Airtable och Notion är båda kraftfulla verktyg som underlättar samarbete kring innehåll och effektiv organisation. Vid en första anblick kan de verka lika, men det finns avgörande skillnader. Den här guiden kommer att utforska dessa skillnader och hjälpa dig att förstå vilket verktyg som passar bäst för dina behov.
Att hantera dokument, anteckningar och databaser kan vara en stor utmaning för företag utan effektiva verktyg för samarbete och organisation. Airtable och Notion är två av de mest populära alternativen på marknaden. Läs vidare för att ta reda på vilket av dessa verktyg som är bäst för dig!
Vikten av produktivitets- och samarbetsverktyg
Produktiva och samarbetsinriktade verktyg hjälper företag att organisera alla sina dokument, filer, scheman, rapporter, kod, idéer och brainstorming-tavlor på en central och säker plats.
Från denna centrala plattform kan du enkelt hantera behörigheter och ge anställda, konsulter och frilansare tillgång till relevant innehåll, dokument och kod. Detta möjliggör ett smidigt samarbete och effektiv delning av filer och innehåll.
Men vilka fördelar medför då denna centralisering? Här är några av de viktigaste fördelarna:
- Sänkta kostnader genom att undvika inköp av flera separata appar, då ett samarbetsverktyg kan hantera många uppgifter på ett ställe.
- Förbättrad säkerhet och skydd av konfidentiell information.
- Enkel bedömning av medarbetarnas prestationer genom inbyggda rapporteringsfunktioner.
- Smidigare betalning av fakturor till frilansare och konsulter.
- Möjlighet att hantera ett eller flera projekt från en central instrumentpanel.
- Underlättande av flexibla arbetsformer, såsom distans- och hybridarbete.
- Integration med andra affärsapplikationer som CRM, projektledningsverktyg, molnlagring och supportsystem.
Vad är Airtable?
Airtable är en plattform för att bygga arbetsflöden som baseras på kalkylblad och databaser. Det är en ”no-code”-plattform, vilket innebär att vem som helst kan skapa och använda appar för samarbete, projektledning, evenemangsplanering och innehållspublicering utan att behöva programmeringskunskaper. Det kan man lära sig på några dagar.
Under ytan är Airtable en relationsdatabas. Användare behöver dock inte skriva SQL-frågor eller hantera komplexa databasstrukturer. Allt hanteras genom ett visuellt gränssnitt med dra-och-släpp-funktioner. Precis som med kalkylblad kan du skapa tabeller, rader och kolumner för att mata in data, filtrera och sortera för analys.
Airtable omvandlar dessa databaser till användarvänliga appar, vilket gör det enkelt för team att skapa egna anpassade applikationer med precis de funktioner och fält de behöver. På så sätt behöver medarbetarna inte arbeta med stela appar från tredjepartsutvecklare som saknar djup kunskap om deras specifika arbetsflöden.
Dessutom underlättar dessa appar automatisering av arbetsflöden. När en kollega skickar ett utkast kan exempelvis granskaren automatiskt få en notis om att godkänna eller redigera. Efter godkännande kan en utvecklare få ett meddelande om att ladda upp innehållet, allt inom samma verktyg.
Vad är Notion?
Notion är ett mångsidigt verktyg för produktivitet som kan användas både privat och i professionella sammanhang. I grunden är det en mjukvara för projektledning, anteckningar och kunskapshantering. Du kan tänka på det som en digital arbetsyta i stil med Google eller Microsoft.
I Notion kan du skapa färdplaner för innehåll, databaser och produkt- eller apputveckling. Det robusta integrationsstödet låter dig sedan samla dokument, kod och annat innehåll på ett och samma ställe. Därefter kan projektet publiceras som en Notion-webbplats, så att alla medarbetare kan samarbeta, brainstorma, skapa och granska innehåll.
Notion-sidor är byggda av block. Ett block kan vara allt från text och data till kod, länkar och inbäddade YouTube-videor. Du kan skapa och redigera block med hjälp av dra-och-släpp-funktionen, vilket gör att du inte behöver några programmeringskunskaper för att bygga sidor i Notion.
Airtable vs. Notion: En jämförelse baserad på funktioner
Låt oss jämföra Airtable och Notion utifrån deras funktioner:
Användargränssnitt och användarupplevelse
Airtables gränssnitt har två navigeringspaneler: en till vänster och en upptill, samt ett arbetsområde i mitten. Den vänstra panelen innehåller alternativ som Hemsida, Alla arbetsytor, Favoriter, Mallar, Marknadsplats, Universum och Import.
I den övre menyn hittar du åtkomst till ditt konto, notiser, support och en sökfunktion. Överlag är gränssnittet rent och organiserat. Däremot kan användarupplevelsen bli lite komplicerad när du börjar skapa baser och arbetsytor.
Notion, å andra sidan, har endast en navigeringspanel på vänster sida, vilket ger mer utrymme för själva arbetet. I den vänstra panelen hittar du alternativ som Arbetsytor, Sök, Uppdateringar, Alla mallar (din arbetsyta), Inställningar och medlemmar, Ny sida, Teamytor, Privata sidor, Mallar, Import och Papperskorgen.
När du väljer en teamyta, sida eller databas kan du komma åt dess inställningar genom att klicka på ellipsknappen i övre högra hörnet. Dessa inställningar inkluderar viktiga funktioner som att låsa databaser, få notiser, kopiera länkar, sidhistorik, sidanalys och anslutningar.
Notions gränssnitt erbjuder fler alternativ än Airtable, och appen organiserar dem på ett sätt som gör det relativt enkelt att hitta det du söker. Dock, precis som med Airtable, kan användarupplevelsen bli lite komplicerad när du börjar skapa databaser eller sidor.
Användarvänlighet
Både Airtable och Notion har en inlärningskurva. Du behöver spendera lite tid med att lära dig gränssnittet innan du kan använda verktygen på ett effektivt sätt.
Om du har erfarenhet av att jobba med kalkylblad, tabeller och relationsdatabaser, kommer du snabbt igång med Airtable. För att skapa arbetsytor, arbetsflöden och appar kan du besöka Marketplace i vänstra navigeringspanelen.
Notion är generellt sett lite lättare att komma igång med än Airtable. Du börjar med att skapa en ny sida från sidofältet och anpassar den med mallar, tabeller, anslagstavlor och så vidare. Du kan också skapa en teamyta för att organisera dokument, sidor, webbplatser och arbetsflöden inom en avgränsad arbetsyta.
Navigering och organisation
I Airtable är arbetsytan (Workspace) den högsta nivån i navigationsstrukturen. Här skapar du baser, gränssnitt, automatiska arbetsflöden och så vidare. Det är enklast att börja med att återanvända färdiga tillägg, basmallar och script.
När du befinner dig inuti en bas kan du komma åt en ”Kom igång”-guide som hjälper dig att konfigurera basen enligt Airtables instruktioner. I en bas kan du lägga till datatabeller, tillägg eller importera innehåll från externa källor som Salesforce, Excel eller Google Sheets.
Arbetsytan (Workspace) är också den högsta nivån i Notion. Här kan du skapa en ny arbetsyta eller gå med i någon annans. Inom arbetsytan skapar du sidor för att följa ditt arbete, göra anteckningar och organisera ditt material. Det här är det enklaste sättet att använda Notion. Om du vill effektivisera det ytterligare kan du skapa en teamyta. Notion delar automatiskt sidor och databaser med teammedlemmarna när du skapar en teamyta.
Sammanfattningstabell för funktioner
Här är en sammanfattning av funktionerna i Airtable och Notion:
| Funktioner | Airtable | Notion |
| Grundläggande enheter | Baser | Sidor och block |
| Filuppladdningar | 2 GB till 1 TB | 5 MB till obegränsat |
| Vyer | Kanban, Gantt, Tabell, Lista, Galleri, Tidslinje, Sektioner och Formulär | Listvy, Efter mötestyp, Tabell och Tavla |
| AI | Ingen | Notion AI för brainstorming, omskrivning av texter, automatiska sammanfattningar av arbetsflöden, mallar och script |
| Automatisering | Använd anslutningar för att länka IFTTT eller Zapier för verktygsbaserad automatisering från tredje part. | |
| Mallar | Tillgängligt | Tillgängligt |
| Import/Export | Importera innehåll från Apple Numbers, Excel, Sheets, Salesforce, Jira Server, Salesforce, Trello, Zendesk och fler. Exportera arbetsytor, baser och appåtkomster till andra som redan använder Airtable |
Begränsad importfunktion. 12 importalternativ, inklusive HTML, Asana, Confluence, Trello, Google Docs och Dropbox Paper. Exportera sidor eller databaser som HTML-, Markdown- och PDF-dokument. Publicera sidor, webbplatser och databaser som livewebbplatser med Notion som värd, tillgängliga för allmänheten |
| Manuell rapportering | Omfattande funktioner som tabeller, sortering, filtrering, grafer, diagram och så vidare | Begränsad rapporteringsmöjlighet Bättre rapporteringsfunktioner med hjälp av tredjeparts gratis eller betalda Notion-webbplatser och -sidor Notion API är också tillgängligt för avancerad automatisering |
| Automatiserade appar | Tillgängligt | Ej tillgängligt |
| Samarbetsarbetsyta | Ja | Ja |
| Gästsamarbetspartner | Ja | Ja |
| Behörighetsgrupper | Ja | Ja |
| Säkerhet | HTTPS-kryptering, SAML, SSO, användarprovisionering, Workspace-revision | HTTPS-kryptering, SAML, SSO, användarprovision, Workspace-revision |
Integration med appar från tredje part
Airtable erbjuder integrationsalternativ genom menyn ”Lägg till” eller ”Importera”. I dagsläget finns det 27 integrationer att välja mellan, några populära alternativ är Asana, Box, GitHub och Google Drive.
Notions integrationer hittar du genom menyn ”Lägg till anslutningar”. I sektionen ”Mina anslutningar” på kontosidan kan du bläddra bland tillgängliga anslutningar i galleriet. I dagsläget finns det över 50 integrationer för Notion, med stöd för populära affärsappar som Slack, Figma, GitHub, Asana, Canva, Miro, Tableau, Zoom och Webex.
Gratis provperiod, priser och abonnemang
Priser för Airtable
Airtable har en gratisversion för enskilda användare och mindre team. Denna version inkluderar obegränsat antal baser, upp till 5 redaktörer, stöd för gränssnittsdesign, 2 GB lagringsutrymme för bilagor och ett tillägg per bas. Om du behöver mer avancerade funktioner, säkerhet och obegränsad tillgång till alla funktioner i Airtable, kan du välja något av följande abonnemang:
- Airtable Plus: $10 per användare/månad (debiteras årligen)
- Airtable Pro: $20 per användare/månad (debiteras årligen)
- Airtable Enterprise: Kontakta säljare för offert
Priser för Notion
Notion erbjuder också en gratisversion, men den lämpar sig bäst för enskilda användare och frilansare. Dessutom raderas sidhistoriken var 7:e dag. Du kan bjuda in upp till 10 gäster med begränsad tillgång till Notion-databaser och sidor.
Om du vill ha bättre samarbetsfunktioner på Notion kan du välja något av följande abonnemang:
- Notion Plus: $8 per användare/månad (debiteras årligen)
- Notion Pro: $15 per användare/månad (debiteras årligen)
- Notion Enterprise: Kontakta säljare för offert
Airtable vs. Notion: Jämförelse baserad på användningsfall
Både Airtable och Notion passar för en mängd olika team, från små företag till stora organisationer. Men de skiljer sig åt när det gäller vilka lösningar de är bäst lämpade för. Nedan listas de användningsfall som utvecklarna själva rekommenderar för respektive verktyg:
Lösningar från Airtable
Bildkälla: Airtable
Enligt Airtables officiella lösningssida erbjuder verktyget anpassningsbara databaser och appar för marknadsföring, produkt, drift, HR, försäljning och ekonomi. Låt oss ta ett exempel från marknadsföringsteamet:
Marknadsföringslösningen låter dig hantera digitala tillgångar, kampanjmaterial och leveranser i en och samma app. Den erbjuder också följande sidor:
- En startsida för kampanjer med översikter, uppdateringar, OKR och insikter
- Standardsidor som budget, förfrågningar, kalender, produktion och tillgångar
- Organisering av kampanjmaterial med hjälp av kort, kolumner eller tabeller
- Taggar för uppgifter och tillgångar, till exempel ”Godkänd”, ”Väntar”, ”Under granskning” och ”Avvisad”
- Integration med annonseringsplattformar som Facebook och Google Ads
Lösningar från Notion
Bildkälla: Notion
Notion erbjuder färre lösningar än Airtable. Enligt Notions webbplats erbjuder verktyget lösningar för design-, teknik-, produkt- och ledningsteam. Låt oss se närmare på designsidan:
Designsidan låter dig skapa en enhetlig arbetsyta för alla kreativa designprojekt. Här kan du importera specifikationer, tillgångar och projekt och koppla dem till andra Notion-webbplatser och tredjepartsverktyg.
Designlösningen består av tre webbplatser: Design wiki, Design docs och Design projects. Designwiki är en plats för brainstorming, kommentarer, feedback, specifikationer, skisser och mycket mer. På webbplatsen Designprojekt kan du skapa projektvyer i olika format, som Kanban-tavlor, listvyer och tabellvyer.
Airtable vs. Notion: Vilket verktyg behöver du?
Vid det här laget borde du ha en ganska bra bild av vilket verktyg som passar dig bäst. Här är några punkter som kan hjälpa dig att fräscha upp minnet:
Välj Airtable om
- Ditt team består av tekniska medarbetare och konsulter
- Du kan leva med begränsade bilagor per uppgift
- Du behöver automatiserade appar för olika uppgifter
- Du behöver skapa manuella dataanalysrapporter
- Din verksamhet jobbar mycket med kalkylblad
- Du behöver en relationsdatabas för dina kalkylbladsdata
Välj Notion om
- Ditt team jobbar mycket med texter, som anteckningar, wikis och dokument
- Du behöver skapa ett Kanban-baserat innehållshanteringssystem
- Ditt team ska publicera offentliga eller privata webbplatser via en Notion-länk
- Du behöver ett projektledningssystem
- Verksamheten behöver en säker central plats för alla dokument och filer
- Du behöver AI-funktioner för brainstorming och innehållsproduktion
Airtable vs. Notion: Slutsats
Airtable och Notion är båda smarta verktyg, men de skiljer sig åt. Det är inte rättvist att jämföra dem rakt av, eftersom de är unika plattformar för produktivitet och samarbete.
Välj Notion om du redan jobbar med Microsoft Excel, Google Sheets och ett relationsdatabashanteringssystem. Eftersom du redan har specialiserade appar kan du använda Notion för innehållshantering, arbetshantering och samarbete. Med Notion kan medarbetare enkelt öppna en Notion-webbplats via webbläsaren och börja skapa, granska eller publicera innehåll.
Välj istället Airtable om du behöver automatiserade webbappar för specialiserade uppgifter som annonskampanjer, försäljning, HR-rekrytering och kundtjänsthantering. Dock måste du bjuda in medarbetare till Airtable för effektivt samarbete.
Kolla sedan in verktyg för att tjäna pengar på Airtable och Notion.