Samarbetsverktyg för fjärr- och hybridarbete
I takt med att allt fler företag anammar distansarbete och hybridmodeller ökar behovet av pålitliga och effektiva samarbetsverktyg. Dessa verktyg är avgörande för att bibehålla produktivitet och framsteg, även när medarbetare inte befinner sig på samma fysiska plats.
Microsoft Teams och Google Chat är två framstående exempel på verktyg för teamsamarbete, var och en med sina unika egenskaper och fördelar. Att välja rätt verktyg för just ditt team kan vara en utmaning, men vi är här för att ge dig vägledning.
Vi kommer nu att jämföra priser, funktioner och lämplighet för dessa två plattformar, så att du kan fatta ett välgrundat beslut.
Översikt över Microsoft Teams
Microsoft Teams är en kraftfull samarbetsplattform som introducerades 2017 som en del av Microsoft 365-sviten. Med sina många funktioner som främjar produktivitet och arbetskoordination har Microsoft Teams etablerat sig som en ledande aktör bland samarbetsverktyg i den digitala eran.
Microsoft Teams är en plattformsoberoende applikation tillgänglig för webben, datorer och mobila enheter. Den erbjuder en strukturerad organisation med team och kanaler, vilket bidrar till en effektiv arbetsmiljö. Oavsett om det gäller att genomföra virtuella möten, dela filer eller hantera projekt, har Microsoft Teams ett brett utbud av funktioner.
1. Prissättning
Microsoft Teams erbjuder olika prisplaner för att passa olika organisationers behov. Den kostnadsfria versionen har begränsade funktioner, exempelvis restriktioner för möteslängd och avancerade administratörskontroller samt säkerhetsfunktioner.
De betalda planerna – Microsoft Teams Essentials, Microsoft 365 Business Basic och Microsoft 365 Business Standard – tar bort dessa restriktioner, utökar lagringsutrymmet och inkluderar e-postvärdtjänster. De möjliggör också större möten, upp till 300 deltagare, bland andra uppgraderingar.
Microsoft Teams Essentials kostar 4 USD per användare och månad. Business Basic och Business Standard kostar 6 USD respektive 12,50 USD per användare och månad. De två sistnämnda alternativen inkluderar integration med Microsoft 365-paketet, vilket ger tillgång till andra applikationer i sviten.
2. Fillagring
Microsoft Teams erbjuder ett robust lagringssystem där teammedlemmar kan dela och samarbeta kring filer. Plattformen stöder ett brett spektrum av filformat, från dokument och kalkylblad till videor.
Dessutom gör integrationen med andra tjänster att användare kan komma åt och importera filer från OneDrive och externa källor.
3. Videokonferenser
Ett verktyg för teamsamarbete är inte komplett utan funktioner för virtuella möten. Microsoft Teams erbjuder högkvalitativ video- och ljudströmning för smidig kommunikation under möten.
Under ett videokonferenssamtal kan du dela skärmar, bjuda in flera deltagare och spela in mötet för senare bruk. Microsoft Teams underlättar även virtuella möten genom att du kan schemalägga och delta i möten direkt via Outlook.
Business Standard-planen låter dig vara värd för webbseminarier med upp till 10 000 deltagare.
4. Microsoft 365-integration
Microsoft Teams integreras sömlöst med Microsoft Office-program som Excel, Word och PowerPoint, vilket möjliggör optimalt samarbete. Detta ger dig möjligheten att skapa, redigera och samarbeta kring dokument utan att byta mellan olika applikationer.
Det fina med denna integration är att teammedlemmar kan arbeta i realtid med dokument, vilket möjliggör omedelbar feedback och gemensamma insatser. Alla ändringar som görs i dokument via Teams synkroniseras automatiskt med motsvarande Microsoft 365-applikationer.
Du kan även anpassa din Outlook-kalender för att filtrera bort möten och händelser från Microsoft Teams. Detta ger dig enkel tillgång till mötesinformation och aviseringar, vilket förenklar organisation och deltagande.
5. Gästsamarbete
Om du behöver arbeta med personer utanför ditt team eller din organisation, är Microsoft Teams funktion för gästsamarbete ovärderlig. Denna funktion gör det möjligt att bjuda in kunder eller externa medarbetare att delta i möten och brainstorming-sessioner.
Efter att ha mottagit inbjudan kan gästen delta i mötet med sitt Microsoft-konto. De kan delta i chattkonversationer, dela filer och samarbeta med ditt team. Dessutom har du full kontroll över gästbehörigheter genom att ställa in åtkomstnivåer.
Översikt över Google Chat
Google Chat är en plattform för teamsamarbete som syftar till att effektivisera kommunikationen och lagarbetet inom organisationer. Med sitt intuitiva gränssnitt och integration med Google Workspace-verktyg, har Chat blivit en naturlig del av många teams arbetsflöde, särskilt för dem som ofta använder andra Google-produkter.
Google Chat erbjuder optimerade funktioner som möjliggör textkommunikation, fildelning och konferenssamtal.
1. Prissättning
Google Chat ingår i det helhetspaket du får genom att köpa en Google Workspace-prenumeration. En kostnadsfri plan är tillgänglig med ditt Google-konto, men den har begränsade funktioner.
De tre Google Workspace-planerna är Business Starter, Business Standard och Business Plus – som kostar 6 USD, 12 USD respektive 18 USD per användare och månad. Google erbjuder även en anpassningsbar Enterprise-plan som du kan få genom att kontakta säljteamet.
Maximalt antal deltagare i videokonferenser varierar beroende på din prenumerationsnivå. Till exempel tillåter startplanen endast 100 deltagare, medan Plus-planen tillåter upp till 500.
2. Fillagring
Fillagringskapaciteten i Google Chat beror på din prisplan. Start- och Standardplanerna erbjuder 30 GB respektive 2 TB. Både Plus- och Enterprise-planerna erbjuder 5 TB per användare, men du kan begära ytterligare lagringsutrymme om du har Enterprise-prenumerationen.
När du laddar upp en fil i Chat sparas den direkt i Google Chat, inte i din Google Drive. Filerna blir omedelbart tillgängliga för mottagarna, vilket eliminerar behovet av att använda separata delningsapplikationer eller bifoga filer.
En annan fördel med denna funktion är att Google Chat kontrollerar filbehörigheter och åtkomstnivåer. Detta ger dig möjlighet att bestämma vem som kan visa, kommentera eller redigera dokument.
3. Google Workspace-integration
Google Chat integreras med andra appar i Google Workspace för att skapa en sömlös arbetsmiljö. Du kan dela filer direkt från Google Drive och samarbeta kring dem i realtid med ditt team.
Dessutom ger Google Workspace-applikationerna dig möjlighet att spåra historiken för ditt arbete och se vilka ändringar som gjorts i dokument. Detta gör att du kan följa filredigeringar och säkerställa att dina teamprojekt är organiserade och spårbara.
Videokonferenser som genomförs via Google Chat sker faktiskt via Google Meet, som är en del av Google Workspace-sviten som ingår i din prenumeration.
4. Organiserad meddelandehantering
Google Chat har ett organiserat meddelandesystem där du kan ha både enskilda konversationer och gruppchattar. Plattformen har också trådade konversationer, där du kan svara på specifika meddelanden för att hålla detaljer och idéer organiserade och lätta att följa.
Plattformen har även en unik sökfunktion som gör det enkelt att hitta specifika meddelanden och filer i chattar. Du kan även använda det AI-drivna snabbsvaret för att svara på meddelanden snabbt när du är upptagen.
Microsoft Teams vs. Google Chat: Slutsatsen
Både Microsoft Teams och Google Chat är utmärkta samarbetsplattformar med mycket liknande funktioner och funktionalitet. Därför beror valet mellan dem på ditt teams specifika behov och preferenser.
De senaste funktionerna i Microsoft Teams gör möten och teamupplevelsen smidig och intuitiv. Google Chat erbjuder å andra sidan ett strömlinjeformat och användarvänligt gränssnitt som passar perfekt med andra Google-applikationer.
När det gäller priset har Microsoft en fördel genom att erbjuda Teams som en separat produkt från 4 USD per användare. Google Chat börjar däremot på 6 USD per användare och kan endast fås tillsammans med resten av Google Workspace-apparna.
En viktig faktor i valet av samarbetsplattform är att utvärdera de andra verktyg som ditt team använder regelbundet. Om ditt arbetsflöde är starkt beroende av Office-produkter kan det exempelvis vara mest fördelaktigt att välja Microsoft Teams, på grund av den sömlösa integrationen med övriga Microsoft-verktyg.
På samma sätt, om ditt team redan använder Google Workspace, kan det vara mest effektivt att fortsätta använda deras samarbetsplattform för att upprätthålla en sammanhållen och effektiv arbetsmiljö.
Det bästa valet för effektivt samarbete
Att välja den bästa plattformen för teamsamarbete är ett avgörande beslut som beror på flera faktorer, inklusive dina specifika krav, storleken på din organisation, säkerhetsbehov och teamets vana vid de potentiella verktygen.
Tänk på vilka verktyg ditt team använder regelbundet. Om du är starkt beroende av Office-produkter kan den sömlösa integrationen med Microsoft Teams göra det till det mest fördelaktiga valet. Om du redan använder Google Workspace kan det vara mest effektivt att fortsätta använda deras samarbetsplattform.
Genom att utvärdera dessa faktorer kan du fatta ett välgrundat beslut som förbättrar ditt teams samarbete.