10 bästa Home Owners Association (HOA) programvara för din community

av

HOA-programvaran är intelligent för att hantera husägarföreningar, bostadsrätter och bostadsföreningar.

Att förvalta en villaägargemenskap eller bostadsförening är ingen liten uppgift. I de flesta fall rapporterar HOA-chefer, fastighetsägare och styrelseledamöter att uppgifterna hopar sig, serviceförfrågningar förblir under behandling och i slutändan lider hela samhället.

Här kommer HOA-hanteringsprogramvara som digitaliserar alla husägarföreningsdata, uppgifter och serviceförfrågningar. Operatören behöver bara utföra några musklick för att köra hela communityn bara från en dator.

Fortsätt läsa för att lära dig mer om HOA-hanteringsprogramvaran och några populära namn som du bör kolla in.

Vad är en HOA-programvara?

HOA-hanteringsmjukvaran eller husägarföreningsverktyget är ett applikationspaket dedikerat till att hjälpa HOA-ledningspersonal, fastighetsförvaltare eller HOA-styrelsemedlemmar. HOA-verktyg låter dig digitalisera hela verksamheten och hantera små till stora samhällen från en surfplatta eller en bärbar dator.

De flesta villaägarföreningsapplikationer är ett allt-i-ett CRM-verktyg. Ett standardverktyg kan innehålla följande:

  • Online kontraktsdatabas
  • Webbplatsskapare
  • Biljettgenerator för serviceförfrågningar
  • Service Request Manager
  • HOA mejlar
  • Livekonversation via chatt
  • Payment Gateways
  • Händelseschemaläggning
  • Tjänstefinansiering
  • Aviseringar och påminnelser

En HOA-programvara kan antingen fokusera på regelverk, drift eller administration. Allt-i-ett HOA-hanteringsverktyg tar dock hand om nästan alla krav. Allt-i-ett-verktyg är alltså mer kostnadseffektiva än HOA-programvara med individuella funktioner.

Viktiga egenskaper hos en HOA-programvara

Det kommer att vara överväldigande för dig att sitta framför Google-sökning och börja undersöka HOA-hanteringsappar. Verktygen varierar mycket med funktioner, funktioner och servicemoduler. Du måste dock leta efter följande funktioner innan du investerar i HOA-programvara:

Betalningssystem

Betalningsmodulen bör tillåta online-, betalkorts-, kreditkorts-, check- och IVR-baserade betalningssätt. När en medlem väl har betalat sina medlemsavgifter bör det finnas effektiv spårning, registrering och kvittering av sådana betalningar.

Residents databas

Databasen med gemenskapsmedlemmar är hjärnan i alla HOA-hanteringsapplikationer. Här lagrar du all information om medlemmen, boende, ägare, fastighetsskötare, hyresgäst, serviceanställda, väktare m.m.

Det ska också vara enkelt att använda och inte som att du behöver en MySQL-databasexpert för att utföra frågor, redigera poster etc. Det ska finnas ett grafiskt användargränssnitt för databasen med automatiska fält där du helt enkelt kan skriva in data. För datahämtning bör det också finnas en enkel rullgardinslista att välja mellan.

Boendeportal

Det måste finnas en portal där communitymedlemmar kan logga in på sina profiler. Därifrån kan de uppdatera sina register som är relevanta för HOA:s regler och föreskrifter.

Du kan också vara värd för innehåll endast för medlemmar på portalen. Dessutom kan du tillåta medlemmar att kommunicera med varandra via e-post, chatt och forum.

Spårning och rapportering av ekonomi

Att spåra in- och utflödet av pengar är avgörande för alla HOA-gemenskaper. Verktyget ska tillåta dig att skapa separata fält för intäkter och utgifter. Dessutom bör det finnas en instrumentpanel i fågelperspektiv där du i realtid kan få en uppfattning om statskassan, lagerstatus etc.

Dessutom behöver du också ett rapporteringsverktyg med ett klick för att skapa månads-, kvartals- och årsrapporter och publicera dem online på HOA-webbplatsen för insyn. Sådana finansiella rapporter kommer också att hjälpa dig att få status som ideell organisation när du kombinerar HOA-verktyget med någon ideell redovisningsprogramvara.

Kommunikationer och samtal

En separat kommunikationsmodul bör ha funktioner som push-meddelanden, e-postmeddelanden, sms, kontakthantering och säker informationsdelning.

Dessutom bör kommunikationsmodulen spela in alla konversationer för framtida revisionsändamål.

Schemaläggning och hantering av evenemang

Att ha funktioner för händelsehantering och schemaläggning i din HOA-mjukvara är bra. Sådana funktioner hjälper dig att hantera evenemang som fester, fester, etc., på ett organiserat sätt.

Fördelarna med HOA-programvara

  • HOA-hanteringsapplikationer kan effektivisera all dokumentation, betalningar, serviceförfrågningar, uppföljning av servicebiljetter, skicka betalningspåminnelser, hantera ekonomiböcker och så vidare.
  • Fastighetsförvaltare kan rekrytera deltidspersonal som programvaruoperatörer och minska HOA-driftsteamet för att spara pengar.
  • Du kan enkelt digitalisera all data och dokument på ett ställe. De är tillgängliga för revision närhelst det finns ett behov.
  • Istället för att säkra fysiska dokument under lås och nyckel, lagra data i HOA-verktyget på plats eller i molnet med strikt kryptering.
  • Det förbättrar finansiell, tillfällig och säkerhetsrapportering för alla HOA-operationer.
  • Mjukvaran kan revolutionera invånarnas sätt att kommunicera. På så sätt håller alla sig uppdaterade om hela samhället.

Nu hittar du nedan några populära och pålitliga HOA-program för att hantera dina bostadsområden utan ansträngning:

PayHOA

PayHOA försäkrar dig allt-i-ett-funktioner och 100 % onlinehantering av HOAs var som helst. Programvaran är lämplig för alla bostadsområden som små HOA, medelstora HOAs, stora bostadssamhällen och flera samhällen.

Bostadsföreningens ledningsverktyg innehåller separata moduler för ekonomi, ekonomihantering, kommunikation, dokument och förfrågningar. Den kommer också med följande ytterligare funktioner:

  • Anpassad webbplatsbyggande och värd för att ta din HOA online
  • Lockbox för digital skanning av checkar och routing till bearbetningscentraler
  • En elektronisk reskontra som spårar alla kontroller som bearbetas genom Lockbox

Verktyget är tillgängligt för en 30-dagars provperiod utan något kreditkort. Om du tycker att applikationen är tillfredsställande kan du prenumerera beroende på vilka enheter du behöver hantera. Den har ett flexibelt prenumerationssystem för 0 till 50 enheter, 51 – 150 enheter och upp till 301 – 500 enheter.

LÄGG TILL EN

ADDA är ett annat omfattande förvaltningssystem för bostadssamhällen som erbjuder fakturering, redovisning, kommunikation, helpdesk och säkerhet. Du måste skaffa tre olika kostymer från ADDA för att designa ett allt-i-ett HOA-hanteringssystem. Dessa dräkter är:

  • ADDA ERP
  • ADDA Gatekeeper
  • ADDA klubbhus

ADDA erbjuder också en egen mobilapp, Apartment SuperApp, för bekväm HOA-tillgänglighet för fastighetsförvaltare, boende och servicepersonal.

ADDA ERP är i första hand för helpdesk, gemenskapskommunikation, redovisning, utgiftshantering, betalningar, fakturering, administratörsrapporter, HOA-tillgångar och lagerhantering.

Å andra sidan är ADDA Gatekeeper för besökshantering, servicepersonalhantering, utflyttning, inflyttning, fordonshantering, säkerhetsintegration och räddningstjänst.

ADDA Clubhouse är din bästa vän för att hantera gemenskapstjänster för rekreation som onlinebokning av lokaler, hantering av evenemangstillträde och klubbhuskontobokföring.

Rentec Direct

Rentec Direct är en fastighetsförvaltningsprogramvara med inbäddade funktioner för HOA-hantering. Dess hörnstenstjänster är för fastighetsförvaltare, hyresvärdar och hyresgästscreening. En standardprenumeration på denna HOA-applikation ger dig följande tjänster:

  • En professionell webbplats för boendesamhället eller hyresbehov
  • Fullservice redovisningssystem inklusive banker, fastigheter och hyresgäster
  • Utför bakgrundsgranskning av hyresgäster innan avtal tecknas
  • Online betalningsportal för hyresgäster
  • Molnbaserad hantering av fastighetsdokument

Dess prenumerationssystem erbjuder två produkter. Dessa är Rentec Pro och Rentec PM.

Rentec Pro passar dig som förvaltar sina fastigheter. Om du är styrelsemedlem i HOA kan du skaffa det här verktyget och tilldela en operatör att hantera alla operativa och adminuppgifter.

Rentec PM är tvärtom för fastighetsförvaltare som förvaltar flera fastighetsägare och deras tillgångar. Den innehåller alla funktioner från Rentec Pro och tillhandahåller dessutom Owner Portal Mobile App och Trust Account Management & Reporting Services.

Buildium

Buildium är en enhetlig fastighetsförvaltningsplattform som är enkel att använda. Dess kärnfunktioner inkluderar följande:

  • Affärsverksamhet
  • Leasing
  • Bokföring och betalningar
  • Marknadsföring
  • Affärsprestation

Beroende på alternativen du väljer från ovan kommer funktionerna att variera lite. Men i allmänhet får du följande funktioner med Essential-prenumerationen som är lämplig för HOA-hantering:

  • Fastighetsförvaltning webbplats
  • Underhållsförfrågningar
  • 1099 e-arkivering
  • Bostadscentrum
  • Onlinebetalningar
  • Portfölj för fastighetsförvaltare
  • Hyresgästscreening

HOA-mjukvaran är inte bara för bostadssamhällen. Du kan också använda det här verktyget om du hanterar portföljer som studentbostäder, prisvärda bostäder, kommersiella fastigheter och samhällsföreningar.

Smartwebs

Smartwebs är ännu en trendig leverantör av HOA-hanteringsapplikationer som erbjuder flera lösningar. Beroende på dina boendeföreningsbehov kan du alltså välja mellan bara ett hanteringsverktyg, ett redovisningsverktyg eller en allt-i-ett-mjukvara.

SmartBooks är den egenutvecklade HOA bokföringsprogramvaran från Smartwebs. Det automatiserar tidskrävande uppgifter för indrivning av betalningar genom att erbjuda återkommande betalningar online, inkassohantering, betalningspåminnelser, etc. Det inkluderar även ett leverantörsbetalningssystem.

Smartwebs Management Tool erbjuder alla standardfunktioner för icke-finansiella verksamheter för HOAs av alla storlekar. Dess funktioner inkluderar Violations, Architecturals, WorkOrders, Communications och SmartPortals.

Men om du vill ha en allt-i-ett-app för att hantera allt kan du få Smartwebs One Platform med Allt-i-ett-prenumerationen.

Yardi Breeze

Breeze är ett uppfriskande enkelt HOA-hanteringsverktyg från Yardi Systems. Dess verktyg har olika funktioner för olika typer av fastighetstillgångar. Följande är de tillgångsklasser som Breeze stöder:

  • Bostäder
  • Kommersiella utrymmen
  • Prisvärda bostäder
  • Self Storage Faciliteter
  • Bostadsföreningar
  • Tillverkade bostäder
  • PHA

Du kan använda verktyget Bostadsföreningar för alla HOA-drifts- och administrationsbehov. Dess nyckelfunktioner är:

  • Fastighetsförvaltning
  • Samhällsspårning
  • Underhåll
  • Bokföring
  • Avgiftsuppbörd
  • Leverantörsreskontra
  • Installation och support
  • Tillägg

Residential Associations programvara kommer endast med Breeze Premier-prenumerationen. Den har en betalningshastighet per enhet och månad med ett lägsta månatligt betalningsåtagande.

Monthli

Om du letar efter HOA-applikationer som växer snabbt i branschen, bör Monthli vara ditt förstahandsval. För det första är HOA-programvaran helt gratis. Om du vill spara pengar från dina bostadsföreningars drifts- och administrativa kostnader kan du använda det här verktyget.

Den kommer med unika HOA-hanteringsfunktioner, och dessa är:

  • Rostermodul för introduktion av communitymedlemmar
  • Kommunikation med modereringsverktyg och preferenser
  • Dokumenthantering och fysiskt postleveranssystem
  • Arbetsflöde för biljettförsäljning för serviceförfrågningar
  • Aviseringar och påminnelser
  • Schemaläggning och hantering av evenemang

Även om verktyget är gratis, tillhandahåller det valfria betaltjänster som försäkring, tredjepartsreparatörer, etc., för att tjäna pengar.

Condo Kontroll

Condo Control är ännu en lättanvänd HOA-mjukvara som styrelsemedlemmar, fastighetsförvaltare och boende kan använda oberoende av varandra. Således sparar HOAs mycket pengar på administrativ personal. Dessutom fungerar allt digitalt på Condo Control, och du sparar utgifter på pappersdokument.

Condo Control suit har dedikerade funktioner för att betjäna olika fastighetsenheter som Condos & Co-ops, HOAs & Communities, Management Companies, Security Management och Facility Management.

Du kan prenumerera på Condo Control Core-planen för lågprofilerade HOAs. Tvärtom, skaffa Premium-planen för högprofilerade och stora HOAs som behöver extra säkerhet, concierge, journalföring och kommunikation.

AppFolio

AppFolio Property Management moderniserar din HOA med robusta proptechlösningar. Det låter invånarna sköta sin förening utan att anlita extern redovisnings- eller fastighetsförvaltningspersonal. Verktyget lämpar sig även för stora samhällsföreningar och kommersiella fastighetsförvaltningsbyråer.

AppFolio HOA-programvaran har alla funktioner så att du inte behöver köpa annan programvara för att underlätta HOA-hanteringen. Verktyget kan hantera kommunikation, servicebiljetter för bostadsreparationer, redovisning, rapportering, leasing, marknadsföring och förvaltning.

Concierge Plus

Concierge Plus gör livet enklare för säkerhetsföretag och fastighetsförvaltare. Denna skräpfria HOA-mjukvara erbjuder nya sätt att göra lägenhetsbor och styrelser nöjda samtidigt som produktiviteten för vardagliga HOA-verksamheter ökar.

Verktyget är tillgängligt för olika fastighetstillgångsklasser som Condominiums, Gated Communities, HOAs, flerfamiljsbostäder och fastighetsförvaltningsföretag.

HOA-hanteringsappen har delats upp i tre moduler. Dessa är Hantera, Kommunicera och Integrera. Även om verktyget visar hundratals funktioner, är prissättningen inte offentlig. Du måste boka en provversion eller demo för att få en personlig offert.

Slutsats

Skälen att investera i HOA-programvara är otaliga. Dessa verktyg gör att du kan koppla samman husägare, boende, hyresvärdar och fastighetsförvaltare effektivt. Även om programvaran hjälper dig att nå dina mål för bostadsförvaltningen sparar du också lite pengar.

Men innan du köper HOA-programvara, kanske du vill titta på ovanstående verktyg. Dessa är några av de bästa valen på marknaden och ger dig standardfunktioner för att enkelt driva en villaägarförening.

Markarbeten och konstruktioner är två utmanande huvuden som villaägarföreningar måste hantera ofta. Därför kanske du också vill kolla in dessa konstruktions-CRM-verktyg och programvara för uppskattning av jordarbeten för framtida renoveringsprojekt.