förbises. Att skriva ner allt kan dock vara både tidskrävande och enformigt. Det är här projektchartermallar kommer in som en räddare!
En projektchartermall fungerar som ett ramverk för att strukturera projektutvecklingsprocessen. Den erbjuder projektledare och teammedlemmar beprövad vägledning för en framgångsrik projektstart. Det är ett effektivt sätt att definiera avdelningarnas uppgifter och mål med minimal ansträngning, och på så sätt undvika potentiell felinformation.
Project Management Institute (PMI) genomförde en undersökning av över 5402 företag. Studien visade att cirka 70 % av projekten får negativa resultat på grund av bristfällig ledning eller, mer specifikt, avsaknad av en projektstadga. Hela 59 % av projekten kunde ha lyckats med tillräcklig kommunikation, medan 29 % behövde tydligare ansvarsfördelning och 37 % saknade formellt definierade mål.
Ett projekt som påbörjas utan ordentligt dokumenterade riktlinjer löper en betydligt högre risk att misslyckas, vilket kan få konsekvenser på flera plan. Projektcharter har en central roll i projektets alla faser, från planering till leverans och uppnåelse av lönsamma resultat. Låt oss undersöka hur de fungerar.
Hur är en projektstadga värdefull för företag?
Oavsett om det handlar om ett företag som utvecklar produkter eller en tjänsteleverantör, skapas kontinuerligt nya idéer för att främja affärstillväxt. Projektledare har ett ansvar att bedöma genomförbarheten och potentialen i dessa innovativa koncept.
Många faktorer påverkar hur ett projekt initieras, såsom mål, strategi, resurser, budgetfördelning och mycket annat. En välplanerad plan ger vägledning för ett framgångsrikt slutförande och skapar en tydlig förståelse för de förväntade resultaten på varje nivå.
Projektstadgan är ett effektivt verktyg för företag att definiera arbetet i tydliga delar, samtidigt som det gör det möjligt för intressenter och deltagare att förstå helheten. När en projektplan har tagits fram, kan ansvariga chefer analysera potentiella brister och göra justeringar. Denna metod minskar risken för projektmisslyckande avsevärt.
Företag inom mjukvaruutveckling, bilindustrin, dagligvaruhandeln eller vilken småskalig sektor som helst använder ofta projektchartermallar anpassade av relevanta organisationer, för att kunna uppfylla målen i projektplanen.
Hur skiljer sig projektstadgan från SoW och projektplanen?
Projektstadga, SoW (Statement of Work) och projektplan är termer som är relaterade men som skiljer sig betydligt åt i syfte och tillämpning.
Här följer en jämförelse av skillnaderna mellan dem.
| Parametrar | Projektstadga | Statement of Work (SoW) | Projektplan |
| Ansvarig | Projektledare | Projektentreprenör | Projektledare |
| Tidslinje | Under planeringsfasen | Efter kundens godkännande av projektet | Efter projektstadgan |
| Primärt mål | Formaliserar projektet med färdigställandeprocessen | Beskriver resurser och lösningar för ett önskvärt resultat av uppgifter | Specificerar detaljer, risker, intressenter och ekonomi. Sätter ansvar, uppskattningar, metoder, varaktighet, resursallokering och team |
Projektstadgan används alltså för att dokumentera projektets detaljer och tillhandahålla instruktioner för att nå målet genom en metodisk process. SoW fungerar som ett formellt avtal mellan kunden och entreprenören, och innehåller de tekniska detaljerna för projektet. Projektplanen fungerar som en operativ riktlinje för arbetsstyrkan.
Se även de bästa mallarna för strategisk planering för ditt nästa affärsprojekt!
Hur skapar man en projektchartermall?
En projektstadga är av stor betydelse för intressenterna. Den skapas i samarbete med berörd personal och avdelningschefer för att ge detaljerad information om projektet och dess värde.
För att skapa en stadga bör man följa ett ordnat format som tar hänsyn till alla nödvändiga perspektiv för det aktuella projektet. Här följer en kortfattad översikt av den grundläggande strukturen för en projektstadga.
- Beskriv projektets huvudsakliga mål, detaljer om dess effektivitet och specifika bestämmelser. Detta underlättar en tydlig kommunikation av projektets idé till teammedlemmarna.
- Beroende på projektets omfattning och aktuella marknadstrender, kan du ange behovet av specifik personal.
- Diskutera vilka krav och resurser som krävs för att uppnå optimala resultat.
- Identifiera potentiella risker i processen att slutföra projektet.
- Ge en kort översikt över intressenter som är direkt eller indirekt involverade i projektet, från start till lansering.
- Det är viktigt att ge en kostnadsuppskattning för projektets slutförande, inklusive en detaljerad översikt av de ekonomiska behoven på varje nivå.
- Fastställ en lämplig starttidpunkt för projektet och beräkna den genomsnittliga tidsåtgången för dess slutförande.
Syftet med denna stadga är att ge all nödvändig information om projektidén. Företag använder ofta en projektchartermall i kombination med en plan för förändringsledning för att inte förbise avgörande aspekter av projektledning. Låt oss undersöka fördelarna med detta.
Fördelar med projektchartermallar för framgångsrik projektledning
Projektchartermallar skapas efter noggrann research av experter och ger projektledare hjälp att utveckla ett väldokumenterat charterdokument. Avsikten är att minimera onödig ansträngning vid framställningen av en lämplig stadga och tillhandahålla ett användbart format.
- De innehåller information om primära mål, ekonomi, resurser och genomförbarhet.
- De är ett ekonomiskt sätt att avgöra om projektet är värt den tid och de pengar som investeras.
- Företag kan anpassa tidsplanerna för specifika avdelningar baserat på de aktuella kraven.
- De underlättar förklaringen av projektets mål och koncept, vilket gör det möjligt för teammedlemmar att arbeta synkroniserat med en detaljerad plan.
Nedan följer exempel på projektchartermallar från välrenommerade företag.
Miro
Miro är ett ISO-certifierat företag som erbjuder över 1000 mallar för olika typer av jobb och affärstillväxt. Mallarna är kompatibla med andra verktyg. De har gjort omfattande arbete för att säkerställa att stadgan inkluderar alla viktiga punkter för en kontinuerlig tillväxt.
Mallen är utformad i ett cellformat där de tre översta rutorna är avsedda för projektets syfte, omfattning och framgångskriterier. Namnen på teammedlemmar, intressenter och slutanvändare kan anges i nästa lager.
Vidare behandlas resurser, begränsningar och riskfaktorer översiktligt. Det finns även möjlighet att ange specifika faser som kritiska milstolpar i tidslinjen som visas i slutet.
Miro erbjuder en ensidig mall som tydligt presenterar alla viktiga punkter i specifika rutor. Du kan välja referenstermer som ger en tillräcklig beskrivning av respektive parameter.
PowerSlides
PowerSlides har utvecklat över 7000 professionella mallar med över 30 000 användare, och varumärken som Amazon, Samsung och Microsoft är kopplade till dem. Det går att ändra färg, lägga till/redigera diagram, kartor och bilder i mallarna, samt att välja mellan över 2500 vektorikoner i biblioteket.
Projektchartermallen innehåller fyra tydliga bilder med bra grafik och tabellpaneler för att ge en analytisk överblick. Ingenjörer, projektledare eller professorer kan också använda detta i PowerPoint-presentationer.
Den första bilden ger en översikt av projektets namn, mål och tidslinje, där önskade milstolpar för framsteg kan inkluderas. Följande bild innehåller en tabell för budgetdetaljer och kostnader. Namnen på inblandad personal kan anges i nästa tabell.
För affärsanalys kan PowerSlides-användare ange fördelarna sett från ett ekonomiskt, operativt, marknads-, kund- och personalperspektiv. Det finns också möjlighet att ange problembeskrivningar och kostnadsanalyser, och att dela upp i flera uppgifter för att analysera olika aspekter.
Smartsheet
Smartsheet är ett pålitligt varumärke med en kundbas i många Fortune 100-företag. De har tilldelats priset ”Top 50 Best Software Awards 2023” i kategorin projektledningsprodukter.
De har utformat fem viktiga typer av projektchartermallar tillsammans med ett enkelt format för standardanvändning. De täcker nio fält i tabellformat för en effektiv beskrivning av projektrelaterade detaljer, inklusive nyckeltal, leveranser, scheman, resurser och antaganden.
Six Sigma-mallen liknar standarddesignen men har förifyllda Six Sigma-bältesnivåer. Detta säkerställer ekonomisk lönsamhet, förbättrade leveranser och avfallskontroll.
Agile-mallen har kolumner bredvid de grundläggande bedömningsvillkoren för genomförbar planering. Den passar bäst för projektledare och scrum masters. Byggmallen är anpassningsbar för att välja relevanta termer att definiera i projektstadgan baserat på byggarbeten.
Den användarvänliga ensidiga mallen är utskriftsvänlig och innehåller nödvändig information om sponsorer, kunder och projektet på en enda sida. Det ger en enkel och snabb överblick av charterinformationen.
Smartsheets affärscasemall ger ett precist dokument för att samla in godkännanden från intressenter.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com har samarbetat med olika branscher och företag för att erbjuda onlineutbildning, certifieringskurser och projektledningsresurser. Över 450 000 elever har deltagit i dessa kurser tillsammans med företag som Fedex och Tesla, och 6100+ andra kunder.
De huvudsakliga delarna i deras projektstadga är en problembeskrivning, affärscase, mål, tidslinje, omfattning och team. Mallen samlar alla parametrar på en enda sida för att snabbt ge en relevant bild av projektet.
GoLeanSixSigma.coms tidslinjesektion är indelad i kolumner för definition, mätning, analys, förbättring och kontroll. Det finns också utrymme för teammedlemmar och deras titlar samt hur mycket tid som läggs ner.
ProjectManagement.com
ProjectManagement.com är ett onlineinstitut som är skapat för att tillhandahålla lösningar för projektledare. De erbjuder artiklar, webbseminarier, mallar, blogginlägg och expertråd för att öka tillväxt och produktivitet.
Projektstadgan innehåller alternativ för att skriva in projektinformation i särskilda kolumner, följt av affärsrelaterad information. Dokumentet ”Project Charter Definition” har skapats för att hjälpa chefer med nya idéer.
ProjectManagement.coms dokument består av 25 viktiga delar, och de viktigaste rubrikerna är sammanfattning, sponsorer, framgångskriterier och organisatorisk process. Det finns också möjlighet att ange information om utvecklingsfasen, prototyptestning, användaracceptans och live-sessioner.
Förbättra din projektupplevelse med hjälp av dessa projektledningsprogram.
Bit.ai
Bit.ai erbjuder en plattform för dokumentsamarbete som används av företag över hela världen, som Canon och Accenture. Projektchartermallen fungerar som en centraliserad arbetsmodell i uttalanden, som börjar med en projektförklaring.
Du kan kortfattat beskriva omfattningen, framgångskriterierna eller resultaten i punktlistor. Det finns också utrymme för ekonomiska uppgifter, milstolpar och antaganden, följt av risker, teaminformation och godkännanden.
Bit.ai erbjuder realtidsåtkomst till mallen, du kan länka samman flera projekt eller kommunicera med intressenter för godkännanden eller samråd. Det finns även alternativ för att integrera sociala medier, webblänkar, PDF-filer, Figma osv. för att ge en förbättrad upplevelse för effektiv företagsledning.
Projekt Charter Mall
Projekt Charter Mall är en plattform som har utvecklats av teammedlemmarna på Casual.pm. Det är en verktygslåda som vägleder projektledare i att skapa unikt charterinnehåll. De kan också få hjälp av skrivna guider, videor och exempel, som finns tillgängliga på webbplatsen.
Gratis chartermallar finns tillgängliga för specifika projektbehov, som till exempel webbplatsomdesign, teknisk utredning, sociala medier och marknadsföringskampanjer.
Projektchartermallen har tillräckligt med utrymme för att diskutera projektets bakgrund i relation till den erbjudna lösningen. Du kan ange mål och omfattning separat för att förtydliga projektets syfte. Intressenter, milstolpar, budget, begränsningar, antaganden och riskfaktorer beskrivs kortfattat i separata kolumner.
Template.net
Template.net har ett av världens mest omfattande onlinebibliotek med mallar och verktyg. Du kan välja en mall för design, dokumentation, formulär, presentation eller annat. De erbjuder över tio olika format av enkla projektchartermallar som kan laddas ner.
Six Sigma, team, IT, programvara, processförbättringar, konstruktion och affärer är några av de specifika chartermallar som finns tillgängliga. En av deras enkla mallar börjar med ett avsnitt för att ange projektets detaljer såsom namn, sponsor, författare, datum, namn på kommittén, presentationsdatum osv.
Med Template.net kan du skriva korta sammanfattningar under avsnitten beskrivning, syfte och strategisk inriktning. En tabell används för kundgrupper, intressenter, budget, omfattning, framgångskriterier, beroenden, milstolpar, resurser och riskfrågor.
Mypm
Mypm är ett företag specialiserat på projektledning och förslagstjänster. De har mångårig erfarenhet av att samarbeta med organisationer för att utveckla förslag för myndigheter och företag. Deras onlinebutik erbjuder omkring 86 redigerbara mallar för att uppfylla behovet av organisationsutveckling på flera nivåer.
En gratis mall för projektcharter kan laddas ner för professionellt bruk. Den är i dokumentformat med en projekttitel och ett index på de första sidorna, medan huvuddelen av innehållet börjar med en sammanfattning, syfte, mål och annan information.
Det finns specifika avsnitt för korta beskrivningar av krav, omfattning, leveranser, risker, antaganden och begränsningar. Med Mypm kan du lägga till en snabb översikt av scheman, budget, personalresurser, upphandlingar och intressenter i en tabell. Det avslutas med ett formulär för godkännande av projektsponsor.
Mallarkiv
Mallarkiv är en onlineportal med i genomsnitt 40 mallar i olika kategorier. Oavsett om det handlar om en sittplan för klassrum i utbildningskategorin, ett budgetkalkylblad för att hantera ekonomi eller ett entreprenadavtal för juridiska frågor, så finns allt på ett och samma ställe.
De erbjuder många projektchartermallar, som används som referens av kända företag och institut. Dessa mallar är fokuserade på att sammanställa all nödvändig information om projektet, med en tabell som inleds med identifikationsuppgifter som projektets namn, sponsor, chef och resurser.
Mallarkiv efterfrågar information om skäl, mål, omfattning och framgångsfaktorer i korta sammanfattningar. Andra tabellavsnitt inkluderar projektleveranser, enheter för ramverk, logik, forskning och verktyg; milstolpar för att beskriva flera progressionsnivåer; nyckelfrågor och risker.
Sammanfattning: Använd projektchartermallar
En projektstadga spelar en avgörande roll för ett framgångsrikt slutförande av affärsprojekt. Den ger en tydlig och koncis bild av målet och ger motivation till det förväntade resultatet.
Att använda en färdig mall istället för att skapa en projektstadga från grunden sparar både tid och pengar för organisationen. Många projektledare känner inte till att dessa mallar finns, eller så tror de att de kan klara sig utan, vilket resulterar i en långsam och begränsad tillväxt.
Att välja en chartermall kan vara svårt, men du bör analysera typen av projekt, dess omfattning, krav och andra parametrar för att få ut mesta möjliga av dokumentet.
Läs sedan om Business Process Improvement (BPI): Vad det är och hur det fungerar.