Kämpar du med att välja mellan Confluence och Notion? Denna jämförelse mellan Confluence och Notion är utformad för att hjälpa dig fatta ett informerat beslut direkt!
I dagens digitala arbetsmiljö är vi alltmer beroende av produktivitets- och samarbetsverktyg (SaaS). Oavsett om du utvecklar appar, marknadsföringsmaterial, produkter eller digitala tjänster behöver du verktyg för att planera projekt, brainstorma idéer, designa innehåll och lagra information säkert online för enkel åtkomst för teammedlemmarna.
Att välja rätt verktyg kan ta mycket tid och innebära att utvärdera otaliga alternativ. Du vill inte byta system mitt i ett projekt, så det är viktigt att göra ett välgrundat val från början. Denna artikel hjälper dig att avgöra om Confluence eller Notion är rätt för ditt företag genom att jämföra de två plattformarna.
Vad är Confluence?
Confluence, utvecklat av Atlassian, är en molnbaserad applikation för samarbete och kunskapshantering. Det är en central plats för alla typer av affärsinnehåll, från wikis och brainstormingsessioner till produktdesignskisser.
Confluence möjliggör smidigt samarbete, där teammedlemmar både inom och utanför företaget kan arbeta tillsammans för att utveckla idéer, skapa utkast till design eller innehåll och få godkännanden från ansvariga chefer.
Tänk dig hur tidskrävande det kan vara om någon på kontoret behöver leta efter dokument och designskisser från ett tidigare projekt i ett fysiskt arkiv. Med Confluence digitaliseras hela processen, vilket sparar timmar, till och med dagar.
Genom att använda Spaces, Page Trees och Pages kan du lagra tusentals dokument, planer och standardrutiner (SOP:er) online och enkelt hämta dem när de behövs. Confluence stöder även distansarbete genom att erbjuda rollbaserad åtkomst till innehåll och projektresurser.
Användning av Confluence i företag
Här är några exempel på hur Confluence kan användas i olika typer av företag:
- Dokumentation är en av de vanligaste användningarna av Confluence. Många företag använder verktyget för att skapa dokumentationsinnehåll för beslutsfattande (DACI), förändringshantering, standardrutiner för verksamheten, kontinuitetsplaner etc.
- Confluence används för att skapa strategier för investerarinsamlingar, börsintroduktioner, produktlanseringar, marknadsföringskampanjer, säljstrategier och HR-rekrytering.
- Innehållspublicering är en annan viktig användning. Publicister använder Confluence för att skapa strategidokument, som kan uppdateras regelbundet eller vid behov, och alla användare får tillgång till de senaste ändringarna.
- Kreativa team använder Confluence som en plattform för brainstorming.
- Verktyget kan integreras med andra plattformar som inVision, Atlassian Team, Figma med flera för design av produkter, tjänster, appar och webbplatser.
- Företag skapar teamarbetsytor för att ge teammedlemmarna säker tillgång till konfidentiella dokument, design, diskussioner och policyer, där alla åtgärder kan spåras.
Hur fungerar Confluence?
Confluence ger dig en instrumentpanel med en översikt över uppgifter, företagsnyheter, aktiviteter i Spaces och mycket mer. Atlassian har integrerat följande funktioner i verktyget:
Confluence Spaces är den centrala platsen för all aktivitet inom ett projekt, team, avdelning eller organisation. Ett litet företag kan ha ett enda Space, medan ett stort multinationellt företag kan ha hundratals.
Varje Space innehåller flera sidor. Exempelvis innehåller det förkonfigurerade projektledningsspacet i Confluence sidor för projektplaner, beslutsdokumentation och statusrapporter.
Till skillnad från SharePoint tillåter Confluence inte obegränsad åtkomst till Spaces, sidor eller blogginlägg. Externa medarbetare kan bjudas in, men de behöver registrera ett gratis eller betalt Confluence-konto för att kunna delta i samarbetet.
Fördelar med att använda Confluence
- Confluence gör det möjligt för företag att enkelt skapa kunskapsbaser online som är tillgängliga från datorer, surfplattor och smartphones.
- Det förenklar processen för att skapa och publicera innehåll genom ett samarbetsredigeringsutrymme, automatiska godkännandeprocesser och funktioner för innehållssäkerhet.
- Användningen av Confluence för att skapa och dela affärsinnehåll bidrar till ökad säkerhet och skyddar mot obehörig kopiering och cyberattacker.
- Versionskontrollfunktionen gör det enkelt att gå tillbaka till tidigare versioner av innehållet.
- IT-företag som redan använder andra Atlassian-produkter som Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management osv. föredrar ofta Confluence för samarbete kring innehåll.
Vad är Notion?
Notion är ett produktivitetsverktyg som kan användas för personliga, professionella och affärsmässiga ändamål. Det kombinerar funktioner för projektledning, anteckningar och kunskapshantering i en molnbaserad app. Dina anställda, konsulter och leverantörer behöver därmed inte använda olika appar för olika uppgifter.
Notion är lämpligt för företag som behöver skapa databaser, innehållssidor och delbara webbplatser. Med hjälp av de många fält som erbjuds i Notion kan du skapa en webbsida eller app med alla anpassade funktioner du behöver.
Du kan till exempel lägga till Gantt-scheman, tabeller, gallerier, tidslinjer, namn, produktspecifikationer, formler, telefonnummer, e-postadresser och många fler anpassningsalternativ på Notion Pages.
Användning av Notion i företag
Här är de huvudsakliga användningsområdena för Notion i kommersiella verksamheter:
- Du kan skapa interaktiva dokument istället för traditionella dokument med hjälp av databasen ”Mötesanteckningar”. Den kan hantera dokumentegenskaper som skapare, deltagare, typ, agenda, åtgärdspunkter och separata anteckningssektioner.
- Du kan lägga till olika typer av vyer i din Notion-databas för att omvandla den till en sida för projektledning. Tillgängliga vyer är tabell, tidslinje, galleri, lista, Kanban och kalender.
- Om du hanterar flera projekt kan du skapa separata teamutrymmen för varje projekt och se dem alla på din Notion-startsida.
- Notion AI är ett generativt AI-verktyg som kan skapa presentationer, innehåll, SOP:er, databaser, tabeller och affärsidéer.
Hur fungerar Notion?
Notion är i grunden en robust app för relationsdatabaser. Där traditionella databaser endast tillåter dig att ställa frågor och hämta data, ger Notion dig möjlighet att skapa berättelser utifrån dina databaser. När du skapar flera sidor i Notion kan du länka dem samman för att presentera den information du önskar.
Det viktigaste elementet i Notion är Pages. En ny sida erbjuder följande standardanpassningar:
- Titel (med ikon, omslag och kommentar)
- Alternativ för att börja skriva med Notion AI
- Möjlighet att lägga till nya innehållsblock som:
- Importera
- Mallar
- Tabell
- Styrelse
- Tidslinje
- Kalender
- Lista
- Galleri
Om du vill skapa unika upplevelser för anställda och kunder kan du utgå från en tom sida. På en tom sida kan du lägga till en mängd olika block, till exempel:
- Text
- Att göra-lista
- Punktlista
- Växla lista
- Media
- Kod
- Hyperlänkar
- Länkad vy av databaser
- Knappar
- Innehållsförteckning
Ovanför Pages finns Workspaces (för hela verksamheten) och Teamspaces (för enskilda projekt eller team). En fördel med Notion gentemot Confluence är att du kan publicera din wiki eller tidskrift online, och alla på internet kan se det publicerade innehållet utan att registrera sig.
Fördelar med att använda Notion
- Alla kan börja bygga sidor och webbplatser på Notion.
- Notion-sidor kan visas i webbläsare utan att man behöver installera programvaran eller prenumerera.
- Du kan dra nytta av funktionerna i relationsdatabasen i Notion.
- Notion erbjuder olika sidvisningstyper, t.ex. tidslinje, tabell, lista och galleri.
- Redigeringsmodulen ger dig möjlighet att använda över 100 block för att skapa anpassat innehåll.
Läs även: Notion Dashboard-mallar för smidig uppgiftshantering
Confluence vs Notion: En jämförelse av funktioner
| Funktion | Confluence | Notion |
| Användargränssnitt och upplevelse | Lättnavigerat gränssnitt. Instrumentpanelliknande översiktssida. Enkel åtkomst till senaste sidor, Spaces och mallar. |
Sidofält för alla Teamspaces och sidor. Ingen instrumentpanel, måste utvecklas manuellt. Importknapp för att hämta innehåll från tredje parter. Gränssnittet kan vara komplext vid första anblicken. |
| Inlärningskurva | Praktiskt taget ingen inlärningskurva. | Omfattande om du vill använda alla funktioner utöver de grundläggande sidorna. |
| Mobilapp | Tillgänglig | Tillgänglig |
| Skrivbordsapp | Inte tillgänglig | Tillgänglig |
| Filuppladdning och molnlagring | 2 GB till obegränsat, beroende på prenumeration. | 5 MB till obegränsat, beroende på prenumeration. |
| Samarbete i realtid | Ja | Ja |
| Mallar | Över 100 mallar för olika företagsanvändningar. | Begränsat antal mallar. Många mallar är från tredje part och kan vara kostnadsbelagda. |
| Automatisering av arbetsflöden | Inbyggt med appar och integrationer | Måste utvecklas manuellt eller genom att köpa färdiga mallar. |
| Digitala whiteboard | Gratis integration med tredjeparts whiteboard-appar, t.ex. Miro. | Endast visningsläge för online whiteboards som Miro. Inget samarbete i realtid. |
| Versionshistorik | Obegränsat för alla nivåer. | 7 dagar gratis, 30 dagar för Plus, 90 dagar för företag. Obegränsad för företagsplanen. |
| Integration med Atlassian-appar | Kompatibel med alla Atlassian-appar. | Begränsad support för Atlassian-appar. |
| Återuppta arbete | Dedikerad startsida för att återuppta arbetet. | Ingen hemsida. Måste söka oavslutade sidor manuellt. |
| Integrationer | Över 100 integrationer: Gliffy, Markdown, MacroSuite, Scaffolding, LaTeX Math, HTML for Confluence, etc. | Upp till 60 integrationer. Top integrationer är Figma, Slack, GitHub, etc. |
| Servicenivåavtal (SLA) | 99,9 % SLA för Premium- och högre planer. | Inget standard SLA deklarerat. Anpassat SLA erbjuds av säljteamet för större företag. |
Praktiska användningsområden för Confluence
Skapa instruktionsartiklar för programvara
Företag som utvecklar appar, webbplatser eller fysiska produkter använder Confluence för att skapa instruktionsartiklar. En sådan sida i Confluence kan innehålla steg-för-steg-instruktioner för att använda en produkt eller programvara. Du kan även importera innehåll från Word och Google Docs.
Brainstorming
Många kreativa byråer och team använder Confluence för att brainstorma och utveckla idéer i samarbete. Genom att integrera Confluence med Mural kan du få tillgång till Mural-whiteboards direkt i Confluence. Detta ger samarbetspartners tillgång till de första idéerna och underlaget för utvecklingen av design och produkter.
HR-kunskapsbas
Om du behöver en prisvärd HR-portal kan du använda denna mall från Confluence utan kostnad. En HR-portal med olika vyer för personal och anställda kan annars kosta mycket att bygga.
Confluence-mallen innehåller flera HR-relaterade fält för hantering av ledighet, hälsa och välbefinnande, anställningsrekommendationer och olika personalförmåner.
Praktiska användningsområden för Notion
Möten
Många företag använder Notion för att planera, genomföra och följa upp möten. Du kan lägga till snabblänkar till information om mötesarrangörer, deltagare och agendan på mötessidan.
Sådana sidor kan även innehålla andra databasobjekt som mötesstart, designsynkronisering och sprintplanering. Med hjälp av tabellvyn kan du snabbt omvandla anteckningar till segmenterad data för olika ändamål som idégenerering, standup och utbildning.
Dokument
Att bygga en Docs-webbplats är ett vanligt användningsfall för Notion. Företag samlar all sin dokumentation, både konfidentiell och icke-konfidentiell, på en central plats i Notion. Du kan komma igång med Notions Docs-mall.
Mallen innehåller standarddokument som Tech Spec, produktkravsdokument (PRD) och Brainstorming. Du kan filtrera dokumenten med hjälp av en tabell efter kategori för bättre översikt.
Confluence vs. Notion: Slutsats
Om du letar efter automatiseringsfunktioner, detaljerad sidrapportering, analyser, smidigt samarbete i realtid och ett överkomligt pris är Confluence ett bättre val än Notion.
Notion är mindre lämpligt när:
- Du behöver omfattande automatisering av arbetsflöden
- Verksamheten är beroende av olika Atlassian-applikationer
- Du behöver avancerade funktioner för wikis, kunskapsbaser och dokumentredigering
- Du behöver robust versionskontroll
- Du behöver komplex rollbaserad åtkomst till Confluence-sidor för olika parter som kunder, leverantörer och interna anställda
- Du behöver inbyggd och avancerad rapportering och analys
Confluence är även ett bättre val sett till prissättning. Deras gratisabonnemang är väl anpassat för mindre företag med upp till 10 anställda. Det inkluderar obegränsat antal sidor, utrymmen och appintegrationer, samt 2 GB lagringsutrymme för filuppladdning. Notions gratisplan har däremot begränsade funktioner och är främst lämplig för enskilda användare.
Om du uppgraderar till Confluence Premiumplan kostar det $110 per månad för 10 användare, jämfört med $180 för Notions företagsplan. Confluence Premium erbjuder obegränsat lagringsutrymme, analyser, användarbehörigheter, IP-filtrering med mera.
Läs vidare om: Confluence vs Jira: Likheter och skillnader