Effektiv Hantering av Bostadsrättsföreningar med Smart Programvara
Att leda en bostadsrättsförening eller villaägarförening är en komplex uppgift. Ofta upplever de som ansvarar, såsom förvaltare och styrelseledamöter, att arbetsbördan ökar, serviceförfrågningar hanteras långsamt och i slutändan påverkas hela gemenskapen negativt.
En lösning på detta är programvara för HOA-hantering, som digitaliserar alla data, uppgifter och serviceförfrågningar. Med bara några klick kan administratörer styra hela gemenskapen direkt från en dator.
Läs vidare för att få veta mer om programvara för HOA-hantering och några populära alternativ.
Vad är Programvara för HOA-hantering?
HOA-hanteringsprogramvara är en applikationssvit som är utformad för att underlätta arbetet för HOA-förvaltare, fastighetsägare och styrelseledamöter. Dessa verktyg digitaliserar verksamheten och gör det möjligt att hantera såväl små som stora bostadsområden via en surfplatta eller bärbar dator.
De flesta applikationer för villaägarföreningar fungerar som ett allt-i-ett CRM-verktyg. Ett typiskt verktyg kan inkludera följande:
- En digital databas för kontrakt
- Verktyg för att skapa webbplatser
- Ett system för serviceförfrågningar
- Hantering av serviceförfrågningar
- E-postfunktioner för HOA
- Livechatt
- Betalningslösningar
- Funktioner för att schemalägga evenemang
- Ekonomisk förvaltning
- Aviseringar och påminnelser
Programvara för HOA kan vara inriktad på regelhantering, drift eller administration. Dock erbjuder allt-i-ett verktyg en helhetslösning som är mer kostnadseffektiv än specialiserade programvaror.
Viktiga Funktioner i en HOA-Programvara
Att navigera genom det stora utbudet av HOA-hanteringsappar kan kännas överväldigande. Verktygen skiljer sig åt i funktioner och servicemoduler. Här är några viktiga funktioner att söka efter:
Betalsystem
Betalningsmodulen bör stödja olika metoder som onlinebetalningar, betalkort, kreditkort, checkar och IVR-betalningar. Det är viktigt att det finns ett effektivt system för att spåra, registrera och bekräfta betalningar.
Medlemsdatabas
Medlemsdatabasen är central för alla HOA-hanteringsapplikationer. Här lagras information om medlemmar, boende, ägare, vaktmästare, hyresgäster, servicepersonal och säkerhetspersonal.
Databasen ska vara användarvänlig, utan att kräva expertkunskaper i databashantering. Ett grafiskt gränssnitt med automatiska fält och rullgardinsmenyer underlättar inmatning och hämtning av data.
Boendeportal
En portal där medlemmar kan logga in och uppdatera sina profiler är nödvändig. Där kan de uppdatera information som är relevant för HOA:s regler och föreskrifter.
Portalen kan även användas för att publicera innehåll som endast är tillgängligt för medlemmar samt för kommunikation via e-post, chatt och forum.
Ekonomisk Spårning och Rapportering
Det är avgörande att kunna spåra alla ekonomiska transaktioner. Verktyget bör möjliggöra skapandet av separata fält för intäkter och utgifter. En instrumentpanel ger en realtidsöversikt av ekonomin, lagerstatus och liknande.
Ett rapporteringsverktyg som genererar månads-, kvartals- och årsrapporter med ett enda klick, som kan publiceras online för öppenhet, är också viktigt. Dessa finansiella rapporter hjälper även till med ansökningar om status som ideell organisation om HOA-verktyget kombineras med en bokföringsprogramvara för ideella organisationer.
Kommunikation
En separat kommunikationsmodul bör erbjuda funktioner som push-notiser, e-postmeddelanden, SMS, kontakthantering och säker informationsdelning.
Alla konversationer bör registreras för framtida revisionsändamål.
Händelsehantering
Funktioner för händelsehantering och schemaläggning är värdefulla för att organisera evenemang såsom fester och möten.
Fördelarna med HOA-Programvara
- Programvaran effektiviserar dokumenthantering, betalningar, serviceförfrågningar och ekonomisk förvaltning.
- Fastighetsförvaltare kan anställa deltidsoperatörer av programvaran, vilket minskar driftskostnaderna.
- All data och dokument digitaliseras och lagras centralt, vilket underlättar revisioner.
- Data lagras säkert med kryptering, i stället för fysiska dokument.
- Det förbättrar rapporteringen av ekonomi, tid och säkerhet.
- Programvaran underlättar kommunikationen inom gemenskapen och håller alla uppdaterade.
Här är några populära och pålitliga HOA-programvaror:
PayHOA
PayHOA erbjuder en komplett lösning för onlinehantering av alla typer av bostadsområden. Programvaran innehåller moduler för ekonomi, kommunikation, dokument och serviceförfrågningar.
Den har även dessa funktioner:
- Verktyg för att bygga och hosta en anpassad webbplats
- Funktion för digital skanning av checkar
- En elektronisk reskontra för spårning av bearbetade checkar
Verktyget erbjuder en 30-dagars provperiod utan kreditkort. Prenumerationssystemet är flexibelt och baseras på antalet enheter som ska hanteras.
ADDA
ADDA är ett annat omfattande system för förvaltning av bostadsområden med funktioner för fakturering, redovisning, kommunikation, helpdesk och säkerhet. Systemet består av tre delar:
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhouse
ADDA erbjuder även en mobilapp, Apartment SuperApp.
ADDA ERP fokuserar på helpdesk, kommunikation, redovisning, betalningar, rapportering och lagerhantering.
ADDA Gatekeeper är inriktad på besökshantering, servicepersonal, flytt, fordon och säkerhet.
ADDA Clubhouse hanterar bokning av lokaler, evenemang och klubbhuskontobokföring.
Rentec Direct
Rentec Direct är en fastighetsförvaltningsprogramvara med inbyggda funktioner för HOA-hantering. Den riktar sig till fastighetsförvaltare, hyresvärdar och hyresgäster. Standardprenumerationen inkluderar:
- En webbplats för bostadsområdet eller hyresbehov
- Ett redovisningssystem
- Bakgrundskontroll av hyresgäster
- En online betalningsportal
- Molnbaserad hantering av dokument
Det finns två prenumerationsalternativ: Rentec Pro och Rentec PM.
Rentec Pro passar dig som själv förvaltar dina fastigheter, medan Rentec PM är för fastighetsförvaltare som hanterar flera ägare. Rentec PM inkluderar även en mobilapp och tjänster för redovisning.
Buildium
Buildium är en användarvänlig plattform för fastighetsförvaltning. Dess huvudfunktioner inkluderar:
- Affärsverksamhet
- Leasing
- Bokföring och betalningar
- Marknadsföring
- Analys
Funktionerna varierar beroende på valt prenumerationsalternativ. Essential-prenumerationen, som är lämplig för HOA-hantering, inkluderar bland annat:
- Webbplats
- Underhållsförfrågningar
- E-arkivering av 1099-formulär
- Bostadscentrum
- Onlinebetalningar
- Hyresgästscreening
Buildium är lämplig för bostäder, studentboenden, kommersiella fastigheter och samhällsföreningar.
Smartwebs
Smartwebs erbjuder flera lösningar för HOA-hantering. Man kan välja mellan ett hanteringsverktyg, ett redovisningsverktyg eller en allt-i-ett-lösning.
SmartBooks är Smartwebs egen bokföringsprogramvara som automatiserar betalningar, inkassohantering och leverantörsbetalningar.
Smartwebs Management Tool erbjuder funktioner för hantering av avvikelser, arkitektur, arbetsordrar, kommunikation och portaler.
Smartwebs One Platform är en allt-i-ett-lösning för komplett hantering.
Yardi Breeze
Breeze är ett verktyg från Yardi Systems som stödjer olika typer av fastighetstillgångar, inklusive bostäder, kommersiella utrymmen, prisvärda bostäder, bostadsrättsföreningar och tillverkade bostäder.
Verktyget för bostadsrättsföreningar har bland annat följande funktioner:
- Fastighetsförvaltning
- Samhällsspårning
- Underhåll
- Bokföring
- Avgiftsuppbörd
- Leverantörsreskontra
- Installation och support
Programvaran för bostadsrättsföreningar ingår endast i Breeze Premier-prenumerationen, som har en avgift per enhet och månad.
Monthli
Monthli är en snabbväxande HOA-applikation som är helt gratis att använda. Den erbjuder följande unika funktioner:
- Medlemsregister
- Kommunikation med modereringsverktyg
- Dokumenthantering
- Serviceförfrågningar
- Aviseringar och påminnelser
- Händelsehantering
Verktyget är gratis, men erbjuder valfria betaltjänster som försäkringar och reparationer för att generera intäkter.
Condo Control
Condo Control är en användarvänlig HOA-programvara som kan användas av styrelsemedlemmar, fastighetsförvaltare och boende. Verktyget digitaliserar alla processer, vilket minskar behovet av pappersdokument.
Condo Control erbjuder anpassade funktioner för olika typer av fastigheter, inklusive bostadsrätter, HOAs, förvaltningsbolag, säkerhetshantering och anläggningshantering.
Condo Control Core är lämpligt för mindre HOAs, medan Premium-planen är avsedd för större HOAs med behov av extra säkerhet och kommunikation.
AppFolio
AppFolio Property Management moderniserar HOA-hanteringen med robusta tekniska lösningar. Det gör det möjligt för boende att sköta sin förening utan extern personal. Verktyget är lämpligt för stora föreningar och fastighetsförvaltningsbolag.
AppFolio HOA-programvara hanterar kommunikation, serviceförfrågningar, redovisning, rapportering, uthyrning, marknadsföring och förvaltning.
Concierge Plus
Concierge Plus underlättar vardagen för säkerhetsföretag och fastighetsförvaltare. Verktyget ökar produktiviteten för HOA-verksamheter samtidigt som det förbättrar trivseln för boende och styrelse.
Verktyget är tillgängligt för bostadsrätter, bevakade områden, flerfamiljsbostäder och fastighetsförvaltningsbolag.
HOA-hanteringsappen är uppdelad i tre moduler: Hantera, Kommunicera och Integrera. Prissättningen är inte offentlig och kräver en bokning av en provversion eller demo för att få en offert.
Slutsats
Investering i HOA-programvara är fördelaktigt för att koppla samman husägare, boende, hyresvärdar och fastighetsförvaltare på ett effektivt sätt. Programvaran bidrar till att nå målen för bostadsförvaltningen samtidigt som kostnaderna minskas.
Innan du köper en HOA-programvara, bör du undersöka de verktyg som nämns ovan. Dessa är några av de bästa på marknaden och de ger dig alla nödvändiga funktioner för att smidigt driva en villaägarförening.
Markarbeten och konstruktioner är också utmaningar som villaägarföreningar ofta står inför. Därför kan det vara bra att undersöka CRM-verktyg för konstruktion och programvara för uppskattning av markarbeten för framtida renoveringsprojekt.